事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題和對策探析

摘 要：當(dāng)前，檔案管理的地位日益提高，事業(yè)單位也將其提到了重要日程之上。隨著信息技術(shù)應(yīng)用范圍愈加廣泛，通過將信息技術(shù)與檔案管理充分結(jié)合，無疑能夠?yàn)闄n案管理提供更多便利。基于此，有必要重視事業(yè)單位檔案管理，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理架構(gòu)，全面提升檔案管理效率和工作質(zhì)量，激發(fā)事業(yè)單位的發(fā)展活力。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

引言

事業(yè)單位有必要有條不紊地推進(jìn)檔案搜集、歸類整理、保管、統(tǒng)計和檢索等多項(xiàng)工作，保證檔案資料信息的完整性，確保檔案目錄的條理性，便于合理利用檔案，推動事業(yè)單位發(fā)展。隨著社會發(fā)展，檔案信息資料不斷增加，對檔案管理的要求不斷提高。若是仍舊以傳統(tǒng)的人工方式或者簡單的技術(shù)處理方式管理檔案，就難以落實(shí)檔案管理任務(wù)。為適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境，有必要以信息技術(shù)作為優(yōu)化檔案管理的方式，加快檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理介紹

事業(yè)單位檔案信息化管理是基于信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對事業(yè)單位檔案開展的一系列檔案搜集、歸類整理、保管、統(tǒng)計和檢索等管理工作，旨在保證檔案管理效果，提高信息資源利用率，激發(fā)事業(yè)發(fā)展活力。在信息時代，應(yīng)用科學(xué)技術(shù)成為事業(yè)單位檔案管理的重要發(fā)展方向。為此，更加需要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)，科學(xué)借助信息技術(shù)管理檔案。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理價值分析

伴隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息數(shù)量與日俱增，信息類型具有多樣化的特征。倘若仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，就容易加大檔案管理人員的工作壓力，也容易發(fā)生檔案管理混亂問題，不利于科學(xué)利用檔案。如今，信息技術(shù)發(fā)展水平日益提高，應(yīng)積極將信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中。由于信息技術(shù)的性能強(qiáng)大，具有智慧化、自動化等特征，有助于大幅提高檔案管理效率，清晰呈現(xiàn)檔案條目。在這種情況下，就可以更好地為事業(yè)單位管理人員提供高質(zhì)量的檔案信息，保證其決策水平。同時，還可以幫助檔案管理人員以及其他人員快速找到所需的資料信息，可以為他們提供檢索便利，加快工作進(jìn)度。綜上，事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)符合社會發(fā)展趨勢，也符合事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)有序開展事業(yè)單位檔案信息化管理工作，提高管理水平。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題

1.檔案信息化管理意識淡薄

在不轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式下，不引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，事業(yè)單位檔案管理工作就容易處于止步不前甚至倒退的狀態(tài)，對檔案管理以及事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)產(chǎn)生消極影響。目前，有的事業(yè)單位難以認(rèn)識信息技術(shù)在檔案管理中的重要性，缺乏利用信息技術(shù)的意識，無法有效開展檔案管理工作，在一定的程度上影響了管理效果，使事業(yè)單位管理工作落后于其他單位。主要表現(xiàn)在以下方面：一是存在重業(yè)務(wù)，輕管理問題。事業(yè)單位多關(guān)注業(yè)務(wù)，側(cè)重提高業(yè)務(wù)水平，但是缺乏關(guān)注檔案信息化管理工作。而在得不到充分重視的情況下，事業(yè)單位檔案管理工作就容易出現(xiàn)問題；二是受傳統(tǒng)觀念的影響。在傳統(tǒng)觀念的影響下，一些工作人員難以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中蘊(yùn)含的重要價值，缺乏關(guān)注信息技術(shù)，也缺乏將兩者建立可靠的聯(lián)系，常常采取傳統(tǒng)的人工管理手段對檔案信息資料管理；三是其他部門工作人員缺乏大局意識。通常情況下，其他部門工作人員多認(rèn)為自身做好本職工作即可，不用提出檔案信息化管理建議，也沒有必要做好這些工作。事實(shí)上，檔案信息化管理與每個工作人員都具有密切聯(lián)系。例如，在檔案信息化管理不高的情況下，其他部門工作人員也就無法獲得準(zhǔn)確、全面的檔案信息，導(dǎo)致在工作的過程中受到極大的阻礙。

2.缺乏搭建數(shù)字化檔案管理平臺

伴隨著數(shù)字技術(shù)發(fā)展，數(shù)字技術(shù)性能不斷提高，能夠更好地為檔案管理提供技術(shù)支持，科學(xué)優(yōu)化檔案管理工作。然而，事業(yè)單位對數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的作用認(rèn)識并不深刻，極少借助先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)構(gòu)建檔案管理平臺，未能使檔案管理具有數(shù)字化發(fā)展特征。由于缺失數(shù)字化檔案管理平臺，加之原有的檔案管理系統(tǒng)缺乏對接，事業(yè)單位需要在多個系統(tǒng)中開展檔案管理活動，難以提高工作效率，加之系統(tǒng)缺乏對接更是降低了檔案工作質(zhì)量。搭建數(shù)字化檔案管理平臺能夠更好地順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，事業(yè)單位有必要采取科學(xué)的措施，積極搭建數(shù)字化檔案管理平臺。相信通過搭建數(shù)字化檔案管理平臺，將會顯著提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

3.信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施不健全

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施作為硬件支持，否則就難以保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效率。然而，在普遍的事業(yè)單位中硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施大多數(shù)處于缺乏的狀態(tài)。主要表現(xiàn)在：（1）缺乏高性能的計算機(jī)設(shè)備，不利于開展檔案管理工作；（2）缺乏存儲和檔案數(shù)字化加工設(shè)備設(shè)施等。在新的發(fā)展階段，事業(yè)單位工作事項(xiàng)增加，運(yùn)行加大壓力，而在此期間形成的資料信息更是不斷增加，使工作量逐漸加大。同時，檔案管理難度也在增加。而當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)水平并不高，不利于提升事業(yè)單位檔案管理水平，因此，需要加強(qiáng)反思，不斷完善信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。

4.存在檔案資料信息安全問題

增強(qiáng)檔案資料的安全性，防止出現(xiàn)信息被泄露問題是檔案管理的目標(biāo)。但是，在管理檔案時容易出現(xiàn)一些信息安全問題。例如，利用病毒竊取與破壞檔案信息。有的非法分子會借助病毒的傳染性、破壞性和潛伏性竊取檔案信息，甚至直接破壞檔案信息。在這種情況下，事業(yè)單位檔案信息的安全性就會受到影響，影響檔案利用效果。如果竊取或者破壞的是事業(yè)單位關(guān)鍵性的檔案信息，則不僅降低檔案管理水平，甚至阻礙事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。另外，還有直接攻擊事業(yè)單位網(wǎng)站。有的不法分子會直接攻擊事業(yè)單位網(wǎng)站，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)崩潰，使事業(yè)單位難以高效開展檔案管理信息化工作。事業(yè)單位檔案資料信息安全問題是不容忽視的，為解決資料信息安全問題，需要采取可靠的措施解決問題。

5.檔案管理人員工作水平不高

若是檔案管理人員工作水平不高，就難以適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)，降低檔案管理利用率。目前，事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高。主要表現(xiàn)在：一是專職檔案管理人員不多。檔案管理信息化建設(shè)對檔案管理人員綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能以及工作經(jīng)驗(yàn)等要求比較高，以更好地將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，并為信息系統(tǒng)構(gòu)建提出科學(xué)建議。如今，高素質(zhì)檔案管理人員數(shù)量不多，事業(yè)單位中有的檔案管理人員沒有檔案教育背景，工作經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在工作的過程中也容易遇到檔案管理問題，無法順利開展檔案管理信息化建設(shè)工作。另外，雖然有的管理人員是檔案專業(yè)出身，但是因?yàn)槿狈ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，針對檔案管理中的突發(fā)問題應(yīng)對能力低，缺乏掌握先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的能力，對檔案管理信息化工作也缺乏體驗(yàn)與工作心得，加之思維不夠活躍，不能夠很好地提出創(chuàng)新性的檔案管理信息化發(fā)展觀點(diǎn)，同樣影響信息化建設(shè)效果；二是缺少專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)教育。缺乏對提升檔案管理人員工作水平、專業(yè)素養(yǎng)的有力措施，沒有對開展專業(yè)化培訓(xùn)教育，難以提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的措施

1.開展培訓(xùn)教育，增強(qiáng)檔案人員信息化管理意識

對于事業(yè)單位來講，有必要樹立先進(jìn)的檔案管理觀念。其中，可以借助宣傳教育的方式，影響檔案管理人員的思想與行為。一方面，針對檔案管理人員開展宣傳教育活動。增強(qiáng)他們的檔案信息化管理意識，開展宣傳教育活動，如可以在微信公眾號和官網(wǎng)宣傳信息技術(shù)在優(yōu)化檔案管理中發(fā)揮的價值，便于深刻認(rèn)識信息技術(shù)的優(yōu)勢，積極將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。同時，還可以組織競賽活動，使他們在參與競賽的過程中，提高對檔案信息化管理工作的認(rèn)識；另一方面，針對事業(yè)單位對其他部門工作人員開展宣傳教育活動。其他部門工作人員是開展檔案信息化管理工作的輔助者，在他們積極配合的情況下，就容易形成檔案信息化管理合力，強(qiáng)化檔案信息化管理效果。為實(shí)現(xiàn)該目的，可以推進(jìn)宣傳教育活動。其中，要側(cè)重在宣傳教育的過程中確保其能夠樹立大局意識，使他們認(rèn)識到自身工作與檔案信息化管理工作是密切相連的，從而積極推動檔案管理工作。無論是針對檔案人員還是其他工作人員開展宣傳教育活動，都需要保證工作開展的常態(tài)化，并及時優(yōu)化宣傳教育手段，提高宣傳教育水平。

2.搭建數(shù)字化檔案管理平臺，保證管理水平

目前，事業(yè)單位檔案管理人員需要認(rèn)識到搭建數(shù)字化檔案管理平臺，對于保證檔案信息化建設(shè)水平的重要性。事業(yè)單位有必要全力搭建數(shù)字化檔案管理平臺。一是搜集檔案信息資料，做好備案工作，把握檔案管理工作，避免在管理中出現(xiàn)疏漏之處。二是分類處理檔案信息資料，確保管理效果。其中，檔案主要分為文書檔案、財務(wù)檔案、科技檔案和業(yè)務(wù)檔案等類別。檔案管理人員可以按照這些類別對檔案歸類整理。同時，還需要根據(jù)事業(yè)單位檔案信息資料，增加檔案類別，科學(xué)管理檔案。三是搭建數(shù)字化檔案管理平臺，依托數(shù)字技術(shù)，處理檔案類別和內(nèi)容等。其中，可以將采集管理、檔案管理、業(yè)務(wù)管理、檔案庫管理、檔案統(tǒng)計查詢和系統(tǒng)管理等板塊作為系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容，提高檔案管理效率（圖1）。另外，還需要根據(jù)實(shí)際情況，不斷優(yōu)化系統(tǒng)。

3.完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)硬件支持

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，也是事業(yè)單位發(fā)展的必然需求，為此，需要加大對信息技術(shù)的投資和開發(fā)利用。引進(jìn)與完善高性能的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，是促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，有必要購買高性能的現(xiàn)代化設(shè)施，并結(jié)合檔案信息化建設(shè)情況，完善硬件設(shè)備設(shè)施，有利于多項(xiàng)管理工作高效開展。其中，需要開展調(diào)查研究活動，掌握信息化建設(shè)情況，并了解信息化建設(shè)要求，便于建立健全硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。還需要引進(jìn)功能強(qiáng)大的計算機(jī)，作為開展檔案管理的工具。同時，還需要配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備和并行處理的高性能服務(wù)器等，從而提高檔案管理質(zhì)量。另外，有必要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作需求，增加存儲設(shè)備和檔案數(shù)字化加工設(shè)備設(shè)施等的數(shù)量，便于提高檔案信息處理水平。

4.采取多種管理措施，以保證資料信息安全

為加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)步伐，有必要關(guān)注資料信息安全問題，保證資料信息安全，否則容易導(dǎo)致事業(yè)單位在運(yùn)行發(fā)展過程中產(chǎn)生一定的損失。一是聘請專業(yè)技術(shù)人員。在信息時代，事業(yè)單位在管理檔案的過程中不可避免地會使用到信息技術(shù)。而由信息技術(shù)引發(fā)的安全問題，無疑會對事業(yè)單位的快速發(fā)展帶來負(fù)面影響。通過聘請專業(yè)技術(shù)人員為事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)建設(shè)提供安全技術(shù)支持，防止病毒入侵，防御不法分子對網(wǎng)絡(luò)的攻擊，有必要聘請專業(yè)技術(shù)人員。專業(yè)技術(shù)人員則需要根據(jù)安全管理要求，編寫防盜信息安全軟件，降低檔案管理安全風(fēng)險，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。同時，還需要定期升級安全系統(tǒng)，提高檔案安全管理水平；二是完善檔案安全管理制度。當(dāng)前，需要以制度規(guī)范行為，使檔案管理人員在處理檔案的過程中遵守安全管理規(guī)范，可明確保密條款，并簽訂保密協(xié)議，也可深入研究檔案安全管理規(guī)范，便于細(xì)化管理規(guī)范，優(yōu)化檔案管理制度。

5.提高檔案管理人員工作水平，強(qiáng)化管理質(zhì)量

通過全面提升檔案管理人員素養(yǎng)，更好地服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。針對檔案管理人員工作水平并不高的問題，可以采取以下措施：（1）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員。引進(jìn)熟悉事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)技術(shù)，并對檔案信息化管理工作具有深刻認(rèn)識且工作能力強(qiáng)的人員作為檔案管理者，保證其能夠高效開展檔案管理信息化建設(shè)工作。可以采取人才引進(jìn)和公開招聘的方式，做好人才引進(jìn)工作。在引進(jìn)人才的過程中，需要對其展開全方位考察，提高人才引進(jìn)水平；（2）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)教育。通過培訓(xùn)教育的方式，使檔案管理人員在參與培訓(xùn)教育的過程中增強(qiáng)專業(yè)能力。其中，需要構(gòu)建培訓(xùn)教育專題，如圍繞“檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案工作科學(xué)化管理、檔案數(shù)字化、檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)、新時期檔案資源的開發(fā)利用”等形成培訓(xùn)教育專題，從而做好培訓(xùn)教育工作。與此同時，在開展培訓(xùn)教育活動的過程中，還需要主動與檔案管理人員互動和交流，幫助他們掌握信息技術(shù)應(yīng)用技巧，便于合理運(yùn)用信息技術(shù)把握檔案管理環(huán)節(jié)。另外，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)教育平臺，開展在線網(wǎng)絡(luò)教育活動，使其能夠隨時隨地接受培訓(xùn)教育。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)具有遠(yuǎn)瞻性的工作。在新時期，有必要直面事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)挑戰(zhàn)，及時解決檔案管理信息化建設(shè)問題，加快信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，優(yōu)化檔案管理人才，更好地服務(wù)事業(yè)單位檔案管理工作。

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作者簡介：牟林輝（1983—），女，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理。