特種設備檢驗檢測機構儀器信息化管理

陳艾珂

（廣州特種機電設備檢測研究院，廣東廣州 510810）

0 引言

自廣州市頒布《廣州市既有住宅增設電梯辦法》和《廣州市既有住宅增設電梯技術規程》以來，廣州市新增電梯法定檢驗量呈逐年線性增長的趨勢。隨著檢驗量的不斷增大，特種設備檢驗檢測機構面臨檢驗檢測任務不斷增加，檢驗檢測人員需求持續擴大的情況，對檢驗檢測機構的儀器數量和質量管理也提出了更高的要求。儀器的管理既要確保符合質量管理體系的要求，又要滿足日常檢驗檢測使用需求，同時還需滿足使用單位內控管理制度（如資產管理制度）和各項巡查審計需求。因此，使用信息化手段使得儀器管理更加高效、便捷顯得尤為重要。

廣州特種機電設備檢測研究院（以下簡稱“單位”）的檢驗種類涵蓋電梯、起重機、廠車等設備，檢驗過程所需的儀器具有種類多、流動性大、使用率高、損耗快、技術資料（設備檔案、計量證書等）繁多等特點，管理成本相對較高。為滿足日益增長的市場化檢驗需求和質量管理體系需要，需搭建一套動態聯動的管理系統，涵蓋儀器的全流程周期管理。

1 儀器計量送檢流程的信息化管理方式

根據TSG T7001—2021《電梯監督檢驗和定期檢驗規則》第十二條規定，檢驗機構應當配備能夠滿足檢驗要求和方法的檢驗檢測儀器設備、計量器具和工具。因此，儀器的計量送檢流程在設備管理環節中尤為重要。為保證檢驗檢測用儀器測量時達到要求的準確度和（或）測量不確定度，用于檢驗的儀器設備需經具備相應資質的計量機構計量并確認合格后方能投入使用。其中，儀器計量的參數由單位技術人員根據相關儀器檢規的標準，作為與計量單位簽訂協議的一部分內容執行。儀器計量環節具體涉及到計量計劃制定、到期提醒、預約下單、準備儀器、儀器送檢、清點儀器、計量結果確認、粘貼標簽等環節。

單位對儀器設備采用三級管理的方式，相應執行流程由設備使用部門、院設備管理員、計量機構三個角色根據各自權限發起。設備使用部門委派專人管理儀器，確認計劃制定的計量清單無誤后，將清單提供給院設備管理員，并準備好清單上的儀器，計量結束后清點儀器的完整性，并做好計量確認和粘貼標簽工作。單位設備管理員負責統籌所有儀器的送檢工作，并將計量的清單導入系統，根據計量實際情況上傳計量結果，計量結構根據實際管理情況配合單位的儀器計量工作，具體計量送檢流程如圖1 所示。

圖1 計量送檢流程

1.1 計量計劃/期間核查計劃

單位儀器管理人員每年根據儀器使用情況，制定在用儀器的計量計劃和期間核查計劃，經技術負責人審批后進行公開發布，并將計劃清單導入儀器管理系統。每臺儀器在計量計劃到期前一個月，系統自動提醒使用人員需安排送檢計量或期間核查。使用人員根據實際情況核對需送檢的儀器，并將清單反饋至管理員，如儀器因其他原因無法送檢/期間核查，需按要求填寫異常原因。

1.2 計量送檢

單位采購部門從合格供應商目錄數據庫中挑選合適的計量機構，確認意向計量合作機構，建立長期合作意向并簽訂協議。將單位儀器管理系統與計量機構做數據對接。技術部門應根據GB/T 10059—2009《電梯試驗方法》等相關標準文件中關于試驗儀器的精確度要求，建立儀器計量參數數據庫，所有送檢儀器均按照相關精確度要求進行檢定/校準。單位設備管理員每月在收到使用人員發送的計量清單后，發起下單流程通知計量機構，并聯系使用人員準備好儀器。計量機構收到訂單后，按約定時間上門收取儀器進行計量。儀器計量期間系統狀態自動變更為計量中，并在計量結束且收到單位設備管理員確認報告無誤后，歸還計量儀器。

1.3 計量確認

儀器完成檢定/校準后，由計量機構系統匯總計量情況發送至單位設備管理員，管理員向使用人員發起計量確認流程，并上傳檢測報告作為附件信息，由儀器使用人員對檢測報告進行確認，根據報告內容判斷報告是否符合要求。如同意計量結果，點擊確認后計量確認流程結束；如對計量報告存在異議，可以點擊退回計量確認單，安排送檢。計量確認流程結束且在使用人員收到儀器后，儀器的系統狀態變更為在用。

1.4 儀器計量結果寫入

儀器計量結果經使用人員確認，經審核人員審批后，計量確認流程結束，直接將計量結果的數據寫入系統檔案信息的儀器管理模塊。計量結果的具體參數包括：校準日期、下次校準日期、校準標識號、使用狀態、校準類型、計量機構、確認人員、批準人員等，并根據出廠編號進行匹配自動導入計量電子報告書。

1.5 標簽管理

檢驗用儀器設備經計量并由使用人員根據計量報告進行確認后，按照計量的結果粘貼對應的三色標簽。其中，綠色標簽表示儀器已經具備計量檢定的合格證書或校準合格的報告書，現處于正常使用狀態；黃色標識表示儀器的部分功能已經喪失，但仍具備檢驗檢測工作所使用的功能，且功能正常并檢定/校準合格，現處于正常使用狀態；紅色標簽表示儀器設備已經損壞或經校準不合格，現處于停用狀態。相關標簽應粘貼在儀器清晰、明顯的位置上，但不能影響儀器的正常功能使用。

1.6 期間核查

對于使用頻率較高、經常攜帶、流動性較大的儀器或故障率較高的儀器，應針對儀器使用情況進行期間核查。應根據實際情況制定不同的期間核查方法，實驗人員對核查結果進行簽字確認。系統根據期間核查計劃提醒儀器使用人發起期間核查流程，使用人根據具體儀器使用情況，進行儀器期間核查并填寫核查記錄，流程經由部門管理人員審核通過后，相關記錄自動寫入儀器檔案信息。期間核查過程中如發現設備運行存在問題，影響正常使用，應停止使用并發起停用申請流程。如果設備問題可能影響檢測結果的有效性，應對計量項目進行重新檢定/校準。

2 儀器檔案管理

2.1 建立信息卡片電子檔案

儀器檔案由各個儀器的資產信息卡片組成，每臺儀器建立獨立的信息卡片，主要包括基本信息管理、流程管理、技術資料三大模塊，具體架構如圖2 所示。其中，基礎信息管理包括采購類字段信息、資產類字段信息、財務類字段信息，由儀器驗收入庫時將所有基礎信息錄入資產信息卡片，包括設備名稱、型號規格、技術參數、價格、采購時間、供應商、存放地點、驗收時間等基礎信息。儀器模塊信息在計量送檢流程后自動寫入，具體參數見儀器計量送檢流程。技術資料模塊包括計量證書、使用說明書、操作規程、其他資料錄入等。資產信息卡片的表單捆綁所有流程鏈接，通過點擊鏈接可以調用、查閱所有相關流程。

2.2 統一儀器分類字段信息

為便于開展儀器的統計、上報等相關工作，要求對儀器錄入檔案的部分字段信息進行規范化管理，統一相關的字段信息，以避免因人工輸入的字段差異，導致系統無法篩選出所有符合條件的儀器。具體字段信息包括儀器種類、存放地點、校準類型、計量機構等，另外可根據實際使用需求，增加使用儀器出具報告的種類等字段，如電梯類、起重類、廠車類、委托檢驗等。不同報告種類使用不同代號進行標記，根據檢驗檢測需求綁定不同的儀器數量和種類，方便信息的查詢、統計。

2.3 建立技術資料文件庫

技術資料檔案主要由質量體系文件和設備檔案文件構成，質量體系文件具體包括特種設備檢驗檢測過程中涉及到的標準文件、作業指導書、原始記錄、檢驗報告、質量管理記錄、程序文件、質量手冊、外來文件等。因本單位對電梯、起重等特種設備的檢驗采用電子化原始記錄和檢驗報告書的方式，因此相關檢驗記錄可通過報告書出具流程直接綁定。設備檔案文件包括歷次檢驗的計量電子證書、使用說明書、操作規程、期間核查記錄等。對相關資料可設置瀏覽和下載權限，方便單位相關人員下載查詢。對于可下載的技術類文件，系統自動添加水印、防止盜用。

3 儀器使用管理

儀器的使用管理具體包括儀器的發放、歸還、調撥、維修、停用和報廢管理。相關管理均采用流程審批的方式，所有的使用變動由儀器管理人員或儀器使用人在系統發起對應流程，經流程相關人員補充字段信息，審批人員審核通過后流程結束，將儀器相關狀態信息自動寫入資產信息卡片，涉及到的所有使用流程可以通過卡片信息檔案調用查閱。其中，設置的審批流程應根據單位的組織架構盡量做到簡化、方便，以避免出現審批流程時間過長或流程繁瑣而影響儀器狀態信息的及時更新。

考慮使用單位的內控管理制度（如資產管理辦法、采購管理辦法）和各項巡查審計的需要，可對儀器檔案的采購管理模塊進行細化，在儀器驗收建立卡片時綁定采購申請流程，建立合格供應商數據庫。每年年底對合作過的供應商進行服務評價，相關記錄存入電子檔案。針對資產管理需要，建立資產盤點流程，將儀器的盤點記錄納入資產管理，盤點過程由使用人上傳儀器照片，并錄入儀器的狀態和歸屬信息。待流程結束，相關記錄可在信息卡片檔案中調閱。對通用儀器較常出現的故障問題進行分析，建立通用儀器耗材配件庫，方便日常的維修更換。

4 儀器統計查詢功能

為便于開展各項數據的統計上報、總結匯報工作，系統管理模塊需要具備統計查詢、導入、導出功能。可統計的信息包括儀器的購入、發放、庫存等統計情況，儀器在某區段時間內的維修、損壞、報廢情況，儀器的計量計劃執行情況，儀器的期間核查執行情況，儀器的盤點情況等，相關統計功能支持系統管理人員以Excel 表格的形式進行數據的導入和導出。

5 結束語

本文根據特種設備檢驗檢測行業使用儀器的特點，介紹單位儀器的信息化管理方式。通過建立儀器的卡片信息檔案，發起系統相關電子流程，經流程人員填寫各類基礎信息，審批人員審核流程結束后，實現儀器信息的動態更新。特別是對儀器計量送檢的流程控制，實現了各階段的全方位流程管控，并搭建計量機構信息同步平臺，梳理檢驗檢測類儀器的管理架構，進一步優化了系統各項處理流程，滿足日益增長的使用管理需求。