基于醫院綜合運營管理系統的耗材訂購流程自動監管及記錄模塊設計

萬春圓，袁帥（通信作者），黃靜

1 皖南醫學院第二附屬醫院 （安徽蕪湖 241000）；2 皖南醫學院第一附屬醫院（安徽蕪湖 241000）

科技的飛速發展帶動了醫療技術和醫用耗材行業的不斷進步，耗材的種類和數量不斷增多，常規醫用耗材管理方式較為粗放，存在科室覆蓋面廣、種類繁多、需求量大等特點，為保證正常診療，科室需保有一定的庫存[1-3]，庫存不足將直接影響科室正常工作的開展，甚至引發醫療事故[4-6]，但庫存積壓、頻繁采購會增加醫院資金投入。因此，制定科學的采購需求，設置安全庫存量，可在保證臨床正常診療、維持醫院供需平衡的基礎上，有效減少庫存成本，避免資源浪費，進而實現醫院資金利用效益的最大化[6-10]。然而，供應商發貨、送貨等環節受多方面因素影響，常出現預留的安全庫存量即將消耗殆盡時仍未得到補充的情況，若此時庫房或采購部門再與供應商協調解決，到貨日期必將延誤，對各科室日常工作造成諸多不良影響[11-13]。針對上述問題，基于我院現有綜合運營管理系統（hospital ent-erprise resource planning，HERP）進行二次開發，對耗材配送的各環節進行監管，對未按時執行的環節進行及時反饋，由醫院方主動問詢并協調解決，配送不及時的問題得到很大改善，降低了耗材斷貨風險。

1 材料

本研究以我院HERP系統近3年（2019—2022 年）存儲的數據為基礎，對耗材的月申購量數據進行統計分析。

2 方法

以我院在用系統為參考，常規醫用耗材的采購流程如圖1 所示。

圖1 耗材采購流程圖

目前，HERP 系統只能執行至圖1 中的第2 步“采購部門審核、生成訂單發至供應商”。由申購訂單發出到耗材送至醫院驗收，期間的主要工作由供應商完成，醫院無法對整個備貨、發貨環節進行實時監控。為做好供應商管理，掌握配送主動權，確保耗材供應的及時性，借助HERP 系統對耗材配送的每個環節進行監管并做出及時提醒。供應商相關環節包括訂單響應、備貨、發貨、驗收入庫和完單交票。針對以上環節，利用HERP 系統對時間節點進行記錄，并分別設置時間上限，若當前環節超過時限未執行，則系統生成日志并通過微信向申購部門、采購部門和供應商發送提醒。

根據以往耗材配送時間的數據分析，并結合長期進行耗材管理人員的經驗，對時間上限進行如下設定。（1）訂單響應環節：采購部門成功發送訂單后24 h 內，供應商應核對訂單詳情，如無誤，則點擊確認，完成接單；如有問題，則與采購部門或申購部門溝通，判斷是否需修改或取消訂單；若超過24 h 無任何響應，則系統生成“1 d 未確認”記錄（如圖2 所示），通過微信信息提醒申購部門、采購部門和供應商；訂單修改需先完成接單環節，已取消的訂單不再參與超時判定。（2）備貨發貨環節：采購部門成功發送訂單后24 h×3 d 內，供應商需完成備貨全部工作，點擊確認發貨，系統將訂單轉化的隨行單打印后與貨物同時發出；若超過24 h×3 d 無任何響應，則系統生成“3 d 未發貨”記錄，通過微信信息提醒申購部門、采購部門和供應商；訂單修改可在確認發貨前完成。（3）驗收入庫環節：采購部門成功發送訂單后24 h×7 d 內，供應商需將耗材送至庫房驗收，驗收人員核對實物、隨行單、系統訂單無誤后，在系統中確認驗收完成，再由庫房管理員復核后入庫，此時有效申購數量轉化為實際庫存；若超過24 h×7 d 未完成此環節，則系統生成“7 d 未入庫”記錄，通過微信信息提醒申購部門、采購部門和供應商。（4）完單交票環節：此環節與發票錄入回款關聯，旨在通過使用后確認配送耗材與需求耗材完全相符，且質量、服務等環節均無問題；若無問題，申購科室或庫房管理員對訂單進行配送完成確認，此時訂單對應的發票方可錄入HERP 系統，進行后續的發票審核與回款；若存在問題，則不予確認，直至問題解決，必要時可做耗材退庫處理（耗材退庫即退貨，需在配送確認完成前操作，操作時會在系統中生成記錄）。以上環節可基本確保供應商相關配送環節得到實時監管，大幅提升耗材配送的及時性，同時生成超時、退庫等不良記錄可與今后待開發的供應商配送服務評價系統相結合，為其提供綜合性評分依據。

圖2 通過微信公眾號推送的訂單未確認提醒

為真正做到耗材采購的全程監管，除以上內容外，針對院內某些環節也設計了相同的功能。（1）申購計劃提交環節：未選擇自動審核發送的申購計劃單及手動填寫完成的申購計劃單，均屬未提交申購計劃，必須由申購人員主動提交至采購部門，方可進行下一環節；但有時忙于其他工作偶有疏忽，系統會每天在申購計劃截止提交前1 h 自動檢測是否存在未提交的申購計劃，若存在，則系統生成“有申購計劃未提交”的通知，通過微信提醒申購部門。（2）訂單生成及發送環節：提交的申購計劃由采購部門審核后形成以供應商為單位的訂單，再由采購部門發送給供應商，若采購人員未及時制單發送，則會延長整個配送周期，因此系統會在每天申購計劃截止提交前1 h，自動檢測是否存在未審核制成訂單的申購計劃或未發送的訂單（含發送未成功），若存在，則系統生成“有申購計劃未制單/有訂單未發送”的通知，通過微信提醒采購部門。

3 總結

通過以上系統的改進和設計，針對常規耗材訂單的形成、發送，耗材的備貨、配送、退庫等環節，HEPR 系統已基本具備智能化監督管理功能，有助于醫務人員及時補充耗材，更全面地管理耗材采購的各環節。但目前本系統仍存在不足之處，如缺乏評價系統，暫時無法對供應商行為進行約束，這也是今后研究改進的方向。