“十四五”時期檔案信息資源共享建設與實現研究

高宏璟

摘 要：“十四五”時期是我國全面建成小康社會、實施第二個百年奮斗目標的第一個五年。檔案事業作為國家各項事業中不可或缺的組成部分，在新時代將迎來更高的歷史要求和目標任務。在“十四五”時期，檔案事業的發展必須堅持黨的領導、堅持人民立場、堅持依法治檔、堅持創新發展、堅持安全底線，使檔案資源更加豐富，檔案服務更加便捷高效，檔案安全保障更加穩固可靠。從這一目標和要求出發，“十四五”時期加強檔案信息資源共享建設是一個有益嘗試和重要舉措。文章以“十四五”時期檔案信息資源共享建設為研究方向，旨在進一步推進我國檔案信息化建設，更好地發揮檔案在國家治理中的作用，為構建智慧檔案館提供理論參考。

關鍵詞：“十四五”時期；檔案信息資源；共享建設

如何利用信息技術推動檔案管理轉型升級成為重要課題?；诖?，“十四五”時期，檔案信息資源共享建設與實現就成為一項重點工作，各地有必要對“十四五”時期檔案信息資源共享建設及實現情況展開深入研究，以促進我國檔案信息資源共享體系更加健全和完善。

一、相關概念闡述

1.《“十四五”全國檔案事業發展規劃》解讀

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的編制是為了推進我國檔案事業高質量發展，適應新時代、新形勢、新要求，進一步發揮檔案工作在國家治理體系和治理能力現代化中的重要作用。規劃提出一系列目標，包括到2025年實現檔案館館藏規模穩步擴大，館藏結構更加優化，檔案利用更加便捷，檔案服務更加有效，檔案保障更加有力等。

2.檔案信息資源共享

檔案信息資源共享是指將各級各部門的檔案信息資源開展整合、共享和利用的一種管理方式。其目標是實現檔案信息的高效流通和廣泛應用，提升檔案資源的價值和效益。

一方面，檔案信息資源共享要求整合各級各部門的檔案資源，包括紙質檔案、電子檔案等多種形式的信息資源。通過建立統一的檔案管理體系和信息平臺，整合各類檔案資源，使其能夠在統一的平臺上展開管理和利用；另一方面，檔案信息資源共享強調信息的共享與開放，促進不同機構之間的合作與交流。通過制定規范和標準，建立共享機制和平臺，實現檔案信息的互通共享，提供便捷的獲取渠道和服務，促進信息的流動和共享。

二、“十四五”檔案事業高質量發展背景下檔案信息資源共享建設與實現的重要意義

1.提升檔案管理效率

通過檔案信息資源共享，各級各部門的檔案資源得以整合，形成一個統一的信息平臺，檔案管理人員可以更加便捷地訪問和利用多個部門或機構的檔案資源，避免了重復建設和資源浪費的情況，節省了時間和成本，提高了管理效率。

2.促進資源優化配置

首先，檔案信息資源共享要求各個部門或機構的檔案資源得到合理的配置和利用。通過信息共享平臺，可以更好地規劃和管理資源，實現了資源的優化配置。其次，共享的檔案信息資源可以為部門的決策和發展提供有力支持。通過分析和利用共享的檔案數據，可以獲取更全面和準確的信息，為決策者提供科學的依據和參考，可以幫助決策者更好地理解資源狀況，有效配置資源，推動各個領域的發展。最后，檔案信息資源共享需要不同部門的創新和合作。通過共享平臺，不同機構和部門可以相互學習和借鑒，開展合作研究和開發項目，推動創新成果的轉化。這種合作與創新的方式可以更好地利用資源，實現資源價值的最大化。

3.推動知識創新

一方面，檔案信息資源共享促進了跨學科研究和合作。不同學科領域的研究人員可以通過共享平臺獲取各個部門或機構的檔案數據，實現跨學科的研究和合作。這種跨學科的合作可以激發研究人員新的思考，創新思維，有利于推動知識的交叉融合和創新；另一方面，共享的檔案信息資源為數據挖掘和分析提供了更多的可能性。通過挖掘和分析共享的檔案數據，研究人員可以發現檔案數據潛在的關聯，提取有價值的信息，可以幫助研究人員發現新的研究方向和問題，推動知識的創新。

4.促進文化傳承

檔案信息資源共享可以促進文化傳承。通過共享平臺，各個部門或機構的檔案資源得以展示和傳承，保留了珍貴的歷史、文化和社會記憶。這種共享不僅讓人們更深入地了解和感知自己的文化根基，還為后代子孫提供了寶貴的研究和學習資源。檔案信息的共享使得文化傳承更加廣泛和深入，推動了文化多樣性的保護與傳承。同時，共享的檔案信息也促進了不同文化之間的交流與對話，打破了地域和時間的限制，加深了人們對世界各地文化的了解和尊重。通過共享平臺的互動與互通，不同文化間的共同價值和智慧得以傳遞和交流，形成了文化的共享共融，為人類文明的進步作出了積極貢獻。

5.支撐決策和服務社會發展

檔案信息資源共享在支撐決策和服務社會發展方面發揮著重要的作用。共享的檔案信息為決策者提供了豐富的歷史、文化和社會數據，為他們制定科學、準確的政策和戰略提供了重要依據。此外，共享的檔案信息還可以支撐社會治理和法律執法。通過共享平臺，執法機構可以快速、準確地獲取相關檔案信息，提高調查研究和證據收集的效率和準確性，有助于推進社會治安管理和司法公正，有利于保障社會的穩定和安全。

三、“十四五”檔案事業高質量發展背景下檔案信息資源共享面臨的困境

1.數據隱私和安全風險

在“十四五”檔案事業高質量發展的背景下，檔案信息資源共享建設與實現面臨數據安全風險。隨著數字化技術的快速發展，檔案信息的數字化存儲和共享已成為一個重要的趨勢，但同時也帶來了一些挑戰和風險。檔案信息中包含大量的個人和機構敏感信息，如身份證號碼、家庭地址等。如果這些信息被泄露或濫用，將給個人和機構帶來嚴重的損失。同時，數據安全問題也是一個挑戰。隨著檔案信息的共享和存儲量增加，數據安全的威脅也不斷加劇。黑客攻擊、惡意軟件和數據被泄露等安全事件可能導致檔案信息丟失、被篡改或被盜用。

2.技術和設備設施條件限制

首先，技術條件限制了檔案信息共享的范圍和方式。不同機構和部門之間可能存在技術平臺、數據格式和接口的差異，使得檔案信息的整合和共享變得困難。此外，一些地區和機構信息技術水平不高，導致檔案信息的共享受到一定的限制。其次，設備設施條件限制了檔案信息共享的覆蓋范圍和效率。檔案信息的共享需要借助信息技術設施和網絡平臺，但在一些基礎設施薄弱的地方，設施條件的不完善導致共享效果不佳。此外，人力資源的限制也影響檔案信息共享。檔案信息共享的建設和運行需要專業人才的支持和參與，包括信息技術人員、檔案管理人員等。然而，目前檔案信息領域的專業人才相對匱乏，培養和引進人才的任務依然艱巨。

3.組織和合作機制不完善

目前，在檔案信息共享方面，存在著組織體系不完善的問題。各個機構和部門之間缺乏統一的組織架構和協調機制，導致共享檔案信息的管理和運營存在一定的混亂。同時，合作機制的不完善也是一個制約因素。共享檔案信息需要各方的積極參與和合作，但各方合作存在不夠靈活、溝通不暢的情況?？绮块T、跨地區的合作難度較大，缺乏有效的信息共享平臺和協作機制。此外，缺乏標準化的共享規范和機制也是一個挑戰。在檔案信息共享過程中，缺乏統一的數據標準和共享規范，導致信息的兼容性和一致性不足。

四、“十四五”檔案事業高質量發展背景下檔案信息資源共享建設與實現研究

1.建立統一的檔案信息平臺

在“十四五”檔案事業高質量發展的背景下，為了推進檔案信息資源的共享建設與實現，建立統一的檔案信息平臺具有重要意義。該平臺應具備數據集中存儲、統一管理和訪問的功能，以便各個機構和部門能夠便捷使用。一方面，平臺應設立專門的管理機構或部門，負責檔案信息的整合、分類和標準化管理。統一的管理標準和流程可以確保檔案信息的一致性和規范性，方便用戶檢索和利用信息；另一方面，該平臺應采用先進的信息技術，確保數據的安全性和穩定性。安全機制包括數據加密、訪問權限控制、防火墻設置等，以保護檔案信息不受未授權的訪問和惡意攻擊，保證平臺的高可用性和持續穩定運行，以確保用戶能夠隨時訪問和利用檔案信息。

2.制定統一的數據標準和格式

首先，制定統一的數據標準是檔案信息共享的基礎。不同機構和部門所產生的檔案信息存在差異，包括命名規則、數據字段、數據格式等方面的差異。通過制定統一的數據標準，可以實現不同數據源之間的互通和共享，確保信息的一致性和準確性。統一的數據標準還可以簡化數據處理和整合的過程，提高數據的質量和可用性。其次，制定統一的數據格式是實現檔案信息共享的關鍵。檔案信息以不同的格式存在，包括文本、圖片、音頻、視頻等多種形式。為了實現跨機構和跨平臺的數據共享，需要制定統一的數據格式，使不同格式的檔案信息能夠被廣泛識別和使用。通過統一的數據格式，可以降低數據轉換和解析的難度，提高檔案信息的可訪問性和可交流性。最后，制定統一的數據標準和格式需要多方的合作。由于涉及多個機構和部門的檔案信息，制定統一的數據標準和格式需要各方的積極參與和合作。相關機構可以通過研討會、專家論壇等形式開展討論和交流，達成共識后，制定統一的標準和格式。同時，還需要建立相應的技術支持和協作機制，為實施統一的數據標準和格式提供支持和保障。

3.加強數據安全與隱私保護

檔案信息中包含大量的個人和機構敏感信息，如身份證號碼、財務數據等，因此，保護數據的安全性至關重要。檔案管理機構要建立健全數據安全管理制度，采取必要的技術手段和措施，如數據加密、訪問控制、防火墻等，確保檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中不受到未經授權的訪問和惡意攻擊。同時，隱私保護涉及個人和機構的權益，應根據相關法律法規制定明確的隱私保護規定。在檔案信息共享過程中，檔案管理機構應確保個人和機構的隱私信息不被濫用、泄露或侵犯，嚴格限制檔案信息的訪問權限，采取匿名化處理等技術手段，保障信息主體的合法權益。除此之外，還要建立健全檔案信息管理制度，明確相關責任主體，加強對檔案信息共享平臺和機構的監管，確保其按照法律法規運營。

4.建立合作與共建機制

在“十四五”檔案事業高質量發展的背景下，檔案信息資源共享建設與實現需要建立多方合作與共建機制，以促進各方共同參與、共建共享、共同發展。一方面，檔案信息資源涉及多個部門和機構，包括檔案館、圖書館、博物館、文化遺產機構等。建立多方合作與共建機制可以促使各方協同合作，共同建設檔案信息資源共享平臺，共享數據和資源，避免重復建設和資源浪費；另一方面，通過共建檔案信息平臺，各方可以共享技術和經驗，共同開展技術研發和創新，提高檔案信息的處理和管理能力。同時，建立多方合作與共建機制可以促進信息的互通和交流，提高服務質量和效率，更好地滿足用戶的需求。為建立良好的多方合作與共建機制，需要制定明確的合作機制和管理規則，明確各方的權責和利益分配。要建立跨部門、跨機構的合作機構或委員會，負責協調和推動共建工作。同時，加強交流與培訓，提升各方的專業素養和合作意識，加強團隊建設和協同合作能力。

5.完善法律法規和政策支持

完善法律法規和政策支持是檔案信息資源共享建設與實現的保障。政府需要制定相關的法律法規，明確檔案信息資源共享的管理制度、標準和規范。同時，還需要制定有關政策，推動和引導各方參與共享建設，提供資金和技術支持，鼓勵各方創新和合作。法律法規和政策的制定可以為檔案信息資源共享提供明確的指導和保障，促進共享工作順利開展。除此之外，共享檔案信息涉及多個參與方和數據交互，需要建立監管機構或執法部門來監督和管理共享過程。相關法律法規應明確監管機構的職責和權限，確保共享活動的合規性和公正性。政策支持可以加強對檔案信息資源共享建設的指導，有利于加強對共享活動的監督和執法，防止濫用和不當操作，維護共享建設的公平。

6.加強人才培養與能力建設

在“十四五”檔案事業高質量發展的背景下，加強人才培養與能力建設對于檔案信息資源共享建設與實現至關重要。通過培養高素質的專業人才和提高其組織能力，能夠推動共享建設順利實施，并強化共享效果。一方面，加強人才培養是檔案信息資源共享建設與實現的有力支撐。需要培養具備檔案管理、信息技術和數據分析等專業知識的人才。檔案管理機構通過開展培訓課程、舉辦研討會和推動學術交流等方式，提高人才的專業水平和能力，使其能夠適應共享建設的需要；另一方面，檔案管理機構應強調實踐操作和項目實施。通過實際項目的參與和實踐經驗的積累，能夠培養人才的實際操作能力和解決問題的能力。同時，檔案管理機構要鼓勵人才開展創新研究和技術探索，推動共享建設的創新發展。

五、結語

綜上所述，“十四五”時期，檔案信息資源共享建設是一項復雜而艱巨的任務，需要多方合作，制定長遠發展策略，加快推進檔案信息化進程，以促進我國檔案工作更好地服務于社會。

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（作者單位：濟南市公園發展服務中心）