大數據背景下的高校后勤管理創新

趙 曌 關 涵

大數據背景下的高校后勤管理創新

趙 曌 關 涵

[第一作者單位：中國礦業大學公共管理學院、中國礦業大學總務部，第二作者單位：中國礦業大學公共管理學院、南京審計大學金審學院]

高校后勤管理，一直扮演著高校教學科研工作的管家角色，受關注程度以及師生期望值都很高。近年來，高校廣大師生對后勤管理的要求，正在從“問題為導向”轉向“服務為導向”，即后勤工作要走到師生需求的前面，對服務的規劃和供應做到“先期布局”。特別是伴隨物聯網技術的發展，信息社會進入“5G”時代，后勤創新管理方式需要引入“大數據”、依托“大數據”，打破傳統高校后勤服務業務界限，深度挖掘和分析教學和生活中產生的海量數據，使后勤管理的各項工作有據可依，從而進一步提升“智慧校園”建設水平，為“雙一流”高校的發展奠定堅實的基礎，實現后勤管理工作效益最大化。

大數據;智慧校園;高校后勤；管理創新

5G數據時代帶來的不僅僅是信息處理速率的加快，更是移動互聯、智能學習將人的感知能力進一步延伸。高校后勤管理工作涉及多個領域，包含了“餐飲管理、資產管理、設備管理、財務管理、教室管理、住宿管理”[1]等十多個方面，牽涉甚廣。面對信息技術的快速發展，和如此龐大且復雜的數據類型，做好高校后勤管理工作立足于服務一流高校角度，既要提供更人性化、便捷化的服務和更溫馨、更合理的平臺布局，又要利用好大數據分析，讓后勤部門提供更精準的管理和服務。

一、高校后勤管理現狀

（一）缺乏系統的整體規劃

高校后勤管理目前很大程度上成了信息技術的洼地，對數據的整理利用率低，最明顯的一個表現就是從管理體制到平臺系統運行都缺乏整體的規劃，造成這個現狀的原因是多方面的。首先，是管理者對現代信息技術重視程度不夠，“從驅動機制看，后勤管理信息化是自上而下，由管理者發起，以提高后勤管理部門的服務、管理和決策的效率和水平為目的的”，[2]這就決定了高校后勤的決策者對大數據的利用創新管理起著極其重要的作用。而現實是，高校后勤決策者缺乏對業務系統的建設進行宏觀統籌設計的意識和能力，信息系統的設計主要由服務實體完成（后勤業務崗或服務商），“沒有從業務和數據上整合成‘大后勤’‘大窗口’”，[3]導致后勤信息系統建設后，具體崗位負責人認識程度不高，將平臺軟件的簡單使用等同于管理創新。其次，學校部門之間缺乏有效協調，數據信息不能及時分享溝通。交流閉塞的現實造成了大量有效數據被浪費，各業務層專注于自己的服務領域“閉門造車”。再次，管理人員對信息技術的發展認知意識較為陳舊，信息素養不高，缺乏大數據利用的系統概念，仍然利用傳統的紙筆或者簡單的電子表格處理業務，這種傳統的工作模式顯然不能適應大數據環境的發展。最后，后勤管理與服務對象即師生缺乏有效溝通，師生服務滿意率較低，從深層次探究，源于后勤服務意識不強，高校后勤管理意識大于服務意識，認為學校的中心工作是教學，后勤管理是無足輕重的邊緣業務，“因此在后勤管理工作中的投入相對較少，且沒有針對信息化建設制定詳細管理方案”。[4]但是說到底，后勤也是服務，也是保障學校中心工作順利開展的重要一環，需要從制度、人員培訓、經費投入等各方面統籌規劃。

（二）面向服務的數據重組能力欠缺

由于在建設之初，平臺由各自部門負責，只針對本部門業務獨立開發管理平臺，數據信息環境差異較大，各業務系統間的關聯度較低，這也造成了后勤數據量龐大，但是數據共享、利用率低。如宿舍管理一直是后勤部門的重點工作。2000年之后，教育部發布《關于進一步加快高等學校后勤社會化改革的意見》，意在借助社會力量減輕學校管理的負擔，但是總體收效甚微。因為學生宿舍管理的多元化要求，決定了學校既無法完全脫手宿舍管理，又要根據宿舍情況協調第三方，“學校職能部門、二級教學單位和物業多頭管理，投入大、協調難、推動慢，又缺少得心應手的智慧化手段”，[5]造成宿舍管理多部門齊頭并進但是粗放低效的特點。同時，由于宿舍管理信息不能及時共享給其他學校職能部門，如對宿舍門禁系統對學生出入信息（24小時未歸或者未出宿舍等現象）沒有對接教務系統，教務部門對學生上課情況不能及時追蹤記錄。這說明了后勤管理面向服務的數據重組能力較低，亟需一個集約的統一管理平臺，對數據進行清洗、規范，使得數據可追溯、可共享、可重組、可視化的充分利用。

（三）現代獨立個性需求對后勤服務的挑戰

后勤管理的本質是服務。而在高校后勤管理中各類管理端口產生的類型數據就是為高校師生服務，即“大數據技術存在的最大的價值其實是服務。”[6]作為服務對象，廣大師生迫切希望后勤部門能依托網絡信息平臺產生的大數據，提供更多便捷、實惠、個性化的在線服務。一切以高效能、人性化為特征，高校后勤管理對接市場競爭環境也符合學生對社會環境的經驗感知。但移動互聯條件下后勤部門要跨地域、跨時空、跨組織去采集、清洗、分析數據的難度也大大增加，小到水電計費系統、食堂自助結賬系統、微信智慧洗衣系統，大到智能能源系統、住房管理系統、校園安全系統等，都要求后勤管理者立足師生的整體訴求，“由問題為導向轉變為由需求為導向”，[7]利用物物互聯等技術，遠觀全局，不斷提升服務的智能化與精確化。

二、智慧后勤創新路徑探索

（一）基于“微服務”的系統整合

大數據背景下，高校后勤管理的創新需要立足現在、面向未來的頂層設計，不僅需要一支業務精良的管理人員，更亟需結合校本情況制定長期規劃的實施方案。與傳統的碎片化服務相比，現代后勤管理更要實現服務的整合，即基于“微服務”的系統整合。

微服務是指將復雜的系統分解為一個個微應用，用微應用去完成各個場景的業務閉環，解決具體問題，同時這些微應用的數據和管理又統一在同一個平臺上。微服務的系統既是整合的，又是開放的，比如各個APP獨立完成的作業，但又集成在在一部手機上，根據用戶的需求靈活配置，從有粘性的應用出發構建可生長的有機體，強調多終端的自由參與，可以幫助高校后勤整體規劃，拓展一體化建設（與高校建設整體一體化同步，如項目管理、招生就業、教師發展、資源建設、考試評價等）、以及多維度全面發展，“要切實有效地發揮出資源整資源整合的效果，還必須進行資源的全方位協同，這就要求要利用計算機、互聯網、物聯網等技術構建信息整合平臺。”[8]

“微服務”的系統設計思路既要整合又要開放，搭建全方位互聯、互通、互享的信息管理系統，“高校后勤信息化管理是高校教育質量的后勤保障”，[9]這不僅是高校更是現代社會治理的重要指標。從管理形式上看，就是要將負責不同業務的后勤職業部門集中管理，將不同的后勤服務應用放在一個窗口臺。以中國礦業大學為例，目前擁有在校師生6萬多人。該校一是從管理內設機構上進行調整，由總務部統籌學生公寓、水電節能、運輸、飲食、物業、場館、校管、五委辦、居委會、維修等各方面的事務，形成了“學校監管、單位負責、基層實施、依崗定責、職工參與”的安全管理體系。二是從管理內容上通過業務流程的重構建設一個一站服務式的大廳、后臺管理、服務門戶，將管理業務、服務業務根據用戶的登錄權限區分展示。中國礦業大學建立的公寓服務“微平臺”，統籌建設了學生公寓安全及服務子系統，實現了對學生公寓各設置、場域的全方位監管和數據自動分析系統，構建了全新的智慧后勤。

（二）數據共享實現系統級聯動

數據共享首先要建立大數據采集平臺和存儲庫，其中重點一是公共信息數據庫，二是業務信息數據庫。公共信息數據庫提供的數據為所有子系統共有，業務系統數據根據服務需求實現數據間共享。信息數據的采集注意數據的額“多維”與“多元”，多元側重數據的涉獵要廣，涵蓋不同的服務對象（學生、教師等）、資產、設備、建筑、能耗等多個方面；多維側重數據的時空聯系，如學校某種實驗設備在校園的分布，周一至周五用于教學上的使用頻率從而畫出設備的使用曲線，為設備的更新、檢查、購買提供依據，畫出設備的“用戶畫像”。當每一設備達到使用壽命，或某一時間段頻繁出現使用故障，自動觸發維修系統，實現“使用-管理”的系統聯動。其次，數據采集后要精準分析，為系統聯動奠定扎實基礎。伴隨AR、VR、語音識別、人臉識別等技術的發展，地圖技術和視頻數據的高速采集和傳輸成為可能，在用戶完成統一身份認證后，傳感設備、交換設備、服務集群存儲用戶行為信息，形成標準規范數據、儀器設備數據、校園環境數據，并在分布式計算引擎基礎上分析評測數據，支撐后勤業務類應用（建筑管理系統、醫療系統、能耗系統、餐飲/公寓管理系統），將大數據的效用發揮到極致。最后，是打破數據壁壘，以接口或者統一數據格式建立數據庫的方式實現系統聯動，尤其是在財務數據方面。比如學生公寓的水電購買可以用微信或者支付寶方式線上解決，但在學生公寓住宿費的繳納等方面目前還是傳統的電子表格報送財務部門扣取，或者學生繳納至銀行賬戶后財務部門扣繳。這里可以借鑒國外的一些案例，將住宿費用與教務管理結合，學生在獲取獎學金或者助學金后，可以申請抵扣部分或者全部住宿費用以減輕學費壓力，或者將學生平時的考勤、學分建立對應的考勤數據庫、學分數據庫及其他數據庫，按照一定規則計算后換算為一定的費用，以抵扣學費或者住宿費，這不僅簡化了后勤管理程序，也減輕了學生的經濟壓力，一定程度上推動學風治理。

節能和安全一直是后勤管理中重要的兩個方面。節約和安全意識的養成需要日復一日的宣傳和培育，中國礦業大學就每3年修訂《突發公共事件應急預案及分類應急預案》，總務部加強各級單位的培訓，組織了全校定制的滅火逃生等演練活動，定期開展事故案例講座，提升師生的安全素養。節能與安全也可落實在大數據技術上，在建立一個能與其他平臺共享數據或從其他接口獲取數據建立起的能源消耗中心，通過能耗數據化和數據可視化實現監測功能，節能指標化和管理動態化實現定額化管理、預測性管理。這是通過物聯網技術建立起的實時的能源安全平臺。后勤管理者可對特定用戶、特定區域、特定時間段水電消耗進行監測分析，在設定正常值和合理偏離值的基礎上，智能分析水電供配中的問題，及時發現用戶的異常情況并向后臺自動推送報警信息，并捕捉可能的鏡像。

數據共享實現了各系統的深度融合，集教務管理、門禁、報警、人臉識別等一體：當學校供水區出現異物入侵，人臉識別系統自動啟動進行活體監測，并鎖定目標進行清晰的人臉抓拍，將個人身高、相貌、性別等信息自動推送給后臺報警系統；學校夜間如發生異常騷動，周圍警報系統可觸發室外高清監控聯動，智能鎖定目標，通過短信或電話等及時告知安保執勤人員；當門禁系統監控到學生超過48小時未進入或者離開公寓（正常學期內），宿舍管理員或班級輔導員將收到學生異常情況，及時查看。這些情景式的系統聯動得益于“互聯網+”下的數據驅動，改變了以往后勤各業務間的“閉門造車”，最大程度上實現了后勤管理的精準、高效、快捷，實現了各部門的攜手共進，打破信息孤島，實現管理的跨越式發展。

（三）“掃一掃”的開放共享模式

利用手機APP、微信或者其他移動技術直接掃描二維碼即可辦理新生入校、在線宿舍選擇、公交查詢、地圖導航等校園業務。新冠疫情特殊狀態下，以“掃一掃”為主的生活方式，不僅簡化了辦理流程，疏散人群密集防控疫情，更重要在于利用大數據分析師生需求，將服務敞開為服務菜單供用戶選擇，在用戶行為分析基礎上再提升服務質量，形成“服務-數據-服務”的流程閉環。現在高校大多建立自己的服務門戶網站，方便學生師生查詢。但在一般情況下，移動端的查詢更為便捷也更常用，在此情況下，后勤管理部門利用大數據技監控人數、分析師生使用行為等任務更加嚴峻。可以采用以下幾個方法進行服務的信息優化：

首先，學校主要的后勤工作簡化為一個二維碼，方便師生掃碼查詢辦理。如學校教學樓和科研樓的分布，師生可以及時查詢并定位，查看樓層教室的使用情況。后勤也可以根據查詢人數分析樓層使用情況，當一定區域內的承載人數超過規定，監控自動觸發報警系統；學生公寓、教學樓、科研樓、二級單位的水電繳費，分析日常消耗情況，查詢可能漏水漏電的設備，并在高能耗時段制定緊急預案，保障師生的用水用電；對于學生公寓、食堂、教學樓等周邊的配套設施可進行線上受理，物品的購買，快遞的查取形成“前端受理、后臺調度”的閉環服務等等。其次，利用大數據技術實現預判預警。如學生宿舍的管理一直是后勤管理基礎且重要的工作，但目前多部門齊頭并進但是粗放低效導致宿舍管理工作較低效能。新生入校應采取掃碼辦理，迎生大屏實施監控報道男女生比例、來源地（尤其是疫情高危地的管理）、各學院報道情況等人數，通過合理采集指紋和面部信息，形成新生人群的數據模型，對有少數民族地區的學生合理分配宿舍，并根據以往學生宿舍遷入遷出過程中建立的數據模型及時對新生及時調整。宿舍管理采取指紋和面部識別，無權限人員不得隨意進出宿舍，保證學生人生財產安全。通過新生“掃碼入校”的信息辦理，后勤管理工作獲得了基礎的數據模型，在此基礎上對學生的宿舍管理、水電安全管理、餐廳訂餐等工作展開定量定性分析，解決師生日常生活中遇到的實際問題。最后，建設一個簡潔、實用的移動應用窗口。后勤服務部門在建立PC端統一門戶的同時，也應建立與之相適應的移動APP，可根據校情自主開發或者引入第三方工具。師生通過手機就能完成平臺報修、自助點餐、校園卡審批、超市購物、門禁進入等校園事務，享受到更優質、便捷、人性化的服務方式。對于學校校園安全的管理，可以開放“安全隱患隨手拍”功能，對于存在的隱患師生用手機拍照上傳，定位地點，發送給學校安全管理處，有學校管理轉達至二級學院或者具體安全點負責人；整改完成后，再拍照上傳整改后的效果圖并回復師生整改進度，實現校園“學校-二級單位-具體安全點”的三級安全管理體系，并形成數據報表，通過數據圖標分析出高危或事故頻發地點。“實現了后勤基礎設施的資源共享、統一調度，將所有資源、應用通過邏輯集中，統一管理、統一呈現、統一運營”，[10]實現人人參與學校管理的目標。

三、小結

“智慧后勤”已由概念轉入到實際建設，其中大數據的分析利用技術成為構建互聯互通的智能化后勤生態系統的關鍵一步，以互聯網為基礎，以各種應用服務為載體建設成集輔助教學科研管理、校園生活為一體的智能化教學學習的生活環境，從這個意義上講，“智慧后勤”是“智慧校園”的重要組成部分，是支撐學校整體發展的保證和提升學校核心競爭力的關鍵手段之一。打破信息壁壘實現業務系統聯動，充分開發相應的智慧后勤資源基礎，形成“掃一掃”為代表的開放共享模式和“微服務”的系統架構，在食堂就餐、在線消費、平臺維修、問題反饋、安全保障、門禁管理等方面真正融合師生，從前臺應用到后臺數據的流暢、分析形成服務閉環，提升智慧后勤建設效率。

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[2]石國兵.高校后勤管理信息化研究及實踐[M].武漢：武漢大學出版社，2018(9)，(13).

[3]李凱,左登登.大數據時代下高校后勤管理信息化建設探究[J].經濟研究刊，2018(12).

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[7]杜安國.中國高校后勤社會化服務創新研究：協同創新與體系[M].北京：經濟科學出版社，2014（47）.

[8]張錦武.大數據時代高校后勤智能化管理研究[J].中國 報業,2018（4）.

[9]湯志軍，強飆.大數據驅動下的高校后勤精確化管理研究[J].高校后勤研究，2017（6）.

[10]斯亞民.高校智慧后勤的信息化建設路徑分析[J].智者論道·智庫時代，2019（22）.

（責任編輯：楊書元）