新時代公安檔案信息資源的開發和利用探討

馬木生

（福建省清流縣公安局警務服務中心，福建三明 365300）

0 引言

新時期發展背景下，各部門在開展檔案管理工作時，檔案資源開發與利用屬于其中非常重要的內容。對于公安機關而言，檔案信息資源管理工作的科學性與檔案資源開發利用的效率之間有著非常密切的聯系。如今，公安機關在開展檔案管理工作時，高度重視信息技術的使用，并進一步加強了檔案管理信息化建設，使電子檔案數量一直呈現上升的趨勢，同時也為公安機關檔案資源開發提供了重要的條件。充分發揮新技術的作用，提升檔案信息資源開發與利用效率，是新時期公安機關需要重點考慮的。

1 公安機關檔案管理概念與重要性

公安機關檔案信息資料主要是指，公安機關在開展案件處理以及各類整治活動時，需要利用文字、圖片、音頻以及視頻等形式進行準確記錄，一般主要體現在文書檔案、業務檔案以及戶籍檔案等幾個方面。公安機關檔案管理是工作人員對檔案進行記錄、整理與分類等，貫穿于整個系統的全過程，其工作質量與公安機關日常業務工作開展有著非常密切的聯系。公安機關檔案信息資料不僅準確記載著懲罰犯罪、保護人民安全利益的行為，而且還涉及案件辦理中的重要理論依據與法律條文。公安機關優化檔案管理工作，有利于在更大程度上提升公安機關檔案管理工作效率，實現對檔案信息資料的充分開發與利用，在其他公安業務工作中，可以將檔案信息資料的價值充分發揮出來，更好地維護社會公平與公正，保護人民群眾與社會利益。

2 影響公安檔案資源開發與利用的外部因素

結合目前的實際情況來看，公安機關在開展檔案資源開發與利用等工作時，會受到一些外部因素影響，具體主要體現在了以下兩個方面。

2.1 檔案資源類型多樣化，導致檔案資源開發與利用難度較大

公安機關在開展檔案管理工作時，因為長期受傳統觀念影響，大部分檔案管理人員將重點放在文件檔案方面，而沒有對實物檔案足夠重視，導致實物檔案管理設施以及管理條件都比較落后，無法滿足一定的精細化要求。基于新形勢發展背景，公安機關在開展檔案管理工作時，逐漸加強了檔案信息化建設工作，在面對以往的紙質檔案與實物檔案時，需要將其轉換為電子信息檔案之后才能進行儲存，并在此基礎上對檔案資源進行開發與利用，這種工作模式下檔案管理人員的工作總量非常大，需要將所有的檔案信息進行完整分類，并整合到檔案信息管理系統當中。因為涉及的檔案資源類型比較多，所以工作人員很難對檔案類別進行有效劃分，進而影響檔案信息資源完善性，增加了檔案信息資源開發與利用的難度。

2.2 檔案信息資源開發與利用技術水平有待提升

結合目前的實際情況來看，公安部門在開展檔案信息資源開發與利用工作時，所存在的主要影響因素是技術水平不高。首先，從硬件設備與軟件技術兩個角度來看，公安機關在使用檔案信息管理軟件時，技術水平還需要進一步的提高。其次，檔案管理工作人員隊伍水平有待提升，與傳統的檔案管理形式相比，信息化管理模式具有非常明顯的差異，主要是對于信息技術使用能力有著非常高的要求。最后，在公安機關檔案信息化建設不斷加快的背景下，檔案管理人員所具備的業務水平已經無法滿足檔案管理工作要求。公安機關需要結合檔案管理工作實際狀況，對信息化技術使用引起高度重視，加強檔案管理隊伍建設，在更大程度上提升信息技術應用水平。

3 公安檔案資源開發利用中存在的問題

3.1 沒有認識到檔案管理的重要性

目前，在一些縣區中，公安機關領導人員仍然沒有對檔案管理工作引起重視，導致所投入的經費與人力不足，在開展相應的檔案管理工作時，沒有將硬件設施與軟件技術之間有效結合，這不僅會降低檔案信息資源開發與使用的質量，同時也會縮小檔案信息資源利用與開發的范圍，導致公安檔案儲存與管理工作一直沒有得到實質性的進步。

3.2 檔案信息系統軟件與硬件不能效結合

在公安機關檔案信息資源開發與利用中，不僅需要使用硬件設施，同時還需要使用到軟件系統，只有將兩者進行有效結合，才能構建出更加完善的檔案信息系統。如今，公安部門雖然已經具備了相應的檔案信息系統，配備了一定的硬件設施，但是在軟件方面投入不足，從而降低了公安機關檔案信息資源利用效率。

3.3 缺少完善的檔案資源開發與利用管理制度

公安機關在信息檔案資源開發與利用過程中，部分單位將重點放在了硬件設施方面，所以硬件設施發展速度比較快，但是缺少完善的管理制度，在管理內容方面仍然存在一定的缺陷。如果公安機關不能制定出完善的檔案資源開發與利用管理制度，即便已經采取了信息化管理模式，其他業務部門也可能繼續采取傳統的檔案管理模式，各部門之間缺少有效的溝通與交流，會導致檔案管理人員進行非常多的重復性工作，影響檔案信息資源開發與利用工作的有效開展[1]。

3.4 檔案信息資源風險防范控制水平有待提升

如今，在檔案信息化建設進程不斷推進的背景下，傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案代替，雖然在一定程度上提升了檔案信息管理工作的效率，但是也增加了電子檔案管理中的風險，使檔案資源開發與利用受到了嚴重威脅。如果檔案信息管理系統失效，將會對后期管理工作帶來非常嚴重的影響，甚至導致部分電子檔案資源損壞，為機關部門帶來非常嚴重的損失。結合目前的實際情況來看，公安機關檔案信息資源風險方法控制水平仍然較低，這也是目前公安檔案信息資源開發與利用中需要重點解決的問題。

3.5 檔案管理缺少責任制

結合相關的調查結果可以了解到，很多工作人員會將特殊性的檔案留在部門內，對于沒有破案以及正在辦理中的案件，工作人員沒有在第一時間內歸還檔案資料，而是為了方便后期工作的開展將檔案留在身邊。雖然方便了后期的工作，但是很容易導致案件遺落，甚至因為管理不當，導致案件的丟失。另外，部分檔案管理人員在工作中沒有嚴格落實自身職責，針對沒有上交儲存的文件，沒有在第一時間內追回，因為個人疏忽導致檔案文件的丟失，長時間會對檔案管理工作開展產生嚴重的負面影響。

3.6 檔案的收集與管理能力有待提升

目前，部分公安機關在整理檔案文件時，往往只對上級所下發的紅頭文件進行整理，而沒有對基礎性的檔案管理工作引起重視。首先，公安機關檔案資料涉及的類型比較多，內容非常復雜。其次，檔案收集方法與規章制度存在一定的缺陷，部分檔案管理人員沒有認識到工作的重要性，自身所具備的檔案管理能力不足，導致檔案管理工作在實施中呈現出了非常明顯的分散性。最后，基層民警與檔案管理人員面臨的工作任務非常多，容易忽略檔案的歸納整理。很多情況下在完成了部門所安排的工作之后，已經沒有精力對日常檔案進行整理，特別是基層人員長期受到傳統觀念影響，在思想上缺少一定的創新性[2]。雖然公安部門工作與社會穩定之間有著非常密切的聯系，但是由于基層工作模式比較單一，工作人員很容易產生枯燥感，一些新人在入職之后，缺少正確的培訓與指導，在思想上跟不上時代發展要求，從而阻礙了檔案資料的收集與管理。

3.7 缺少專業的管理人才

在公安檔案信息資源管理中，部分單位認為檔案管理與單位發展之間聯系不大，所以只安排了一位檔案管理人員，甚至會存在身兼多職的現象，特別是檔案開發與利用的研編人員更是少之又少。公安機關沒有明確檔案管理人員的具體職責，為檔案資源開發與利用帶來了非常多的不便。并且在公安部門不斷改革的背景下，機構和崗位設置也在不斷發生變化，當檔案管理人員發生調動之后，檔案信息資源利用與開發會受到影響。

4 新時代公安檔案信息資源開發與利用策略

4.1 提升公安機關對檔案管理的重視程度

目前，公安機關應加強對檔案信息資源的充分開發與利用，不斷提升檔案管理人員對檔案管理工作的認知，尤其是領導人員，一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，定期對公安機關檔案室內部情況嚴格監督與管理，對于平時工作比較積極的檔案管理人員，應及時給予一定的獎勵，這對下級檔案管理人員也能起到一定的激勵作用。另外，可以適當提升檔案管理人員的薪資待遇，使其能夠更加積極地投入崗位工作。公安機關應加強對檔案信息資源的收集與管理，主要可以通過以下幾個方面來完成。

（1）從“量”上著手，提升公安部門的檔案儲存總量。比如，在面對比較完善的會議記錄時，需要對會議文件與計劃報告進行分類；（2）從“質”上進行嚴格把控，公安機關在面對各類檔案信息資料時，應該將方便搜索作為目標，將方便開發作為核心，對檔案信息資料中的細節部分進行優化，保留其核心內容，對檔案信息進行分類時，應滿足一定的科學性與合理性，在需要使用檔案資料時，能保證第一時間內查找到所需要的資料[3]；（3）從“新”上入手，公安機關在面對比較陳舊的檔案資料時，應優先挑選出符合條件、發生時間比較接近的檔案資料，對這部分檔案資料進行統籌、管理與規劃，全面收集高質量的檔案材料，對陳舊的檔案進行更新與利用，從“量”“質”“新”3 個方面入手可以有效保障公安檔案信息資料的利用價值。

4.2 規劃檔案資源開發利用階段

基于新時代發展背景下，公安機關要想促進檔案信息資源開發與利用工作的順利開展，需要結合檔案信息資源管理現狀，規劃好檔案資源開發利用階段。檔案信息資源的開發與利用屬于一項長期性的工作，需要在推進過程中不斷優化與完善[4]。因此，對于公安機關檔案管理部門而言，需要根據實際情況做好短期、中期與長期性的規劃方案，嚴格按照各項策略逐步實施。在開展檔案信息化建設工作時，需要升級硬件與軟件系統，加快庫存檔案的信息數據化處理，對檔案資源充分開發與利用，實現檔案信息資源開放共享，促進檔案信息資源管理目標的實現。

4.3 構建完善的公安部門檔案信息化管理制度

公安機關完善對檔案信息化管理制度，主要從檔案管理流程、檔案管理崗位職責、檔案格式規范、檔案人員績效考核以及檔案安全管理等各個方面來完成。檔案管理人員在面對不同的檔案信息類型時，應該采取統一化的管理標準，基于統一的檔案管理標準下，有利于提升檔案信息資源的共享性和利用率[5]。嚴格按照管理制度條例中的指導與規范要求，對工作人員操作行為嚴格規范，最大限度地提升檔案信息資源開發與利用的實效性。

4.4 提升檔案信息資源風險防控水平

從檔案信息化管理安全性方面來看，仍然存在非常多的風險問題，主要體現在信息傳輸、信息保存、信息分享以及信息利用等環節。為了保證公安檔案信息資源利用過程的安全性，公安機關檔案管理部門需要根據實際情況構建出完善的檔案管理制度與規定，主要包括保密制度、檔案安全管理制度以及責任問責制度等，通過各項制度的全面實施，可以嚴格規范工作人員理念以及行為等[6]。另外，在檔案室中應該安裝監控設備，建立檔案信息資源安全防范標準，最大限度地提升信息檔案資源的完善性與安全性。

4.5 提升檔案工作人員專業水平

在新時期發展背景下，公安機關在開展檔案信息資源管理工作時，要想實現對檔案信息資源的充分開發與利用，滿足未來經濟發展需求，還需要加強人才隊伍建設。檔案管理工作人員應轉變傳統的思想觀念，對檔案信息資源開發與利用中需要使用的技術全面掌握，同時加強對理論知識的學習。公安機關在一定的時間內，可以針對檔案管理人員開展嚴格的培訓活動，主要是幫助檔案管理人員加強技術學習，提升檔案管理人員的技術水平[7]。另外，可以設置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實施，可以使檔案工作人員樹立較強的責任意識，更加積極地投入工作，并且在工作中不斷學習、積累經驗，掌握更多先進的技術與方法。對現有的人員管理模式進行創新與完善，最大限度地提升檔案管理人員的綜合素質水平。

4.6 提升公安檔案信息的準確性

首先，檔案管理人員在面對檔案材料時，應對其進行電子化掃描，儲存到公安機關信息系統當中，對電子文件進行嚴格監督與管理。同時工作人員在利用檔案信息資料時，應保證檔案資料的安全性與完善性。為防止紙質檔案的磨損與丟失，應將檔案庫中的紙質檔案逐漸轉換為電子檔案。其次，對于檔案錄入人員而言，自身應該具備較強的工作能力，在對各類檔案信息進行錄入時，應保證所錄入信息的準確性，對其中缺失的檔案需要及時進行補充，保證檔案資料的使用率能夠達到百分之百。最后，在對歷史檔案資料整合時，應將檔案轉換為數字信息，通過對網絡技術的充分利用，可以將各類檔案信息融合成一個系統的整體。

5 結語

目前在公安機關檔案管理工作中仍然還存在許多的問題，不僅會降低檔案管理工作的質量，同時也會影響到檔案信息資源的充分開發與利用。因此，在新時期發展背景下，公安機關檔案管理人員一定要轉變傳統的思想觀念，全面認識檔案管理工作的重要性，在不斷完善檔案管理工作的過程中，對現有的檔案管理方法進行創新與完善。將信息技術應用于檔案信息資源管理工作，進一步加強檔案信息化建設。應加強檔案管理人才隊伍建設，定期開展培訓活動，使檔案管理人員可以加強理論知識的學習，同時掌握更多先進的管理技術與方法。可以設置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實施，使檔案工作人員樹立較強的責任意識。通過加強公安機關檔案管理工作，實現對各類檔案信息的合理分類與管理，在公安機關開展各項業務活動時，充分發揮出檔案信息資源的使用價值。