物業企業內部控制體系建設建議

陳杰／文

南京恒兆物業管理有限公司

物業企業是隨著經濟的發展及城市化進程的推進逐步發展起來的，近年來物業企業高速發展，規模不斷擴大，但是部分物業企業沒有跟上時代發展的步伐，未轉變自身工作流程，落后的管理體系給企業經營埋下了巨大隱患。內部控制是對企業內部各項流程進行約束和控制的統稱，其能規范企業的各項管理活動，防范錯誤或舞弊行為，保障各項工作按照既定的程序開展。物業企業要通過優化管理體系，對企業的工作進行合規化控制，規避重大風險，提高管理水平。文章對物業企業內部控制工作進行探討，論述內部控制工作建設的相關建議，認為只有全面改進內部控制相關流程，物業企業才能實現有序發展的目標。

物業企業 內部控制 體系建設

物業企業管理工作的重點是為業主提供優質服務保障，因此服務質量管理十分重要。內部控制是物業企業管理工作的重要環節，企業在運營過程中要認識到內部控制的重要價值。物業企業作為勞動密集型企業，在經營過程中可能存在內部控制體系不成熟、管理方案不合理等問題，導致發展受到阻礙。因此本文對物業企業內部控制工作進行探討，提出具體的改進建議，對物業企業優化內部控制方案、完善管理體系具有一定價值。

物業企業內部控制體系常見問題

內部控制環境不完善

在良好的內部控制環境下，內部經營管理流程能得到有效約束，崗位職責也能得到合理劃分。部分物業企業內部控制環境不完善，人員不了解自身權責，也沒有形成全員參與內部控制的企業文化，內部控制要求無法被滿足。

風險管理不規范

物業企業開展風險管理，要根據實際情況采取科學的控制措施。但是部分企業未站在整體發展視角分析管理流程，未合理判斷企業生產各環節可能出現的風險，風險發生時很可能措手不及。

業務流程不合理

物業企業要優化業務流程，就要形成規范的制度體系，有效制約工作流程，并重點管理重點經濟業務活動。但部分物業企業在進行業務流程控制時，未形成規范的內部控制機制及制度體系，各流程不具有可操作性，阻礙了內部控制體系的發展。

信息溝通渠道不完善

物業企業要重視信息溝通，及時傳遞內部各類信息，但部分物業企業未建立完善的信息系統，未搭建現代化的信息傳遞平臺，信息溝通不暢通，不利于提高業主滿意度。

內部監督不完善

物業企業要通過內部監督檢查內部控制的有效性，并根據發現的問題與薄弱環節建立整改機制。但部分物業企業的內部監督不夠規范，即使發現問題也無法及時整改。

物業企業內部控制體系建設建議

改進內部控制環境

健全組織結構

物業企業的組織結構是企業管理的重點，優化組織結構，明確人員工作安排，能為企業有序管理提供支持。物業企業要分析人員的權責，嚴格遵照不相容職務相分離原則，以確保企業的工作方案有的放矢。企業要合理分配人員工作權限和職責，尤其是對企業的重要崗位要明確具體的控制要求，形成清晰的工作流程，以確保企業的管理方案與人員工作權責匹配。同時物業企業要強化對內部管理流程的協調，形成科學的權責管理體系，確保各項業務管理規范化。此外，物業企業要結合發展方向，對部門進行優化與整合。例如，將工程部和設備部整合為工程設備部，節約企業開支，實現對各流程的有效管控。

加強企業文化建設

企業要加強文化建設，增強員工歸屬感，讓人員形成愛崗敬業的精神。為建設良好的企業文化，企業要積極開展拓展訓練等活動。例如，通過團建、體育比賽、專題講座等活動宣傳正能量，同時讓員工主動提高自身能力。

優化風險管理

增強風險管理意識

在物業企業發展過程中，部分人員不了解風險管理的要求，一旦風險發生，將嚴重影響企業運營。為解決這一問題，企業要認識到風險管理工作的重要價值，形成科學的風險控制規劃。通常而言，物業企業的風險包括以下方面。一是項目運營風險，指的是物業項目合同到期之后無法正常續期的風險、物業費收回不及時的風險。二是治安風險，指的是物業管理過程中，因為他人的過錯或違法行為，業主受到人身或財產損害的風險。三是消防風險，指的是火災等問題導致業主利益受損的風險。四是管理風險，包括管理流程中發生糾紛或人員流動等風險。物業企業面臨的風險較多，對風險管理的要求有較大差異，企業要認識到自身的管理要求，樹立科學的風險防范意識，將風險管理貫穿全流程，科學應對各類風險。

建立風險評估體系

物業企業要量身定制風險評估體系，針對風險健全控制措施，確保風險得到全面評價。物業企業應分析不同風險發生的可能性及影響程度，對各類風險進行排序，明確風險管理的難點和重點，并判斷管理流程各環節的風險及控制要求，從而規范管理各類風險。

制定風險預警方案

物業企業要在分析風險的基礎上，形成風險預案，分析管理流程中的各類危機。風險發生之后，要明確具體的責任人及具體的處理方式，同時明確對外關系處理、協調工作的原則等，確保相關風險得到控制。

完善業務流程

以制度規范業務流程

首先，要完善企業的管理流程。一是改進企業制度。物業企業要結合實際情況，對各業務流程工作形成具體的約束機制，建立合同管理制度、采購制度、資金管理制度等制度，有效約束各環節工作。二是完善企業相關流程，包括請假審批、日常巡檢、會務服務、大堂服務等，將相關制度變為科學的控制措施，并針對管理人員工作方案形成制度控制，及時優化工作流程。企業要約束人員的工作權責，提高管理效率，為自身有序發展提供支持。三是優化工程相關制度，包括物業基建維修管理制度、招投標管理辦法等制度，確保工程建設具有透明性。

其次，要建立合理的績效考核制度。一是為提升人員參與內部控制的積極性，企業要建立完善的人員管理機制，形成量化的激勵約束制度。可以由財務部門牽頭，其他部門參與其中，對人員的工作情況進行考核，結合人員特點形成合理的考核標準，確保考核工作符合人員工作特點，并將考核結果用于激勵約束。例如，在工作紀律方面，要考核人員遲到早退、上班時間脫崗、不按規定著裝、請假情況、不服從工作安排的情況，結合相關情況扣除分數。在人員創新能力方面，要分析人員是否在工作中創新了管理流程并應用到管理活動中，改進了成本管理，提高了企業效益，應將其作為加分項。在溝通方面，若人員在工作中被人投訴或不配合業主的要求，產生嚴重糾紛，應該扣分。在工作能力方面，要對各項管理工作的情況進行分析，若辦公用品管理規范、會議室管理流程優化則予以加分。二是針對中層人員完善管理機制。企業要與中層人員簽訂責任書，明確責任要求，按季度對人員進行考核，以確保其工作質量能夠及時得到反饋，讓人員主動提高自身的工作能力。中層人員要考核安全保衛執行情況，判斷人員是否在辦公室使用大功率電器，以及工作要求傳達是否到位等。在團隊建設方面，要分析員工風險意識樹立情況及部門建設過程中的內部文化建設情況，分析各部門的團建活動開展情況及工作流程。三是要積極做好薪酬改革。物業企業在人力資源管理過程中，要建立規范的人員管理機制，制定科學的薪酬結構，要對基本工資、獎金、津貼、福利等進行科學配比。四是要加強對企業人員的培訓，通過定期組織培訓的方式，鼓勵員工學習。企業要開展物業服務、績效管理等方面的培訓，讓人員按照戰略要求開展工作。

最后，要強化會計控制。會計控制是內部控制的重點，物業企業要確保會計控制相關資料真實、完整，糾正錯誤、舞弊等行為，從而保障物業企業的資產安全、流程合理。物業企業在進行會計控制時，要建立規范的內部牽制及糾錯機制和反舞弊機制，通過會計控制的方式優化內部管理流程中的風險，確保工作中存在的問題能夠及時得到改進，最大限度確保物業企業的資金安全、資產完整。同時，物業企業要建立嚴格的稽核機制，在稽核過程中判斷資金投資計劃、利潤分配計劃、固定資產投資計劃開展情況，分析各項會計憑證、總賬、報表、會計檔案的管理情況，分析相關會計工作是否規范。

完善企業關鍵業務活動

首先，規范預算管理。物業企業的預算管理要結合自身發展規劃及成本控制要求開展，確保所有支出在預算范圍內。在預算控制時，要按照靈活統籌資金的原則，做好對預算項目資金的規范化控制，確保預算得到合理控制，并結合預算工作要求，保障資金配置工作的科學性，讓資金創造應有的效益。

其次，做好采購管理。物業企業在采購流程中，要保障物資具有性價比，同時結合相關規定建立嚴格的采購審查程序，形成規范化、程序化的控制措施。

再次，優化企業的資金管理流程。資金管理是企業重要的經濟業務，在資金管理流程中，企業要形成科學的控制機制，防范資金管理不當導致資金被挪用等。在資金管理過程中，要強化對資金的稽核控制，確保相關資金支出得到嚴格檢查，降低舞弊風險發生的概率。同時，企業要通過輪崗降低財務人員舞弊的風險。此外，企業要加強對稽核人員的管理，針對大額資金的使用，形成完善的稽核控制制度，確保相關資金支出具有真實性、準確性。

最后，優化固定資產管理流程。企業要形成規范化、合理化的管理措施。一是在進行固定資產管理時，要提高資產使用效率，避免資產閑置。在資產使用環節，要分析資產控制的具體要求。例如，對于損壞的資產，要分析是維修還是重新購置。對于可以通過維修繼續使用的，應該及時維修。二是要加強對老舊設施的升級與改造，要積極更新改造物業項目的老舊設施，如對環衛設備等進行改造，能夠提高工作效率，降低成本。

暢通信息溝通

健全信息溝通渠道

企業要加強信息溝通，讓管理層、基層員工、業主及時溝通，并嚴格進行管理，控制成本。在當前信息技術高速發展的背景下，物業企業要通過搭建智慧物業平臺等方式，創新企業的管理途徑。例如，可以通過微信公眾號和OA 系統實現會議服務等環節的管理，讓各環節關鍵業務得到有序控制，以推動物業企業工作的信息化。企業可以開發APP，由企業內部人員、業主在APP 上登錄使用信息。在APP 中，人員可以緊密溝通，協調各部門工作，及時處理業主委員會提出的各類建議，確保相關問題得到解決。還要及時發布物業企業的相關信息，如繳費優惠、停水停電通知等。業主也可以向物業企業申請報修或反饋信息，如通過信息系統反饋衛生環境管理不到位等問題。

借助信息技術改善業主體驗

物業企業要重視對智慧物業平臺的建設，加強信息服務管理，為客戶提供更便捷、豐富的服務。例如，在智慧停車場中，企業可以開通微信公眾號或APP 移動支付代替人工支付，以節省人力成本。同時，物業企業要調查業主滿意度，采用問卷等形式分析業主意見，結合業主相關情況調整企業工作流程，為業主提供更完善的服務。

強化內部監督

增強企業人員的內部監督意識

內部監督是規范物業企業工作流程的重要工具，科學的內部監督體系有助于企業各項工作規范化運作。物業企業要重視內部監督工作要求，通過對內部運營管理的全流程形成有效的監督機制，讓人員在工作中相互監督、相互制約，增強各項工作的規范性與科學性。

強化內部監督的獨立性

為確保企業內部監督工作不受其他因素的影響，要保障內部監督具有獨立性。企業可以成立專門的內部監督部門，對各項工作進行獨立監督，檢查各項經濟業務工作開展情況，并討論和分析發現的問題，評價業務流程的規范性、制度體系執行的有效性等。

針對內部監督制定相應的反饋機制

內部監督的效果直接影響內部控制情況。完成內部監督之后，要針對監督發現的問題形成相應的反饋機制，建立科學的反饋報告體系，及時匯報與解決問題。

物業企業須建立規范的內部控制流程，以防范管理不規范的問題。物業企業屬于勞動密集型企業，若人員能力不足、素質低下，將嚴重影響內部控制的有效性。本文對物業企業內部控制工作進行論述，提出改進內部控制工作的建議，認為內部控制對物業企業具有重要價值，企業在未來要進一步增強管理的規范性，確保可持續發展目標的實現。