醫院數字檔案室建設目標與配置研究

文/清遠市人民醫院 唐慕妮

信息檔案管理工作主要是對工作中產生的文件資料進行整理，為后續的工作開展以及工作優化提供科學的數據支持。信息檔案工作的內容需要與工作本身進行充分關聯，實時記錄各部門的工作開展情況、工作完成進度等，以提高整個管理工作的質量。目前，醫院提高了對檔案管理的重視度，提倡利用信息技術，構建數字檔案室，將紙質檔案轉移至數字檔案室中，提高了管理效率，工作人員可及時完成信息數據的錄入，確保在搜索數據信息時能快速、準確地完成信息的查找。

一、醫院數字檔案室建設目標與配置分析

（一）實現去紙化。在醫院的日常工作中，醫生需要對患者的病情進行實時記錄，傳統的紙質文檔容易遺失，隨著信息時代的到來，醫院建立了管理系統，醫生可以將患者的病情錄入到系統中，方便后續進行信息的查詢。由于患者人數較多，日常工作較為繁忙，數據查詢和處理的效率對于醫生的工作相當重要，為了能夠提高檔案管理的工作效率，建立數字化檔案室，將檔案信息轉移至專門的數據庫中，提高了檔案管理的效率，也滿足了日常工作的需求[1]。去紙化是信息時代發展的主流，紙質檔案的管理在查找、分析等方面都存在較多問題，時代不斷進步，檔案管理工作同樣也需要與時俱進，通過數字檔案室的建立，實現去紙化的目標，讓工作的開展變得更加便捷。

（二）具備完整的管理流程。在醫院數字檔案室的建設過程中，需要處理的檔案數據相對較多，若缺乏規范化的管理流程，在查找或是分析的過程中無法快速定位到準確的數據，會嚴重影響當前工作的開展。在醫院數字檔案室的建設中，根據實際的工作需求構建完善的管理流程后，工作人員只需要將數據信息錄入到系統中，系統按照設置的程序來進行檔案數據的管理，工作人員在查找的過程中，通過輸入關鍵詞，就能快速定位相應的檔案信息，全面提高了工作質量和效率。此外，在數字檔案室的建立中，設置局域網區域，保障檔案信息的安全性，在規范的程序內完成檔案的收集、整理、分析、預測、評估等，充分體現出了數字檔案室建立的價值和意義所在[2]。

二、醫院數字檔案室建設

（一）主要內容。1.組織管理。在建設醫院數字檔案室的過程中，需要注意工作小組的組建，對工作的職責和標準進行落實，推進醫院信息化的建設，圍繞實際的工作需求進行管理制度的完善，讓工作的開展達到預期的目標。2.基礎設施建設。在醫院數字檔案室的建設中，基礎設施的完善對于推進檔案室建設起到了重要的作用，按照相關的要求和行業內部的標準，選擇合適的檔案管理軟件，將重要的檔案信息傳輸到軟件當中，以此來保障電子數據的安全性和規范性。在功能建設方面，需要結合實際工作需求進行功能的完善，實現軟件與軟件、系統與系統之間的互通，將檔案信息進行相互傳輸，提高了工作中的便利性[3]。另外，在軟硬件設備的配置中，需要圍繞軟件運行的基本需求進行完善，使檔案信息能夠在醫院范圍內進行信息共享。3.數字檔案資源建設。在數字檔案資源的建設中，需要充分考慮到多元化的信息載體，包括語音、網頁、郵件等，使檔案信息的存儲變得更加便捷。4.檔案目錄數據庫建設。在醫院的經營發展中，檔案室內部的數據信息需要實時進行更新，需要建立檔案目錄數據庫，不斷為相應數據庫增添新的內容，確保不同級別目錄以及檔案之間能夠實現有效統一，最終確保數字檔案信息資源能夠實現高效檢索。5.室藏傳統檔案數字化。在檔案數字化建設中，針對存檔時間較長的檔案，需要進行數字化的格式轉變，保障檔案內容的完整性?？梢詫⑦@類檔案管理外包給專業的企業進行存儲管理，設置規范、安全的管理程序，將檔案內容進行加密存儲，提高檔案內容管理的安全性。

（二）電子檔案的保管與利用。在數字檔案室管理工作中，信息科需要配置專業的人員進行檔案信息的監督管理，尤其是針對核心的數據檔案，應建立專業的數據庫，訪問用戶需要進行身份核驗，一旦檢測到非法入侵的情況，需要立即進行預警處理，保障好內部檔案的安全。在運行的過程中，應對基本的備份和轉移功能進行完善，檢測到異常情況之后，立即進行備份處理，保障檔案內容的安全。對不同部門、科室人員進行權限的劃分，讓員工按照自己工作的權限進行相關檔案內容的查詢，使得檔案管理變得更加安全。

（三）檔案規范化及技能培訓。在數字檔案室的建設中，按照相關的工作規范，組織開展各階段的工作，定期進行培訓，提升管理人員自身的專業素養。數字檔案室的建設對于管理人員的信息素養有著非常嚴格的要求，定期更新培訓的技能內容和理論知識，提高了其信息素養，保障了檔案室管理的質量和效率，也促使各項工作的開展變得更加高效[4]。在培訓工作中，可聘請專家進行授課指導，以實現業務素養的顯著增長。

三、數字檔案室建設的難點與突破點

（一）領導重視至關重要。在數字檔案室的建設中，領導的重視對于推進檔案室發展起著重要的作用。數字檔案覆蓋的領域較廣，且日常的工作量較多，對于工作人員的要求較高。其中，基礎設施的建設是關鍵，前期需要投入大量的人力物力，共同完成數字檔案室的建設，這不僅能夠提高工作的質量和效率，同時也能夠為醫院的經營發展貢獻更多的經濟價值。在開展數字檔案室建設之前，需提高領導以及工作人員對于數字檔案室建設的認知，將其與實際的工作進行充分關聯，了解到數字檔案室的優勢以及其對于醫院工作發展的重要性，這樣可以促使數字檔案室的建設達到預期目標。

（二）檔案信息系統的穩定性問題。在醫院數字檔案室的建設中，需要保障存儲信息的準確和完善。檔案內容的完整性對于工作的開展起著一定的積極影響，目前醫院的內部系統在建設中并未實現管理系統與OA系統的結合，無法實現信息共享。在數字檔案室的建設過程中，需要保障系統本身的穩定性，醫院內部的員工人數較多，若系統無法承擔龐大的訪問需求，會導致數據查詢無法獲得全面的信息，系統各功能的使用受到消極影響，對工作開展十分不利。基于此，在進行規劃統籌的過程中，需要與不同科室、不同部門的人員進行溝通交流，做好系統運行測試，確保系統的性能滿足實際的運行需求，為檔案信息化建設創造有利條件[5]。

（三）檔案信息鑒定選擇問題。在醫院的經營發展過程中，數字檔案室建設對于檔案信息的處理有著非常嚴格的要求，其涉及的數量較為龐大，且內容范圍覆蓋較廣。在檔案信息的管理上，不僅僅是針對基本的數據信息進行管理，而且要深入分析數據信息的價值，做好科學分配，保障醫院各項工作順利開展。數字化成果的優勢在于，能推進各項基礎性工作的開展，充分開發檔案數據的價值。從目前的工作開展現狀可以了解到，檔案室的建設在檔案信息鑒定選擇方面存在一定的問題，需要根據醫院運行的實際情況以及各項工作開展的需求，設計合理、科學的實施方案，使檔案室的運行變得更加高效，深入挖掘檔案信息的價值。

（四）檔案信息質量控制問題。檔案信息質量控制的問題是目前的核心研究內容，醫院在經營發展的過程中，所產生的檔案信息越來越多。工作人員在日常工作開展過程中，能夠靈活調用檔案室內部的數據檔案進行相關信息的查詢，這樣可以促使各項工作開展得更加順利，但在檔案信息管理上，同樣也需要關注信息質量的控制，若其中存在信息不達標的問題，不僅會占據檔案存儲空間，還會影響工作的開展。在當前的數字檔案室建設中，需要實現各類檔案信息共享，使工作人員在查詢各項數據信息時，都能通過關鍵詞快速定位到相關的內容，以此來支持當下工作的開展。另外，在建立檔案信息的過程中，還需要根據不同檔案的內容進行歸檔，使得所產生的資源數據之間存在關聯，形成完整的數據檔案管理體系[6]。

（五）檔案信息安全性問題。為了能夠解決數字檔案室建設中出現信息泄露的問題，當前需要將重要的檔案數據進行備份處理，避免出現備份資料丟失的問題。其次，在進行外部防御機制的構建中，需要利用相應的技術來完善防火墻的建設，現階段的技術無法達到對全部的外部攻擊進行防御，這使得各類檔案的存儲仍然存在風險。為了能夠進一步促進數字檔案室的建設達到預期目標，需要借助于先進的防護軟件，來增強信息存儲的安全性，在此基礎上開展高效化的管理和存儲，有效地進行授權處理，使得管理體系更加完善，降低了存儲過程中的風險。

四、結語

在當前的工作開展中，醫院缺乏對信息檔案管理的重視，工作中存在各種各樣的問題，嚴重影響到了醫院自身的發展。實現信息化的管理，并不僅僅只是將檔案信息錄入到系統中，而是需要開發檔案信息的價值，為醫院的各項工作開展提供有效的數據支持。為此，檔案管理工作中，應建立數字檔案室，引入不同的信息技術，開創新型的功能，利用云計算、大數據等新興技術，讓檔案管理變得更加高效。在數字檔案室的建立中，對于人員的信息素養有著較高的要求，需要利用專業化的程序，對人員進行培訓，完成各部門或者各科室之間的檔案數據信息的收集和整理，分析數據信息的深度價值，為工作的開展提供幫助。