數字辦公為公共圖書館注入活力

◎王小寧

習近平總書記在教育文化衛(wèi)生體育領域專家代表座談會上強調，“要順應數字產業(yè)化和產業(yè)數字化發(fā)展趨勢，加快發(fā)展新型文化業(yè)態(tài)，改造提升傳統文化業(yè)態(tài)，提高質量效益和核心競爭力”。2021年6月，文化和旅游部發(fā)布的《“十四五”公共文化服務體系建設規(guī)劃》中明確提出，要以全國智慧圖書館體系建設項目和公共文化云項目為引領，推動公共文化數字化、網絡化、智能化發(fā)展取得新突破。

公共圖書館是社會文化事業(yè)的重要組成部分，可以為公眾提供各種知識資源和信息服務，滿足人們的學習、研究和娛樂需求。公共圖書館具有開放性和公共性，承擔著為公眾提供知識資源和信息服務的重要責任。現如今，傳統辦公方式已經無法滿足公共圖書館日益增長的資源管理和服務需求。隨著信息技術的快速發(fā)展和數字化時代的到來，數字辦公逐漸成為公共圖書館現代化建設的重要內容。作為一種基于信息技術的新型辦公模式，數字辦公具有高效、靈活、便捷和可持續(xù)的優(yōu)勢。圖書館數字辦公以信息技術為支撐，通過數字化工具和平臺實現公共圖書館資源和服務的數字化；通過數字化手段實現公共圖書館的資源管理和服務方式的轉變，促進信息的共享和利用，以達到提高工作效率，提升用戶體驗的目的。

■數字辦公的基本概念

數字辦公的定義

數字辦公指利用數字化技術和信息化手段，實現高效、便捷和智能化辦公的方式。數字辦公借助計算機、網絡等將傳統的辦公過程進行數字化轉化和優(yōu)化，包括文件管理、信息交流、會議協同、項目管理等環(huán)節(jié)。數字辦公的核心在于將人和信息、技術有效結合，通過網絡技術打破物理空間的限制，把企業(yè)經營活動中的一些信息數據斷聯打通，并實現共聯，以實現信息共享，把碎片化溝通和協作集中到一起，在壓縮辦公成本的同時提高工作效率和工作質量。通過網絡和云存儲技術，用戶可以隨時隨地獲取所需的數據，不再受時間和空間的限制。團隊成員可以通過在線協同編輯、共享日程安排等功能實現多人實時協同辦公，提高團隊的工作效率和合作能力。此外，用戶還可以根據自身需求選擇不同的顯示界面，使得辦公過程更符合個人習慣。數字辦公通過采集和分析辦公數據，還可以幫助管理者更好地了解業(yè)務開展情況，進而做出科學的決策。

公共圖書館作為傳播文化和知識的重要場所，面臨著大量資源管理和服務需求。數字辦公技術的引入可以極大地提高公共圖書館的資源管理效率和服務水平。在資源管理方面，數字辦公可以實現圖書館館藏資源的數字化存儲和管理，包括圖書的標注、借還和統計等工作，使圖書館館藏資源更易于查找和利用，滿足用戶的需求。在服務方面，數字辦公可以為用戶提供在線查詢、預約借閱、圖書推薦等服務，提升用戶的體驗感和滿意度。

數字辦公的特性

數字辦公不僅改變了傳統的辦公方式，還對公共圖書館的運作方式產生了巨大的影響。傳統公共圖書館的館藏資源以紙質資料為主，資料的獲取和管理流程十分煩瑣，而數字辦公可以將公共圖書館的館藏資料進行數字化存儲，不僅有利于資料的保存，還方便了用戶快速檢索，提高了信息獲取的效率。數字辦公還可以為公共圖書館和用戶提供高效的信息交流平臺。傳統公共圖書館管理模式下，用戶與圖書館之間的交流主要在線下進行，受時間和空間的限制。而數字辦公技術可以幫助公共圖書館建立一個面向用戶的數字交流平臺。用戶可以通過電子郵件、即時通信等方式與圖書館工作人員進行實時交流，進而使雙方加深了解。如此一來，公共圖書館的資源共享也變得更加容易。另外，數字辦公還實現了智能化的管理方式。傳統公共圖書館管理模式中，圖書資料管理通常需要花費大量的人力和物力，容易出現錯誤和資源浪費的問題。而數字辦公能夠通過智能化管理系統對圖書資料進行自動化管理和統計，大大提高了工作效率和準確性。

數字辦公使公共圖書館的運作方式發(fā)生了革命性改變。在數字辦公技術的支持下，公共圖書館能夠更好地滿足用戶需求，提升服務質量，促進知識的傳播與共享。然而，數字辦公在公共圖書館中的應用還面臨一些挑戰(zhàn)，如信息安全和隱私保護等問題，需要進一步加強對技術和管理手段的研究。

數字辦公的發(fā)展趨勢

數字辦公是社會信息化進程中的必然產物。隨著信息科技的飛速發(fā)展和智能化應用的普及，數字辦公在公共圖書館中的應用已成為必然趨勢。首先，數字辦公具有高效性和便捷性。運用數字辦公方式處理數據可以提高工作效率，并為用戶提供更加便捷的服務，提高用戶獲取信息資源的效率。其次，數字辦公具有靈活性。傳統公共圖書館中的資源主要為紙質資源，需要占用大量的物理空間進行存儲，而數字辦公可以將館藏資源數字化，并通過網絡和云存儲技術實現資源共享。這樣一來，公共圖書館可以為用戶提供更為便捷的服務，并擴大服務范圍。此外，數字辦公還可以協助圖書館工作人員進行數據分析和管理，更加準確地了解用戶需求和借閱行為，進而更好地滿足用戶需求。數字辦公還可以通過智能化技術為用戶提供個性化服務。例如，通過智能化推薦系統，公共圖書館可以根據用戶的閱讀習慣為其推薦更加符合其需求的圖書和資料，提升用戶滿意度。總之，數字辦公在公共圖書館中的應用越來越廣泛，不僅提高了圖書館的工作效率，還為用戶提供了更全面和個性化的服務。隨著信息技術的不斷進步，數字辦公在公共圖書館中的應用將會進一步拓展。

■公共圖書館的現狀與需求

公共圖書館的功能定位

公共圖書館是為群眾提供文化服務的重要機構，其功能定位是滿足人們獲取知識和信息的需求。隨著數字技術的快速發(fā)展，群眾對公共圖書館的需求也在發(fā)生變化。數字辦公作為一種新型辦公方式，具備高效、便捷等特性，正逐漸被應用于公共圖書館中。

傳統圖書館管理模式的流程煩瑣，不僅費時耗力，而且容易出現錯誤。而數字辦公模式可以實現對圖書館資源的自動化管理和智能化處理，提高工作效率。例如，引入數字目錄和電子標簽技術可以實現自動借還圖書，既減少了人力資源的投入，也提升了用戶體驗。另外，數字辦公還可以幫助圖書館進行數據分析，了解用戶的閱讀偏好，更好地滿足用戶的閱讀需求。數字辦公為公共圖書館和用戶提供了高效的信息交流平臺。公共圖書館提供的服務包括圖書借閱、閱覽室使用、資源咨詢和學術培訓等。數字辦公可以實現圖書館線上服務，用戶可以隨時隨地進行圖書查詢、在線預訂圖書等。比如，利用數字辦公技術，公共圖書館可以建設數字資源平臺，方便用戶進行在線閱讀和下載。此外，數字辦公還可以實現圖書館的跨地域合作，促進圖書館之間進行資源共享和合作，提升圖書館的服務能力。

公共圖書館的數字化需求

公共圖書館的數字化需求主要表現在兩個層面。第一，信息服務層面。公共圖書館需要為用戶提供豐富的數字資源，如電子圖書、學術期刊、數據庫等，以滿足用戶的知識需求。數字化信息服務可以使用戶隨時隨地獲取所需的信息，不再受時間和空間的限制。第二，運營管理層面。公共圖書館需要借助數字辦公技術對館內資源進行管理和維護，以提高工作效率和服務質量。

在數字辦公的應用方面，公共圖書館可以通過建設數字資源庫來實現資源管理的數字化。數字資源庫可以集中存儲和管理圖書館的數字資源，同時為用戶提供便捷的檢索和閱覽服務，使用戶可以方便地獲取所需資料。數字辦公還使資源管理具有更高的靈活性和可擴展性，以便公共圖書館能夠更好地管理數字資源，滿足用戶需求。公共圖書館可以利用數字技術提供在線咨詢、遠程指導、數字培訓等服務。數字辦公還可以實現圖書館與用戶之間的實時交流和溝通，提高用戶滿意度。

■數字辦公在公共圖書館中的應用

數字辦公在公共圖書館資源管理中的應用

數字辦公在公共圖書館資源管理中的應用體現在許多方面。第一，文獻管理方面。傳統圖書館的資源管理主要依賴人工操作，容易出現錯誤。而引入數字辦公技術后，可以實現文獻信息的快速錄入、存儲和檢索。運用數字化方式管理圖書館的資源，可以提高工作效率，減少人工操作帶來的錯誤，并且為用戶提供更精確和便捷的服務。第二，庫存管理方面。傳統圖書館的庫存管理常常面臨著圖書丟失、借閱管理混亂等問題。而數字辦公技術的應用可以建立起統一的庫存管理系統，在圖書的采購、入庫、借閱等方面實現自動化處理。這樣不僅可以實現庫存數量的精確統計，還可以提高圖書館資源的利用率。第三，信息推送方面。傳統圖書館主要提供書籍展示和用戶咨詢服務。然而，這種方式無法滿足用戶的個性化需求。圖書館可以利用數字辦公技術搭建個性化推薦系統，根據用戶需求向他們推薦相關圖書。這種方式不僅能夠提高用戶滿意度，還能夠更好地推動公共圖書館的發(fā)展。

數字辦公在公共圖書館服務中的應用

在現代社會，數字辦公在公共圖書館的服務中發(fā)揮著重要作用。第一，信息查詢和檢索方面。數字辦公依靠便捷的電子化檢索系統，使用戶可以通過圖書館網站或者自助終端查詢到所需的資料。與傳統的紙質目錄相比，數字辦公不僅大大提高了檢索速度，還為用戶提供了更為豐富的檢索方式，如關鍵詞檢索、分類檢索等。第二，圖書借還、續(xù)借方面。在數字辦公模式下，用戶可以通過圖書館網站或者自助終端自助完成圖書借還和續(xù)借，這樣不僅提高了借閱效率，減少了人力資源的占用，還為用戶提供了更加便捷的借閱服務。同時，數字辦公系統還能通過短信或者電子郵件等方式提醒用戶圖書到期歸還，減少了超期借閱的情況，提高了圖書的流通率。

通過研究數字辦公在公共圖書館中的應用可以發(fā)現，數字辦公在提高服務效率、促進資源共享和提升用戶體驗等方面發(fā)揮著重要的作用。為了更好地融入數字化時代，公共圖書館需要在數字化理念的支持下加強數字平臺、智慧閱讀、服務模式、人才團隊等方面的建設，為公共圖書館的閱讀服務注入新的活力。在以后的研究中，研究人員需要進一步深入探索數字辦公在公共圖書館中的應用，充分發(fā)揮數字化技術的優(yōu)勢，提升圖書館的服務水平和用戶體驗。