提高企業(yè)公文處理效率的方法探究

劉 娟

（廈門市特房海灣投資有限公司，福建 廈門 361000）

一、企業(yè)提升公文處理效率的意義

公文作為重要的信息載體，其發(fā)揮的信息傳遞作用非常大。企業(yè)公文處理效率的提升，不僅在于企業(yè)上下級部門間的溝通效率會得到充分保障，相關(guān)制度政策以及命令的下達效率也會隨之提升，進而產(chǎn)生一系列連鎖反應(yīng)，整體影響企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營效率。本文從工作效率、管理水平以及企業(yè)文化等三個方面，對公文處理工作高質(zhì)量、高效率開展的意義進行論述。

1.有助于企業(yè)工作效率的提升。企業(yè)公文具有較為規(guī)范的格式，且作為重要的信息載體，在具體傳送、閱覽過程中，保持高效性，渠道暢通、流程便捷，能夠提升整體的公文傳閱效率。通常情況下，企業(yè)以公文形式傳遞信息，本身就具有一定的權(quán)威性、嚴肅性，也更加容易引起閱覽者的重視，進而敦促其落實公文所涉事項，保證各項工作的有序開展，提高整體的辦事效率。由此，能夠整體提高企業(yè)的工作效能，降低時間成本。在對公文的重視和信息快速傳遞的雙重作用下，企業(yè)上下級部門之間的溝通效率更高，相應(yīng)工作的落實、執(zhí)行也更快，整體上對企業(yè)經(jīng)營管理效率的提升具有重要且積極的影響。

2.有助于企業(yè)管理水平的提升。企業(yè)規(guī)章制度的快速、有效落實，有賴于公文信息傳遞速度的提升和傳遞效果的優(yōu)化。也就是說，在以公文的方式進行信息傳遞的過程中，所涉及的相應(yīng)工作得到落實的效率越高，尤其是上下級部門之間的信息溝通、工作落實，在公文報送作用下，下級部門對相應(yīng)公文內(nèi)容的重視程度也越高，在快速閱覽后，針對問題能夠在第一時間尋找解決辦法予以處理，且在整體處理速度提升的前提下，實現(xiàn)公文處理工作落實效果的提升，促使整個企業(yè)管理效率、質(zhì)量提升。尤其是一些政策性文件的下達與落實，能夠確保企業(yè)在快速適應(yīng)政策環(huán)境的前提下，對內(nèi)部管理模式進行有效調(diào)整，以更好地應(yīng)對外部市場環(huán)境，提升整體的管理效率、管理水平，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

3.有助于改善企業(yè)文化氛圍。公文作為有效的信息傳遞方式，尤其是一些重要的政策性信息、規(guī)章制度信息等，對企業(yè)文化的打造、文化氛圍的營造具有重要影響。公文信息的有效傳遞，能使企業(yè)內(nèi)部人員在企業(yè)規(guī)章制度引領(lǐng)下，快速了解企業(yè)文化內(nèi)容，并在實際工作中充分體會，進而受到企業(yè)文化的影響，產(chǎn)生文化認同感，在工作中自覺提升質(zhì)量和效率。尤其是一些管理信息，在以公文形式發(fā)布、傳送的過程中，影響范圍更大，有助于在企業(yè)內(nèi)部形成良好的管理氛圍，從而使員工認同企業(yè)管理理念，自覺遵守企業(yè)的規(guī)章制度，這對助力企業(yè)不斷向前發(fā)展。

二、企業(yè)公文處理的現(xiàn)存問題

提升公文處理效率，對提升企業(yè)工作效率、管理水平，改善文化氛圍，均具有明顯的促進作用。因此，有效落實該項工作，主動提升公文處理效率，是企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容。然而，部分企業(yè)在公文處理工作中仍然存在一些問題，主要有以下幾點：

1.文件擬制不符合辦文規(guī)范。部分企業(yè)公文擬制過程缺乏一定的規(guī)范性，尤其是公文格式、種類劃分以及報送部門等方面的問題較為明顯。如公文格式、內(nèi)容方面，部分企業(yè)內(nèi)部公文并未按照固定格式予以編制，尤其是一些規(guī)章制度以外的文件，格式運用存在一定隨意性，甚至因為主管人員不同、習慣不同，致使文件編制格式存在差異，文件內(nèi)容存在一定不規(guī)范性。例如，正文部分在引用標題時，與實際的標題不相符；附件說明部分，擬稿人通常為“節(jié)省”擬稿時間，將其簡化為一個“附”字。除此之外，加蓋印章的位置不規(guī)范等問題也時常發(fā)生。

2.文件發(fā)放、呈送不符合辦文規(guī)范。企業(yè)文件的發(fā)放與呈送，同樣存在不規(guī)范的情況。文秘人員公文處理不及時，公文發(fā)放與呈送具有一定的隨意性，都是公文處理中存在的問題。例如，文書室公文較多時，容易出現(xiàn)部分公文未得到高效率處理、部分上級指令下達延誤的情況，以至于相應(yīng)的決策未能得到有效落實，部分工作效率低下。除此之外，文件收發(fā)相關(guān)制度不完善，企業(yè)文件收發(fā)工作的開展憑借一己經(jīng)驗及習慣收發(fā)登記工作落實不到位，未能及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，對文件的管理同樣會產(chǎn)生不利影響。

3.文件簽發(fā)、批復不符辦文規(guī)范。企業(yè)文件簽發(fā)以及批復不規(guī)范的問題也較為普遍，簽發(fā)項目不全，未注明相關(guān)簽發(fā)意見，或者簽發(fā)人、簽發(fā)時間等未注明，都屬于項目不全范疇。部分文件簽字位置不規(guī)范，未在指定位置有效簽寫，使用筆類繁多，字跡不規(guī)范，致使文件的嚴肅性不足。

三、提升企業(yè)公文處理效率的對策建議

提高企業(yè)公文處理效率，對整個企業(yè)的規(guī)范化經(jīng)營管理將產(chǎn)生積極影響。尤其是在市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)間的競爭異常激烈，競爭壓力較大，提升企業(yè)經(jīng)營管理效率，有助于提升其市場競爭力，從而占據(jù)有利地位。為了提升企業(yè)經(jīng)營管理效率及質(zhì)量，助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)，針對公文處理中存在的各類問題，給出以下幾點建議：

1.完善辦文管理制度。制度是提升效率的關(guān)鍵，辦文管理制度的有效制定與落實，能夠確保企業(yè)公文處理效率得到有效提升。需充分結(jié)合當前的企業(yè)經(jīng)營管理情況，結(jié)合行業(yè)政策、市場環(huán)境等，對企業(yè)內(nèi)部公文處理工作進行有效的規(guī)劃，制定相應(yīng)的管理制度，以規(guī)范公文處理行為。

2.實現(xiàn)辦公自動化。公文處理工作智能化、自動化開展，有助于進一步提升公文處理效率。需要有效改進辦公智能化、自動化技術(shù)，提升辦公智能化、自動化水平，促使其逐步替代傳統(tǒng)的以人力為主的工作方式，解決辦公室人員少、工作量大的問題，以整體提升公文處理效率。如引進相應(yīng)的文件處理軟件系統(tǒng)，建立企業(yè)內(nèi)部的文件傳送機制、模塊，確保各類文件都能夠通過特定的信息途徑予以傳遞，保證文件信息的安全性。

3.提高辦文人員綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)始終是影響公文處理效果的關(guān)鍵因素，在實際的公文處理工作中，應(yīng)該注意培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)，為公文處理工作奠定基礎(chǔ)，進而保證該項工作開展的實效性。工作態(tài)度的好壞，也會影響公文處理的效果。開展企業(yè)思政教育工作，通過企業(yè)文化的熏陶，改善人員的工作態(tài)度，使其對公文處理工作高度重視，認真對待該項工作。公文處理能力的強弱，是公文處理效果的直接影響因素。需要結(jié)合企業(yè)實際的公文處理制度，對人員進行相關(guān)培訓，培養(yǎng)其公文處理的技巧和能力。

4.健全公文處理規(guī)范程序。完善的公文處理程序，有助于公文處理的規(guī)范、有序。應(yīng)對公文進行有效的流程管理，對公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印以及登記、分發(fā)等程序予以明確規(guī)定。實施責任落實制，督促各相關(guān)人員嚴格按照相應(yīng)的流程，規(guī)范地完成文件的簽發(fā)、傳閱以及批復等工作。例如，對公文內(nèi)容的編制格式、標題擬定以及正文內(nèi)容等均做相應(yīng)的規(guī)定，并將各環(huán)節(jié)責任落實到個人。只有真正形成制度化、規(guī)范化的公文處理流程，改善公文處理環(huán)境，才能提升其處理效率。這樣，工作人員在素質(zhì)、技能水平提升的前提下，在辦公自動化系統(tǒng)和制度化、規(guī)范化流程的加持下，才能有效地開展各項公文處理工作。