財(cái)務(wù)共享中心模式下企業(yè)內(nèi)部控制問題與優(yōu)化思路探究

■趙天捷

國能大渡河流域水電開發(fā)有限公司

如今，越來越多的企業(yè)乘經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)之風(fēng)日漸成長，基于此，對子公司遍布多個地區(qū)的企業(yè)來說，若各子公司實(shí)行獨(dú)立財(cái)務(wù)核算，勢必造成更大的管理難度。尤其是在如今競爭激烈的市場環(huán)境中，如何降低經(jīng)營成本、提高利潤已成為許多企業(yè)面臨的一個重大問題，因此，成立財(cái)務(wù)共享中心便成為各大企業(yè)“降本增效”的不二之選。尤其是在財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作過程中，由于其具有信息高度集成、業(yè)務(wù)邏輯集中化等特征，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制面臨著諸多風(fēng)險與挑戰(zhàn)。在這種情況下，財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)和發(fā)展過程中所暴露出來的內(nèi)部控制層面存在的問題和不足也就更加值得深思和研究。

一、財(cái)務(wù)共享的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享是一種以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以遠(yuǎn)程集中、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的方式進(jìn)行交易的新型財(cái)務(wù)運(yùn)營方式。它的關(guān)鍵在于建立一個財(cái)務(wù)共享中心，來進(jìn)行企業(yè)的財(cái)務(wù)核算，即將財(cái)務(wù)人員集中起來，利用ERP 信息系統(tǒng)為企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，各個子公司不再單獨(dú)設(shè)立財(cái)務(wù)部，而是由財(cái)務(wù)共享中心為各個分支機(jī)構(gòu)提供會計(jì)核算和報(bào)表。

1.數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性

在財(cái)務(wù)共享模式下，各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)資料管理方法發(fā)生根本性的變化，使各分支機(jī)構(gòu)在執(zhí)行財(cái)務(wù)管理時數(shù)據(jù)缺乏一致性。財(cái)務(wù)共享中心具有會計(jì)體系統(tǒng)一、操作流程規(guī)范、信息系統(tǒng)集中的特點(diǎn)，下屬企業(yè)可在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)分析和處理。

2.管理具有規(guī)模性

財(cái)務(wù)共享中心模式的優(yōu)點(diǎn)還在于它能夠?qū)⑵髽I(yè)的業(yè)務(wù)集中，從而在會計(jì)工作中，各個獨(dú)立的業(yè)務(wù)部門無須同時具備處理復(fù)雜的會計(jì)事務(wù)和重復(fù)的業(yè)務(wù)的能力，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率。而那些錯綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)，則可以通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享中心，讓財(cái)務(wù)共享中心能夠利用更多的人力來進(jìn)行更有效的整合，從而減少交易成本，節(jié)約不必要的時間。

3.人員具有專業(yè)性

財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行，要求相關(guān)人員有強(qiáng)烈的財(cái)務(wù)服務(wù)意識，有能力提供優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)。相對于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)職位，財(cái)務(wù)人員要適應(yīng)不同的工作需求，而財(cái)務(wù)共享中心的工作人員只需完成同一任務(wù)。在這種工作性質(zhì)下，財(cái)務(wù)共享中心能夠確定這項(xiàng)工作所需要的能力，并將其指派給更多的專業(yè)人士。此外，財(cái)務(wù)人員還可以對這一領(lǐng)域的問題進(jìn)行深入的研究，使自身的專業(yè)化水平進(jìn)一步提高，從而提高工作質(zhì)量。

4.服務(wù)具有技術(shù)性

在業(yè)務(wù)上，財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)在很大程度上取決于信息系統(tǒng)，從紙質(zhì)賬單到圖像識別系統(tǒng)，到ERP 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，再到庫存管理、銷售管理、成本管理、稅務(wù)管理等，都離不開專門的信息系統(tǒng)。也就是說，財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)建立在高水平的信息技術(shù)系統(tǒng)之上。

二、財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制建設(shè)的重要作用

1.提高財(cái)務(wù)工作的處理效率

財(cái)務(wù)人員利用財(cái)務(wù)共享中心可以減輕工作壓力，而共享中心則是一個高效的信息平臺。根據(jù)共享中心模式，財(cái)務(wù)人員可以將工作時間分配給不同的工作，從而使工作更快速地進(jìn)行。此外，企業(yè)管理層能夠及時、準(zhǔn)確地反映信息，調(diào)整企業(yè)的策略，做出適當(dāng)?shù)呢?cái)政決策。利用財(cái)務(wù)共享模式，可以使企業(yè)的財(cái)務(wù)工作脫離以往的工作模式，變得更規(guī)范、更有效，通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、快捷的數(shù)據(jù)傳輸。

2.降低內(nèi)部控制成本

建立財(cái)務(wù)共享中心，可以降低企業(yè)的管理和運(yùn)作費(fèi)用，企業(yè)可將某些職位和類似的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，使會計(jì)處理更加規(guī)范，也可以提升財(cái)務(wù)人員的工作質(zhì)量。從企業(yè)的啟動和稽核兩個方面來看，傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)作必須先在線下進(jìn)行手工操作，再對所生成的紙質(zhì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行人工審核。而財(cái)務(wù)共享是一項(xiàng)全程在線的商業(yè)運(yùn)作，可以減少許多中間環(huán)節(jié)。從會計(jì)角度來看，以往的財(cái)務(wù)工作都是人工進(jìn)行，實(shí)施了財(cái)務(wù)共享后，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動化和智能化管理，降低成本。

3.實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息實(shí)時傳遞

由于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在著多層次、多個部門間的信息傳輸問題，過分依靠財(cái)務(wù)人員的溝通會導(dǎo)致信息的處理變得緩慢，容易導(dǎo)致信息失真。財(cái)務(wù)共享模式通過各業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)的傳遞，將各單位和部門之間的會計(jì)核算集中到一個共享平臺進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)上傳原始票據(jù)及相關(guān)單據(jù)，不僅防止信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生，還實(shí)現(xiàn)了票據(jù)及時采集，優(yōu)化企業(yè)整體的信息傳輸流程。同時，信息共享中心的各層級業(yè)務(wù)也與財(cái)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)進(jìn)行了實(shí)時連接，從而使數(shù)據(jù)更加真實(shí)和準(zhǔn)確。

4.加大財(cái)務(wù)部門對財(cái)務(wù)工作的管控力度

建設(shè)好共享財(cái)務(wù)中心，可為企業(yè)的財(cái)務(wù)工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。在這一背景下，需加強(qiáng)對財(cái)務(wù)活動的管理，防止出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。通過對財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行有效的控制，改變現(xiàn)有的管理制度，對整體的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行全面的調(diào)整，使之更加人性化、規(guī)范化，從而建立起更加可靠的財(cái)務(wù)管理體系，進(jìn)而達(dá)到對企業(yè)管理各個環(huán)節(jié)的有效控制。

三、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險

1.業(yè)財(cái)分離形成的內(nèi)部風(fēng)險

財(cái)務(wù)共享中心模式能夠使內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營非常重要，已成為內(nèi)部控制中一個不可忽視的因素，但是對企業(yè)而言，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中也出現(xiàn)了若干問題。企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心，最終目的是將企業(yè)內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)整合在一起，以提高會計(jì)信息的使用效率，降低成本，但同時也存在著因經(jīng)營活動所在地較遠(yuǎn)而產(chǎn)生的風(fēng)險。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式中，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員與當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)有直接的聯(lián)系，所以財(cái)務(wù)人員對日常和非日常事務(wù)的處理更加熟練。由于建立財(cái)務(wù)共享中心時，往往與現(xiàn)實(shí)中的經(jīng)營活動有一定的距離，使財(cái)務(wù)人員和企業(yè)之間的交流和合作變得薄弱，從而增加信息獲取的滯后性。因此，在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時，在企業(yè)內(nèi)部控制中，財(cái)務(wù)管理人員與經(jīng)營單位的關(guān)系是否能夠得到有效協(xié)調(diào)是一個核心問題。

2.人員流動性高形成的操作風(fēng)險

當(dāng)財(cái)務(wù)共享中心代替了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式后，原來的人力資源管理轉(zhuǎn)變?yōu)镋RP 系統(tǒng)，使得財(cái)務(wù)信息的處理過程不再完整，成為“流水線”式的重復(fù)作業(yè)。在實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心模式后，企業(yè)可以大幅減少以往煩瑣、重復(fù)的會計(jì)工作，但是仍然存在一些問題需要解決。一方面，在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部，存在著難以調(diào)動的人員；另一方面，在流動的同時，也存在著較大的操作風(fēng)險，而且這種流水線作業(yè)具有重復(fù)、單一等特點(diǎn)，很難對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行全面的素質(zhì)培訓(xùn)，從而影響到其未來的發(fā)展，使其無法在工作中發(fā)揮自己的作用。

3.數(shù)據(jù)傳輸?shù)托纬傻男畔⑾到y(tǒng)風(fēng)險

不同的信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)共享中心之間的數(shù)據(jù)存在著很大的相關(guān)性，除了少數(shù)具有一定規(guī)模財(cái)務(wù)信息的企業(yè)，都需要通過各種不同的信息系統(tǒng)來進(jìn)行整合。此外，由于企業(yè)的財(cái)務(wù)信息大多儲存在企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，當(dāng)發(fā)生系統(tǒng)故障時，會對企業(yè)的日常會計(jì)工作造成一定的影響。有些企業(yè)ERP 系統(tǒng)的運(yùn)算量不能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)高峰，如果在月底大量使用ERP 系統(tǒng)，很容易導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，關(guān)賬和數(shù)據(jù)傳輸延遲，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性下降。

4.涉稅風(fēng)險

財(cái)務(wù)共享中心通常包含不同的經(jīng)營地區(qū)，尤其是各個國家。由于企業(yè)的涉稅工作比較復(fù)雜，涉及各種會計(jì)準(zhǔn)則、稅收法規(guī)以及稅務(wù)機(jī)關(guān)對其的解讀，同時，我國現(xiàn)行的稅務(wù)管理制度也在不斷完善，這就給稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)申報(bào)帶來了很大的難度。不同地區(qū)的稅制存在差異，使企業(yè)在制定統(tǒng)一的稅制方案時更加困難，特別是對跨國企業(yè)來說，面臨著更為嚴(yán)峻的稅務(wù)政策法規(guī)和合法性壓力。

5.審核標(biāo)準(zhǔn)受主觀影響較大

一方面，由于財(cái)務(wù)共享中心的工作人員分工不同，同一部門成員對同一業(yè)務(wù)的審查標(biāo)準(zhǔn)不同，同一部門的工作人員由于知識結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)等原因，對同一工作的審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，從而形成不同的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，由于業(yè)務(wù)集中，各會員單位的財(cái)務(wù)人員數(shù)量有所下降，而重復(fù)、單調(diào)的文件稽核工作也使各會員單位的財(cái)務(wù)人員形成一種固有的思維模式，使其在企業(yè)初始審查階段缺乏對風(fēng)險的評價。在實(shí)際操作中，由于共享中心內(nèi)部審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、會員單位和普通單位的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，致使在出現(xiàn)問題時，企業(yè)財(cái)務(wù)人員和會員單位的財(cái)務(wù)人員都難以判斷該如何處理。

四、財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的聯(lián)系，加速業(yè)財(cái)融合

為了有效提高財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作效率，必須把財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相結(jié)合。加強(qiáng)財(cái)會與相關(guān)單位的聯(lián)系，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員的工作趨向于標(biāo)準(zhǔn)化、集中化和重復(fù)化，因此，他們的工作與現(xiàn)實(shí)的業(yè)務(wù)聯(lián)系較少，企業(yè)必須對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)人員了解相關(guān)的業(yè)務(wù)模式和流程，同時也要通過案例和現(xiàn)場的模擬，來幫助財(cái)務(wù)人員了解業(yè)務(wù)的背景和重要性。此外，由于財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員對實(shí)際業(yè)務(wù)的了解程度不足，可以從實(shí)際業(yè)務(wù)部門選拔出有經(jīng)驗(yàn)、有能力的財(cái)務(wù)人員加入財(cái)務(wù)共享中心，提高其與實(shí)際業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。同時，要強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享中心和現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用財(cái)務(wù)共享中心對各個企業(yè)的運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)未來的發(fā)展提供參考。比如，財(cái)務(wù)共享中心按照不同經(jīng)營單位的實(shí)際資本和經(jīng)營規(guī)模來進(jìn)行預(yù)算的優(yōu)化。通過對集團(tuán)信息系統(tǒng)的分析，對企業(yè)的經(jīng)營過程進(jìn)行優(yōu)化，以加強(qiáng)與企業(yè)管理層的交流，并向企業(yè)管理層提交高品質(zhì)的內(nèi)部報(bào)表。

2.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，留住人才

財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作必須有一支穩(wěn)定的人才隊(duì)伍。首先，要建立內(nèi)部培訓(xùn)和晉升機(jī)制，完善薪酬制度，在企業(yè)內(nèi)部開展培訓(xùn)，并與有關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，制訂培訓(xùn)計(jì)劃，適時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，并對評估范圍進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以幫助財(cái)務(wù)人員掌握工作中所需的知識，避免操作風(fēng)險。其次，要加強(qiáng)與財(cái)務(wù)人員的交流，減輕財(cái)務(wù)人員的心理壓力，鼓勵財(cái)務(wù)人員做好自己的事業(yè)計(jì)劃，使其積極地學(xué)習(xí)。同時，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)及時統(tǒng)計(jì)和公開企業(yè)的人才空缺，通過定期甄選式的內(nèi)部人員競爭等手段，選擇優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員參與上級管理工作，或者將其分配到各業(yè)務(wù)部門，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平。另外，還需要通過建立平衡計(jì)分卡、KPI、輪崗制度等措施，來激勵財(cái)務(wù)人員的工作積極性，并避免崗位固化和濫用職權(quán)。

3.定期更新維護(hù)信息系統(tǒng)

一個強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)能夠?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)作提供有力的支持，特別是在更新和維修方面，要進(jìn)行有效的管理。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)制度的需要，及時更新所用到的資料，重點(diǎn)關(guān)注不同信息系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的銜接時間、過程的精確性，或是引入更加智能的S/4 HANA 等信息系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、財(cái)務(wù)和產(chǎn)品的設(shè)計(jì)。這種信息系統(tǒng)能夠有效地提高系統(tǒng)的工作效率，減少系統(tǒng)的操作風(fēng)險。同時，做好對信息系統(tǒng)的維護(hù)，并與系統(tǒng)的常規(guī)維護(hù)和實(shí)時監(jiān)控相結(jié)合，以防止服務(wù)器不能正常工作而導(dǎo)致產(chǎn)生的系統(tǒng)安全隱患。在進(jìn)行維修后，要對新的系統(tǒng)進(jìn)行測試，保證在達(dá)到預(yù)期的維護(hù)效果后，才能正常使用。

4.及時掌握各地稅務(wù)政策，因地制宜加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的協(xié)作

由于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)單位遍布全球，不同地區(qū)制定的稅收政策不盡相同，因此，在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式時，應(yīng)充分考慮到各地區(qū)的政策、規(guī)定以及與第三方咨詢企業(yè)或集團(tuán)內(nèi)部的密切關(guān)系，為財(cái)務(wù)人員提供及時的信息，避免稅務(wù)風(fēng)險。

5.完善內(nèi)部審計(jì)制度

在企業(yè)推進(jìn)工作的過程中，首先要從內(nèi)部進(jìn)行審計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)，并聘請專門的審計(jì)人員；其次要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)、審計(jì)等專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。同時也要不斷提升信息技術(shù)，以便將各類審計(jì)資源整合起來，從而為內(nèi)部審計(jì)挖掘出更多的信息資源，為內(nèi)部審計(jì)的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

6.優(yōu)化內(nèi)部控制相關(guān)的環(huán)境建設(shè)

企業(yè)的內(nèi)部控制主要是指企業(yè)的具體戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)的內(nèi)部治理以及對財(cái)務(wù)風(fēng)險的管理。在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)既要面對新的挑戰(zhàn)，又要面對新的機(jī)遇。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，首先要建立科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)風(fēng)險管理觀念，要對全球化背景下的相關(guān)風(fēng)險做出科學(xué)、合理的評估，以提高其實(shí)際抵御風(fēng)險的能力。其次要完善企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督機(jī)制和約束機(jī)制，建立健全相關(guān)的董事會制度，使其具有充分的發(fā)言權(quán)，從而在決策過程中發(fā)揮積極的促進(jìn)作用，避免因決策失誤而帶來的各種風(fēng)險。企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)應(yīng)該是科學(xué)、合理的，確保風(fēng)險管理有效。在市場競爭日益激烈的情況下，企業(yè)需要不斷調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略來實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康的增長。企業(yè)應(yīng)正確認(rèn)識自己的長處與短處，理性對待內(nèi)、外部環(huán)境變化，綜合考慮各種因素，理性制定合適的戰(zhàn)略目標(biāo)。

五、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)一體化程度不斷提高，企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，財(cái)務(wù)共享已成為企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的主要方式。通過對已有的內(nèi)部控制問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，能夠有效地識別和應(yīng)對潛在的風(fēng)險，保證企業(yè)的正常生產(chǎn)和運(yùn)營，達(dá)到管理目的。同時，通過對企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，保證企業(yè)的健康發(fā)展。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)要深刻認(rèn)識到要想改善企業(yè)的運(yùn)營環(huán)境，就必須不斷改進(jìn)內(nèi)部控制制度，以達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目的。