基于推動質量建設的庫存管理體系構建

王 磊，宋 磊，劉宇驍，邵元頔

(中國船舶集團有限公司系統(tǒng)工程研究院，北京 100094)

隨著產業(yè)全球化與組織一體化的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭已演變?yōu)楣溨g的競爭，產品質量成為僅次于價格決定顧客購買的因素[1]。庫存管理作為供應鏈管理的重要內容之一，當前存在著諸如物資信息未充分共享、庫管人員專業(yè)知識不足、管理機制不夠健全，特別是對質量關注不夠等問題[2-3]，已嚴重影響了企業(yè)高質量發(fā)展。為此，打造一個以質量管理為核心的服務民品產業(yè)發(fā)展庫存管理體系，就顯得尤為關鍵。在當前科研領域，鮮有開展庫存管理質量研究，文章嘗試在以上方面有所突破，這也正是文章的價值所在。

1 以質量為核心的庫存管理體系發(fā)展趨勢

從不斷推進庫存管理模式優(yōu)化以來，涌現(xiàn)出一系列優(yōu)質的庫存管理技術，比如AFR(aggregate forecasting and replenishment，合計預測與補給)、JMI(jointly managed inventory，聯(lián)合庫存管理)、CPFR(collaborative planning，forecasting and replenishment，合作計劃、預測補給)、VMI(vendor managed inventory，供應商管理庫存)等。質量思想在企業(yè)管理實踐中不斷強化，已演變成為管理的一種思想和哲學。庫存管理成為企業(yè)規(guī)劃布局的關鍵戰(zhàn)略工具之一，在企業(yè)價值創(chuàng)造、彈性管理以及控制中的作用愈發(fā)顯著。隨著企業(yè)管理模式的不斷調整，供應鏈庫存管理有著更高的要求，供應鏈庫存管理力求不斷優(yōu)化供應鏈成本，從而降低庫存造成的浪費或是因缺貨引發(fā)的利潤損失，而產品質量管理則要求更多投入以質量為核心的庫存管理成為了當前熱點問題之一，提升庫存管理質量就需要按照需求關系合理調整企業(yè)庫存數(shù)量，在最大程度上合理配置企業(yè)資源。

2 以質量為核心的庫存管理體系頂層設計

2.1 構建提質增效的庫存管理體系架構

庫存管理的方向應是規(guī)范管理、服務產業(yè)發(fā)展。企業(yè)經營目標是在合規(guī)的前提下，以最少的資金占用獲取最大化的利潤。企業(yè)的快速發(fā)展要求有質量可靠、貨源穩(wěn)定的產品，但最少的資金意味著有限的庫存，為統(tǒng)一這對矛盾體，需構建起提質增效的庫存管理體系。高質量庫存管理體系應重點管理物資在企業(yè)的流動過程，即“物流”管理。通過采購申請事前介入、銷售結束末端服務、質量管理全周期過程控制，降低庫存數(shù)量，提升庫存質量，保障生產、銷售等經營活動有序進行，逐步實現(xiàn)庫存管理提質增效。通過“物流”管理促進產業(yè)快速發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)經營財務目標，從而在庫存管理環(huán)節(jié)有效落實高質量發(fā)展的國家戰(zhàn)略。

首先，從制度層面夯實質量管理的思想。為滿足庫存管理降低成本、關注質量、服務產業(yè)的發(fā)展方向，需要不斷建立健全物資管理制度體系，制定配套制度，明確責任主體。庫存管理體系各環(huán)節(jié)間應相互融合又各有特點，各種制度互為補充、互相促進。各單位可以根據(jù)各自產業(yè)特點制定適用于自身的制度，集團公司匯集各單位意見統(tǒng)籌協(xié)調、查漏補缺，對各項工作職責、流程、控制內容進行綱領性指導。其次，提升庫存質量管理的信息化能力。為進一步推進庫存質量管理信息化建設，應建立庫存大數(shù)據(jù)庫，構建物資采購、質量跟蹤、庫存管理一體化信息系統(tǒng)。再次，確立庫存管理歸口部門，其余各職能部門協(xié)同參與，不斷加強組織運作。注重頂層設計、系統(tǒng)規(guī)劃，使各層級功能職責清晰、運作高效，實現(xiàn)提質增效的目標。最后，將庫存管理與企業(yè)實現(xiàn)財務經營目標相關聯(lián)，建立“統(tǒng)計高效準確、產品精準定位、貨物快速流轉、質量缺陷可溯、售后跟蹤可查、閑置積壓共享”的高質量庫存管理系統(tǒng)。

圖1 以提質增效為中心的庫存管理體系

2.2 形成以服務產業(yè)發(fā)展為導向的精細化管理

當前企業(yè)的市場競爭已不僅僅是價格的競爭，企業(yè)需提供高質量且價格合適的產品才能在競爭中贏得市場，傳統(tǒng)獨立的庫存管理理念已無法滿足競爭需求。精細化管理不僅是一種理念，更是一種文化。它是社會分工精細化、服務質量精細化對企業(yè)現(xiàn)代化管理能力的新要求。要形成以服務產業(yè)發(fā)展為導向的精細化管理，要依托統(tǒng)籌管理布局，整合各物流通道，充分引入市場化競爭，實現(xiàn)采購降本—質量控本—存儲節(jié)本—銷售轉本的精細化管理能力。

圖2 庫存物資質量控制

質量控制貫穿于采購、生產、銷售各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的核心保證。實行質量一票否決制度，即質量不合格，不可進入下道工序。具體實施程序如下：首先，事前管理控制庫存總量。通過介入采購環(huán)節(jié)，綜合考慮生產需求、采購周期、市場價格波動、現(xiàn)有庫存數(shù)量等因素，實施安全庫存或零庫存采購，以滿足生產需求及交貨要求，采購后期借助物資入庫單將采購合同與到貨、付款緊密聯(lián)系在一起，形成以采購為基礎的庫存臺賬，從而更好指導采購審批。其次，建立以質量檢驗合格報告為入庫依據(jù)的控制機制，將庫存管理與質量相融合，有效控制質量風險造成的經營成本增加。再次，借助WMS管理系統(tǒng)，按照物資自然屬性和加工屬性建立標準、唯一的信息代碼，記錄物資在企業(yè)內各個環(huán)節(jié)的流動信息，構成完整的質量追溯系統(tǒng)，服務售后商品質量追蹤、再銷售等。最后，將庫存管理融入銷售活動中，通過對大宗物資歷年動銷情況分析，預測價格趨勢、制定銷售策略，幫助管理者分析產業(yè)布局，最終實現(xiàn)庫存管理服務產品銷售，實現(xiàn)物-資轉換，實現(xiàn)成本產生效益。

3 以質量為核心的庫存管理體系配套措施

頂層設計為庫存管理體系搭建好框架，而配套措施的不斷完善，能進一步強化統(tǒng)籌協(xié)調能力與實施效果。應開展建立信息化質量追溯系統(tǒng)、加強團隊建設、強化庫存現(xiàn)場管理、陽光處置非在用物資、控制庫存管理風險等相關配套措施，厘清以質量為核心的庫存管理體系構建基本思路，促使庫存管理各項工作貫徹落實到位，使庫存管理水平顯著提高[4]。

3.1 以信息化為手段構建質量追溯系統(tǒng)

以信息化為手段構建“物流”庫存管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，是質量管理在庫存管理體系中落地實施的重要手段[5]。在競爭日趨殘酷的商業(yè)經濟環(huán)境下，企業(yè)應以重構業(yè)務流程為基礎，控制和傳遞經營活動中的各類信息，實現(xiàn)經濟效益與核心競爭力雙提升。集團應統(tǒng)一庫存管理系統(tǒng)，各單位在庫存管理系統(tǒng)并行基礎上獨立運行，由歸口部門監(jiān)督、管理、維護，形成層級管理、責任矩陣。在此基礎上，將物資入庫、出庫環(huán)節(jié)相關聯(lián)的采購、質檢、銷售納入信息化系統(tǒng)中，記錄物資在企業(yè)內的流動情況，形成“物流”管理大數(shù)據(jù)庫。科學有效的庫存管理和信息化管理方式能促使企業(yè)各模塊之間的工作連接更順暢、更高效，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，增強企業(yè)核心競爭力。

首先，建立標準物資編碼體系，實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)管理基礎。主數(shù)據(jù)管理通過在信息化系統(tǒng)中規(guī)范化地描述、科學化地管理物資，實現(xiàn)無重碼及同步分發(fā)至ERP系統(tǒng)采購、質檢、庫存、銷售等各模塊中，達成全集團物資編碼科學管理與不同倉庫數(shù)據(jù)標準化管理的目標。其次，搭建ERP信息化平臺，構建庫存管理物資全周期大數(shù)據(jù)。以供應鏈管理思想為基礎，以信息化管理創(chuàng)新發(fā)展為理念，把客戶需求和企業(yè)經營活動整合在一起，通過合同管理、銷售管理、采購管理、質量管理、庫存管理、存貨核算管理六種規(guī)范應用模塊，將采購、質檢、銷售納入ERP信息化平臺，打破基層單位間原有獨立的庫存管理業(yè)務模塊。再次，引入條碼系統(tǒng)，搭建庫存物資WMS管理系統(tǒng)進行信息交互、雙向控制，從生產到銷售整個生命周期內，全程進行跟蹤，實現(xiàn)物資批次管理、定置存儲、先入先出、質量追溯、售后跟蹤。以信息化促進管理水平現(xiàn)代化，建立起“源頭可溯，去向可查”的信息化質量管理體系。與此同時，在ERP數(shù)據(jù)庫基礎上建立物資經營分析BI報表，統(tǒng)計物資流動關鍵環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，直觀顯示當前“物流”管理的狀況，監(jiān)控當前庫存質量管理風險，實現(xiàn)業(yè)務、風險一體化監(jiān)管。最后，利用信息化優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，結合信息系統(tǒng)沉淀的過程數(shù)據(jù)，為企業(yè)經營提供市場變化預警或決策支持，提前應對市場變化，規(guī)避經營風險。

3.2 加強庫存管理團隊建設，推動日常作業(yè)規(guī)范化、流程化和標準化

高質量的庫存管理工作需要由一流的庫存管理團隊完成，必須深知人是企業(yè)建設的主體，充分認識“物流”庫存管理思想需要一線員工的認同并付諸實踐。通過優(yōu)化人員配置、實行層級管理、細化業(yè)務流程與業(yè)務標準，最大程度促進規(guī)范化建設。將提高員工專業(yè)素質作為首要任務，大力推進員工再教育，職能部門根據(jù)工作計劃現(xiàn)場指導、面對面為一線員工詳細講解，從根本上扭轉一線員工庫存管理固式思維，提高員工專業(yè)水平。與此同時，開展倉庫管理員上崗考核機制，全方位提升一線員工整體執(zhí)業(yè)水平，推動規(guī)范化、流程化、標準化作業(yè)流程。

日常工作中，在物流主數(shù)據(jù)管理的基礎上，依靠計算機系統(tǒng)強大的存儲、處理能力，規(guī)范化、標準化、流程化物資流動操作，沉淀庫存管理大數(shù)據(jù)。關于入庫，建立采購物資庫存管理機制。確立采購、質檢、物管三方交接原則，各方獨立協(xié)同，各盡其責，在物料主數(shù)據(jù)管理的基礎上，借助信息化平臺，關鍵節(jié)點控制，共同落實采購合同執(zhí)行、物資質量驗收、實物入庫交接，把好物資入庫關。關于出庫，建立物資出庫審批機制，設置物資出庫計劃審批、項目審批、銷售審批、個案審批等多種審批場景。同時，明確實物交接簽字要求，將流程控制與實物管理相結合，賬物同控。關于清查盤點，建立二級盤點模式，要求全集團定期全盤、協(xié)同互盤，與基層單位日常自盤相結合。根據(jù)盤點結果分析庫存日常操作存在的問題，查找原因，提出解決方案，做到庫存物資賬物相符。關于成本核算，在主數(shù)據(jù)管理的基礎上，以信息化技術為平臺，借助計算機處理功能，核算項目成本。通過規(guī)范化、標準化、流程化倉庫日常作業(yè)，建立真實有效的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“追”——追溯庫存有多少量、采購未到貨有多少量、發(fā)貨未出庫有多少量等；“收”——確認來料供貨商、批次管理、定置存儲；“發(fā)”——實現(xiàn)先入先出，減少庫存積壓；“查”——利用條碼技術進行質量追溯、售后追蹤等；“盤”——現(xiàn)場查詢與全面盤點相結合，盤查賬物相符、盤查積壓物資。

3.3 開展非在用物資陽光處置

在當前激烈的市場競爭環(huán)境中，各企業(yè)產生閑置物資、生產性廢舊物資的速率不斷提升，企業(yè)急需提升資產管理能力以應對大環(huán)境的變化。針對上述所提物資，妥善處置能夠有效避免企業(yè)資產在最后一環(huán)造成價值流失，真正實現(xiàn)對資產的全方位、多角度管理閉環(huán)，有效實現(xiàn)資產保值增值的目標。針對閑置物資，通過建立調劑公示機制、搭建閑置物資共享平臺等線上展示，全集團調劑共享，盤活資源，避免超儲積壓后產品質量不可靠，造成存儲損失。與此同時，針對生產性廢舊物資，可借助中國船舶電子商務平臺廢舊物資處置板塊，通過積極拓寬宣傳渠道，廣泛引入，本著公平、公正、公開的原則篩選出符合條件的高端客戶競價拍賣。生產性廢舊物資處置網(wǎng)絡化、陽光化、透明化，有效防控了廉潔風險，且能夠幫助企業(yè)回籠資金，盤活資產，對于其降低經營成本、提升整體經營效益意義重大。

3.4 以監(jiān)督考核為重要方式，控制庫存管理風險

首先，加強庫存管理風險管控，從而完善內部控制質量管理。為應對改革發(fā)展面臨的復雜外部環(huán)境，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，應建立一套完整的內部控制體系。這是控制風險的內在需求，更是提升資源配置和防范風險的重要保障。其次，建立庫存職責不相容體系，通過建立采購、質檢、庫管、領料崗位之間的不相容機制，從源頭上降低庫存管理風險的可能性。再次，在日常工作與培訓中，加強庫存管理廉潔教育，提高庫存管理現(xiàn)場檢查頻率，實現(xiàn)日常監(jiān)督常態(tài)化。最后，強化獎懲措施提高員工執(zhí)行積極性，建立庫存質量管理考評機制，激發(fā)員工全身心投入到庫存質量管理的優(yōu)化工作中，做到庫存管理執(zhí)行有法、監(jiān)督有據(jù)、獎懲結合。

4 結論

當前社會，質量已成為決定企業(yè)成敗的關鍵因素，構建推動質量建設的庫存管理體系對于企業(yè)具有著重要意義。文章在詳細分析庫存管理體系發(fā)展趨勢的基礎上，系統(tǒng)地闡述庫存管理體系要以質量管理為核心，以服務產業(yè)發(fā)展為導向，以“物流”管理為主線的思路。與此同時，從信息化質量追溯系統(tǒng)、團隊建設、現(xiàn)場管理、陽光處置、風險控制等方面入手，全面貫徹采購降本、質量控本、存儲節(jié)本、銷售轉本的思想，并以監(jiān)督考核為抓手，構建基于推動質量建設的庫存管理體系，為推進企業(yè)高質量發(fā)展、實現(xiàn)庫存管理降本增效、提升企業(yè)核心競爭力奠定基礎。