基于Word模板的Excel通用報表插件設計與實現

張春雷

（山東英才學院，山東 濟南 250104）

0 引言

作為信息化系統的重要組成部分，數據收集、數據處理和格式輸出是企事業單位日常辦公管理中的三個重要環節[1]。其中，數據收集，近幾年已經發展出了非常成熟的市場產品，如：問卷星、騰訊文檔、金山文檔等，但數據處理和格式輸出一般分別用Excel 和Word進行處理。Excel作為進行數據處理的主流的辦公軟件，很多情況下，都可以作為一個小型數據庫，存儲各種原始數據，并能夠進行匯總、計算、篩選等數據處理；若要對這些數據進行排版和打印，通常需要用Word 文檔以特定的組織形式來完成[2]。如何將二者進行無縫銜接，更高效地對數據進行處理和展示，相關研究較少，更沒有成熟的產品。

本文以日常辦公使用最多的Office辦公軟件為基礎進行二次開發，提出了一種以Word 模板為格式輸出報表，以Excel為數據處理和存儲工具，設計了一種Excel通用報表打印插件，降低了報表設計的難度，使得報表設計工作可以由程序開發人員交給軟件使用人員，降低了報表設計門檻，減輕了程序設計人員的工作量。

1 基本思想

1.1 利用Excel進行數據處理

因近幾年在線數據采集的互聯網產品的成熟，我們可能會經常使用在線表格收集數據，或通過各種業務系統導出數據，這些數據往往是以Excel 的形式存在的。為了更好地使用這些數據，可能會需要將這些數據以各種不同的排版格式打印出來。如果僅僅依靠粘貼、拷貝，一是工作量大，二是也容易出錯；如果開發相應的報表系統，又會因為報表格式沒有統一的樣式，開發工作量同樣也巨大。因此，在完成了原始數據的采集、匯總的第一步后，通常還需要將其按照特定要求，轉為符合指定格式要求的文檔，方便歸檔和打印。

1.2 利用Word模板進行報表設計

常用報表開發設計工具把報表在形式上分解成四個部分：標題區、表頭區、表體區和表尾區，然后對每個部分采用逐個定義的方法，操作煩瑣、專業性強，難以滿足用戶定制報表格式及臨時報表生成的要求[3]。

根據報表內容是否變化，本文將報表設計分解為兩部分，一是報表格式的設計，這一部分主要包括標題、頁眉、頁腳、表頭等在不同場景下不會變化的元素，主要依靠Word 功能實現；另一部分是報表數據，這一部分主要包括動態變化的數據、匯總信息等，在設計好的報表中，在報表中需要輸出數據的位置插入書簽，如圖1 所示，書簽名對應Excel 表格中列的標題名。

圖1 Word中的插入【書簽】功能

1.3 Word的郵件合并功能

利用Excel 文檔進行數據處理，Word 文檔進行報表格式的設計后，可以使用Microsoft Word 的“郵件合并”功能，實現將Excel 的表格數據批量地轉換為Word 報表[4]。Excel 表的一行對應一個報表，Excel 表所有記錄對應整份報表。

1.4 Word與Excel的結合實現郵件合并

某學院要為某專業的畢業生進行畢業論文答辯，需要打印答辯成績表，從“大學生畢業設計（論文）管理系統”中導出學生信息如下，包括題目、學生姓名、學號、班級、指導教師、職稱等字段信息，文件格式是Excel文件，如圖2所示。

圖2 Excel報表打印數據

1）開始郵件合并

打開Word 模板，選擇【郵件】→【開始郵件合并】→【信函】按鈕，如圖3所示。

2）選擇數據源

用鼠標單擊下拉列表【選擇收件人】，然后選擇【使用現有列表】菜單項。在“選擇數據源”窗口中，找到存儲“圖2 數據”的Excel 文件，確認；然后在圖4 所示的界面中選擇“答辯成績表”工作表，單擊【確定】按鈕。

圖4 選擇“數據源”界面

3）插入合并域

將光標置于插入點處，單擊工具欄菜單的【插入合并域】，從彈出的列表中選擇相對應的字段插入，對每一插入點，都需要重復執行這一操作，如圖5所示。

圖5 “插入合并域”界面

4）生成合并文檔

用鼠標單擊【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個文檔】→【全部】→【確定】按鈕，便可將Excel表格數據轉換成Word模板樣式的本次參加答辯學生的預填寫完相關內容的答辯成績表。

2 Excel報表插件的開發

從前面的介紹可以看出，雖然Word 的“郵件合并”功能強大，但操作步驟煩瑣，對使用人員要求較高，不易掌握，本文利用Visual Studio 2022 對Excel 進行二次開發，將Word 的“郵件合并”功能集成進Excel插件，簡化了使用“郵件合并”的步驟，降低了使用門檻，并且插件還具有Word 模板的集中管理和分發的功能，將Word模板的制作和插件的使用分開，進一步降低了最終插件使用人員的技術要求。

2.1 開發環境

VSTO（Visual Studio Tools for Office）是VBA 的替代，使得開發Office 應用程序更加簡單[5]，是微軟推出的.NET 環境下Office 應用程序開發包[6]。VSTO 還提供了增強的Office 對象，可以用它們來編程。可以利用VSTO增強Excel的功能，如添加.NET控件，然后把數據直接綁定到控件上。

2.2 界面擴展

利用VSTO可以很容易地擴展Excel的功能，實現將Excel數據填充到Word報表模板中的功能，界面如圖6所示。

圖6 Excel功能擴展界面

2.3 利用VSTO實現Excel插件開發

打開Visual Studio 2022，選擇【新建】→【項目】，彈出如下的“創建新項目”界面，在右側選擇“Excel VSTO外接程序”，點擊【下一步】，即可創建一個新的VSTO項目。

在新創建的VSTO項目中可以創建新的Excel“功能區”以實現Excel 功能的拓展，“圖6 Excel 功能擴展界面”中【輸出到Word】功能按鈕就是利用Word 對象的MailMerge 對象，程序化地實現Word的郵件合并功能，其邏輯流程如圖7所示。

圖7 輸出到Word流程圖

在圖6中點擊【Word報表】右下角擴展按鈕，可以彈出如圖8 所示界面的對話框，該對話框可實現對Word報表模板的上傳、下載管理等管理功能。

圖8 報表插件的擴展功能

3 總結

借助VSTO平臺所提供的功能，定制和擴展了Excel應用程序的功能，實現了以下3個方面的功能。

1）報表模板設計

利用WPS 或Word 等辦公軟件，根據具體的業務需求定制報表模板，設置報表靜態格式信息，然后，在適當的位置插入標簽標記，編輯其屬性。

2）上傳模板

用戶將制作好的報表Word 模板利用Excel 插件上傳到數據庫中，可以對上傳的模板進行替換、刪除等操作。

3）生成Word報表

打開整理好的Excel數據，利用插件擴展程序，根據選定的Word 模板，生成下載填充完數據的Word文件。