基于數據化管理云平臺的儀器設備管理系統設計與實現

陳婧、劉德成、張曉媛、施東魁 /錢學森空間技術實驗室

錢學森空間技術實驗室隸屬于中國空間技術研究院，是研究院立足國際空間技術領域發展前沿和制高點，著眼全面開啟航天強國建設和世界一流宇航公司建設新征程，實現引領者、領導者定位而打造的院級“創新中心”和體系頂層研究論證技術實體，也是前沿顛覆性技術開發的牽頭單位。

儀器設備是技術創新和科學研究的基本工具，也是保障技術創新發展的基礎條件。實驗室擁有大量儀器設備，其中精密儀器、貴重儀器、先進設備較多，專業性較強，亟需開發一套適用于本單位業務開展的管理工具。基于“釘釘+簡道云”的數據化管理云平臺，開發適用于本單位的儀器設備管理系統，可以規范儀器設備管理流程，提高儀器設備管理效率，進一步提高儀器設備管理水平，適應信息化和辦公自動化的管理要求。

一、系統需求分析

1.業務需求

基于“釘釘+簡道云”平臺，開發儀器設備管理系統，可實現儀器設備全生命周期管理（包括儀器設備需求、采購、驗收、建賬、領用、歸還、變更、維修、借用、報廢、計量），也可實現新入賬設備自動編碼、設備臺賬實時更新維護、設備分析統計數據實時展示、設備合格供方管理以及生成與管理制度格式要求一致的電子表單等功能。

儀器設備管理系統分為儀器設備采購管理、儀器設備日常管理、儀器設備臺賬管理、儀器設備表單管理、風險識別、統計分析、業務提醒7 個功能模塊。系統功能結構如圖1 所示。

圖1 系統功能結構圖

2.系統角色

儀器設備管理系統包括以下幾類角色：

設備管理員。具有流程搭建、配置系統角色的權限，對系統進行初始化、參數化，設置業務提醒，查看全部設備信息。根據工作實際情況審核設備需求、領用、歸還、變更、維修、驗收及進行設備建賬等操作。

設備使用人。具有流程發起及使用權限，根據工作實際情況提出設備申請，進行設備領用、歸還、借用、變更、驗收、申請維修、確認臺賬等操作。

設備庫房管理員。具有查看全部設備信息的權限，審核設備領用、退庫、維修流程，確保賬實相符，并對設備臺賬信息進行確認。

部門設備管理員。具有查看本部門設備信息的權限，審核本部門借出設備流程、確認核查本部門設備臺賬。

部門領導。具有查看本部門設備信息的權限，審核本部門設備供方、需求、領用、維修、借出流程。

單位設備主管領導。具有查看全部設備信息及統計分析結果的權限，審批本單位設備需求、設備報廢申請流程。

二、系統功能

1.儀器設備采購管理

儀器設備供方。實現儀器設備采購合格供方新增申請、設備合格供方名錄管理、合格供方名錄查詢功能。將設備合格供方名錄導入系統基礎表單，儀器設備采購需求申請所選擇供方必須在合格供方名錄內，名錄外供方無法提交采購申請，符合本單位供方“前置認定”管理要求。

儀器設備需求。實現儀器設備需求申請及審批功能。此流程審批通過后才可實施采購，并進行后續的驗收及建賬手續，如未履行需求申請手續，后續驗收建賬流程無法發起，從而保障采購流程的合規性。

儀器設備編碼。根據相關標準在設備驗收環節中由驗收人選擇設備分類后，生成8 位分類代碼及5 位同類設備的流水號，最終合并形成13 位唯一設備編碼。

儀器設備驗收。實現儀器設備到貨驗收及審批功能。根據設備金額分別發起設備驗收單流程或設備驗收流程，同時上傳設備實物照片。設備驗收流程需引用審批通過的設備需求流程單號，否則無法提交驗收流程。

儀器設備建賬。實現儀器設備建賬及審批功能。設備建賬流程需引用審批通過的設備驗收單號，否則無法進行設備建賬；實現設備采購“需求—驗收—建賬”全過程信息聯動，規范采購行為。設備建賬流程審批后在設備臺賬新增此建賬設備全部信息。

2.儀器設備日常管理

儀器設備領用。實現儀器設備領用及審批功能，包括已建賬的庫存設備從庫房領用（需由設備庫房管理員確認是否領用）和新入賬設備當即領用兩種模式，領用流程審批后在設備臺賬的設備狀態更改為在用。

儀器設備歸還。實現儀器設備歸還及審批功能，同時由設備管理員確認歸還設備處置方式、設備庫房管理員確認是否歸庫，歸還流程審批后將設備臺賬的設備狀態更改為庫存，同時更新相關設備信息。

儀器設備變更。實現儀器設備變更及審批功能，由設備轉出人、設備接收人及設備管理員審批完成實現設備變更，變更流程審批后對設備臺賬的責任人信息進行變更。

儀器設備維修。實現儀器設備報修及審批功能，報修人描述設備故障原因，選擇處理方式，經相關人員審批后流程送達設備維修人員，維修人員完成維修并在流程中填報維修時間等信息，同時在設備臺賬更新相關設備信息。

儀器設備借用。實現儀器設備內部借用及審批功能，確認設備借出及歸還時的狀態功能，同時督促借用人在限定期限內歸還，借用流程審批后在設備臺賬的狀態更改為借用，同時更新相關設備信息。

儀器設備報廢。實現儀器設備報廢及審批功能，此流程可關聯報廢設備基礎表單，避免在流程中錄入大量報廢設備信息，報廢流程審批后可開展設備報廢相關業務辦理手續。

儀器設備計量。實現儀器設備計量送檢及審批功能，計量送檢完成后，送檢人在流程中填報計量信息，經設備管理員確認后，在設備計量臺賬新增此設備計量信息。

3.儀器設備臺賬管理

臺賬信息要素。建立設備臺賬基礎表單、設備計量臺賬基礎表單、擬報廢設備臺賬基礎表單、設備合格供方名錄等基礎表單，各臺賬包括本單位設備管理所需要的全部信息要素。

新增臺賬。利用“簡道云”智能助手，設置觸發動作即設備建賬流程流轉完成，選擇觸發表單即設備臺賬，設置執行動作即在設備臺賬表單新增建賬設備全部信息，實現臺賬自動新增。

修改臺賬。利用“簡道云”智能助手，設置觸發動作即設備領用、變更、歸還、借用、報廢等流程流轉完成，選擇觸發表單即設備臺賬，設置執行動作即在設備臺賬表單修改相關設備全部信息，實現臺賬自動更新維護。

查詢臺賬。利用簡道云儀表盤，選擇數據組件即明細表，選擇儀表盤數據源即設備臺賬，選擇要展示的臺賬字段，設置儀表盤樣式，面向相關人員發布儀表盤，同時設置“設備編碼、名稱、型號、責任人、狀態”等關鍵詞篩選組件，實現臺賬展示及查詢功能。

4.儀器設備表單管理

根據儀器設備管理制度中所規定的表單樣式設置多個自定義打印模板，通過儀器設備管理系統流程填報相關信息要素，通過流程添加審批人電子簽名，流程審批結束后自動生成包含審批信息的電子表單，實現“一流程一表單”。設置電子表單使用范圍及字段顯隱規則設置，同時可實現電子表單批量打印等功能。

5.風險識別

為確保采購需求審批前置，實現了設備采購從“需求—驗收—建賬領用”的全過程信息聯動。采用合格供方“前置認定”管理模式，確保所采購設備供方只能從合格供方名錄內選取。實現采購需求審批金額及實際采購金額判斷比較，若設備實際采購金額超出需求審批金額10%，需重新進行需求申請審批。設置設備編碼重復判斷，確保所有設備編碼的唯一性；設置采購不相容崗位校驗，即設備領用人、設備采購實施人、設備驗收人不得為同一個人，否則無法提交流程。

6.統計分析

實現儀器設備部門資產占比分析，為統計各部門投入產出比提供數據支撐；還可統計分析設備狀態情況，包括設備總資產價值、在用、庫存、借用設備數量，了解實驗室儀器設備整體管理狀態。

7.業務提醒

在流程中添加描述信息，明確填報指南及注意事項，通過編制發布相關說明，流程發起人可明確知悉具體模塊的填報要求；設置流程提醒，當流程到達節點時，給流程負責人、抄送人等發送消息提醒。

三、系統搭建

1.“簡道云”工作臺的登錄

平臺管理員使用計算機登錄釘釘管理后臺，通過釘釘APP 掃碼登錄管理后臺，在第三方應用中找到“簡道云”點擊進入。

2.基礎數據的導入

儀器設備管理系統的基礎數據包括設備臺賬基礎表單、設備計量臺賬基礎表單、擬報廢設備臺賬基礎表單、設備合格供方名錄等基礎表單。將原始臺賬數據錄入Excel 模板文件再進行數據導入，形成系統的基礎數據。

3.流程表單的設計

儀器設備管理系統中包含的各功能模塊是在“簡道云”工作臺中以流程表單的形式創建和使用。以儀器設備驗收流程表單部分字段設計為例，見表1。

表1 儀器設備驗收表單設計方法

4.儀表盤的設計

儀器設備總臺賬是在“簡道云”工作臺中以儀表盤的形式創建和使用的。儀表盤由各式各樣的圖表、具備特殊功能的組件組成，可對表單數據進行查看、分析和處理。

根據儀器設備總臺賬表單建立儀表盤明細表，選擇需要展示的設備信息字段，同時設置篩選組件，可篩選使用部門、使用人、設備狀態、設備編碼、設備名稱、型號等關鍵詞，方便查詢搜索相關設備；根據設備統計信息建立儀表盤統計表，實時展示設備資產總值、在用庫存借用設備數量、各部門資產占比統計圖等，便于了解掌握本單位設備資產情況。

5.智能助手的應用

“簡道云”高級功能中的智能助手可以在滿足指定的觸發條件后，自動在目標表單中新增、修改、刪除數據或執行插件。利用智能助手的功能，可以實現儀器設備管理系統的臺賬實時更新維護功能。

在儀器管理系統中設置了多個智能助手，分別應用于儀器設備驗收、領用、歸還、變更、臺賬修改、維修、借用、計量送檢等場景，當以上管理流程流轉完成后，自動在儀器設備總臺賬表單修改相應數據。以設備建賬流程為例：設置觸發動作為修改數據，觸發表單為儀器設備建賬流程，當修改后的數據滿足流程狀態等于流轉完成時，觸發目標表單儀器設備總臺賬執行完成數據新增，將目標表單的所有設備信息字段設置為設備建賬流程中的新入賬設備信息字段，從而實現設備臺賬的自動新增功能。

6.表單的發布

表單發布是指將做好的表單發布給成員，成員才可通過發布的表單進行數據填寫。實驗室所有表單均設置發布給企業通訊錄內的成員，設備管理員可以查看并管理全部流程。

四、結束語

本文從儀器設備管理系統開發背景出發，分析了系統建設需求，對整個系統功能進行了描述，對系統搭建方法進行了示例介紹，旨在為儀器設備管理系統的設計與實現提供一種新方法新思路。基于“釘釘+簡道云”平臺搭建的儀器設備管理系統具有成本低、靈活性強、易擴展等特點，通過開發及應用該平臺有助于規范儀器設備管理流程，提高儀器設備管理效率，推進本單位管理能力進一步提升。