石油企業文書檔案管理現狀及創新路徑

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠檔案室 劉德霞

石油企業文書檔案管理工作是企業管理中的重要環節，相關文件檔案可以在一定程度上反映出企業的歷史與現狀，同時也可以為企業的經營決策提供強有力的數據支撐。而現代化的檔案管理工作是在信息化基礎之上將檔案資料管理工作與信息化技術進行有機整合，實現檔案管理、借閱的便捷。

一、石油企業創新文書檔案管理的必要性

（一）發揮文書檔案的信息參考價值。對石油企業的文書檔案進行有效的管理，可以充分發揮文書檔案的信息參考價值。文書檔案管理部門作為石油企業中的服務部門，其管理的文書檔案可以在掌握基本的經營信息上為石油企業提供助力，同時也可以為石油企業的發展方向提供具有實際價值的數據支撐[1]。在現代化背景下，對石油企業的文書檔案管理工作進行創新研究，其主要目的是提高文書檔案整理優化效率，為石油企業提供更好的數據參考服務，同時，依托于信息化的發展，利用先進的計算機技術，對文書檔案進行高效準確的管理，使其滿足石油企業快速發展的需要。

（二）滿足現代化發展的需要。石油企業在適應現代化發展的同時，也給文書檔案管理工作帶來了一定的考驗。石油企業的運營模式與管理機制也在不斷的創新與進步，其中包括文書檔案管理的方法與模式，信息化、智能化、數字化已成為其發展的趨勢，也是提高石油企業市場競爭力的必然選擇[2]。基于上述觀點，對石油企業的文書檔案管理工作進行創新研究，是石油企業滿足現代化發展的重要工作，不僅可以促進石油企業從根本上提高企業的市場競爭力，還能夠提高石油企業的內部管理水平，實現石油企業的可持續性發展。

（三）促進企業的創新。對石油企業文書檔案管理工作的創新，能在一定程度上推動企業的創新。其作為石油企業日常工作的重要環節，不同的工作方法、工作模式與工作理念直接關系到石油企業的運作與管理模式，對其有著極其深遠的影響。尤其是現階段的文書檔案管理工作，因管理的資料檔案煩瑣冗雜，制約著企業的穩定發展。所以，對文書檔案管理工作進行創新優化，彌補傳統檔案管理工作中的不足，實際上也是對石油企業內部機制的改革。只有通過不斷地改革創新，適應時代的發展，才能使石油企業充滿活力，長遠發展。

二、石油企業文書檔案管理的現狀

（一）文書檔案的管理制度欠缺。在當前狀態下，大部分石油企業在管理制度上存在缺失，缺乏相應的可操作性與合理性[3]。一般情況下，石油企業文書檔案管理工作在黨群信息、經營管理信息、行政管理信息、生產管理信息以及科研類文檔的收集與管理方面都有嚴格的規章制度，但是在實際生產工作中，工作人員只注重行政管理信息的檔案收集與整理，對于其他檔案信息的收集并沒有遵守相應的規章制度，這就導致石油企業文書檔案材料出現內容不全面、信息不完整等問題，使石油企業的經營狀態與發展情況無法通過文書檔案反饋出來。這對于文書檔案的信息參考價值有很大的影響，不能給石油企業在發展經營決策提供有效的數據支撐。同時在實際的文書管理工作中，文書檔案的收集與整理、存檔工作缺乏有效的獎懲制度支撐，導致工作中重管理、輕收集，檔案資料的收集、整理、審核工作效率低下，影響企業資料的完整性，拖慢企業的發展步伐。

（二）文書檔案的收集工作需要加強。首先，石油企業的文書檔案管理工作需要相關工作人員對檔案管理的流程有比較清晰地認知與了解，對于日常工作中哪些方面會產生哪類檔案都需要有所了解，才能夠保證檔案資料收集的準確性與高效性。但是在實際工作中，由于文書檔案管理工作有一定的枯燥性，導致檔案管理從業人員流動性大、技能不熟練，石油企業的文書檔案在管理上缺乏系統性與連貫性。其次，在文書檔案管理日常工作中，工作人員對于檔案的收集沒有給予足夠重視，檔案收集的工作力度較小。另外，實際工作中的現代化先進技術的利用率不高；對于文件檔案的收集，多進行實地收集，極大地影響了文書檔案的收集效率，也無法保證文書檔案的準確性與完整性。鑒于此，對文書檔案收集工作進行改革創新，是石油企業當前亟須面對的問題。

（三）管理意識有待加強。部分石油企業的文檔管理工作的管理意識還需要加強，日常工作中經常會將文書檔案與其他檔案混淆，導致增加查閱難度，致使文書檔案的利用率降低[4]。同時也存在著對文書檔案收集與歸檔工作不重視的問題，相關管理人員缺乏足夠的認知與專業素養。在日常工作中，沒有對文書檔案按照級別進行分類，只關注重要性較高的文件管理，對于其他的文書檔案并沒有給予足夠的重視，這極易導致文書檔案收集歸檔工作的效率降低與質量不過關。同時也存在珍貴文書檔案的收集與歸檔不完整的情況，更有甚者出現丟失、損壞的情況，無法保證文書檔案的真實有效性。

部分工作人員的責任意識不到位。他們是文書檔案收集、歸檔工作中的執行人員，一旦工作態度與素質出現問題，就會降低工作效率，無法高效地利用文書檔案資料。在日常工作中馬虎大意，比如，工作人員在對文書檔案進行整理時沒有對相關資料的出處以及來源進行核實標記，導致在進行查閱時無法快速地找到相關資料，也無法保證相關資料的有效性以及真實性，一定程度上違背了文書檔案收集歸檔工作的規范性與嚴謹性。

三、石油企業文書檔案管理的創新性路徑探討

（一）管理理念的樹立。首先，石油企業應該對文書管理工作的相關知識不斷地加大宣傳力度。在耳濡目染的環境下，讓文書檔案管理工作人員以及企業其他部門員工能夠正確認識文書檔案管理的重要性，掌握必要的檔案常識，明確自身工作職責，在日常工作中自覺地履行自身的職責與義務，幫助企業完善文書檔案的管理流程[5]。其次，石油企業管理層也要加強對文書檔案管理工作的重視，關系到企業的發展。在沒有文書檔案相關資料的參考下，企業難以在經營決策方面做出正確的戰略決策，從而影響企業的發展。同時也要將文書檔案的管理工作放在與企業戰略發展相同的地位，肯定其在企業發展中的重要作用與關鍵地位，為企業營造一個重視文件檔案管理的工作氛圍，及時解決檔案管理工作中的人員以及資金問題。只有給予足夠的資源保障，文書檔案管理工作才能不斷地進行優化與創新。最后，石油企業的文件檔案管理人員要勇于創新，能夠打破傳統思想的束縛，在工作中不斷進行創新，要善于將現代化、信息化的技術不斷融入檔案管理工作中去。一套輕松高效的管理工作程序是需要不斷改良優化的，同時也要認識到文書檔案管理工作在石油企業中的重要性，在日常工作外，要不斷加強自身的專業素養，積累相關管理知識，促進檔案管理工作的優化與創新。

（二）管理隊伍的建設。在當前情況下，要提高文書檔案管理工作的效率與質量，首要任務是提高管理隊伍的綜合素養，建立一支具備先進管理理念與豐富管理經驗的管理隊伍。如此，才能充分發揮文書檔案管理工作的相關職能與價值，實現企業綜合實力的快速增強。為了完成上述目標，首先，石油企業應該加強對文書檔案管理人才的重視，提高人才的引進力度，提高管理隊伍素養水平。可以通過社會人才選拔與高校招聘會，將高素質、高學歷、綜合能力強的專業化人才吸納進企業文書檔案管理工作隊伍中。也可以與高校相關專業進行合作，吸納實習生參加文書檔案的管理工作，借助大學生的先進管理理念對文書檔案管理隊伍進行不斷的優化，表現良好的大學生在取得畢業證書后可直接轉正入職，這樣能夠使大學生對于實習企業產生歸屬感，有利于企業的發展與高校就業率的提高，實現雙贏。其次，石油企業內的文書檔案管理層也要加強對基層員工的培訓力度，定期組織基層員工參加專題座談會，或者到高校、其他企業進行學習與進修，不斷加強其專業素養與理論知識。提升基層員工的綜合素養，確保企業向更高的目標前進。最后，在加強隊伍建設時，要注重對管理隊伍的考核評審工作，制定切實可行的、具備較強針對性的獎懲機制，對于業務能力突出、對管理工作提出建設性意見的員工給予豐厚的精神獎勵與物質獎勵。而對于工作態度不正確、消極的工作人員進行懲罰，屢教不改者，予以辭退。通過針對性的獎懲機制，有效提高文書檔案管理人員的主觀能動性，進一步提升石油企業文書檔案管理工作的效率。

（三）管理制度的完善。首先，石油企業應該完善管理制度，一方面，要對文書檔案進行分類管理，將行政信息與其他信息區分開來；另一方面，要對企業日常工作中產生的黨群信息、經營管理信息、行政管理信息、生產管理信息以及科研類文檔及時收集并歸檔處理，尤其是在石油開采過程中產生的地質資料要進行有效的管理[6]。因為石油勘探開采項目的綜合性與專業性比較強，在勘探開采過程中需要應用到很多專業知識。為了使石油地質檔案管理工作清晰明確，可以根據專業對檔案進行分類整理歸檔，實行統一化的管理模式，有效保證石油地質檔案的合理性以及完整性。在信息化時代背景下，石油地質檔案的管理可以根據石油開采過程中勘探、測量、鉆井、測井、測油等不同的專業進行檔案的分類收集。通過計算機技術設計統一標準的文本資料模板，要求檔案收集人員按照模板進行資料整理，并做好信息標注，建立資料庫。對相關資料進行錄入、掃描、整理存檔。要確保檔案收集的實效性、客觀性以及準確性。其次，在加強分類整理收集的基礎上，還要對相關資料的借閱程序進行完善，嚴格遵守文書檔案管理規章制度，在借閱相關資料時，管理人員要對借閱人的信息詳細登記，登記信息主要包括：姓名、聯系方式、所在部門、借閱時間以及歸還時間等，避免人為因素造成的文書檔案遺失以及重要信息泄露等情況的出現。最后，石油企業要不斷完善文書檔案的管理制度，在對相關資料進行專門管理的同時，要定期對文書檔案進行整理更新，確保資料的實效性，能夠清晰地反映出企業的發展方向以及歷史背景。

（四）信息化的管理方式。為了使文書檔案的管理工作跟上時代的發展進程，石油企業需要資金上的支持。提高文書檔案工作中的相關硬件配置，為文書檔案的管理發展提供堅實的后盾。其次，建立在線檔案數據庫，利用計算機技術的強大計算能力，有效提升文書檔案管理效率，并且根據相關目錄進行檔案的收集，可以通過計算機既定程序快速發現未及時上交或遺漏的檔案資料，檔案收集人員根據計算機反饋的數據進行資料的催收與整理。再次，石油企業要鼓勵工作人員對文書檔案管理工作進行研發創新，營造一個不斷創新、爭先創優的研發環境，鼓勵工作人員能夠在管理技術的研發上投入一定的精力與時間，推動文書檔案管理工作在技術上的創新。最后，石油企業需要依托于信息技術支持，構建完整的信息化文書檔案管理系統，將信息錄入、借閱、整理、更新等相關工作數據化，借以提高文書檔案管理工作的效率。

（五）信息化服務能力的提高。各單位要按照《國土資源部辦公廳關于印發<地質資料信息集群化共享服務平臺建設方案>的通知》（國土資廳發〔2012〕26 號）要求，不斷完善信息集群化共享服務平臺的功能，推進建設工作[7]。

共享服務平臺的不斷完善，為各地區范圍內的地質檔案匯交功能的優化提供了助力。目前，國內大部分省、市級石油資料管理單位已經初步實現了地質資料管理信息系統的安裝與使用，整體上初步實現了相關資料管理單位與地質檔案匯交的信息化管理。極大程度上提高了石油地質檔案管理工作的安全性、準確性與工作效率。

四、結語

綜上所述，石油企業的文書檔案管理工作對于石油企業的發展有很大的作用，文書檔案管理工作可以促進企業的創新，為企業決策提供數據支撐，同時也是石油企業滿足現代化發展的必要條件。但現階段的石油企業在文書檔案管理方面仍然存在一定的欠缺，只有不斷促進文書檔案管理的創新與優化，將信息技術融入檔案管理工作中，才能切實提高其工作效率，為石油企業的發展提供助力。