公立醫院檔案信息化建設的問題及對策探析

摘 要：隨著公立醫院改革不斷深入，信息技術不斷發展，對公立醫院檔案信息化建設的要求也逐漸提高。本文通過對當前公立醫院檔案信息化建設的現狀展開分析，得出公立醫院存在檔案管理重視程度不夠、專業人才配備不足、管理制度不健全、信息化認識不到位、檔案安全意識不夠等5個問題，并結合公立醫院檔案信息化建設要求與公立醫院檔案管理工作實際，提出針對性建議。

關鍵詞：公立醫院；檔案管理；檔案信息化建設

引言

隨著公立醫院改革不斷深入，信息技術不斷發展，對公立醫院檔案信息化建設的要求也不斷提高。推進公立醫院檔案信息化建設有助于醫院快速獲取信息，借鑒各方經驗，精準制定決策，是提升醫院綜合管理能力的重要途徑之一，有利于提高醫院工作效率，對于公立醫院的發展具有重要意義。由于公立醫院檔案管理在醫院運行管理中長期處于弱勢地位，導致檔案信息化建設工作受限，發展滯后。

本文通過研究分析當前公立醫院檔案信息化建設現狀，發現目前公立醫院存在檔案管理重視程度不夠、專業人才配備不足、管理制度不健全、信息化認識不到位、檔案安全意識不夠等5個問題，結合公立醫院檔案信息化建設要求與公立醫院檔案管理工作的實際情況，對這5個問題給出了針對性建議。

一、公立醫院檔案信息化建設的背景

在公立醫院改革不斷深化的背景下，持續推進醫院現代化管理將是公立醫院在較長一段時期內的重點工作。實現公立醫院檔案現代化管理是推進醫院現代化管理的重要方面，公立醫院檔案信息化建設是實現其檔案現代化管理的核心，其重要性隨著公立醫院改革的深入也不斷顯現。2021年1月1日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設作出了明確規定，要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用；要求機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接；同時，對電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺的建設也提出了要求。當前，公立醫院檔案管理正處于從傳統管理到信息化建設的轉變中，但由于公立醫院長期存在的“重業務、輕管理”的思想，導致檔案信息化建設推進工作受限，發展滯后。

二、公立醫院檔案信息化建設存在的問題

1.重視程度不夠，資源投入不足

大多數公立醫院的管理層對醫院檔案管理的重視程度不夠，沒有意識到檔案管理對醫院發展的重要性，缺乏對檔案管理和檔案服務的前瞻性，沒有將醫院檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展，導致檔案管理工作仍處于較為傳統的階段。在推進檔案信息化建設的過程中，公立醫院仍然需要面對管理層對檔案管理工作重視程度低的問題。此外，對開展檔案管理工作所需的人力、物力、財力等資源投入不足，導致醫院員工對檔案管理的重要性與必要性認識不足，檔案管理水平滯后，檔案信息化建設開展程度較低，檔案資源的利用率低，沒有在醫院的發展建設中發揮有效作用，這也會影響醫院管理層的決策，縮減醫院在檔案管理中的投入。在此惡性循環下，勢必會影響醫院的長期健康發展。

2.人員配備不足，專業人才短缺

公立醫院主要側重醫療業務發展，醫務人員是醫院員工的主要組成部分，行政人員配置相對緊張，同樣作為行政管理人員的專職檔案管理人員配置不足已是老生常談，但是卻一直都沒有得到妥善解決。根據相關調查研究得出的結論，目前我國各公立醫院中的大部分檔案管理人員都屬于行政人員兼職，他們不是檔案學、圖書情報學等相關專業出身，沒有接受過系統化的專業檔案管理訓練，對檔案管理領域的新技術、新方法的接受程度和操作能力都有待提高。同時，公立醫院各科室檔案管理人員的檔案專業素養參差不齊，單位也未開展有針對性的檔案管理知識、業務技能培訓，導致科室檔案管理人員的檔案管理意識薄弱，檔案管理的實際操作能力欠缺，檔案服務理念淡薄，缺乏檔案信息化意識，影響各科室檔案管理的質量，這些因素必然對公立醫院檔案信息化建設造成不良影響。

3.缺乏管理意識，管理制度有待健全

公立醫院檔案管理工作是一項基礎性工作，短期內較難看到實際效益，因此，檔案管理工作長期不受重視。大部分醫院認為檔案管理工作是收集與保存醫院各類文件資料的簡單工作，缺乏檔案管理意識。這不僅阻礙了檔案管理工作的正常運轉，也制約了檔案資源效用的發揮。基于此，對于基本上只消耗資源而不產生實際效用的檔案管理，醫院會不斷壓縮管理成本，產生惡性循環。目前，大部分公立醫院檔案工作一般由辦公室兼職管理，沒有設置專門的檔案管理部門及負責人，也沒有制定檔案管理的規章制度，或者僅有簡單的管理制度而沒有細化，也沒有形成管理體系。此外，由于缺乏績效考核制度，檔案管理人員工作積極性不足，責任意識不強。檔案信息化建設對檔案管理的要求更高，沒有健全的管理制度將會導致檔案信息化建設難以順利推進。

4.檔案管理信息化認識不到位

檔案信息化的主要內容包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化三個方面。近年來，國家、檔案管理機構在不斷加大推動檔案信息化建設的力度，引導各單位充分發揮檔案信息資源的價值。在此背景下，各大公立醫院也開始探索檔案信息化建設，增加對檔案信息化建設的投入，但是由于公立醫院檔案管理的基礎水平較為薄弱，基本還處于購入基礎設備設施、購買基礎信息系統的階段，這些投入主要用于檔案存儲電子化轉換，服務于檔案電子化的管理。從檔案管理專業角度的信息化建設來看，目前公立醫院的檔案信息化建設存在檔案信息設備功能相對單一、信息系統標準化建設不夠等問題。公立醫院管理者及大部分檔案管理人員對檔案管理的認識不足，基本把檔案信息化定位在檔案數字化，一方面，缺少標準化建設方案，另一方面，也未建立信息化網絡平臺，公立醫院的檔案信息化建設仍處于初級階段。

5.檔案安全意識不夠，信息安全面臨挑戰

檔案安全是檔案資源有效利用的前提，在檔案管理中處于極其重要的地位。由于醫院內部檔案管理人員素質參差不齊，部分科室檔案管理人員在文件正式歸檔前，對文件的安全保護意識不夠，極易造成信息被泄露或文件丟失，導致無法彌補的損失。在公立醫院專職檔案管理人員緊缺的背景下，檔案信息化建設過程中部分醫院會購買檔案外包服務，在此過程中如何避免信息被泄露也是一大問題。同時，在檔案信息化建設過程中，由于紙質檔案電子化，電子檔案的不斷產生以及信息系統、信息平臺的應用及網絡的接入，檔案安全將面臨更大挑戰。從目前情況來看，大部分公立醫院并沒有出臺切實有效的措施來應對檔案信息化建設中面臨的信息安全問題，其安全意識有待加強。

三、推進公立醫院檔案信息化建設的建議

1.提高全體職工對檔案管理工作的重視

習近平總書記曾指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續。各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建成小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案管理工作是公立醫院管理的重要內容，公立醫院的管理層應該提高對檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理部門及其職能，大力支持醫院檔案管理工作，將檔案信息化建設工作納入醫院發展整體規劃，促使檔案資源在醫院管理中發揮最大效用。醫院要加大宣傳力度，通過“國際檔案日”、院慶日等機會，普及檔案管理知識，向院內外宣傳醫院檔案管理工作的開展情況及成效，讓醫院職工了解院史的同時，提高對檔案管理工作的認同。醫院檔案管理部門也可以定期開展檔案信息梳理工作，從檔案中汲取營養，查找不足并改進，尋找發展的突破口，讓檔案資源充分發揮效用。從醫院層面整體提高職工對檔案工作的重視程度，加大開展檔案宣傳及檔案資源開發利用的力度，讓醫院全體員工了解檔案的價值和檔案管理工作的重要性，提高對檔案信息化建設的認識，并逐步參與到這項工作中。

2.建設專業的檔案人才隊伍

檔案工作者是檔案管理工作開展的基礎，他們的職業素養和管理水平直接影響檔案管理工作的質量，也會影響檔案信息化建設的進程。當前，公立醫院對檔案管理工作重視程度不高，檔案管理專職人員緊缺，多為兼職檔案管理人員。兼職檔案管理人員常因部門工作分工變化或職務變動而采取人員調整，難以組建穩定的檔案人才隊伍，勢必會影響檔案信息化建設工作的順利開展。因此，醫院應制定相應措施，壓實責任，要求科室檔案管理人員相對固定，保障檔案信息化建設工作有序開展。在檔案信息化建設背景下，公立醫院不僅要配備專業的檔案管理人員、相對穩定的兼職檔案管理人員，也需要引進既掌握檔案專業知識，又具備計算機信息技術的復合型人才，以便在檔案信息化建設中遇到問題時能靈活應對、及時處理。對于醫院現有的檔案管理人員，醫院要根據其檔案管理工作的水平，開展檔案知識、安全意識、信息技術等方面的培訓，全面提升其綜合素質，建立一支專業能力強、知識面廣、信息素質好的檔案管理團隊，從而加快公立醫院檔案信息化建設的步伐。

3.制定科學、有效的檔案管理制度

建立科學、有效的檔案管理制度是公立醫院開展檔案管理工作的前提，也是檔案信息化建設的基礎。隨著信息技術的發展，檔案管理理念的更新，檔案管理工作中的一些規范、要求等也隨之調整，公立醫院檔案管理制度也應該根據這些情況更新與細化。公立醫院要根據管理的實際需要，設置專門的檔案管理部門，組建醫院檔案管理領導小組，建立醫院檔案管理組織體系。根據各部門實際工作情況，明確各部門檔案管理職責，統一歸檔和管理醫院各部門、各門類的檔案。同時，還應該明確各部門檔案管理人員的責任和義務，制定各級檔案管理人員的崗位職責，將檔案管理工作具體落實到個人。制定檔案管理績效考核制度，激發檔案管理人員的積極性與主動性，提升公立醫院檔案管理的質量和工作成效。在科學有效的檔案管理制度下，公立醫院要將檔案管理工作納入醫院整體發展中，使檔案管理工作與醫療業務工作一起發展、同步考核，提高檔案管理在醫院管理工作中的地位，促進醫院檔案管理信息化建設。

4.加快檔案信息化建設的進程

檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。檔案信息化建設是一個動態的過程，根據信息技術的發展、應用不斷深化，基于此，提出“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略。受到醫院檔案管理系統、信息技術設備設施、信息技術平臺的制約，當前公立醫院檔案信息化建設還處于初級水平，距離檔案信息化的目標還有一定距離。推進醫院檔案信息化建設，不僅需要培養、引進具有檔案專業知識、計算機、信息技術知識的復合型人才，還需要引進一系列專業的檔案管理設備設施、檔案信息化系統、信息安全防護系統，這就需要醫院增加資金投入，采辦相應的設備設施及信息系統，能夠更好地對檔案展開收集、整理、分類和管理，方便檔案管理人員及使用者快速、精準地獲取檔案信息，提高檔案管理工作的效率，更好地發揮檔案的價值。同時，公立醫院也需要建立健全檔案信息化建設的相關制度，將檔案管理信息化建設與醫院戰略發展相聯動，提高檔案利用率，讓全院上下看到檔案對醫院、對醫療衛生事業發展的促進作用，從而加快醫院檔案信息化建設進程。

5.加強檔案信息化安全建設

在檔案信息化建設的過程中，檔案安全性問題將更為突出。網絡、信息系統、信息平臺等是檔案信息化建設的重要工具，由于網絡的開放性與網絡環境的復雜化，檔案管理過程中稍一疏忽，就可能會導致檔案信息被泄露。并且，由于醫院檔案信息的特殊性，一些黑客及不法分子也會攻擊醫院檔案管理系統，企圖竊取檔案信息。基于此，醫院必須加強檔案管理的安全性，保障檔案信息安全。全院上下要筑牢檔案安全意識防線，確保檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。醫院要召開檔案專題會議，宣傳檔案安全的重要性及檔案信息化建設的必要性。可以邀請消防部門、檔案主管部門、高校檔案專業人士等來院開展檔案安全教育，增強檔案管理人員的安全意識和檔案保護技能。同時，引進專業的檔案信息化系統和平臺，提高軟件安全防護等級，利用計算機信息技術保障檔案信息安全；也可以邀請檔案軟件公司人員來院開展檔案信息化系統安全培訓，優化醫院檔案信息化工作權限設置，加強身份識別功能，多措并舉，確保檔案實體安全及信息安全。

四、結語

信息、能源、材料是當今世界的三大資源，檔案資源是重要的信息資源，檔案信息化建設的最終目的是加強檔案資源的開發利用，滿足檔案使用者的需要。檔案管理是公立醫院管理工作的重要內容，是促進醫療體系建設、促進社會整體發展的重要一環。加強公立醫院檔案信息化建設不僅可以促進醫院資源的充分利用，促進醫院整體發展，也可以為我國醫療管理體系發展奠定扎實的基礎，促進醫療體系的改革與發展。因此，公立醫院應該認識到檔案信息化建設的不足之處，轉變思想觀念，更新檔案管理理念，重視檔案管理工作，加快檔案信息化建設進程，提高檔案資源的開發與利用。

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（作者單位：浙江省立同德醫院）

作者簡介：張奕華（1990—），女，漢族，浙江紹興人，碩士研究生，研究方向：辦公室管理，檔案管理。