企業行政管理數字化發展研究

周菱菲 蘇州大學

隨著企業行政管理內容與形式的增多，引入數字化技術成為當前行政管理的必然趨勢，相關部門需為行政管理工作搭建出數字化建設平臺。設計運用數字化行政管理平臺期間，操作人員要適時關注行政管理工作中的各項細節，將行政管理內容轉化成數字化指標，確保企業行政管理數字化的科學性。

一、企業行政管理數字化發展的必要性

（一）有助于提升行政管理效率

數字化可以實現各部門之間的信息共享，減少重復輸入，避免信息錯漏，提高工作效率。通過網絡辦公平臺可以實現網上審批、簽報等，避免紙質流程，提高工作效率。而且利用數字化技術，管理更規范，可以建立標準化的管理流程和制度，規范化管理。數字化技術也能減少物理資源消耗，更好利用有限資源，快速實現物料調度。數字數據存儲更安全可靠，利用大數據分析，支持高效決策和問題排查，并且提供在線服務。長期來看，數字化投入會帶來管理成本下降、服務水平提高。

（二）有利于改善服務模式

企業行政管理通過App、微信公眾號等數字渠道，實現企業產品和服務的在線推介、咨詢、下單等功能，方便客戶。數字化可以記錄客戶需求，提供個性化服務，滿足不同客戶個性需求，提升客戶體驗滿意度。此外，數字化發展可以實現24 小時服務響應，及時解答客戶疑問，縮短服務周期，并且豐富服務內容。數字渠道可以提供在線課程、視頻教學等服務，豐富傳統商業模式，推動創新服務，隨時匯集客戶反饋，識別痛點和需求，支撐企業研發新產品和服務。行政管理數字化也可以覆蓋更廣泛的客戶群，不限于地域，實現 “無處不在” 的服務。

（三）科學掌握更多行政數據

數字化發展可以實現數據全程追蹤，通過網絡化管理平臺，可以實時記錄各項行政工作的數據，如流程進度、資源消耗等，不會遺漏任何信息。還可以分類整理這些數據，根據不同維度如部門、項目、時間等進行分類，方便后期分析和查詢[1]。分類后，還可以匯總統計數據，自動統計各項指標的完成情況，比如審批通過率、任務完成率等，為決策提供參考。數字化也提供長期存儲數據的功能，數字數據存儲安全可靠，不會因物理損壞導致歷史數據遺失，更好支持長期分析。深度挖掘數據，通過數據挖掘和大數據分析技術，可以發現隱藏在大量數據中的有價值信息。企業通過數字化手段管理行政工作，能夠系統、全面地掌握各項關鍵數據，為決策提供依據。

（四）更好地改善行政管理效能

企業行政管理數字化發展可以實現網上審批、電子簽字等，避免傳真、傳紙，大幅提高工作效率，例如，在企業印章管理中，就可以通過數字平臺，進行網上辦理和審批，審批結束后就可以直接利用打印機進行蓋章。數字平臺可以實現各部門之間的信息共享，減少重復工作，提高資源利用率，通過數據分析為管理決策提供依據，支持更高效的決策。數字化可以實現遠程監控，把握工作進度，提升管理質量，并減少物流和人工成本，可以降低管理總成本，達到降本增效水平。

二、企業行政管理數字化的發展方向

（一）全面運用數字化辦公

在數字化技術快速發展的當下，企業行政管理的發展趨勢多為數字化形式，可充分利用數字化技術開展辦公。當前企業行政管理多實現了智能化與數字化，費用報銷、請假與簽到等多項操作流程都能在線上完成，不僅提升了管理工作的高效性，還能有效縮減多種物力人力資源。在互聯網技術逐步發展的過程中，企業治理架構的形式也轉變成網絡形式，出現了不同種類的數字化辦公工具。在進行數字化辦公時，該類辦公工具也變得更加普遍，企業要合理發揮出該項優勢，有效縮減更多溝通成本，提升運營效率。無論當前企業的發展規模如何變化，數字化辦公都已成為難以逆轉的新趨勢，要利用數字化技術及時更新更多管理軟件，將不同類型的管理內容都融合到對應技術軟件內，提升多個部門的業務溝通能力。企業在開展行政管理的過程中，要使用不同種類的數字化工具，將溝通、計劃與協作等內容形式都投放到數字化解決計劃中，提升行政辦公效果。

（二）廣泛使用云平臺

企業行政管理在使用數字化技術的過程中，隨著云計算應用頻率的逐步提升，可廣泛使用云平臺，借助全新形式的云計算來有效改進企業行政管理狀態。當前企業數字化行政管理平臺借助云計算可適當規劃軟件結構、硬件結構，合理找尋出數字化平臺內部軟硬件結構的解決方向。隨著對云平臺的廣泛使用，還適當轉變了數據集成方向，將數字化技術恰當轉變成大數據與云平臺的發展方向。此后企業還會在行政管理工作中持續使用與更新云平臺，將UCloud、阿里云與AWS 云計算等平臺放置到行政管理的持續性服務中。多種云平臺在正式使用時，不僅能為企業行政管理帶來更多針對性服務，如數據儲存與網絡安全，還能為企業內部的不同業務工作內容帶來應用程序的接口，轉換當前行業的競爭狀態。

（三）數字化的信息安全

未來企業在開展行政管理工作時，由于行政管理中的各項數據信息都處在數字化技術平臺內，再加上行政管理中的數據信息較多，因而確保數據信息安全數字化、智能化與自動化為此后數據信息的發展趨勢。當前企業內部對用戶數據信息隱私保護的要求正逐漸增加，而風險管理崗位與安全管理崗位則促進了相關行業的迭代升級、升級創新。企業行政管理中的各項業務數據信息都存在無人值守管理、自動化安全檢測功能，因而此后的數據信息安全技術將變得更加可靠、方便、高效。企業行政管理中的數字化平臺多采用移動設備管理技術、虛擬專用網絡技術、VPN 與網絡防火墻等，全面提升行政管理內部的數據安全保護狀態。

（四）自動化的企業管理

自動化的企業行政管理為今后重要的發展方向，在數字化技術高速發展過程中，企業行政管理中的各項內容與形式也變得愈加數字化、自動化。舉例來說，相關部門可在行政管理數字化平臺中利用全新技術進行數據分析、數據挖掘與信息篩選等，使企業此后的預測分析變得更加準確，全面執行行政管理中的更多內容。企業行政管理在采用自動化方式后，還會全面落實執行精益精細管理方式，切實提升企業開發效率和管理效率。此后企業數字化行政管理工作還要進行自動化升級，將自動化技術應用到人才招聘與人力資源控制等內容中，全面規范當前企業對相關行政人才的實際需求，滿足企業行政管理自動化標準，幫助企業管理層全面升級人才素質與服務質量。

（五）數字化人力資源管理形式

為推升企業行政管理整體質量，還要將數字化技術運用到人力資源管理，利用全新手段來管理企業內部人員，促進行政管理整體開展效果。當前企業在開展行政管理工作時，隨著行政管理內容與形式的增多，管理狀態也變得較為復雜，要運用人力資源管理工作全面整合管理內容，保障行政管理工作各項細節操作的準確性。數字化形式下的人力資源控制可充分整合管理過程中的招聘、找尋人力資源工作。由于數字化已成為多種行業的發展方向，行政管理中人力資源控制也要運用數字化手段，可在人力資源管理工作中合理搭建云平臺、數字化平臺，充分整合人力資源管理中的各項信息，將數字化、自動化當成人力資源控制的發展方向，繼而提升企業行政管理效果。

三、企業行政管理數字化發展的實踐分析

（一）打造企業辦公智慧平臺

企業開展行政管理工作期間，要用到不同類型的辦公用品，傳統管理形式多為嚴格統計辦公用品的總體數量、借出數量與歸還數量，受多重要素影響，該類管理工作中的數據統計極易出現統計失誤，降低辦公用品歸還數目管理的準確性，應采用數字化形式加以控制。開展數字化行政管理工作時，可合理打造辦公用品借閱歸還平臺，在系統內部創建出不同辦公用品的使用歸還流程[2]。首先，當企業內部員工要領用不同類型的辦公用品時，需做到在線申請，并在申請過程中可及時查詢當前企業內部的庫存指標，明確相關辦公用品的可領用狀態。企業管理層可在當前建設的數字化辦公用品歸還平臺中精準查詢到員工申請情況，并根據企業內部辦公用品的實際情況來確認員工申請。其次，當員工獲得領用辦公用品的申請批準后，要依照相應程序記錄辦公用品的具體名稱、領用原因與領用時間等，并將該項表格發送到辦公用品歸還平臺的數據庫中，有效儲存該類數據，為此后辦公用品的歸還提供精準數據。最后，相關部門要在辦公用品歸還平臺中定期審查領用物品的歸還情況，若已確定歸還，則要精準檢查該辦公用品的具體位置，并及時消除該類用品的歸還痕跡；若該類物品還未歸還，則要及時查詢其具體的歸還時間，并增加對領用人員的關注度。操作人員還要在辦公用品歸還平臺中增設領用人員的信用等級，將領用人員根據辦公用品的歸還狀態劃分成多種等級，使辦公用品的歸還工作變得更為透明、科學。

（二）優化人員外出審批流程

企業開展的行政管理工作較為復雜，受工作性質影響，部分人員需要出差，而傳統行政管理部門對員工出差的審批較為煩瑣，不僅降低了該項工作的整體效率，還嚴重影響了出差人員的工作狀態。相關部門應根據數字化技術的發展趨勢，搭建出數字化行政管理平臺，并在該平臺內部設置線上出差處理申請形式[3]。具體來看，企業內部員工在出差前，會在出差處理平臺中填寫申請表格，將出差工作性質、人數與時間等都填寫到對應的表格中，在按下 “發送” 按鈕后，該表格可精準傳送到企業項目管理部門中，業務管理人員可在線上進行員工出差審批，打破此前審批工作遇到的時間空間限制，高效遏制線上審批的煩瑣流程，出差員工可在最短時間內得到批復，極大提升員工出差審批的處理效率。數字化形式的出差申請還能有效提升審批人員的審核效率，傳統出差申請審核工作的內容較為龐雜，審批人員要全面考量多重要素，且存在層層審批情況，極大降低了該項審核工作的開展效率，增加了出差人員的等待時間，且由于涉及的部門較多，具體的審核標準較為模糊。企業行政管理在使用了數字化的出差申請后，申請效率得到極大提升，審核標準也較為統一，促進了行政管理的專業性。

（三）設置報銷費用處理平臺

與出差申請相似，企業內部員工費用報銷工作也較為煩瑣，需對出差的內容、花費進行申報，需要等待較長時間，而在使用數字化行政管理平臺后，要為報銷費用創建出合適的處理平臺，對員工報銷費用審核進行合理設計。比如，出差的員工可進入報銷費用處理平臺，在該項平臺設計中應盡量做到與出差申請平臺相結合，實現數據共享，可根據出差申請中的各項數據來填寫當前報銷費用的申請，使兩種數據形成密切聯系，增加不同部門費用支出的清晰性。使用全新報銷費用處理平臺后，工作人員可利用數字化技術恰當整合同類數據信息，詳細分析不同部門員工出差的具體情況，對不同部門預算的剩余額度進行實時查詢與定期檢查，提升部門預算控制的科學性，為此后管理者的預算調整提供精準數據。相關部門在規范設計報銷費用處理平臺時，需利用數字化技術對不同部門不同環節的費用使用狀態進行科學探究，明確某一段時間內報銷費用的數字變化范圍，精準確認當前企業各項業務開展的具體情況，為此后各部門費用支出的優化設計打下較佳基礎。在靈活控制企業行政管理中的各項費用時，需利用數字化操作平臺明確不同類型費用的使用范圍，確認企業各部門規范的費用應用指標，再將該指標與當前不同費用的使用狀況進行合理比較，確認各個部門的費用使用情況，幫助企業優化配置更多資源。

（四）創建數字化文資檔案控制平臺

為提升企業行政管理數字化形式建設效果，還要在數字化平臺中全面達到新型文資檔案控制系統，將行政管理中的各項資料文檔都存放到數字化平臺內。通常來講，企業管理層在優化行政管控流程時，也會將行政管理中不同的資料文檔轉變為電子化形式，并進行科學化管理。首先，要管理文檔數字化操作流程。操作人員需在管理流程的各項環節中增加自動檔案儲存功能，并將檔案儲存的位置放置在云端，有助于多個部門分享到該項文件，提升文檔實時更新的效率[4]。其次，操作人員還要適當增加文書審批權限。由于企業內部行政管理工作中的各類文檔都儲存在云端內，且該類儲存位置帶有一定的共享性，若想讓文檔變得更加私密，就要利用數字化操作縮減閱覽人數，增加審批閱覽權限，確保該類文檔內部數據信息的保密性。最后，要借助數字化技術全流程控制行政管理文檔，在數字化平臺內主動設置歸類系統與儲存系統，根據文檔中不同的內容與數據進行適當歸類并完成智能化儲存。傳統電子存檔多為單一文件存檔，各個文件間存在并列或嵌套關系，即文件的存檔形式都較為簡單，而在使用數字化技術進行文件存檔后，可使不同文檔間的聯系變得更加復雜，且每個文檔都能打造出網狀結構的關系譜，借助關鍵詞、關鍵字可精準、快速地收集文檔資料，最大化不同類型文檔的運用價值，滿足文資檔案控制的數字化需求。

（五）設計數字化采購管理平臺

企業行政管理在實踐操作時還要開展不同形式的物品采購工作，而傳統采購工作的主要問題為采購流程較為混亂，且物品分類與物品登記的管理狀態不佳，部分物品在需要時難以精準快速地找出；采購過程也存有不透明特征，無形中增加了支出成本，提升了采購管理難度，因而相關部門需根據數字化技術的更新狀態，設計數字化采購管理平臺。搭建精準化、精細化數字采購管理平臺前，要借助數字化技術合理規劃企業內部不同部門的采購任務，由于日常辦公采購帶有極強的周期性特征，可主動設置 “循環采購” 的提醒，為此后開展定期采購打下較佳基礎。還要在數字化物資采購管理平臺中詳細記錄、登記不同部門的物品信息，利用數據庫，將相關產品的購置日期、交付費用、產品金額、產品報廢與報修等信息數據都記錄到對應系統中，對不同類型的采購物品進行有針對性的管理。相關部門可定期查詢數據庫中各類物品數據的具體變化情況，監控相關物品的實際運用情況，再利用智能分析，精準找尋到物品損耗狀況、各類費用的使用方向，確保物資采購管理的科學性。操作人員在搭建數字化物資采購平臺時，還要適當利用存在共享性質的辦公系統，科學觀察企業內部的財務狀況，并根據財務情況與物資需要，羅列出符合企業利益的物資清單，再借助數字化手段傳遞到財務部門，繼而完成對相關物品的支付、購買，最大化縮減人為問題，降低行政管理工作負擔。

四、結語

綜上所述，企業在開展行政管理工作期間，應恰當變換管理形式，將數字化技術引入到多項管理內容中，既要增強各項行政管理事務的處理效果，還要順應數字化發展趨勢，確保行政管理整體質量。相關部門在開展數字化行政管理工作時，要精準確認數字行政管理的更多細節，有效擴展行政管理平臺的應用范圍。