大數據時代背景下事業單位檔案信息化建設策略

摘 要：在大數據時代背景下，事業單位檔案信息化建設具有重要意義，同時，也面臨著許多挑戰。為了實現檔案信息化管理的目標，需要制定相應的策略。文章分析了大數據時代背景下事業單位檔案信息化建設的價值，并根據當前事業單位檔案信息化建設的現狀提出了幾點可行性的策略，希望可以為推進事業單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的順利開展提供有益參考。

關鍵詞：大數據時代；事業單位；檔案信息化

隨著大數據時代的到來，信息化建設已經成為現代社會各個領域的重要發展方向，包括事業單位檔案管理領域。事業單位作為社會組織的重要組成部分，其檔案信息的管理和利用對于保障機構運行和服務效能具有重要意義。傳統的手工檔案管理方式已經無法滿足信息化時代對于高效、精確和便捷檔案服務的需求，因此，事業單位迫切需要制定相應的檔案信息化建設策略。只有通過全面推進檔案信息化管理建設，才能更好地適應大數據時代的發展需求，事業單位應該對此提高重視。

一、大數據時代事業單位檔案信息化建設的重要價值

1.能夠提高工作效率

傳統的紙質檔案管理方式存在很多弊端，如需要占用大量的空間、檔案查閱速度慢、管理效率低下、容易出現遺失或損壞等問題。隨著信息技術的快速發展，數字化檔案管理方式已經成為事業單位檔案管理的重要趨勢。數字化檔案可以將紙質檔案轉化為數字形式，實現檔案的電子化管理和查詢，與傳統的檔案管理方式與理念相比較，這種方式能達到更高的效率。首先，通過數字化的方式，檔案管理原本所需要的物理空間有所減少，大幅縮短了檔案查閱的時間，提高了工作效率。其次，數字化檔案可以在數據庫中快速檢索和查詢，快速找到需要的信息，從而加快了工作流程。

2.可以提高檔案管理的安全性

傳統的紙質檔案管理方式存在很大的安全隱患，如檔案易被損壞、遺失或盜竊，這些安全問題可能對事業單位造成嚴重的損失和影響。在這種情況下，數字化檔案的出現成為一種重要的檔案管理解決措施。將檔案轉化為電子文檔，可以實現檔案的電子化存儲、備份和管理。數字化檔案可以實現多重備份和加密存儲，以保證檔案信息的安全性和完整性。數字化檔案的備份還可以通過云存儲或本地存儲等方式實現，確保檔案信息不會因為硬件故障和災害等原因而丟失。同時，數字化檔案的加密存儲可以防止不法分子利用黑客攻擊等方式盜竊檔案信息，從而保護檔案信息的安全。此外，數字化檔案還可以實現檔案信息的權限控制和審計追溯，保護檔案信息不被未經授權的人員查看和修改。通過制定完善的檔案管理規則和權限控制機制，能夠確保檔案信息的安全性和完整性。

3.可以實現檔案資源共享

傳統的檔案管理方式通常是各個部門或單位獨立管理，檔案資源無法共享，這種方式容易造成資源浪費和信息孤島。通過數字化的相關技術開展檔案管理則能進一步解決當前存在的問題，使得檔案資源和信息能夠在不同部門之間共享。信息化的檔案處理方式還能存儲龐大的檔案信息，方便不同部門或單位的共享和使用，通過內部網絡或互聯網等方式實現檔案信息的共享和交流。檔案信息的共享可以使得不同部門或單位之間信息互通，從而避免信息孤島，實現信息資源的高效利用。此外，數字化檔案的共享不僅可以提高信息資源利用效率，還可以避免重復建設和浪費，節約成本。事業單位通常需要處理大量的檔案信息，傳統的檔案管理方式效率低下，需要大量的人力、物力成本。數字化檔案的出現能夠實現信息共享和協同，避免重復建設和浪費，提高資源利用效率，節約成本。數字化檔案的共享還可以促進跨部門、跨單位合作和交流，加強協同工作和溝通，提高管理和服務的質量和效率。

4.可以提高檔案信息的可追溯性和透明度

傳統的紙質檔案管理方式存在檔案信息不透明和難以追溯的問題，檔案信息容易被篡改或刪除。數字化檔案的出現能夠解決這一問題，實現檔案信息可追溯和審計，使得檔案信息更加透明化。通過信息化處理檔案信息，能夠使得人們更加直觀地看到檔案的所有操作信息，包括檔案的創建、修改、查看和刪除等操作記錄。其追溯功能可以追溯檔案信息的來源、處理和保存過程等，從而避免檔案信息被篡改或刪除。數字化檔案可以通過內部網絡或互聯網等方式實現檔案信息的公開和透明，通過設置權限，確保檔案信息只被授權人員查看和使用，能夠加強檔案信息的監督和管理，避免信息被篡改或刪除。

二、大數據時代背景下事業單位檔案信息化建設的現狀

1.事業單位檔案信息化建設的進展緩慢

由于傳統的檔案管理方式已經深入人心，數字化檔案的推廣和應用需要一定的時間和成本。許多事業單位還停留在傳統的檔案管理模式中，檔案管理信息化程度較低，缺乏系統化和規范化。基于此，事業單位應該注重加快檔案信息化建設的步伐，促進其朝著數字化和智能化的方向發展。

2.檔案信息化建設的技術和管理水平存在差距

數字化檔案的管理需要一定的技術和管理水平，還要求管理人員能夠具備較高的專業水平，能夠及時掌握檔案信息的相關操作，并解決存在的問題。但是，當前的現狀是其管理技術水平較低，缺乏專業的檔案管理人員，導致信息化檔案管理不能充分發揮其優勢。

3.事業單位檔案信息化建設存在安全問題

事業單位檔案信息化建設面臨著一系列的安全問題。首先，檔案信息的數字化和網絡化使其更容易受到黑客攻擊和惡意篡改。未經適當保護的檔案系統可能成為犯罪分子獲取敏感信息的目標，造成信息被泄露和隱私侵犯。其次，信息化建設中的技術漏洞和系統缺陷可能導致數據的意外丟失或破壞。例如，硬件故障、軟件錯誤或人為操作失誤等，都可能導致檔案信息的不可恢復性損失。

4.事業單位檔案信息化建設存在文化和心理障礙

許多事業單位在信息化檔案管理推廣的過程中還存在文化和心理上的障礙。一方面，很多檔案管理人員已經習慣使用傳統的方式開展工作，缺乏主動學習先進技術，應用創新理念的動力；另一方面，信息化檔案管理需要依賴信息技術，需要檔案管理人員接受新技術和新知識的培訓和教育，這也需要一定的時間和資源。

三、大數據時代背景下事業單位檔案信息化建設的策略

1.加強檔案信息化建設的組織和領導

加強檔案信息化建設的組織和領導是事業單位檔案信息化建設的基礎和前提，在有效地組織和領導下，才能實現檔案信息化管理的全面推進和應用。事業單位可以從以下幾個方面入手：（1）建立專門的檔案管理部門，主要的工作內容為信息化處理檔案、優化組織與管理實施。檔案信息化管理機構可以由檔案管理部門和信息技術部門共同組成，也可以獨立設立檔案信息化管理機構，該機構應該制定檔案信息化管理的規范和標準，推廣檔案信息化管理的理念和技術，進一步推動檔案信息化管理的實施和應用。（2）制定完善的檔案信息化管理戰略。檔案信息化管理需要得到領導的重視和支持，并要求領導人員能夠積極參與其中，推進檔案信息化管理的落實。領導要在檔案信息化管理的實施和應用過程中提供全方位的支持，包括人力、物力以及財力等方面的支持，確保其能夠順利實施和運營。（3）檔案信息化管理的成功實施需要多部門之間的協同合作。首先，檔案管理部門需要與信息技術部門密切合作，以確保系統的穩定性、安全性和可靠性。信息技術部門負責系統的搭建、網絡安全和數據管理，而檔案管理部門則提供業務需求和流程指導，雙方合作可以確保系統能夠滿足檔案管理的實際需求。其次，與其他部門的協同合作也是至關重要的，如人力資源部門、財務部門等。與人力資源部門的合作可以實現檔案無紙化管理和信息共享，與財務部門的合作可以實現財務檔案與業務數據的關聯，從而提升數據的準確性和綜合利用效益。

2.優化檔案信息化管理的技術和平臺

首先，檔案信息化管理一般依靠先進的技術和平臺，因為技術平臺的應用可以使得檔案的存儲和檢索等更加數字化。基于此，事業單位應該基于云計算、大數據以及人工智能等先進技術，為檔案信息化管理提供良好的外部環境，構建完善的信息系統，具有高效、智能和安全等特點。檔案信息化管理系統能設置權限，還能實現審計追溯。其次，檔案信息化管理應該依照一定的標準和規范來實現，使得檔案信息化管理朝著標準化的規范化的方向發展。因此，要求事業單位能夠制定相應的管理標準，包括數字化檔案的格式、存儲方式、檢索方法和保密要求等，為檔案的信息化處理提供科學的指導方向。當然，事業單位也要重視相關技術的研發，因為實現檔案信息化管理主要依賴先進的技術和平臺。尤其是對數字化檔案的掃描技術、存儲技術和檢索技術的研究和開發，能夠進一步提升信息化檔案管理的技術水平。

3.加強信息化檔案管理人員的培訓和教育

要實現檔案信息化管理就需要專業的人員，而檔案信息化管理的技術和方法也需要不斷更新和學習，因此，事業單位應該加強檔案信息化管理的人員培訓和教育。首先，要建立檔案信息化管理的專業培訓機制，可以由檔案信息化管理的機構負責，也可以由培訓機構或相關專業機構提供，培訓內容除了要包含相關理念和技術之外，還應該包含檔案信息化管理的標準和安全知識等。在對管理人員開展培訓的過程中，實踐教育也是必不可少的，因為理論教育最終要落到實處才能真正發揮作用。還要通過具體的實踐活動切實提高管理人員的專業技能，熟悉檔案信息化管理的流程和方法。其次，事業單位也要注重檔案管理經驗的交流和分享，如管理人員之間的交流，或者行業之間的溝通等，使得管理人員能夠了解到最新的管理技術與方法。交流的方式也應是多樣化的，可以是信息化檔案管理的會議、研討會、論壇等活動。最后，事業單位也要重視考核評估機制的建立，考核評估機制可以以項目進展、系統運行效果和信息安全等指標為依據，評估和考核各部門和個人的檔案信息化建設工作，并根據評估結果采取相應的激勵或懲罰措施。促使事業單位各部門充分認識到檔案信息化建設的重要性，并激發其積極性和創造性。

4.加強檔案信息化管理的安全保障

在大數據時代背景下，安全管理是檔案工作需要解決的一個重要問題。首先，要建立檔案信息化管理的安全保障體系，包括檔案信息化管理的安全策略、安全規范和安全措施等。其次，采取檔案信息化管理的安全技術和防范措施。當前，管理人員經常使用的安全技術包括防火墻與加密傳輸等，可以對一些重要的檔案信息設置權限，只允許特定的人群查看，并要注意信息的備份處理，使得檔案管理的安全性得到提高。其中，訪問權限控制主要是通過管理用戶的身份、角色和權限等信息，提高檔案信息的機密性。訪問權限控制可以通過密碼、加密卡和生物識別等多種方式實現。當然，也要求事業單位人員能夠具備較強的安全意識和保密意識，遵守檔案信息化管理的安全規范。同時，培訓之余也要定期開展安全審查和評估，使工作人員能夠不斷增強安全意識。最后，事業單位還要建立檔案信息化管理的應急響應機制，規范安全事件的報告和處理流程、應急預案和應急演練內容等，使得事業單位中的檔案管理安全事件能夠得到妥善處理。

5.推廣檔案信息化管理的理念和文化

首先，事業單位檔案信息化管理要想盡快實現，還應該注重管理理念的推廣，建立先進的管理文化，以此提高全體員工對信息化管理的認識和積極性，營造積極的信息化文化氛圍。其次，檔案信息化管理的宣傳和推廣可以采用多種方式，可以建立專門網站，通過圖文并茂的形式開展推廣宣傳，在網站上及時發表一些檔案管理的動態，以增強檔案信息化管理的認知度和接受度。網站的形式也應是多樣化的，如檔案信息化管理平臺、檔案信息化管理的互動交流平臺等。除了通過專門的網站推廣以外，還可以通過實踐活動，加強管理經驗的交流和學習，從理論和實踐兩個方面提供支持，如組織學術會議、管理論壇等。最后，事業單位還應該加強與社會各界的溝通和合作，借助社會資源和力量，推進檔案信息化管理的落實和應用。

四、結束語

總而言之，大數據時代背景下事業單位檔案信息化建設的策略需要從組織和領導、技術和平臺、人員培訓和教育、安全保障以及文化推廣等多個方面入手。檔案信息化管理不僅能夠提高檔案管理的效率和精確性，還能為事業單位提供更準確的決策依據和服務支持。隨著信息技術的發展和檔案信息化管理的不斷完善，事業單位將能夠更好地應對大數據時代的挑戰，實現數字化轉型和管理創新。

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（作者單位：平陰縣檔案館）

作者簡介：張紅麗（1984—），女，漢族，山東濟南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化建設。