基于《檔號編制規則》（DA/T 13-2022）的檔號編制問題研究

黃新榮 曹天帆

（西北大學公共管理學院，陜西西安， 710127）

檔號是固化檔案分類結果的一組代碼，無論是在實體檔案還是電子文件的管理中，檔號都占據著非常重要的地位。由于各個立檔單位形成的檔案在分類方式以及相應的檔號結構方面存在差異，為規范檔號的編制，國家檔案局發布了《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）（以下簡稱原《規則》）。但在近30年發展過程中，新情況不斷出現，原《規則》已無法滿足工作需求，因此，2015 年起國家檔案局對原《規則》進行修訂，形成新版《檔號編制規則》（DA/T 13-2022）（以下簡稱新《規則》）。［1］

1 新《規則》的進步之處

1.1 適合現今檔案管理要求

一方面，檔號組成元素更加豐富，滿足精細化、規范化檔案管理要求。原《規則》中，檔號包含全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、件號、頁（張）號共7 種元素， 不含年度。 但是檔案隨年度不斷增多，有必要按年度進行時間段管理。［2］同時，檔案種類增多，分類方法需要調整。因此，新《規則》的檔號包含全宗號、類別號、案卷號（組號、冊號）、件號（頁號）共四個部分，并做出如下調整：①將件號、頁號（張號）合并為件號（頁號）；②將案卷目錄號改為目錄號，并將項目號劃分至類別號；③將類別號擴充，新增了一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構或問題代碼。［3］如此，可將檔案管理所涉及的諸多要素納入檔號，更加貼合實際。

另一方面，新的檔號結構，兼顧卷、件兩種整理方式，滿足檔案管理對象多樣化需求。原《規則》從檔案種類和單位屬性出發，擬定了三種檔號結構：①全宗號-案卷目錄號-案卷號-件號（頁號、張號），主要適用于黨政機關的文書檔案；②全宗號-類別號-案卷號-件號（頁號、張號），主要適用于企業形成的業務檔案；③類別號-項目號-案卷號-件號（頁號、張號），主要適用于專業主管部門形成的專門檔案。［4］但是隨著檔案門類擴充，特別是當一個大型單位既有文書檔案，又有科技檔案、實物檔案，甚至出現網頁檔案、音視頻檔案、電子郵件、業務數據等新興檔案門類時，原《規則》單一的檔號結構就不適合日漸多元化的檔案門類了。新《規則》根據整理方式的不同，將原有的三種檔號結構調整為兩種：①按卷整理的檔號結構，即全宗號-類別號-案卷號/組號/冊號-件號/頁號，其中類別號的構成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼；②按件整理的檔號結構，即全宗號-類別號-件號，其中類別號的構成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構或問題代碼。可見，新《規則》通過擴充類別號，將原《規則》的三種檔號結構囊括在內，適合不同門類、不同業務活動、不同整理方式的檔案。

1.2 適應不同的檔案管理環境

首先，類別層級可擴展。新《規則》在類別號中，增加了二三級類別號，以便擴展檔案分類層次體系。只要二三級類別號科學、簡潔、不重復，各單位可自行編制二三級甚至四級類別號，以適應立檔單位檔案工作環境。其次，檔號組成元素可選。原《規則》雖有三種檔號結構可選，但是其元素組成相對固定，比如，三種結構均包含案卷號，但并非所有檔案都以卷的形式整理歸檔。而新《規則》對類別號進行擴充，并設置元素可選，使得檔號編制更加具有靈活性，適應不同單位的不同整理方式（如表1 所示）。最后，元素代碼位數可選。原《規則》規定案卷目錄號和案卷號只能以三位阿拉伯數字標識，且同一目錄內的案卷數量原則上不能超過一千。相比之下，新《規則》取消了案卷目錄號和案卷號的位數限制，各單位可按案卷目錄的實際數量確定位數。

表1 新《規則》檔號結構元素選用對照表

1.3 增添了可供參考的示例

原《規則》雖規定可用漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字標識類別號，但并未明確代碼的標注方式，這使檔案人員在編制檔號時無從參考。新《規則》增加了檔號編制示例，比如一級類別號（檔案門類代碼）可為文書WS、科技KJ、人事RS等。通過示例，使代碼標注方式更加直觀，便于檔案人員理解和操作。

2 新《規則》存在的問題

2.1 概念表述不清

第一，類別號的定義不夠嚴謹。新《規則》的類別號指：“按照分類方案賦予全宗內各層級檔案類別的代碼”，并不包含全宗。但是綜合檔案館的分類方案，一般先根據進館檔案的來源劃分全宗，然后層層劃分到卷或件。這顯然是一個貫穿全宗、從上到下、層層劃分的分類方案，具有系統性與完整性。因此，全宗也是一個類別，是綜合檔案館檔案的一個分類層次。新《規則》將全宗獨立于類別之外，并不合理。

第二，目錄號表述不夠清晰。新《規則》的目錄號指全宗內案卷所屬目錄的代碼，與原《規則》中案卷目錄號的定義相同。如果不與原《規則》對照，那么對于一個非檔案專業人員或者剛剛進入檔案行業的新人，可能望文生義，不如案卷目錄號涵義直觀。

2.2 分隔符號設置復雜

新《規則》將檔號組成元素之間的分隔符號設置為“-”和“·”。其中，“·”用于分隔和連接類別號內的同級元素；全宗號、類別號、卷號、件號等上下級元素之間，用“-”分隔和連接。實際上，區別使用分隔符號，反而增加了檔號復雜程度。

首先，分隔符號無本質區別。“-”或“·”均用于分隔和連接各組成元素，并無本質區別，也不影響各元素排列順序。來回切換分隔符號，既繁瑣又不夠整齊美觀。只要分隔符號不影響具體的檢索效果，就無需強調使用規定的分隔符號。

其次，分隔對象無本質區別。分隔符號用于分隔和連接檔號的各個組成元素，但元素之間無本質區別。類別，是依據分類標準進行劃分的結果，分類標準不同，產生的類別也不同。因此，從分類角度講，全宗號、年度等各元素均為類別號。新《規則》僅用“·”區分類別號，易誤導檔案人員，特別是在檔案人員手工整理紙質檔案，需要在卷皮上大量手寫檔號時，可能會將各元素均視為類別，從而弄混分隔符號，寫錯檔號［5］。

最后，修改分隔符號增加人工負擔。原《規則》允許“-”和“·”混用，甚至省略。如果堅持采納新《規則》，那么原檔號就需要修改。雖然電子文件和電子檔案的檔號可以通過系統功能批量修改，但是大量已經賦予檔號的實體檔案，就需要手動修改紙質檔案卷盒上面的檔號，或者在新卷皮上重填新的檔號，這樣會增大修改難度，加重工作人員負擔。另外“·”的Unicode編碼是00B7（16 進制），僅限于中文輸入法環境，而英文ASCII編碼表中沒有“·”。所以工作人員在手工輸入大量的中英文字符混合檔號時，需來回切換輸入法，增加工作負擔。

2.3 全宗號不宜必選

一方面，并非所有單位均有全宗號。綜合檔案館首次接收立檔單位的檔案時，將其視作一個全宗，并賦予其全宗號。但在我國，只有一小部分機關、企事業單位的檔案，能夠進入綜合檔案館。［6］大部分企事業單位的檔案自行保存，無需向綜合檔案館移交，因此沒有全宗號。但新《規則》并沒有指明本規則的適用范圍，反而將全宗號設為必選，使得眾多企事業單位無法落實，與實際不符。另一方面，并非所有單位均有必要設立全宗號。全宗號在于指明檔案來源，維護檔案的原始整理秩序，避免混淆。但當一個單位既不向檔案館或上級單位移交檔案，也不接收下級單位檔案，而是只保管本單位檔案時，則僅有一個全宗，無需單設全宗號。新《規則》將全宗號設為必選，反而增加了這些單位的工作負擔。

2.4 全宗號不宜首選

首先，全宗屬性代碼體現全宗可分。新《規則》的全宗號由一位漢語拼音字母和三位阿拉伯數字組成（如表2 所示）。其中首位字母表示全宗屬性，如某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗為X013，X代表新民主主義革命歷史檔案。由此可見，檔案分類是先按歷史時期劃分全宗類別、后按形成單位來源劃分全宗。因此在全宗之前，應當還有表明全宗屬性（如時期、地區等）的分類層次。每次劃分檔案，只能采取一個標準。但是同時采用屬性和來源兩個標準劃分全宗，不符合分類原則。

表2 《檔號編制規則》全宗號示例匯總表

其次，并非所有檔案從全宗開始劃分。全宗是綜合檔案館檔案實體分類的第一個層次，因此在檔號上居于首位。但當立檔單位數量龐大且性質差異較大時，需在全宗之前進行分類。比如歷史檔案涉及無數機構組織，有無數全宗與之對應。如果僅從來源劃分，不便于檢索和管理。因此，歷史檔案并非直接從全宗開始劃分，而是在全宗之前，按歷史時期分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案。

最后，從檔案事業未來發展看，全宗號不宜首選。當前檔號編制是從本館館藏資源角度出發，指明一份檔案在本館館藏體系中的位置。但未來的數字檔案館建設，必然帶來數字檔案資源的集成化建設，并基于云模式搭建檔案資源共享平臺。此時檔案的全宗標識需指明檔案在全國數字檔案館資源體系中的位置。因此，應當將綜合檔案館標識代碼納入檔號，并置于全宗號之前，形成更加系統完整的全國檔案分類聚合層次（如圖1 所示）。

圖1 全國檔案分類聚合層次示意圖

3 新《規則》存在問題背后的思考

3.1 頂層設計不足

第一，《檔號編制規則》的分類方案缺乏靈活性。檔號反映檔案實體分類的整理結果，但由于檔案分類方法具有多樣性，所以檔號編制方法難以統一。檔案實體分類采用體系分類法，形成一個層次分明、等級有序的體系，且每一層次體現不同分類標準，如來源、時間等。各單位實際狀況不同，分類方案也有所不同。現行的多種檔案分類方案已涵蓋各行各業，且在檔案大類劃分與分類號上存在差異。作為指導作用的《檔號編制規則》也應當具有包容性。

第二，《檔號編制規則》的可操作性不足。新版本雖然在檔號結構、元素選取上有所進步，但仍過于嚴格，如全宗號必選、強制區分分隔符號、元素位數限制等。另外，《檔號編制規則》要兼顧不同管理環境，約定適用范圍。同時，《規則》需指明適用的機構層級，如某企業單位、某檔案館或全國檔案館系統。新《規則》未限定適用范圍，則應當兼顧不同單位、不同分類方案中的檔號編寫規則。最后，新《規則》需在代碼組合方法、新舊檔號銜接方面細化指導意見，使檔號編制工作有章可循。

3.2 《規則》背后所暴露的檔案分類思維局限性

第一，檔號結構反映了檔案分類的線性思維局限。分類只是檔案實體整理的一種方法。檔號作為檔案分類層次順序的固化產物，代表一條概念內涵逐步縮小的邏輯鏈條。由于每一次分類只能選擇一個標準，因此前后相連僅有一條分類邏輯。電子文件與電子檔案的路徑名稱一定程度上反映了本單位的檔案分類方案，如“D：單位名稱文書檔案行政管理辦公室2020永久關于召開第三次全體員工會議的通知.PDF”。檔號的線性邏輯，類似于文件存儲路徑，需依次點開各層文件夾，才能找到原文信息。由于分類方案固定，所以檢索路徑單一。實際上檔案有不同的分類方案，檔號結構也可前后調換，如年度-保管期限-機構（問題），或保管期限-年度-問題（機構）等。

第二，檔案分類代碼應當具有靈活性與完整性。《檔號編制規則》用字母或數字標注類名，不夠直觀；且檔案分類層次普遍較多，導致檔號冗長，不利于記憶。實際上，個別分類層次無需體現在檔號中，如會計檔案的保管期限。另外，檔號僅反映檔案分類的邏輯概念體系，并不反映其物理位置。實際工作中，檔案還需擁有庫房內的地址號，便于索引存取。

綜上所述，檔號具有的局限性本質上是對檔案分類的認識不足造成的。在檔案信息資源組織方法中，分類依然是一種主要的方法，但可以用其他方法來彌補檔案分類的不足，擺脫檔號的局限性。

4 檔號編制改進建議

4.1 發展性原則

檔號編制需遵循發展性原則，對于不符合時代發展要求的內容，應當予以修訂。比如案卷目錄號已無必要。《歸檔文件整理規則（DA/T 22-2015）》規定：“檔號的結構宜為全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。”不含案卷目錄號。另外，電子文件和電子檔案通過層次分明的文件夾體系實現存儲，最底層文件夾內為原文信息。由于文件夾內沒有條目限制，因此在原文信息文件夾之上，無需新建多余的案卷級文件夾。而且，即使不通過案卷目錄號，也可通過文件夾體系，檢索所需電子文件和電子檔案。

同時，隨著技術的發展，檔案檢索已脫離了分類方案線性整理的束縛，可以降低整理成本。如果將詳細著錄檔案的元數據信息存儲于計算機內，就可實現多維檢索，直接找到目標檔案。這也符合檔案輕整理、重標注的發展方向，例如2000 年的改卷為件。筆者在西安某研究院調研時，其檔案管理系統接收的電子檔案是按歸檔時間順序直接給予流水號，減少了復雜的檔案分類歸檔判斷過程，但通過完備的元數據信息，同樣實現便捷檢索。該系統內并無檔號，僅在按上級單位要求移交檔案時，抽取規定字段組成檔號，檔號是后組式的。未來，線性檔案分類整理依然存在，但要更注重檔案著錄，即使檔案處于混亂無序的狀態，也能通過完備的元數據著錄項檢索所需檔案。

4.2 包容性原則

檔案工作的實際狀況復雜，難以用一個規則去約束所有的檔案保管機構。因此，《檔號編制規則》應當在檔號編制對象、編制規則、適用范圍、編制方法等方面，增強包容性。

其一，檔號編制對象應具有包容性。檔號不僅針對實體檔案，也應針對電子檔案。雖然現在實體檔案與電子檔案處于并存狀態，但檔案管理將逐步過渡到單套制，這是數字時代檔案管理的必然趨勢。因此，在檔號編制方面，應盡量以電子文件和電子檔案為主，推動實體檔案管理向電子文件與電子檔案管理過渡。

其二，與檔案相關的標準文件應及時更新。雖然新《規則》已出臺，但是其他相關標準文件依然參照原《規則》。比如《歸檔文件整理規則（DA/T 22-2015）》中，全宗號仍按原《規則》編制，并將0作為全宗屬性代碼，與新《規則》不符。因此，在撰寫新《規則》時，應梳理與檔號相關的現行標準文件，及時修訂。

其三，應明確《規則》的適用范圍，盡量兼顧不同檔案機構、不同檔案種類。如果《規則》適用于各級各類綜合檔案館，則需將各館藏檔案納入國家檔案全宗建設，建立從上到下的全宗管理體系，并在檔號中加入檔案館代號，揭示本館館藏在全國檔案館館藏檔案中的位置。如果《規則》適用于全國各行各業的所有檔案保管機構，則需分別針對各行各業作出特殊規定，避免一個編制模板束縛所有行業檔案檔號編制工作的開展。此外，對于不同種類檔案，應允許選用、增加、排列檔號組成元素，如全宗號可選或空白。

其四，檔號編制方法應具有包容性。如果檔案標識、物理位置不重復且唯一，則各單位可參考擬定本單位的檔號編制規則。［7］而且，部分單位已有檔號結構，如需修改則費時費力。如果各單位需修正檔號，建議先將檔案全部數字化，再將數據掛接到檔案管理系統中進行修正。各單位可在系統中完善著錄項，添加新舊檔號字段，通過字段抽取與匹配組合，賦值給新檔號字段，從而修正檔號。建議檔號編制方法完善關于新舊檔號銜接和修改問題的解決辦法，為各單位在新舊檔號的取舍與權衡問題上，提供參考和指導。這樣既能允許各單位檔號編制方法的存在，又能以解決性措施來減輕各單位在新舊檔號轉換上的心理壓力，引導新舊檔號過渡，體現檔號編制方法對于各單位實際的包容性。

綜上所述，檔號編制的規范化是一個漸進性工程，會逐步從多樣化、差異化，過渡到專業化。在此過程中，《檔號編制規則》可提出參考性建議，并結合各單位實際情況動態修訂，不斷推進全國檔號編制的規范化、專業化、標準化。

4.3 完整性原則

檔號代表著檔案的唯一性。確定一份檔案在整個分類體系中的唯一位置，一般有兩種方法。一種是實體排架位置，即按照進館順序，在庫房及其密集架上，依次排列各個全宗檔案。盡管各全宗檔案在邏輯上屬于并列關系，互不包含，也不交叉重疊，但在檔案排架時有先后之分，從而確定了每一份檔案的位置，形成檔案實體位置索引。另一種是分類體系位置，即建立一個層層劃分、等級秩序明確的邏輯分類體系，確定每一份檔案在整個分類體系中的位置，并將其位置固定下來，形成邏輯分類索引。因此，檔號應當兼顧檔案邏輯分類位置索引與檔案物理位置索引，才能更加科學完整［8］。但是，新《規則》的檔號僅體現了分類概念上的唯一性，沒有關注檔案的物理位置。在這方面，長安大學檔案館提供的“一卷雙號”辦法具有參考價值［9］。“一卷雙號”，指同一份案卷既有檔號揭示其分類屬性，又有保管卷號揭示其物理存放位置。

4.4 參考性原則

檔號編制涉及檔案分類及其代碼標識，具有專業性和復雜性。由于各檔案保管單位面臨的實際狀況不一，因此分類方案和相應的代碼編制也難以抉擇。但是新《規則》僅提供示例，并未提供全宗屬性代碼推薦表和檔案門類代碼推薦表，編制工作依然存在一定難度。

一方面，應當提供檔案全宗屬性代碼推薦表。新《規則》僅提供全宗號示例，但對全宗號首字母及其全宗屬性涵義并未進行對照性解釋。全宗屬性，也是一種全宗的劃分標準，由此形成各種屬性相近的全宗群或全宗集合。因此，應列出幾種全宗屬性以供選擇，并顯示對照關系，便于理解和操作（如表3 所示）。除表中所列屬性外，還可根據行政區劃的拼音字母進行編制。同時需注意，用一位字母標識全宗屬性容易重復。因此，也可用全宗屬性的漢字名稱，直接作為代碼，直觀且易于理解。

表3 全宗屬性代碼推薦表

另一方面，應當提供一、二級門類代碼推薦表。檔號反映了一個單位和組織的檔案分類體系。由于檔案分類復雜，因此檔號結構不宜統一規定。工業企業、黨政機關、高校院所［10］等各機關單位，其一級類目設置具有共性，提取并總結其共性以供各機關單位參考，可使《檔號編制規則》更具普適性。但是，新《規則》提供的13 類一級門類代碼，其類目關系較為混亂，也無類目劃分依據，缺乏操作性和指導性。因此，應當羅列檔案門類代碼及其劃分依據。同時，通過類目與代碼間的對應關系，降低專業難度和復雜性，使檔號編制更加直觀（如表4 所示）。

表4 檔案一級二級門類代碼推薦表

在一級類目設置上，采用活動性質、載體形態、平臺渠道等多種分類標準，主要基于以下幾點考慮：第一，電子檔案種類復雜，屬性較多，更適用多元分類法，即采用多個分類標準進行一級類目劃分；第二，采用多種分類標準能夠減少檔案類目層次，節省分類檢索時間；第三，將載體形態納入檔案一級類目，符合用戶分類習慣，增強直觀性；第四，在數字檔案館系統中，分類導航可利用網絡資源的超文本特性，顯示檔案類目的交叉關系，不必受實體檔案分類非此即彼的約束（如圖2所示）。［11］

圖2 數字檔案館系統類目交叉關系示例

另外，部分一級類目內容相近，但類名不同，比如職工檔案、人事檔案、學生檔案等。因此，將其置于同框，便于各單位按實際取舍，避免重復設類。在代碼推薦上，采用漢語、拼音首字母縮寫、阿拉伯數字多種方式，增強可選性和參考性。其他檔案，如照片檔案、實物檔案等，由于篇幅所限，不便贅述。各單位可參考表中已有分類標準和代碼，自行設類并編號。