電網企業會計檔案在線歸檔實踐

俞惠園

本文以“版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案無紙化存儲”為主線，推動建立數字化會計電子檔案管理體系，推進會計檔案電子化歸集、報銷、入賬、歸檔，著力推進電網企業會計無紙化變革和財務數智化轉型。以期落實落地無紙化試點、滿足電子憑證法定管理要求、激發企業內生動力，在降耗減碳、創新增效等方面取得顯著效益。

會計檔案是記錄單位經濟業務的重要載體和信息記錄媒介，是企業的核心信息資源與重要資產。不僅是記錄生產經營過程和結果的載體，還是企業決策分析以及價值輸出的重要依據。會計檔案管理是財務管理的基礎。原有的以紙質為載體的會計檔案管理模式已不能適應新形勢，推進電網企業會計檔案在線歸檔，將傳統海量會計檔案數字化，不斷聚合、挖掘財務數據，“讓檔案說話、用數據發言”，對于提升電網企業管理水平，賦能高質量跨越式發展具有重要作用。

一、電網企業會計檔案在線歸檔實踐的必要性

（一）落實數字化、無紙化戰略

數字化已經成為“十四五”時期中國經濟實現高質量發展的關鍵。國家高度重視數字經濟工作，要求堅持綠色低碳發展，早日實現碳達峰碳中和目標。國網公司也提出推動無紙化辦公，助力實現“碳達峰、碳中和”是公司當前和今后的重大任務。電網企業會計檔案在線歸檔實踐就是落實數字化、無紙化戰略的具體舉措。

（二）落地無紙化試點的具體要求

2021年，四部委聯合發布《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》（檔辦發〔2021〕1號），電網企業作為試點單位，需要推進電子發票在線采集、報銷、入賬、歸檔。2022年，財政部等八部委共同發文《關于聯合開展電子憑證會計數據標準試點工作的通知》，電網企業承擔增值稅電子發票電子憑證開具端試點以及電子發票、銀行電子回單、電子對賬單等六類電子憑證的接受試點任務，電網企業會計檔案在線歸檔實踐就是落地無紙化試點的具體要求。

（三）滿足合規性管理的具體路徑

2020年，財政部、國家檔案局發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確要求“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”。電網單位的業務涉及的電子票據數量多、范圍廣，如果只依靠電子發票的紙質復印件判斷業務的真實性、可靠性，進行報銷、賬務處理和存檔，存在對虛假發票難以識別的風險，不能滿足法定管理要求。所以，電網企業會計檔案在線歸檔實踐是滿足合規性管理的具體路徑。

（四）賦能提質增效的內生動力

電網企業用戶規模大、業務條線多、管理要求高，各類原始憑證、發票、銀行回單、合同等會計檔案種類繁多、數量龐大。這些紙質會計檔案的整理、歸檔、保存耗費大量人力、財力、物力。現有的信息系統無法滿足業務處理自動化、智能化的需要，高素質的財務人才無法從低附加值的勞動中解放出來，轉為從事高附加值的精益管理和價值創造工作。所以，電網企業會計檔案在線歸檔實踐是賦能提質增效的內生動力。

二、電網企業會計檔案在線歸檔實踐的內容

將“版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案無紙化存儲”當做主線，推動建立數字化會計電子檔案管理體系，實現會計檔案電子化歸集、報銷、入賬、歸檔，建立一套具備數字化特征的會計電子檔案管理機制，形成易于復制、便于推廣的典型方案。

（一）貫通電子憑證全域采集通道

梳理電網企業全量業務流程，按照資產、負債、所有者權益等會計要素，梳理購電費、工程支出、差旅費等全量經濟業務流程，形成經濟業務原始憑證采集通道。針對涉及增值稅發票的業務，可依據原始憑證電子化附件，進一步分析來源。建設外部直聯通道，搭建在線轉版、離線獲取影像化資料等采集路徑。貫通線上數據直連獲取，推動內部數據在線流轉，規范離線數據線下采集。將采集的數據嵌入對應的業務環節，構建數據與業務載體的關聯關系，促進數據流和業務流的融合，實現全量會計檔案源數據電子化、數字化采集。

外部票證在線采集。利用稅務、資金等已有信息化成果對接財政部門、銀行、稅務部門，建設政企、銀企、稅企數據互聯通道，實現外部電子發票、財政票據、銀行電子回單等外部電子票證在線采集；內部單據自動流轉。對于源系統存在的內部單據的采集，要改造財務系統與專業系統，貫通業務系統與財務系統的數據傳輸共享通道，收集發生在多種類型系統中的采購訂單、ECP（采購供貨單）、到貨驗收單、入（出）庫單、領料單、退料申請，項目開工報審表、竣工驗收報告等含電子簽章或審批流程的版式文件；對于不具備自動生成固定樣式的內部憑證，要統一設置固定格式，優化ERP、財務管控、商旅、移動報賬等系統，統一系統流程信息，同時在流程線上履行審批手續，再通過電子簽章（名）等技術增加一道屏障，實現工資及社保計提表、財務費用計提表、電廠購電結算單、稅費計算單、通用報銷單等線上固定格式單據的自動生成，實現非結構化數據和結構化數據自動存儲；對于企業從外部渠道獲取的傳統紙質憑證，企業內部線下自制的憑證，利用本地上傳功能以及掃描終端線下采集的影像件，OCR智能識別結構化數據等，要制定離線信息影像化提取標準，通過添加水印、數字簽名、系統查重等安全防護措施，確保離線信息采集的合規性和可用性，實現會計檔案源數據全量歸集、有序儲存。

（二）提升業務自動智能處理效率

全面應用“商旅+移動報賬+電e寶代支付”一體化服務，統一差旅費、日常辦公、工程支出等17大類一百多小類費用類型報銷入口。運用OCR技術自動識別OFD、PDF格式電子發票，并與發票池中的結構化信息自動匹配，完成發票驗證，自動填單。改造ERP系統及E物資相應功能，員工發起報銷申請時，通過輸入發票號碼等關鍵信息從發票池獲取發票結構化數據，實現金額、稅額、稅率、供應商等報銷信息的自動填充，大幅提升報銷效率。貫通商旅云、核算系統與數據資源池的數據通道，自動比對采集的電子發票與發票池中發票的結構化數據，從源頭上攔截問題發票，避免錯票、廢票、重復報銷等情況。增加配置ERP系統在報銷審批、制證入賬等業務處理環節在線調閱電子發票等原始附件功能，實現報銷全流程線上高效審核，大幅減輕基層審核壓力。在線核算系統配置自動記賬規則，支持根據發票或單據中的銷售方名稱、費用類別、商品名稱、稅率、金額、稅額等信息，自動生成記賬憑證或預制憑證。完成記賬后，核算系統將報銷單、發票及記賬憑證號等信息反饋至數據資源池，系統自動建立業-票-賬關聯關系，并控制不可再次發起報銷，促進財務核算高效、規范。

（三）搭建電子會計檔案管理中心

依托數據終端建立電子信息池，存儲符合歸檔要求的會計檔案元數據；依托阿里云OSS組件建立電子文件池，存儲與檔案相關的非結構化文件及相關的結構化數據信息。搭載應用功能，配備會計檔案全過程線上管理應用功能，支持會計檔案線上錄入、分類儲存、多維查詢及在線移交。研發RPA機器人，實現財務報表和會計賬簿版式文件自動轉版，按照數字檔案管理要求，將賬證卡表及業務數據保存為符合要求的PDF等格式文件，并逐一建立文件與數據的對應關系。經過真實性、有效性和一致性鑒定審核后，加以數字簽名，形成不可篡改的版式文件，以電子的形式定時推送到數據資源池。基于業務鏈條，將線上采集的原始憑證分類制定規則生成編碼，通過編碼識別、與原始附件搭建關系，將原始附件正確地掛接到記賬憑證上。依據系統來源、憑證編碼形成入庫檔案唯一的編碼規則，分類整理、有序存儲企業憑證、發票、銀行回單、固定資產卡片、報表、賬簿、業務單據等海量檔案數據。融通財務系統與辦公系統，開發數字會計檔案管理中心與數字檔案館數據傳輸接口，改造辦公室檔案系統。在會計檔案管理中心整合電子化財務數據，將明細賬、憑證、報表、單據等需要歸檔的電子資料按要求進行“結構化數據+版式文件”完整封裝。通過“四性檢測”、自動編號形成檔案編號，加簽電子簽章后轉入辦公室電子會計憑證檔案庫中。在線生成移交清冊回傳至會計檔案系統，實現從收集整理到歸檔入庫的全流程閉環管控。

三、電網企業會計檔案在線歸檔實踐的成效

（一）大幅減少碳排放

本實踐在貫通業務、財務數據鏈路，聚合數據資源，深挖數據資源價值，節省檔案管理人力、物力、資金等方面取得顯著成績。移動報賬等移動設備的使用，可大幅提升報銷的效率，節約了高拍儀、掃描儀等采集設備的一次性投入。全面實現會計檔案在線歸檔，每年節省大量紙張，大幅減少碳排放。

（二）技術提效，規范會計檔案管理

本實踐可實現自動比對發票池中的結構化數據、在線調閱電子發票等原始附件，實現報銷等全流程線上智能審核。配置自動記賬規則，自動建立業-票-賬關聯關系，剛性控制重復報銷，促進了財務核算高效、規范、準確。通過系統內置賬號管理、簽名審批等規則，將電子簽章制作、保管、審批等規則以及業務關聯校驗等風險防控規則轉化為自動執行的數據校驗及在線稽核規則，確保電子檔案的真實性、文件傳輸的安全性、用戶身份的有效性，提升了會計檔案管理的規范性。

（三）數字賦能，發揮財務數據價值

本實踐成果線上歸檔會計檔案落實了會計檔案規范管理的要求，積累了大量的運行數據。通過對全業務、全流程采集的電子會計檔案信息進行知識化組織，實現了企業各專業的數據由零散、非結構化變成聚合、結構化，支撐可視化全景分析、展示經濟業務形成軌跡，穿透經濟業務各環節節點，推進業務可追溯、數據有價值，為企業提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務，發揮財務數據價值。

結語：

本實踐以電子發票無紙化流轉及歸檔為基礎，進一步擴展至電網企業涉及的所有內外部原始憑證。通過推進外部互聯互通和內部全面共享，以電子會計憑證代替紙質原始憑證，以電子簽章替代人工簽字、線下蓋章的傳統佐證方式，徹底改變會計基礎工作模式，助力實現財務數字轉型。由于檔案線上歸檔依賴于管理習慣、信息系統等多個方面的變化，本實踐只是結合電網業務實際進行的初步嘗試，可供電網企業借鑒。