大數據時代財務共享模式下的內部控制與信息安全

徐 青

一、前言

越來越多的企業向高水準財務管理和財務共享模式轉型，選擇安排專人負責集團財務活動和會計賬目的集中處理。將集團內的財務活動和會計業務處理充分整合，使得財務管理的效率大幅度提升，經營成本被控制在更為合理的范圍內，總體內部流程逐漸優化完善。結合內部控制和財務共享，實現企業內控管理和制度的高度統一，實現各子公司業務部門之間的信息互通，細化需要內部控制的經營和管理項目，實現系統數據的集中管理，結合大數據技術發現數據背后的問題。

二、財務共享的概念和積極作用

(一)財務共享的概念

財務共享，指的是企事業單位依托先進的互聯網技術和高科技的辦公系統，實現集團子公司和各個業務部門的信息互通，讓會計核算、財務管理和審核的業務流程更為集中、高效地處置，將經營管理中零散的數據和信息高度整合，構建一個獨立于各個部門的財務共享中心專門負責該項業務，并以統一化的管理理念和標準，對整個企業進行全方位的管理[1]。充分發揮財務監管部門的作用，發揮部門價值，為企業后續的發展方向和戰略推進提供科學的理論指導。

在我國，中國電信和海爾集團率先引入財務共享理念，并通過共享式的財務管理戰略推動了企業的內控水平和效益增長，以更高的管理水平和完善制度充分調動企業的信息和數據，在探索工作創新的同時，也的確對企業的信息安全和財務管理有較大的助益。

(二)財務共享的積極作用

財務共享最為顯著的作用，就是讓內部的溝通和信息流轉變得更加高效。在過去，企業的財務信息內部流轉過程極其拖沓復雜，信息傳遞的有效性相對滯后。許多緊急的項目和進程，因為逐級匯報和反饋也造成進度的拖延，還容易在逐級對接和傳遞中出現溝通中的誤會和信息文件的缺失，許多人都要花較多的時間和經歷用于反復核對和確認，導致整體工作進度的拖延和內部溝通成本的提高，甚至因為理解上的誤區和數據精準性方面可能出現的問題，讓企業財務信息和數據的準確性降低[2]。

另外，在過去的企業財務管理工作中，財務部門很難發揮其管理作用，需要將更多的精力和時間用于核對賬目和審批項目等事務性工作當中，不能以宏觀的視角結合以往財務數據和經營成績獲得更多的經驗和方法。致使企業的風控能力和內控水平等方面存在問題，容易因為內控水平低下、信息安全缺乏保證，導致企業的核心戰略無法順利推進，難以實現對企業風險管理和控制水平的提高。只有建立了公開、透明的財務共享模式，才能實現企業內控和財務管理的統一化、標準化執行，推動各項經營水平的提高，也能幫助企業提升收益。

全新的財務共享模式還可以在提高效率的同時，降低財務管理部門的財務和審計人員的工作壓力，將其從繁雜且重復的工作中解脫出來，實現新時代財管人員的角色轉變[3]。讓具有理論經驗也了解企業經營結構和模式的優秀人才有更多的時間和經歷通過業務上的優化和管理上的創新，結合財務共享中心和現有數據推動企業財務管理和內控管理工作順利開展，從做賬會計向企業發展經營的指導者的身份轉變，從而獲得有助于推動各部門高效協作和提高企業經營效益的方式方法。

三、財務共享模式的特點

(一)基于計算機技術和大數據技術

財務共享模式，是依托現代化的計算機信息網絡和互聯網大數據技術為基礎的。首先，構建出適用于財務申報、電子支付等財會業務處理的獨立系統，并將其與現代化的企業內部通用線上辦公系統實現數據整合。線上化的系統模板可以讓財務單據實現數字化，一鍵成文，支持線上傳閱和打印歸檔，實現線上線下的協同管理，擴充文檔的儲存模式，便于后續的檢索和管理[4]。

且智慧化財務處理的系統功能，如會計電算化和財會機器人等，也可以實現智能化糾錯和財務審核，極大地解放了人力資源，讓審批確認等流程更加高效和便捷，節約財務部門內部及財務部門與各部門之間的溝通成本，使企業的財務管理效率和資金周轉率更高，提高企業的現金流健康系數，推動企業財務管理向信息化和智能化發展轉型。

(二)遵循企業財務管理的制度化要求

財務共享模式，以科學嚴謹的財務制度為準則[5]。對可能涉及的企業財務數據，如預算、成本、收入、支出和凈利潤等方面的項目和數據，都要按照科學先進的管理理念和行業制度來進行有序地管理。同時，要以此推行統一的會計核算系統，讓企業財務系統內的各項數據有序整合、規范統計，并結合大數據技術的自動核算將所有數據有序地整合和分類，做好數據分析，總結出有助于企業后續管理的參考性數據，結合數據的變化規律和整個行業的發展動向為后續的發展和戰略設計提供權威的數據支撐。

四、傳統財務管理和內控模式中存在的問題

(一)企業的人員管理問題

由于部分企業并未清楚地認識到高水平的財務管理對企業發展的積極推動作用[6]。因此，企業內部也并未對財務管理工作和相關人員的工作予以高度地重視和支持，導致很多企業的財務部門成為了支援型部門，并未在財務管理領域充分發揮作用。

另外，財務共享模式是基于現代化的計算機、互聯網和大數據技術所創新產生的新型管理模式。但現有的財會人員缺乏先進的理念，個人水平也存在問題，不能快速適應并融入全新的共享型財務管理模式。

(二)信息化建設的問題

傳統的財務管理模式，沒有做到有效地銜接企業集團下屬的子公司和各個業務部門，各部門之間缺乏溝通交流，需要開展協作項目時缺乏默契和配合。各部門之前存在著嚴重的認知壁壘，彼此之間形成了信息孤島的矩陣模式，信息和數據同步的周期較長，缺乏及時性，影響到工作項目的運行效率，不利于同心同向地完成企業的經營管理目標，從而推動企業內部管理水平和經營效益的提高，致使企業的發展陷入瓶頸[7]。

另外，在財務共享模式被正式提出之前，多數企業對財務信息的安全監管并不到位。甚至很多企業內部對員工離席隨手鎖屏、關電腦，定期存檔重要文件和加密保存核心文件等方面都缺乏認知，更不要說建立防火墻和抵御黑客入侵等方面的操作。

(三)組織機構的問題

基于不同企業在經營模式和企業內部管理上存在的差異性，先進的財務管理理念在落實和融入時，也需要有關財務人員結合企業經營特色對相關理念進行本土化的優化和融入，不能照本宣科、生搬硬套，但這無疑也對企業的財務管理提出了新的挑戰[8]。許多企業在落實管理方法和理念時缺乏清晰的規劃和靈活性，使得相關制度難以推進，工作難以開展。制度的不完善和不適用也讓企業內部對新制度的權威性和可行性產生了一定的懷疑，缺少充分的認可和配合度，也進一步阻礙了制度的落地。甚至在工作開展的過程中，出現權責劃分不清、內部沖突頻發等問題，使得兄弟部門之間難以平和順暢地溝通協作，隔閡較大、各自為營，逐漸形成了企業內部財務管理各個環節的管理缺口，內部制度和結構混亂等問題也隨之出現，為企業后續的發展和人員穩定埋下了隱患。久而久之，也必然造成各部門對財務部門的不滿和不配合，二者業務相互分離，各部門的工作開展沒有章法可循，財務和人力部門也無法發揮二者對其他業務部門的支持和監管作用，導致財務、人力和基礎業務的相互分離。同時，二者也獲取不到業務部門反饋的工作意見和優化發現，久而久之在票據確認和財務問題的內部流轉上都會出現信息傳遞的不及時和不到位，導致重要經營信息數據的同步延誤。一系列管理方案和項目任務無法推進，企業無法結合多方力量推動年度、季度和月度經營目標的順利實現。

(四)經營風險的問題

在實際工作中，許多企業并沒有提前制定風險預案，對突發的異常情況和經營問題沒能及時作出相應的干預，去彌補企業的損失，推動經營管理項目的有序開展，直接造成了內部管理和業務上的停擺，對可能發生的損失束手無策，任憑經營風險的持續加劇。沒能有效地提升企業的綜合實力和抗風險能力，不利于企業長遠和健康地發展。

五、財務共享模式下優化企業內部控制的具體措施

(一)全面開展先進的內部管理

首先要全面開展動員大會，向各部門和子公司傳遞財務共享轉型的相關理念，結合各部門的自身業務特性和人員崗位要求，明確新模式轉型后可以為各業務部門和員工個人帶來的切實利益，如工作效率提升、難度降低，以及權責重新分配后的薪資待遇提升等。確保全體員工都能理解和認同財務共享經營管理模式，并發揮個人作用，積極配合相關模式的落地開展和企業的后續發展。

同時，要結合先進的理念和模式的功能，總結以往的經營管理經驗，以服務于企業經營管理風格為前提，制定適用于企業集團的內部管理制度，強化企業各部門的內部管理水平，并推行相關舉措。如加強會計流程的控制，以統一的標準和政策開展財務工作等等。

另外，面對企業的財資管理和成本管理，也需要結合先進的管理模式和辦公系統，整理出核心的數據和制度，并實現財務管理與績效考核結果的充分融合，以此來推動各部門的績效考評制度完善，帶動員工的積極性，實現高效的內部管理目標。

(二)構建先進的財務共享式內控環境

需要企業集團結合第三方技術公司構建適應企業實際需求的內部管理系統，結合先進的大數據計算水平，讓系統各模塊的功能得以實現，同時組織人員開展系統學習，反饋優化和升級建議，推動共享模式的構建和成熟。

持續強化對財會部門的支持水平，實現財務數據的實時同步和共享，帶動企業內部的溝通和協作。并結合各部門的財務管理方式去探究財務部門的監控和監管范圍，及時調整企業的經營管理戰略。

(三)發揮信息化管理的作用

在財務共享模式下，內部控制體系優化非常重要的內容就是對企業的信息與溝通體系進行完善，應該加快企業財務管理與會計管理信息化建設，積極探索推進財務共享信息系統升級，在更大范圍內實現財務信息和會計信息等相關數據的共享使用。同時，還應該針對信息安全的實際需要，對信息系統進行改進完善，強化信息系統授權操作控制，完善防護功能軟硬件設置，為內部控制的實施提供良好基礎條件。

(四)嚴格內部監督管理成果

積極推動財務共享模式下企業內部控制體系的完善，應該強化內部控制監督管理，重點是對企業的內部控制是否完善、是否健全以及是否有效等進行測試評價，并根據內部控制監督評價結果，指導內部控制具體管理措施的改進。此外，在內部控制監督方面，還應該重點發揮內部審計的作用，通過審計監督及時發現內部控制中的薄弱環節，進而有針對性地進行改進完善。

(五)提高企業的抗風險經營等級

為了企業的長期發展目標，需要依據行業數據、競爭對手數據和自身的以往經驗來總結經營管理中的各項問題，為企業后續的發展指明方向，制定行之有效的風險防控方案。以此來應對各個經營管理項目可能遇到的問題，并提前準備好財務、人力等多個管理部門的應急舉措，舉全集團之力，竭盡所能規避風險，將已發生的問題可能造成的企業經營損失降到最低。及時調整后續的階段性戰略，從而對沖風險，確保整體發展目標和經濟效益達到預期。

六、結語

借助當前日益成熟的大數據及云會計技術，企業建立和完善財務共享服務中心無疑是轉變傳統財務工作模式，提高財務管理體系戰略性、決策性和關聯性的必要手段。此外，基于大數據技術下的財務共享服務中心能夠高效地整合、處理分析大量財務數據，有效降低企業經營成本，提升財務鏈和業務鏈的管理水平和效率，深度挖掘企業的市場價值，制定切實可行的企業戰略，抓住時代機遇，從而迅速擴大市場占有率。