事業單位檔案管理研究

摘要：隨著信息技術的迅猛發展，傳統的紙質檔案管理已無法滿足現代化管理需求。電子檔案系統的引入和應用能夠使檔案管理更加高效、便捷、安全。同時，一系列配套標準和規范的陸續出臺也為事業單位檔案管理提供了指導和支持。但是，在實踐中，由于資料過多，管理問題頻發，事業單位檔案管理始終面臨著較大挑戰。因此，繼續深入事業單位檔案管理的研究意義重大。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化對策；效益分析

事業單位檔案管理是一項重要的行政管理工作，包括檔案的建設、管理和利用。事業單位檔案管理具有保持檔案的完整性、真實性、可靠性的功能，良好的檔案管理可以提高工作效率，保護信息安全，也為歷史研究和文化傳承提供了重要的支持和保障。

一、事業單位檔案管理的內容

（一）檔案的收集整理

事業單位每年會產生大量的文書檔案、財務檔案、各類業務檔案，工作人員需要定期對各部門的檔案進行收集。收集好的檔案需要進行分類，錄入系統，還需要對目錄進行更新。

（二）檔案的保存

事業單位的檔案資料保存期限較長，大多是長期保存或永久保存，為確保檔案資料保存完好，需要進行適當的保存措施和技術手段，以防止檔案遭到損壞或丟失。

（三）檔案的查詢

現事業單位大多是在OA系統進行辦公，如果是數字化檔案室，便可與OA系統相連接，職工可通過OA系統在線查詢，同時也要注意權限管理，防止文件泄密。

（四）檔案的利用

事業單位的檔案資料具有豐富的價值和作用，運用現代技術手段，可對大量檔案數據進行挖掘和分析。

二、事業單位檔案管理的基本特征

（一）法制化

事業單位檔案管理體系必須是建立在國家法律法規基礎上，必須嚴格遵守法律規定和行政法規，依法管理檔案，并對檔案進行定期審核和鑒定。

（二）責任化

事業單位檔案管理應當落實責任制，各級領導和工作人員必須承擔起相應的管理職責，確保檔案管理的責任到位，監測檔案的安全、保密和完整性。

（三）信息化

隨著數字化時代給我們帶來的更多便利，事業單位檔案管理也日漸趨向數字化、網絡化、智能化和信息化，通過電子儲存和管理手段提高工作效率和質量。

（四）服務化

事業單位檔案管理應注重服務和應用，積極推進檔案信息資源共享和利用，更好地為決策、科研和服務等提供可靠數據支撐。

三、事業單位檔案管理的必要性

（一）法律法規要求

《中華人民共和國檔案法》等法律文件明確了機關事業單位必須按照國家和地方規定建立檔案管理制度，對辦公文件和資料進行科學分類、整理、保存，確保檔案材料的完整性和準確性。

（二）工作決策依據

事業單位的工作需要依據歷史數據和實際情況做出決策，檔案中存儲了大量的數據和信息，可以提供決策所需的各種數據支持，也可對過去的決策進行評估，通過這些反饋來改進和調整當前和未來的決策。

（三）公共資源的保障

事業單位所創造的一切成果，凝結著多種資源和智力的結晶，應該被視為公共財富，因此需要通過檔案管理將這些成果長期留存，方便后人學習、研究和借鑒。

（四）經濟效益和資源利用

檔案中蘊含了大量有價值的信息和知識，對于事業單位來說，檔案可以作為知識資產和研發創新的重要依據。

四、事業單位檔案管理面臨的主要問題

（一）檔案室環境不符合標準

現大多數事業單位仍采用紙質檔案管理方式，但部分事業單位沒有專用的檔案室，存放紙質檔案的場所達不到 “防火、防盜、防水、防震、防塵、防蟲、防電磁波、防靜電、防鼠咬、防毀”十防要求，影響檔案的保管安全性。沒有檔案室的單位一般將檔案資料隨意堆放在閑置空間里，無法發揮檔案的作用。

（二）缺乏專職檔案管理人員

事業單位受定編定崗限制，檔案這一崗位大多是由其他崗位的人員兼職管理，兼職檔案管理員一般將工作精力放在其主要工作任務上，分配給檔案管理工作的時間較少，使得檔案管理工作僅流于表面，無法發揮其本質作用。同時，由于一些單位存在涉密的檔案資料，這就要求檔案管理員對相關保密條例及涉密資料的保管方式充分了解，兼職檔案管理員顯然對這些知識是比較匱乏的，一旦發生泄密事件，會對單位造成較大影響。

（三）缺乏規范、有效的檔案收集體系

由于對檔案管理不夠重視，很多單位沒有制定明確的收集整理流程。管理人員對各部門的檔案收集整理數量不明確，導致檔案資料存放到個人手中，容易造成檔案資料的殘缺或丟失等問題，并且因為沒有統一的管控方式，導致多人協作的檔案資料個人存放的版本不一致，在后期查閱資料時難度增大。

（四）檔案管理系統落后

檔案查詢、借閱采用線下的實體檔案借閱方式，在借閱過程中，無法對人進行管控，只能通過線下聯系等方式進行檔案的催還，使得檔案的利用率低下，也影響到員工的工作效率。單機版系統僅能實現對檔案的基本管理需求，無法順應數字化檔案管理發展趨勢，對業務工作的開展存在一定的制約。由于網絡管理系統的缺乏或并未安排專門的管理人員進行系統的維護，使檔案管理系統流于形式，對信息化檔案管理的推進產生一定影響。[1]

（五）缺乏檔案管理專項經費

新時期，檔案管理工作發生了巨大改變，工作內容不僅僅是信息資料的收集與處理，還涉及信息檢索與統計分析。檔案管理工作日益復雜，其現在不僅需要各部門的合作，還需要良好的基礎設施建設。[2]由于領導層對檔案管理不夠重視，投入在檔案管理上的經費較少，資金不足致使工作開展難度加大。隨著各單位嚴格控制各項經費的支出，經費大多投入在各項業務工作上，其他輔助性工作的經費大幅削減甚至直接撤銷該筆專項經費，因此檔案經費一直處于不穩定狀態，無法確保檔案工作的長期穩定開展。

五、檔案管理的優化對策

（一）加強對檔案室的監督檢查

各事業單位的上級主管部門要加強對下屬單位檔案室運行情況的監督，對檔案室各項指標進行定期檢查和不定期抽查，發現問題限期整改，整改后提交整改報告，并進行再次檢查。發現問題仍不整改的予以通報批評，并采取一定的懲罰措施。各單位內部要定期開展自我檢查，建立檢查臺賬，重點對檔案室防水設施、防蟲設施、滅火器、溫度濕度、門窗等設備進行檢查，保證正常工作狀態。

（二）招聘檔案專職管理人員

現事業單位大多采用公開招聘統一考試的方式進行人員招聘，而且普遍要求碩士學歷。因此，在專業選擇上應當偏向檔案學、圖書情報與檔案管理等，這類專業人員應當具備豐富的檔案理論知識，更加能夠勝任檔案管理工作。不具備招聘新人員條件的單位應當將重點放在檔案崗位在崗人員的技能培訓上面，通過不斷學習提升工作水平。

（三）規范檔案管理體系

在新型的檔案管理工作體系的指導下，結合事業單位的實際發展需求，打造規范化和時效性的管理工作流程，基于相應的管理工作標準，發揮事業單位檔案信息的實用價值。[3]首先，針對不同類型的檔案，制定不同的收集標準，確保檔案資料的準確性、完整性和真實性；其次，要對檔案收集進行監管，建立檔案審查工作機制，嚴格按照政策法規和規章制度進行審查，根據檔案種類設置借閱制度，規定借閱權限和借閱期限，并開展安全防范教育和宣傳，確保檔案資料的安全可靠；最后，定期進行檔案清理工作，及時銷毀無效的檔案。

（四）推進檔案數字化建設

要明確數字化建設的基本路徑和發展思路，通過建立組織架構體系保障工作順利開展。檔案數字化建設信息系統平臺極為重要，在建設過程中，要選擇安全高效、穩定可靠、易于管理、易于操作的信息系統平臺。同時，還要充分考慮平臺的擴展性和兼容性，保證單位數字化建設的可持續發展。要制定相應的管理規則，明確數字資源的分類形式、存儲位置、備份方式、安全保障機制等，從而更好地保證數字資源安全性、可用性和可靠性。

（五）設立檔案專項經費

領導層要提高對檔案管理的重視度，在編制預算時增設檔案專項經費。同時，要制定檔案專項經費管理辦法，明確經費的使用范圍、管理流程、審批標準等。按照相關規定，事業單位向上級主管部門申請設立檔案專項經費，并提交預算和管理辦法等相關材料。經費獲得批準后，事業單位要根據實際需求，合理使用檔案專項經費，并建立健全的資金管理制度和監督機制，確保資金使用的透明和規范。

六、檔案管理最優化的效益分析

（一）實現信息共享

事業單位經過長時間的積累，擁有著大量珍貴的行業資料和知識信息，通過檔案信息共享，這些知識和信息可以被及時、精確、方便地傳遞和利用，為單位長遠發展打下堅實的基礎。檔案信息共享使得資料更為透明、清晰，文件處理流程更加規范化，能夠有效地促進單位內部管理、監督的實施和對外傳播，從而提高工作質量。事業單位各個部門負責不同的工作，建立檔案信息共享機制，更加能夠把握單位發展全局，緊跟時勢，系統謀劃工作思路。

（二）提高檔案資料利用率

事業單位是公共服務和行政管理的重要組成部分，提高檔案資料利用率能夠為各級領導提供更翔實、準確的信息，讓他們基于事實正確決策。檔案資料是事業單位的重要信息資源，通過提高檔案資料的利用率，可以讓單位內部的業務流程更加高效，減少工作復雜度。當檔案資料得到充分利用后，可以減少重復勞動和浪費，節省單位運營成本。伴隨資料利用率的提高，單位的業務能力會隨之提高，加之事業單位本身的自有屬性，所涉及的各個領域都有其獨特的專業知識和經驗，可以為研究人員提供豐富的參考價值。

（三）提升工作效率

由于電子檔案管理系統中可保存事業單位在工作中產生的檔案資料，在單位定期或專項檢查活動中都體現出支撐作用，對于大量檔案調閱，可利用檢索功能快速定位到需要的檔案資料，可以為員工節省時間，使其更專注于工作任務，加快轉化為工作效果，也使得檔案查詢、保管工作更加便捷和高效。

（四）增強風險控制能力

事業單位的人員檔案一般由單獨的人事系統進行管理，區別于其他檔案。有效的檔案管理能夠保證個人信息安全，避免因信息泄露導致的安全隱患。在實際工作中，也能夠防止文件的丟失或者被篡改等問題，從而保證單位運行的穩定性和連續性。在現代社會中，信息安全問題備受關注。好的檔案管理可以掌握單位內部情況，及時發現不規范操作，減少單位面臨的風險。同時，也有助于單位合法合規運營，通過檔案管理記錄下工作中的每個細節，便于監管機構進行審計工作，避免出現法律問題和其他不良影響。

（五）增值歷史檔案

檔案是單位歷史的見證，通過事業單位檔案的規范管理，可以增強歷史檔案的完整性和可讀性，更好地反映單位的歷史事件和變遷過程，從而提高檔案的歷史價值。對于圖書館、博物館這一類事業單位，歷史檔案還具有一定的社會屬性。這類單位所保存的歷史檔案不僅是歷史學家研究的重要資源，也是文化傳承的重要載體。通過事業單位檔案管理的文物保護、數字化處理等措施，可以對歷史檔案進行保護和傳播，在社會文化發展中扮演重要角色，提升歷史檔案的文化價值。

七、結束語

事業單位檔案管理的科學性和規范性對于事業單位的正常運行和發展至關重要。隨著現代化進程的推進，檔案管理更加需要與先進技術相融合，以提高管理效率和服務水平。事業單位檔案管理的公開與透明，是實現政府信息公開的重要內容，通過規范的檔案管理，也能夠提高政府管理的公信力和公共信息透明度。當前形勢對事業單位檔案管理提出了更高的發展要求，事業單位應從多方面入手，切實提高管理水平，更應該注重實際產出成果，在工作中不斷改進方法，保證檔案最大化效益。同時，也保證檔案工作緊跟時代發展趨勢，實現最優化的目標。

參考文獻：

[1] 程筱潔.信息化視角下行政事業單位檔案管理科學化思考[J].辦公室業務，2020（11）：99-100.

[2] 趙麗，魏緒云.事業單位檔案管理工作的開展研究[J].文化產業，2023（09）：13-15.

[3] 李慧.新時代事業單位檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2023（04）： 34-36.

作者簡介： 馮婧，女，漢族，河北滄州人，碩士，助理館員，研究方向：檔案方向。