淺談差旅費報銷在精細化管理中的實踐

金子靖

(麗水市中心醫(yī)院，浙江 麗水 323020)

1 差旅費報銷中存在的問題

1.1 報銷人員

1.1.1 時間填寫不規(guī)范

①OA審批時間遲于出差時間，造成先出差后審批的情況，需要手工填寫紙質(zhì)審批單，將審批時間寫至出差時間之前，然后重新找負責(zé)人走簽批流程。在實操中報銷人員認為重新簽批過于煩瑣，甚至認為是財務(wù)人員吹毛求疵、故意刁難，容易造成工作上的沖突。②實際出差時間和會議通知的時間不符。一些原本可以當(dāng)天來回的會議，報銷人員因私選擇提前出發(fā)或者推遲返程，如利用出差機會探訪親友、在出差行程中游玩等，在計算時容易多算伙食補貼和公雜費。

1.1.2 票據(jù)內(nèi)容不規(guī)范

①發(fā)票抬頭的單位名稱和稅號不準確，開票時間和出差時間不符等情況，都需要將發(fā)票退回重開，影響報銷效率。②住宿費發(fā)票選擇第三方訂購平臺代開，未選擇住宿地點直接開具，不符合報銷規(guī)范，無法報銷。或是發(fā)票金額超過自身職務(wù)職稱級別可報銷的標準，導(dǎo)致超支部分自行承擔(dān)，不可全額報銷。③公共交通車票超標準。省級及相當(dāng)職級人員，火車可以購買軟席(軟座、軟臥)，高鐵/動車商務(wù)座，全列軟席列車一等軟座，輪船(不包括旅游船)可購買一等艙，飛機可購買頭等艙；正副廳長及相當(dāng)職級人員，火車參照省級人員，輪船可購買二等艙，飛機可購買經(jīng)濟艙；其余人員硬席(硬座、硬臥)，高鐵/動車二等座、全列軟席列車二等軟座，輪船可購買三等艙，飛機可購買經(jīng)濟艙。一些出差人員不了解政策，購票時選擇商務(wù)座或一等票，也只可按二等票報銷，超出部分需要自行承擔(dān)；部分出差人員未選擇優(yōu)惠便利的出行方式，而是選擇了飛機等高昂出行方式，報銷時不合標準，造成一定資金損失。

1.1.3 票據(jù)資料不完整

①車票遺失。車票遺失后，提供購票系統(tǒng)的購票記錄不得報銷，否則容易出現(xiàn)多頭報銷的情況。②車票由主辦方負責(zé)報銷。容易出現(xiàn)的問題是會議通知要求車費回原單位報銷，但是報銷人員堅稱主辦方已報銷，出現(xiàn)口徑不一致的情況，造成公雜費計算錯誤。

1.1.4 報銷不及時

一般要求出差人員返程后一個月以內(nèi)遞交報銷資料，然而一部分報銷人員怕找負責(zé)人簽字、怕麻煩或是負責(zé)人不在的情況，選擇積少成多一并報銷，時間一長容易出現(xiàn)票據(jù)丟失等情況，或是出現(xiàn)在年底集中報銷當(dāng)年未報銷的出差費用，增加財務(wù)人員工作量。

1.1.5 受邀擔(dān)任評委、講師等情況

主辦方支付了評委費及講課補貼等費用，出差人員不可再享受伙食補助和公雜補助，只可報銷交通費。出差人員在收取評委費后，依舊提交報銷資料要求報銷伙食補助和公雜費。

1.1.6 出差人員無法及時了解報銷標準

醫(yī)院差旅費報銷和業(yè)務(wù)行為結(jié)合緊密，出差事前事后不確定性強，同時不同人員執(zhí)行標準不一，出差人員遇到臨時情況變化，不能及時查詢報銷規(guī)定，容易引發(fā)先支后請，導(dǎo)致超預(yù)算標準的情況頻發(fā)。

1.1.7 審批流程不合理

以差旅費報銷需使用科研經(jīng)費為例：按OA正常流程提交出差申請時，報銷人可以直接選擇需要使用的科研經(jīng)費，但在出差申報時忘記勾選經(jīng)費，事后核對報銷款時才發(fā)現(xiàn)未提交科研部門審批。但此時OA流程已審批結(jié)束，不可重新發(fā)起，只能手工填寫科研經(jīng)費使用單補充未完成的經(jīng)費使用申報。具體需要先至財務(wù)部門提交出差相關(guān)票證，財務(wù)人員審核計算出可報銷金額，制單后提交科研部門審批登記經(jīng)費使用情況，再由財務(wù)部門繼續(xù)進行出差報銷打款流程。傳統(tǒng)報銷模式環(huán)節(jié)眾多，報銷人員需要多次往返于各部門中報銷，增加了時間成本，降低了報銷效率。

1.2 財務(wù)人員

1.2.1 收單審核不細致、容易遺漏關(guān)鍵信息

①目前票據(jù)多以電子票據(jù)打印的形式報銷，未對票據(jù)真實性進行查驗。②制單時未注明報銷人員的職稱信息，審核時造成一定不便。③收單時未注明收單時間，導(dǎo)致報銷票據(jù)長期積壓，造成報銷不及時。④針對票據(jù)缺失的情況，未及時提醒報銷人員有無漏報的車票、住宿費、培訓(xùn)費發(fā)票，導(dǎo)致報銷人員事后找到相關(guān)票據(jù)報銷，造成重復(fù)勞動。⑤出差人員使用科研經(jīng)費以外的費用時，未注明使用經(jīng)費的名稱，且缺少相關(guān)負責(zé)人簽字，財務(wù)人員容易遺漏審核這一部分的簽批。

1.2.2 制單差錯多、效率低

①報銷金額計算錯誤，墊付分配不細致。財務(wù)人員在計算時容易受個人業(yè)務(wù)能力限制，對報銷標準不熟悉，造成報銷金額計算錯誤。又比如在墊付分攤的計算上，多人出差由其中一人墊付時，超出標準的費用按照過去的報銷規(guī)定則由墊付人承擔(dān)，這樣對墊付人來說是不公平的，超支費用應(yīng)該由被墊付且超規(guī)格報銷的人來承擔(dān)，所以分攤計算不夠細致時，就會有失公允。②制單時將出差人員行程簡單匯總，未將詳細行程反映在報銷單中。③在未使用科研經(jīng)費或?qū)ｍ椊?jīng)費時，產(chǎn)生培訓(xùn)費的報銷需要比照出差人員職稱按一定比例扣減報銷金額。比如參加繼教班學(xué)習(xí)，職稱為副高及以上的自行承擔(dān)費用的比例為15%，中級及以下自行承擔(dān)費用的比例為20%。財務(wù)人員在制單時容易遺忘這項要求，造成該扣減的費用沒有扣減，事后發(fā)現(xiàn)時需要聯(lián)系相關(guān)人員補扣費用，增加工作量。④原始單據(jù)多為紙質(zhì)形式，紙質(zhì)資料數(shù)量大且查閱不便，逐筆制單審核都需要財務(wù)人員投入大量時間和精力，重復(fù)勞動效率低且資料容易遺失。

1.2.3 小微權(quán)力濫用

財務(wù)人員容易憑借和報銷人員關(guān)系的親疏來區(qū)別對待，審核時提前或延后進度；或是收受報銷人員的禮品等，在報銷時放松標準抑或過于嚴苛要求，沒有做到一視同仁，按規(guī)章辦事。這不符合廉政教育的要求，也不利于清廉醫(yī)院的建設(shè)，

2 差旅費報銷問題原因剖析

2.1 報銷人員方面

①缺乏一些應(yīng)具備的差旅費報銷常識[1]，未認真閱讀公開的相關(guān)規(guī)定，不熟悉自身適用的報銷標準，造成發(fā)票開具時抬頭錯誤、內(nèi)容不一致、開票單位不合規(guī)等情況，增加報銷難度。②部分報銷人員缺乏及時報銷的概念，總是習(xí)慣性拖延，沒有及時提交報銷資料，未形成一筆一清的觀念。③缺乏節(jié)約意識。出行方式上沒有選擇經(jīng)濟便利的公共交通工具，在同等條件下可以選擇火車，但是選擇更加高昂的飛機來出行，增加醫(yī)院的報銷成本。

2.2 財務(wù)人員方面

①政策文件學(xué)習(xí)不到位，解讀不透徹，業(yè)務(wù)知識未及時更新，造成補貼標準計算不準確，降低了報銷正確率。②工作不細致，在審核制單時沒有逐筆認真審核時間、職稱、車次、相關(guān)出差通知等，沒有將整個出差行程情況了解清楚，制單時簡單匯總。③工作態(tài)度不端正，礙于同事情面[1]，或是收受好處，未嚴格把關(guān)，沒有做到依據(jù)規(guī)章制度審核，造成違規(guī)報銷。④對待職工的態(tài)度缺少親和力。對于不了解報銷政策的同事，財務(wù)人員未做到耐心解釋，往往由于工作繁忙，出現(xiàn)不耐煩的情緒，容易給報銷人員產(chǎn)生不良印象，產(chǎn)生工作沖突。

2.3 制度缺失

醫(yī)院根據(jù)當(dāng)?shù)刎斦l(fā)布的《機關(guān)工作人員差旅費管理規(guī)定》作為政策依托，并結(jié)合本院實際制定差旅費管理辦法，但出現(xiàn)新情況新問題時，院部沒有統(tǒng)一出臺相關(guān)的細化規(guī)定來及時填補制度空白，造成財務(wù)人員處于無據(jù)可依的境地。所以在舊規(guī)定模棱兩可時，便出現(xiàn)了財務(wù)審核人員可以自由把握寬嚴度的漏洞，造成小微權(quán)力的濫用。

2.4 信息化滯后

①當(dāng)前采用的報銷模式，是事前申請、事后報銷，目前信息化只在事前使用OA系統(tǒng)進行出差申請中實現(xiàn)，其余環(huán)節(jié)依舊依托傳統(tǒng)手工審核申報，導(dǎo)致報銷效率低下，出錯率高。②沒有信息化平臺的依托，在行程變化時，出差人員無法及時查看報銷標準，產(chǎn)生超標準費用。③提交報銷資料后，無法及時查看報銷進度，除了口頭詢問沒有其他渠道了解，信息無法共享。

3 差旅費報銷問題改進措施及意義

3.1 報銷人員方面

①推進差旅費報銷宣傳培訓(xùn)是強化單位日常管理的重要措施，加強對非財務(wù)部門職工差旅費報銷常識的宣傳，讓廣大工作人員了解差旅費的組成，熟悉差旅費各項目的報銷標準、依據(jù)等，有利于差旅費報銷工作的積極開展。在實際操作時，可以選擇多種渠道來增加宣教效果，比如利用釘釘軟件的云課堂功能，通過播放差旅費報銷小知識PPT普及報銷常識，或者以短視頻形式的科普提高職工關(guān)注度，打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)宣傳效果差的僵局。②報銷人員應(yīng)該養(yǎng)成及時報銷的良好習(xí)慣，不拖延不積壓報銷票據(jù)，返程后在規(guī)定時間內(nèi)送至財務(wù)部門審核。③形成節(jié)約意識，按照自身職務(wù)職級選擇合理且經(jīng)濟便利的公共交通工具，不超標準購買車票。④開具住宿費發(fā)票時，選擇住宿地酒店直接開具，不選擇第三方平臺代開或者旅行社代開，并提供正確的開票信息，以免造成退票，同時妥善保管相關(guān)報銷票據(jù)，避免單據(jù)丟失。⑤據(jù)實報銷，填寫真實可信的審批單，不弄虛作假、不以私報公，如果行程確實臨時發(fā)生變化的，填寫相關(guān)說明解釋行程變更的原因，實事求是。

3.2 財務(wù)人員方面

3.2.1 收單審核應(yīng)注意的事項

①需查驗差旅費報銷相關(guān)電子發(fā)票，注明“發(fā)票已查驗”字樣并簽字。②在差旅費報銷審批單等相關(guān)單據(jù)中未顯示出差人員職稱信息時(常見情形有赴外進修報銷、手工審批單報銷)，需提醒出差人員自行在差旅費審批單中注明職稱信息，以便后續(xù)報銷費用核算。③財務(wù)收單人員應(yīng)在出差人員提交的資料審核完畢并確認無誤后，在該份差旅費報銷材料上標明收單日期，以保證差旅費報銷工作的及時性。④財務(wù)人員應(yīng)仔細核對出差人員提交的差旅費報銷票據(jù)，及時提醒出差人員有無漏報的培訓(xùn)費、住宿費及來回車票等單據(jù)。若出差人員因遺失等情況無法提供相關(guān)票據(jù)，需填寫《差旅費相關(guān)票據(jù)遺失說明》并簽字，以便日后查證。⑤出差人員使用科研經(jīng)費以外的財政項目經(jīng)費，財務(wù)人員需審核差旅費報銷審批單中注明所使用經(jīng)費的項目名稱，以及項目經(jīng)費負責(zé)人的審批簽字，未寫明相關(guān)字樣時，則退回出差人完成相關(guān)簽批后再行報銷事宜。⑥財務(wù)人員不可按照出發(fā)地和目的地簡單匯總填寫行程地點，而應(yīng)按照出差人員提交的車票、飛機票等單據(jù)如實填寫行程地點，比如“麗水至建德”，需填寫為“麗水至杭州”“杭州至建德”，以詳細反映行程信息。⑦對于無車票的情況。若是車票遺失則需提供12306的購票截圖，證明此次行程真實有效；若是搭順風(fēng)的情況，則要求出差人員填寫相關(guān)說明并簽字；自駕出行時，則要求出差人員提供過路費ETC扣款信息，證實確實發(fā)生了本次出差行程事項。⑧如遇報銷人員受邀擔(dān)任評委講師等情況，則需要和報銷人員確認，是否領(lǐng)取主辦方發(fā)放的專家費或者講課補貼，如未領(lǐng)取相關(guān)補貼，則需填寫說明承諾該情況屬實并簽字，可以憑票據(jù)進行出差費用的報銷。若已領(lǐng)取主辦方發(fā)放的相關(guān)補貼，則只能報銷交通費用，不得領(lǐng)取伙食補貼和公雜費。

3.2.2 財務(wù)人員應(yīng)具備自我提升意識

①認真學(xué)習(xí)相關(guān)文件和規(guī)章制度，吃透政策，并積極參加當(dāng)?shù)刎斦块T舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；同時認真學(xué)習(xí)當(dāng)?shù)刎斦“l(fā)的業(yè)務(wù)手冊，業(yè)務(wù)手冊是依據(jù)目前執(zhí)行的常用文件、政策歸納整理、結(jié)合財務(wù)人員實際工作中審核、支付業(yè)務(wù)的重點和難點問題的實用教程，熟記業(yè)務(wù)手冊上的內(nèi)容，可以提升財務(wù)人員的日常業(yè)務(wù)能力。②細心記錄在差旅費報銷工作中遇到的問題和困難，及時上報科室負責(zé)人。匯總的問題可在例行科務(wù)會中進行全員學(xué)習(xí)和討論，集思廣益，加深印象，提升財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力。

3.2.3 財務(wù)人員要端正工作態(tài)度，照章辦事，控制違規(guī)風(fēng)險

①科室內(nèi)部可以組織財務(wù)人員對差旅費違規(guī)報銷案例進行學(xué)習(xí)，剖析違規(guī)事項的事實和根源，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提升財務(wù)人員的職業(yè)道德素質(zhì)。尤其是認真研討發(fā)生在身邊的警示案例，在科室財務(wù)人員年輕化的當(dāng)下，更需要定期進行風(fēng)險警示教育，將廉政問題作為懸在頭頂?shù)倪_摩克利斯之劍時刻牢記。②除了精進業(yè)務(wù)能力，擁有過硬的業(yè)務(wù)技能外，還要具備良好的職業(yè)道德。財務(wù)人員的職業(yè)道德包括愛崗敬業(yè)、依法辦事、客觀公正等，要定期開展學(xué)習(xí)法律法規(guī)的活動，養(yǎng)成職業(yè)道德問題“回頭看”的習(xí)慣，依法把好合規(guī)關(guān)，堅決抵制歪風(fēng)邪氣，敢于同違法亂紀的行為作斗爭，對報銷人員一視同仁，不藏私心，不厚此薄彼，不利用對政策法規(guī)的了解鉆空子，思想上做到為職工全心服務(wù)。③在外部監(jiān)督上，院內(nèi)紀檢部門可以通過廉政談話等方式，比如可以詢問員工最近有無收受他人禮品的情況，其他同事有無類似的情況，及時關(guān)注了解職工思想道德動向，防微杜漸。審計部門可以定期或不定期開展差旅費報銷憑證抽查，了解差旅費是否存在不合規(guī)、不合理的報銷情況，有了這些外部門的監(jiān)督，在一定程度上可以規(guī)避醫(yī)院財務(wù)內(nèi)控管理的部分風(fēng)險[2]。

3.2.4 財務(wù)人員要改善服務(wù)態(tài)度

①對待不理解報銷標準的同事，要做到耐心接待，細心解釋，不急不躁，對于缺少審批資料的情況，要一次性將缺失的資料和報銷人員解釋清楚，做到“最多跑一次”，讓報銷人員不來回奔波，提高效率。②提升對外接待時的親和力，能夠緩解財務(wù)人員容易態(tài)度不佳的刻板印象，既有利于提升科室人員形象，也有利于提升整個科室的對外形象。

3.3 制度方面需要及時優(yōu)化更新

①公立醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實際情況，簡化報銷流程和手續(xù)，制定出適合本院實際的差旅費管理辦法，使財務(wù)人員和報銷人員有法可依、有章可循。同時及時更新不適用于新形勢下現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的舊制度，跟上醫(yī)院精細化管理建設(shè)的步伐。②在具備一定條件時，可以推行公務(wù)卡結(jié)算制度，通過公務(wù)卡的使用，財務(wù)人員可以對出差過程中產(chǎn)生的費用流水逐筆查證核對，提高資金使用的透明度，加強財務(wù)監(jiān)督與財務(wù)管理能力，減少結(jié)算環(huán)節(jié)，減輕工作量[3]。

3.4 加快會計信息化建設(shè)

(1)在現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)上，可以依托差旅費報銷管理系統(tǒng)平臺，讓線上信息技術(shù)參與差旅費報銷的全過程，實現(xiàn)申報—審批—上傳差旅費相關(guān)資料—審核—結(jié)算匯款(轉(zhuǎn)公務(wù)卡)的線上全過程管理。并且可以隨時查詢差旅費相關(guān)政策的標準，了解此次出差是否超出標準，減少資金損失；同時系統(tǒng)內(nèi)嵌差旅住宿標準，補貼定額等，實現(xiàn)部分數(shù)據(jù)自動填入，自動審核，從而避免人工手填單的失誤和多次核對，減輕工作量，提高報銷效率；加入信息采集功能，與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)和財務(wù)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對接數(shù)據(jù)，加快支付速度，實現(xiàn)自動錄入并生成憑證，提高憑證制單效率[3]。

(2)差旅費報銷管理系統(tǒng)平臺可增加報銷時間提醒功能。在相關(guān)人員返程后的報銷截止日內(nèi)，自動提醒報銷人員該筆費用未報銷，可以提高報銷的及時性。

(3)差旅費報銷管理系統(tǒng)平臺增加報銷標準查詢模塊，讓出差人員可以隨時通過手機、電腦等移動設(shè)備及時查看報銷標準，根據(jù)標準開具票據(jù)。

(4)差旅費報銷信息化全過程改進后，相關(guān)責(zé)任人線上審批，財務(wù)人員線上審核，審核通過后支付報銷款，支付后自動生成憑證，能夠提高出差審批效率，讓相關(guān)人員及時查詢報銷進度，告別差旅費傳統(tǒng)報銷模式，實現(xiàn)報銷線上一站式體驗。差旅費報銷信息化建設(shè)是符合現(xiàn)代化公立醫(yī)院精細化管理的先進措施，優(yōu)化后能夠更好地為廣大職工服務(wù)。

4 結(jié)論

綜上所述，實現(xiàn)差旅費報銷的精細化管理，客觀上需要及時完善報銷制度，做到服務(wù)于不斷變化的實際情況；提高差旅費報銷信息化程度，從根本上減少紙質(zhì)資料的存檔，精簡報銷流程，加快審批速度，鼓勵使用公務(wù)卡結(jié)算，提高資金使用透明度，減少手工制單，提高審核效率，保證報銷金額計算的準確度，加快匯款速度。主觀上要加強差旅費報銷常識的宣傳，讓職工熟悉基本報銷標準，減少退單率和資金損失；提高財務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)能力，牢記政策文件，更新業(yè)務(wù)知識；并做到端正工作態(tài)度，從嚴把關(guān)，一視同仁，同時加強廉政教育，學(xué)習(xí)相關(guān)警示案例，做到警鐘長鳴。據(jù)此，在日常工作中，需要不斷通過精細化管理的思想來指導(dǎo)財務(wù)工作，規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部整體財務(wù)環(huán)境，從而為醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。