高校多媒體教室管理的核心要素

王建斌

（肇慶學院 數學與統(tǒng)計學院，廣東 肇慶 526061）

引言

計算機多媒體教室在我國高校已有20多年的建設歷史［1-2］，在高校教學中發(fā)揮著基礎支撐作用，是教學管理中不可忽視的一環(huán)。多媒體教室的管理必須達到一定的水平，才能保證高校日常教學活動的穩(wěn)定運行。

根據教育部《2017年教育信息化工作要點》要求，多媒體教室占普通教室比例要達到80%。經過多年建設，高校多媒體教室普及率已達文件要求，但管理水平仍有較大提升空間。有研究者指出，多媒體教室管理中存在管理隊伍隸屬混亂、管理混亂［3］、人員素質參差不齊［4］、服務意識不足［5］、管理水平不高的問題［6］，還存在維護成本高［7］、經費不足、備件缺乏［5，8］的問題，以及開放式管理削弱了管理員與教師之間溝通的問題［9］。

筆者結合肇慶學院多媒體管理的具體實踐，圍繞多媒體管理的六個核心要素展開論述，介紹其中一些比較有特色的做法，希望對高校同行有所啟發(fā)。

一、職能定位

多媒體教室管理部門的重要性是不言而喻的。高校教學已高度依賴多媒體設備，若多媒體教室停止運轉（如停電），將嚴重影響教學正常進行。多媒體管理部門的首要職責就是保證多媒體教室的正常運轉。

多媒體教室的建設、管理和運維一般由教育技術中心主管，或者由教務處主管，70%的高校由這兩個部門主管多媒體教室［2-4，6-11］。多媒體教室管理也可由多部門協(xié)管，但多部門協(xié)管容易出現(xiàn)責權不明、相互推諉的情況，劣于單一部門主管。筆者學校在2018年以前，多媒體教室由教育技術中心主導建設和管理，其中一個顯著特點是勤于技術而疏于服務。2018年，教育技術中心被撤銷，多媒體教室管理部改名課室管理中心，歸屬教務處主管。教務處接手后，改變原有做法，強調服務和技術并重，多媒體教室管理和服務質量得到顯著提升。

多媒體教室管理的核心職責是為教學服務［6］。服務的主體對象是教師，要充分考慮教師的需求。教務處可以根據教師需求，采用合適的技術方案建設或升級多媒體教室。當然，教師的需求有高低之分、主客觀之分，需區(qū)別對待。總體的原則是：保證最低和客觀需求，在資金預算允許條件下滿足高層和主觀需求。筆者認為，多媒體設備的最低需求至少為：PPT、音視頻播放不卡頓，投影內容后排可看清，音箱響亮無噪聲，系統(tǒng)安全無廣告。

二、資金保障

高校依據在校學生規(guī)模一般需建設幾百間多媒體教室，投入的資金較多。為了節(jié)省建設成本，領導層決策時不宜追求最新的技術和設備，而宜考慮成熟的技術和設備。采取分期建設可減輕學校財政壓力，也可讓多媒體設備的更新?lián)Q代更加靈活。一間滿足基本需求的多媒體教室建設主要成本如表1所示。從表1中可以看出，建設一間多媒體教室的成本大約是3萬元，設備使用的是中低檔配置。其中投影機和計算機都是超長服役（于2020年進行了更換）。筆者強烈建議多媒體教室加裝一套監(jiān)控系統(tǒng)，成本1萬/間～1.5萬/間，可以一并實現(xiàn)遠程督導聽課、監(jiān)考和安全監(jiān)控、遠程設備輔助管理等功能。

表1 多媒體教室建設的主要成本

由于多媒體教室建設需投入較多的資金，學校可考慮多方籌措。像部屬高校可向教育部和財政部申請國家設備購置、修購專項，以滿足多媒體教室建設需要［5］。筆者2018年參與了學校教務處針對中央財政支持地方高校改革發(fā)展資金的申報工作。2019年資金下?lián)艿轿缓螅瑢W校又自籌一部分資金，在2019—2020年更換了第二教學樓的電腦和投影機（2011年購入），該教學樓多媒體設備教師投訴多的問題得到根本解決。筆者學校多媒體管理維護資金至少有兩個來源：一是向資產設備處申請的維修保養(yǎng)資金，二是教務處自有的耗材購買專項資金。

三、制度管理

多媒體教室已基本從封閉式管理轉向了開放式管理［9］。教師使用授權的教工卡或指紋識別就可以打開中控臺面板使用多媒體，為教師節(jié)省了時間，但增加了多媒體管理上的不確定性。因此，管理制度需做出調整來適應新使用模式。如修訂多媒體教室使用管理辦法、多媒體教室借用須知等［5］。規(guī)定教師要愛惜設備，長時間不用應關閉投影儀、電腦，以延長設備使用壽命。

多媒體管理員是技術型服務人員，除了需具備多媒體設備的使用和檢修技能外，更重要的是需具備和教師進行有效溝通的態(tài)度與能力。多媒體管理員要嚴格遵守工作守則和服務規(guī)范，應做到：早、中、晚第一節(jié)課前十五分鐘到崗，堅守崗位，時刻待命，處理問題要及時快速；當教師使用多媒體出現(xiàn)問題尋求幫助時，盡快抵達現(xiàn)場，安撫教師的情緒，耐心聽取教師描述故障，熱心解答教師提出的問題，虛心接受教師的意見和建議，不得與教師發(fā)生爭吵［1］。

當教室多媒體設備出現(xiàn)故障，如預判無法快速解決或嘗試解決超3分鐘仍未解決，管理員有權給教師調換到空閑的多媒體教室，無須教師聯(lián)系教務處辦理調換教室手續(xù)。這種做法是合適的，設備故障大多是突發(fā)的，應首先保證教學活動的持續(xù)性，而不是死板要求手續(xù)的完整性。管理人員應認真填寫故障登記表，記錄故障的詳細信息。故障信息需包含：日期、課室、故障設備、故障現(xiàn)象、原因、處理方案、維修人、完成時間。

為了防患于未然，應實施主動式管理，建立每學期和每周的巡查排查機制。每學期開學前，管理人員要做好設備巡查計劃［4］，對多媒體教室各項設備逐一檢查并記錄。開學前一周進行全面檢查和故障排除，以順利迎接新學期的開始。學期末也可做一次設備巡查，報修故障設備，做好耗材和備件的購買需求計劃。每周也應進行小規(guī)模的巡查，比如巡查一層樓的多媒體教室。利用空閑時間進行小規(guī)模巡查以及解決之前來不及處理的故障，同時還可以安排學生管理員清潔多媒體中控臺、話筒、翻頁筆等設備。

四、設備管理

多媒體教室建設好之后，工作重心轉移至日常的管理。多媒體教室管理的主要工作之一是設備的管理，因為多媒體教學的正常運行很大程度上依賴于設備的正常運行。多媒體設備管理存在下列難點。

1.多媒體設備故障較大概率發(fā)生在設備啟動時，開始上課時教師不能正常使用多媒體系統(tǒng)的現(xiàn)象時有發(fā)生［8］，造成暫時性管理人員數量不足，故障問題得不到及時處理的困局。

2.多媒體設備高負荷運轉，故障率較高，如果設備維修周期長，送修設備較多且備件不足，則會導致短時間內正常運轉的多媒體教室數量不足。

3.設備資產管理規(guī)定要求設備放置在固定的位置，而多媒體教學工作穩(wěn)定運行需靈活調配設備，造成設備資產管理一致性與多媒體教學服務穩(wěn)定性的矛盾［11］。

4.設備資產報廢年限有強制要求，且報廢舊設備、采購新設備皆需要走流程，所以舊設備超期服役，給教師帶來糟糕的使用體驗。

筆者提出可行的解決方案以供參考：臨時招聘學生管理員以補充管理員數量的不足；共享和統(tǒng)一調度全校多媒體設備資產以保證有足夠的正常運轉的多媒體教室；管理員記錄跟蹤設備調配信息并在適當時候還原設備至初始位置；建議資產處允許申請?zhí)崆皥髲U并經過審查批準，以及優(yōu)化采購流程。為了提高多媒體設備管理效率，還可以采取以下一些有效措施。

1.盡量采購同一廠家的同類產品，讓同一品牌或型號的設備安裝到同一樓層的教室或同一棟教學樓［5］，可減少設備管理的復雜度，也可減少操作不統(tǒng)一給教師帶來的麻煩。

2.使用網絡中控遠程管理設備。中控系統(tǒng)可以遠程控制教室中多媒體設備［12］的開和關，檢查設備的工作狀態(tài)，減少管理員往返教室的時間。

3.使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)。在多媒體管理值班室里安裝大屏顯示器，方便監(jiān)控設備運行情況和教師的使用情況，借助中控系統(tǒng)遠程解決一些簡單的問題，如教師沒有打開投影、電腦等設備。

4.不要完全依賴于教師報告問題才維修的被動管理模式，而應采取定期巡查的主動管理模式。對于很多小問題，教師不會報告給多媒體管理員，需要管理員主動去發(fā)現(xiàn)。

多媒體設備管理目前主要是硬件的管理，但軟件的管理也不可忽視，主要工作是計算機的系統(tǒng)和軟件管理，其內容包括系統(tǒng)安裝和升級打補丁、應用軟件的安裝與卸載，應盡可能基于網絡使用自動化批量操作方式，以及使用遠程管理的軟件進行操作與管理，如遠程桌面、向日葵或者騰訊電腦管家團隊版等軟件。

五、人力管理

人力管理是多媒體教室管理的另一項主要工作，其難度不亞于設備管理。多媒體管理員首先要具有服務意識，面對教師的投訴或抱怨，要耐心解釋和安撫，不要爭辯，更不要爭吵。對于有歧視或嘲諷態(tài)度的教師，善意提醒他注意師風師德即可。此外，管理員需了解專業(yè)技能和管理制度，新入職的管理員，未必有機會接受專業(yè)培訓，需要自己主動學習。相關技能包括多媒體系統(tǒng)的組成結構、各種設備的操作流程、接口連線、計算機的主要部件、操作系統(tǒng)和軟件的安裝、網絡的基本知識等。

有研究表明，教師對服務質量最關心（或最不滿意）的項目是：“多媒體教室的環(huán)境美觀整潔”“多媒體教室的硬件維護良好”“管理員的行為使教師感到信任”［13］，多媒體教室管理員應把這些事項作為工作的重點。多媒體管理員還存在主動維護教室設備準備不足和逐漸產生惰性等問題［10］。由于工作業(yè)務并不特別復雜，經過兩三年的熟悉后，管理員的新鮮感就會喪失，于是產生惰性。為了克服以上問題，實現(xiàn)有效的人力管理，筆者提供如下一些做法。

1.分工明確。如果一棟樓有多個管理員，需讓每個管理員固定負責一定數量的教室，但繁忙時大家不分職責范圍相互合作。分工不明確，容易互相推諉，導致工作沒人干。

2.確定技術負責人。技術負責人可以攻關一些技術問題。筆者學校多媒體教室更換了一批投影機，但中控系統(tǒng)無法控制其開關，廠家未能解決。筆者研究發(fā)現(xiàn)，不僅要重新寫控制碼，還要改變接口接線，問題得到解決。

3.使用學生管理員。學校可招聘勤工儉學學生參與多媒體教室管理工作。學生每月可獲得一定薪酬，獲得知識技能以及創(chuàng)新學分，因此積極性和主動性都比較高。學生最多只能做三年，不存在因喪失新鮮感而產生惰性的問題。

4.提高待遇。管理員薪酬待遇不宜與管理門禁、清潔衛(wèi)生的臨時工搞“一刀切”［12］，可通過加班、考務等額外工作給予補貼。

對學生管理員需要一定的管理技巧，新招聘的學生管理員要接受一些簡單的培訓，并讓上一屆的學生管理員傳幫帶。制定需要遵守的工作紀律，主要內容如下：（1）按工作時間安排表準時到崗并在微信工作群簽到，聽從值班管理員工作安排。（2）值班學生在崗工作期間不可隨意離開辦公室（用餐時間除外）。（3）值班學生在下課后檢查時需關閉多媒體設備和鎖好中控臺。晚上值班的學生，還需確保麥克風和激光筆正常充電。（4）值班學生需保持主動、熱情、禮貌的服務態(tài)度，一般問題及時處理，遇到困難問題可報告值班管理員更換教室。

六、相關保障

為了確保多媒體教學的正常進行，除了要有運轉良好的多媒體設備和訓練有素的管理員隊伍，還需要做好周邊保障。如果市電中斷了，需由水電部門的柴油發(fā)電機保證電力供應。如果網絡中斷了，需網絡信息技術部門負責恢復。多媒體教室的環(huán)境衛(wèi)生有賴于后勤或物業(yè)部門的支持，防火防盜有賴于保衛(wèi)部門的支持，教師故障報修還需開通電信公司固定電話。有了上述相關保障，多媒體管理工作才可無后顧之憂。

結語

多媒體教室為教學提供了支撐服務，其重要性顯而易見。本文詳細探討了多媒體教室管理的問題與對策，下面是一些重要結論。

1.定位、資金、制度、設備、人力、保障是多媒體管理的六個核心要素。根據短板理論，管理水平由短板決定，保證多媒體管理水平的關鍵是不要出現(xiàn)短板。

2.設備管理存在較多難點，容易成為短板。實行全校設備資產的共享和統(tǒng)一調度，基于網絡中控和視頻監(jiān)控的遠程管理以及設備的定期巡查可補齊短板。

3.人力管理是另一個容易成為短板的要素。要處理好該要素，可充分發(fā)揮學生管理員的作用。本科大學生基礎扎實，善于學習，易于管理，不會出現(xiàn)“審美疲勞”，可作為多媒體管理的生力軍，但要加強制度教育和紀律管理。