企業檔案管理的創新策略分析

文/陜西交通電子工程科技有限公司 謝霜

作為檔案管理的重要工作內容，服務創新對于企業優化工作效率、提升信息互通具有重大意義，應當結合實際需求及發展狀況提出精細化舉措。計算機技術的快速發展及普及，極大地促進了檔案管理工作變革，并在新時代下展現出了更為多元的價值。

一、檔案管理創新策略的重要性

（一）促進檔案信息共享。得益于互聯網技術的支持，檔案管理人員能夠對各類檔案信息實時動態進行提取、調用、傳輸、下載及處理。此外，“互聯網+”時代下的檔案數據也可以進一步實現自動化分類儲存，顯著提升辦公安全性和便捷性，促進傳統人工檔案管理向信息化模式轉變。在這一發展趨勢下，企業各管理部門能夠打破傳統局限于線下的溝通方式，拓展高效共享的線上渠道。可通過互聯網技術所具有的實時共享、高交互及遠程通信等特點改進檔案管理效率，有效支持各部門日常工作的開展。

（二）優化檔案處理質量。在檔案管理實際工作中，推動數據化、數字化及信息化建設能夠顯著提高檔案信息整合質量與效率，在縮減檔案數據處理所需時間的同時，還應盡可能提升數據分析精度，并結合大數據技術、數據探索及智能存儲等多種功能不斷改進檔案管理的數據維護機制，持續矯正工作思路，促進檔案處理水平全面提高。

（三）挖掘檔案資源價值。在數字化技術快速發展、推廣的背景下，人工智能、大數據等高新技術都在檔案管理中得到了廣泛應用，并持續提供創新空間[1]。一方面，“互聯網+”時代下收集信息資源的渠道、形式更為多元化，且其所附屬檔案信息也更為完整，這也為開發、應用檔案信息價值奠定了有力基礎。另一方面，“互聯網+”時代下檔案開發的領域也趨于多元化，這也為檔案管理人員帶來了更為多樣的應用空間，能夠在深入剖析檔案信息的基礎上，有針對性地挖掘其中的重大價值，并以此進行進一步提煉、篩選，拓展檔案資源價值維度，凸顯檔案資源重要性。

二、檔案管理現存主要問題

（一）管理理念不完善。對于企業的實際檔案管理工作而言，檔案數據信息的開發、管理理念應當契合管理部門所建立的科學性、整體性目標，以此確定信息管理體系具有足夠的高效性及協同性。但就當前已有的實踐調研結果來看，各地檔案管理部門雖然已經在管理體系數字化建設中投入大量人力、物力和財力，但由于缺乏正確規范的指導，部分單位仍沿用傳統管理機制，使得管理工作欠缺戰略性。除此之外，資源開發、整合等環節也存在信息化建設程度不足、數據轉化率低下的問題，分級數據庫、信息通道及技術標準模塊的建設也欠缺統一化尺度，對檔案數據綜合化管理產生了一定阻礙。

（二）風險抵抗能力弱。信息化技術目前已逐步進入各領域管理工作中，并對提升管理效率、優化管理模式發揮著至關重要的影響。以“互聯網+”為例，在相關信息產業深入結合、交融中，逐步形成了現代化網絡互聯的戰略格局[2]。快速變化的外部環境，也會使得檔案管理面對更為復雜風險挑戰。譬如網絡數據庫缺乏完善防護體系可能會導致信息數據泄露并引起難以預估的安全風險；管理團隊安全防護意識不足可能會導致管理權限劃分不明確、儲存設備應用不規范，并間接帶來信息管理風險。同時，部分管理人員未能深刻認識信息技術變革對于管理工作的影響，沿用傳統管理技術或檔案管理操作不熟練，埋下潛在安全風險。檔案管理是構建信息化管理體系的基礎，需要管理人員定期排查網絡風險，為檔案管理構筑可靠的保護屏障。

（三）管理團隊專業化水平不足。“互聯網+”大背景下，檔案管理受到多重因素的制約，其中一個主要原因在于當前管理團隊普遍存在職業素養不足的問題，對于檔案管理缺乏科學、正確的認識與理解，導致信息管理現代化層次嚴重不足，阻礙企業各項工作的開展。此外，專業能力欠缺也是一類影響檔案工作質量的關鍵因素，并對管理團隊結構化建設具有負面影響。對于部分快速發展的企業，其人才選聘、培養體系往往較為完善，對檔案信息管理管理提供穩定支持。

（四）數據中心監管不足。數據共享是新時代下檔案管理最為顯著的特征，也是影響企業信息處理、應用最為核心的因素[3]。因此，數據監管中應當充分重視數據安全，避免信息泄露、權限不明等問題的發生，降低可能存在的安全管理風險。近些年，伴隨大量新型電子產品出現，傳統數據監管也逐步被信息化監管技術取代。同時，檔案管理機制的快速更迭，也隨之產生了大量檔案數據及多種數據類型，微縮儀、掃描儀等設備在檔案信息共享中也發揮著越來越重要的作用。但就目前實際檔案管理工作來看，大部分企業未建立針對性數據共享監管手段，其主要原因在于監管設備不齊全、監管技術不適配。此外，檔案管理硬件建設也存在諸多不符合實際要求的問題，譬如易燃易爆品擺放不當、檔案資料密封不好，也會對數據監管制度的落實帶來一定不利影響。

三、檔案管理服務創新策略

（一）改進檔案管理理念。信息時代下，大數據、云計算等多種高新技術在社會生產生活的各個領域都得到了充分發展與廣泛應用，并深遠影響著行業結構變革、技術更新，其在檔案管理中也展現出了獨特優勢。伴隨檔案體量、類型的快速增長，檔案管理趨向于復雜化、綜合化，需要管理人員能夠建立正確管理理念，以“互聯網+”為基礎積極探索用戶需求、傳播媒介、管理維度，借助各類網絡技術搭建創新管理模式[4]。就具體工作來看，管理人員可試水多種新媒體媒介，推動管理對象向信息化、數據化轉型，并通過網絡數據完成存儲、分析、優化，明確海量數據體的基本特征，基于項目實際條件精細化管理理念。對于傳統檔案管理而言，其常用管理手段為實體紙質媒介，需要管理人員對海量進行收集、篩選、歸檔、儲存及維護。在這一管理模式下，不僅會產生大量枯燥煩瑣的人工勞動，同時也會制約管理效率、產生管理風險。“互聯網+”時代下，檔案管理也面臨著更多工作模式轉變的契機，各類現代化技術的出現為檔案管理提供了可靠的技術路線，有助于打造更為可靠的管理系統，確保各環節都能夠滿足相應標準要求，使系統內各板塊都可以發揮預期作用。總體來看，企業應當充分加強“互聯網+”模式在檔案管理中的應用層次，并結合實際需求積極引入先進計算機、網絡管理技術，以國內外已有成功案例為借鑒，打造具有針對性、適應性的管理理念。

譬如，我國某企業順應“互聯網+”時代需求，采取以下措施完善了檔案管理模式：由于該企業缺乏檔案管理工作經驗，因此向主管部門主動申請邀約檔案管理專家到場指導工作，以現場教學的方式培養員工專業技能、工作思路，并快速搭建檔案管理工作標準流程，補足過往經驗不足的缺陷。在培訓過程中還設置了考核篩選環節，通過對員工的大量選拔建立專業素養合格、管理理念先進的管理團隊。最后，整理、歸檔過往傳統管理模式下所積累的各類紙質材料，全面實現檔案管理信息化，形成現代化的管理理念。實踐表面，檔案管理信息化不僅有助于提升管理效率，同時還可顯著提升檔案機密性。自該企業推動檔案管理信息化開始，建立了記錄表日常更新制度，使得歷史檔案、信息檔案能夠有效融合，完善“互聯網+”時代下的檔案管理制度建設。除此之外，該企業也基于檔案管理意義展開創新，推動檔案管理自線下向線上轉變，呈現更為復合化的服務結構。

（二）落實安全防范。當前，數據信息泄露已經成為一類廣泛存在的安全問題，尤其是在通信技術快速發展的大背景下，檔案管理所面臨的網絡安全風險越發突出，亟待優化防范措施來保障檔案管理工作的順利進行。檔案管理人員應當充分明確檔案安全的意義，在存儲各類檔案信息時應注意環境安全，保證檔案管理室的門窗及時鎖閉。同時，在日常檔案管理中也應配備一定安保人員駐守、巡場，防止無關人員非法闖入引起資料失竊。管理人員也應當建立良好安全防范意識，保障工作順利進行的同時，建立盡可能完善、周密的管理制度，并在實際工作中嚴格落實。企業可通過定期組織安全防范講座來強化員工安全意識，并培養員工應急處理未能的能力。此外，企業也應當根據實際需求指定針對性安全管理制度，對于各類安全風險作出明確劃分，違反規定的行為也應依規做出處罰。

企業的安全防范管理可具體從以下幾個方面入手采取措施：首先管理人員應當厘清檔案管理的工作流程及操作原則，并根據檔案保密層級劃分訪問權限，這也是安全防范最為有效的措施之一，這不僅能夠預防不法分子侵入檔案系統，同時還有助于厘清檔案信息結構，形成明確的檔案管理體系。其次，防火墻技術也是檔案管理安全防范的重要手段，能夠在不同網絡環境下建立獨特防護屏障，避免外部網絡對內部信息的訪問、修改，營造良好的檔案管理條件。最后，企業也應充分發揮病毒防護的作用，通過加裝病毒保護軟件等方式抵抗外部病毒侵入[5]。

（三）完善團隊管理制度。在“互聯網+”時代下，檔案管理技術、理念處于不斷更新、迭代的過程中，同時也要求人才梯隊建設持續創新。檔案管理工作的推進依賴于專業化人才的支持，但當前大部分企業存在團隊專業水平不足的問題，且人員組成上以剛畢業大學生為主，不具備相關工作經驗。針對這一問題，企業就需要積極調整招聘條件，基于業務結構、人員規劃制定人員錄用制度，加強對專業化人才的引入強度，主要加大具備檔案工作經驗的管理人員，確保員工入職后能夠快速上崗完成既定工作。同時，企業也需要加大對內部管理人員的培訓、選拔，可結合行業發展動態設置定制化課程，保障員工能夠掌握與檔案管理最為契合的先進技術、理念。譬如“互聯網+”時代下檔案管理所應具備的計算機操作、新媒體制作、信息安全管理等知識。通過這一方式，逐步建立起一支素養過硬、經驗豐富的專業化檔案管理團隊。

在人員選用環節中，應協調好不同類型人員組成結構，以具備豐富經驗的檔案管理人才為核心，同時廣泛吸收管理學、信息化等多領域的年輕力量，形成復合化、多維度的人才結構。特別地，人員考核標準應將創新性作為重要指標。可在員工考核評價中引入電子碼制度，對檔案管理人員分配專屬編號電子碼，并將其與員工績效、訪問權限等相關聯，提升員工管理的連續性，并保持獨立性、保密性。在員工考核時可調取對應電子碼快速檢索、查閱員工基本情況，并僅對面試官開放訪問權限，以此保證面試公平性，并降低考題泄露的風險。

（四）健全監管機制。作為檔案管理數字化過程中最為關鍵的環節，搭建共享數據平臺能夠為平臺間交互、運輸及共享提供可靠支持，以檔案管理人員為導向提供更加便捷高效的信息服務，全面改善企業日常工作的運轉時效與管理精度。因此管理部門應當積極推動“互聯網+”、檔案管理間的深度交融，建設動態化、體系化的監管機制。創新管理模式，需要持續完善資源庫數據，確保檔案內部監管系統可以更加高效地為企業提供服務支持。此外，管理人員也應當注重對紙質檔案的確認、查驗，根據檔案分類設置對應服務端口，便于檔案調用過程中的及時查閱。為保障大體量檔案管理工作的效率，管理部門應當結合項目實際情況搭建動態化數據監管及追蹤機制，以數據平臺為基礎及時登記并覆蓋，對企業財務能力、業務決策等工作提供科學參考。

四、結語

總體而言，為有效提升企業公共管及服務職能，各單位管理人員應當立足業務需求，積極拓展多維度視野，不斷開發、改革檔案管理模式，結合現代化管理技術與理念，深入挖掘檔案信息的潛在價值，尤其是對制度建設、管理決策及發展規劃等的積極作用，通過外部引入、內部培養相結合的方式建立符合“互聯網+”時代的檔案管理服務。