把任務分成三張清單

李睿秋

經常有讀者問我：您每天要處理那么多的事情，是如何安排自己的時間的？其實很簡單，我會把所有要做的事情分成三張清單：行動清單、問題清單，以及甜點清單。

行動清單，顧名思義，都是我可以立刻去執行的行動。任何一項工作，我都會先抽點時間把它分解成最小、最直接的步驟，再記錄到清單上。這樣，當我需要行動的時候，就可以立刻去做，不需要再浪費時間去想。

舉個例子。“確定分享會的講稿”這件事，我會把它分解為列出分享會講稿大綱、確定進入講稿的案例、撰寫分享會講稿初稿、跟對接人員溝通初稿、列出所需PPT清單……再把以上任務，逐項寫上截止日期，放入行動清單里。

不要小看“分解”這一步。實際上，很多時候我們之所以會拖延，就是因為我們在做一件事情的時候，需要付出努力去思考“如何做”。這就增加了我們的阻力。而這一點點阻力，很可能就是阻礙我們行動的最后一塊砝碼。

問題清單是什么呢？一切需要在腦海中構思、籌劃，而不是通過行動去解決的任務。

還是拿分享會講稿舉例：在這個任務中，可以直接執行的是什么？是列大綱、寫初稿、安排PPT制作。而需要思考得出結果的是確定分享的主題、要點等。這些都可以列入問題清單里，然后在碎片時間把它拿出來，讓自己做一個短時間（5～15分鐘）的發散思考。當某項工作告一段落，感到有些疲憊，我也會站起來讓大腦調劑一下。在這個過程中，就可以把問題清單拿出來，讓大腦思考一些別的、新鮮的問題，從而為大腦“按摩”。

這不僅可以有效地利用碎片時間，還可以幫助我切換不同的聚焦點，讓大腦始終保持活力。

第三個清單叫作甜點清單。它就像餐后甜點一樣，我會在里面放一些非常簡單、無須動腦、沒有時間限制的小事，讓自己在狀態不佳的時候，可以打開來立刻去做。

比如，整理文檔、整理筆記、搜集素材、資料歸檔……它們的共同特征是瑣碎。雖然不是那么重要，但每次你完成它們，都可以體驗到微妙的成就感和滿足感，從而擺脫低落狀態，振作起來，然后就又可以去著手完成更重要的任務了。

與此同時，在完成甜點清單的時候，由于它們是完全機械、無須動腦的，思維會處于一個自由的狀態。在這個狀態下，可以放任它自由聯想，也許會產生一些有意思的點子。

把任務分成行動、問題和甜點三個清單，就可以有效提升時間的利用率。

（摘自《打開心智》，中信出版社，西米鹿圖）