基于問題導向的高校數(shù)據(jù)治理策略研究

文/武漢大學人事部 楊芳 袁園（通訊作者）

一、引言

我國高校信息化經(jīng)過30 多年的發(fā)展歷程，經(jīng)歷網(wǎng)絡設施建設、應用系統(tǒng)建設和數(shù)字校園集成等階段，隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用創(chuàng)新，正從數(shù)字校園逐漸轉型成為智慧校園[1]。高校在信息化發(fā)展過程中，通過信息系統(tǒng)的建設使用，逐漸沉淀和積累了各類數(shù)據(jù)資源。這些數(shù)據(jù)資源是實現(xiàn)高效管理、優(yōu)質服務和科學決策的重要基礎，是支撐高校可持續(xù)發(fā)展的重要資產(chǎn)。而高校普遍在數(shù)據(jù)的質量、共享、應用、安全等方面存在不足和短板，影響數(shù)據(jù)效能的充分發(fā)揮。準確把握數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)狀問題，制定科學合理的數(shù)據(jù)治理策略，對高校信息化管理者具有重要的現(xiàn)實指導意義。

二、高校數(shù)據(jù)管理存在的主要問題

本文在與業(yè)務人員面對面訪談、查閱相關參考文獻的基礎上，深入分析高校信息化發(fā)展現(xiàn)狀，將高校數(shù)據(jù)管理方面存在的問題歸納為以下幾類：

（一）數(shù)據(jù)來源復雜多變。近年來，我國高等教育信息化的水平持續(xù)提升，面向教學、科研、管理、服務的各類業(yè)務系統(tǒng)紛紛出現(xiàn)。與此同時，信息填報與業(yè)務辦理越來越普遍和頻繁，甚至出現(xiàn)多頭采集、重復填報數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，占用了教職工和學生大量的時間和精力。數(shù)據(jù)來源途徑復雜而分散，數(shù)據(jù)從生成到利用的路徑不清晰。以教學科研成果數(shù)據(jù)為例，各類績效考核、職稱評審、項目申報都是重要的依據(jù)，但普遍存在不同業(yè)務系統(tǒng)重復錄入的現(xiàn)象，產(chǎn)生數(shù)據(jù)重復、冗余、不一致等問題，在后繼的共享應用中，沒有形成清晰的來源。尤其在部分系統(tǒng)的新舊更替中，數(shù)據(jù)的來源與去向頻繁變動，對高校數(shù)據(jù)管理帶來了很多潛在的問題。

（二）數(shù)據(jù)標準缺乏控制。高校信息化建設中缺少頂層設計，數(shù)據(jù)標準滯后于系統(tǒng)建設的問題普遍存在。首先是規(guī)劃、制定、優(yōu)化數(shù)據(jù)標準的能力較為欠缺，其次，雖然制定了數(shù)據(jù)標準，但執(zhí)行、落實的力度不夠，甚至在某種程度上形同虛設。業(yè)務系統(tǒng)的更替，往往數(shù)據(jù)標準要適應業(yè)務系統(tǒng)，而非業(yè)務系統(tǒng)建設時以數(shù)據(jù)標準為主的現(xiàn)象依然普遍[2]。學校各部門購置或者建設業(yè)務系統(tǒng)時，往往采用符合本部門業(yè)務需求的數(shù)據(jù)標準。例如，人事資源管理系統(tǒng)可能采用人力資源管理領域的通用標準，而科研管理系統(tǒng)可能采用科研管理領域的通用標準，不同管理領域的差異導致業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一。由于數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容不固定，導致其在不同系統(tǒng)的不一致，在轉換格式后才能相互對接，甚至造成了部分舍棄，影響了數(shù)據(jù)的共享和整合。

（三）數(shù)據(jù)質量難以保障。數(shù)據(jù)來源和標準的不足，也對數(shù)據(jù)質量造成了直接的影響。由于各部門業(yè)務系統(tǒng)相互獨立，對數(shù)據(jù)質量的要求也存在差異。很多業(yè)務系統(tǒng)在建設的過程中注重實現(xiàn)系統(tǒng)的功能，忽略數(shù)據(jù)質量的控制，在錄入或導入數(shù)據(jù)時缺乏必備性、標準性、規(guī)范性的約束，數(shù)據(jù)缺失、格式混亂、數(shù)值錯誤、準確率低等質量問題較為普遍。管理人員不足、缺少信息化能力等原因，也可能成為影響數(shù)據(jù)質量的因素。除了數(shù)據(jù)缺失、不符合格式等明顯錯誤，還有很多是因為數(shù)據(jù)錄入造成的隱性錯誤，這些問題通過技術手段難以發(fā)現(xiàn)，需要人工校對才能確認并糾正，需要占用大量的人力和時間。

（四）數(shù)據(jù)共享交換不暢。高校很多的業(yè)務系統(tǒng)之間存在一定的依賴關系，需要數(shù)據(jù)的共享，暢通的數(shù)據(jù)交換對可靠的數(shù)據(jù)共享起著重要的作用。因一些崗位的人員變動頻繁，更新也不及時，對下游的共享帶來了不便。常見的數(shù)據(jù)共享交換有數(shù)據(jù)庫交換、文件傳輸交換、API接口交換等方式。數(shù)據(jù)庫交換方式在業(yè)務系統(tǒng)數(shù)量較少、數(shù)據(jù)庫類型一致時易于實現(xiàn)，但在業(yè)務系統(tǒng)數(shù)量多、數(shù)據(jù)庫異構時，存在讀寫性能瓶頸與兼容性適配的局限。文件傳輸方式基于數(shù)據(jù)的導入導出，適合異構數(shù)據(jù)庫之間的共享，但效率較低，難以滿足實效性的需求。API接口交換在實時性、異構性上均有優(yōu)勢，但技術實現(xiàn)較為復雜，需要不同應用廠商的配合。在數(shù)據(jù)共享交換上，高校往往選擇技術實現(xiàn)較為簡單、支持不同類型數(shù)據(jù)庫的方式?；趥鹘y(tǒng)ETL（抽取、轉換、加載）的數(shù)據(jù)庫交換目前在高校應用中仍然比較常見，該方式在定時（如每天一次）模式下相對穩(wěn)定。若想實現(xiàn)實時模式的ETL，因為數(shù)據(jù)傳輸量大大增加，需采用觸發(fā)器方式來實現(xiàn)，對數(shù)據(jù)庫的讀寫性能造成較大負擔，甚至導致數(shù)據(jù)庫服務的異常，進而造成數(shù)據(jù)共享的中斷。因為這些原因，數(shù)據(jù)共享交換的滯后性、不穩(wěn)定性，造成了不同業(yè)務系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)更新不通暢，在校園日常生活中較為常見，比如更換校園卡后第二天才能在門禁設備上正常使用、欠費繳清后不能立即辦理相關手續(xù)等。

三、基于問題導向的高校數(shù)據(jù)治理策略

數(shù)據(jù)治理是指將數(shù)據(jù)作為資產(chǎn)而開展的一系列組織行為，貫穿數(shù)據(jù)管理的全生命周期。數(shù)據(jù)治理需要結合技術與管理的手段，形成標準化與持續(xù)改善的機制，實現(xiàn)提升數(shù)據(jù)質量、保障數(shù)據(jù)可用性的主要目標，具體內(nèi)容包括組織架構、政策制度、技術工具、數(shù)據(jù)標準、流程規(guī)范、監(jiān)督及考核等方面[3]?；趩栴}導向的原則，制定適合高校實際的數(shù)據(jù)治理策略，明確數(shù)據(jù)來源與部門責任，制定并落實數(shù)據(jù)標準，建立用戶反饋與糾錯機制，促進數(shù)據(jù)質量提升，優(yōu)化數(shù)據(jù)共享交換，更加充分發(fā)揮數(shù)據(jù)效能，總體框架如圖1所示。

圖1 基于問題導向的高校數(shù)據(jù)治理總體框架

因此，需要以問題為導向，針對性的解決數(shù)據(jù)管理中面臨的主要問題與挑戰(zhàn)，制定數(shù)據(jù)治理的具體策略。

（一）落實“一數(shù)一源”機制?！耙粩?shù)一源”指的是高校信息化所需的每一條基礎數(shù)據(jù)有且只有一個對數(shù)據(jù)的真實性和準確性負責的業(yè)務部門，對相關數(shù)據(jù)資產(chǎn)的唯一性、一致性和可用性負責。在明確數(shù)據(jù)源責任單位的基礎上，構建數(shù)據(jù)資源的共享與保障體系，保障數(shù)據(jù)質量和利用效率。通?？筛鶕?jù)數(shù)據(jù)業(yè)務屬性和部門業(yè)務職責，確定各類數(shù)據(jù)產(chǎn)生的歸屬部門為數(shù)據(jù)源單位。各數(shù)據(jù)源部門落實“一數(shù)一源”的機制要求，負責相關數(shù)據(jù)的采集、處理和質量管理，保障數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性，避免對同一數(shù)據(jù)重復采集、多頭管理。

良性的數(shù)據(jù)循環(huán)機制的建立是十分有必要的，高校的人事、教務、學工等系統(tǒng)是數(shù)據(jù)采集的主要源頭，要在數(shù)據(jù)源頭補足短板，已有的要全量歸集，沒有的要及時補充。建設全校統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)庫基礎平臺，已經(jīng)建立數(shù)據(jù)標準、確定數(shù)據(jù)源頭的業(yè)務數(shù)據(jù)，應采取適當工具抽取并存儲到共享數(shù)據(jù)庫中，不能通過工具抽取的線下數(shù)據(jù)可通過填報工具錄入或文件導入。采集范圍可隨著數(shù)據(jù)責任、數(shù)據(jù)標準的推廣和落實，逐步擴展到各業(yè)務部門和業(yè)務系統(tǒng)。歷史數(shù)據(jù)應該采取有效的存檔機制，記錄數(shù)據(jù)變更的過程。

（二）有效推行數(shù)據(jù)標準。標準被定義為“用來判斷其他事物質量的好東西”或“由權威建立和確定。作為衡量數(shù)量、重量、范圍、價值或質量的規(guī)則”。數(shù)據(jù)標準是指保障數(shù)據(jù)定義和使用的一致性、準確性和完整性的規(guī)范性約束，是對數(shù)據(jù)的命名、數(shù)據(jù)類型、長度、業(yè)務含義、統(tǒng)計口徑、歸屬部門等，定義統(tǒng)一的規(guī)范，保證各業(yè)務部門、各業(yè)務系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一理解、對數(shù)據(jù)定義和使用的一致性。數(shù)據(jù)規(guī)范體系的建設是數(shù)據(jù)治理目標實現(xiàn)的保障，有助于數(shù)據(jù)在不同業(yè)務部門、系統(tǒng)的共享、交互和應用。在高校數(shù)據(jù)治理實踐中，應參考國家和教育部頒發(fā)的數(shù)據(jù)標準，結合自身實際編制數(shù)據(jù)標準，包括數(shù)據(jù)定義、數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)應用標準，以及數(shù)據(jù)定義與應用規(guī)則，建立標準化的代碼標準、元數(shù)據(jù)模型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準的唯一性、實時性和擴展性。代碼標準是各業(yè)務系統(tǒng)相應字段需要參照的規(guī)范定義，通常有機構代碼、學科代碼、課程代碼等[4]。在建立數(shù)據(jù)標準的過程中，收集、整理相關信息形成規(guī)范知識庫，例如通用型及業(yè)務型數(shù)據(jù)字典，數(shù)據(jù)間的邏輯關系，數(shù)據(jù)的轉換規(guī)則和數(shù)據(jù)的流轉路徑，表結構定義、字段注釋和屬性等，用于治理后的數(shù)據(jù)共享交換、糾錯修正等。

數(shù)據(jù)標準的制定應遵循唯一、可擴展、簡單、規(guī)范、易用的原則。高校數(shù)據(jù)治理涉及的業(yè)務數(shù)據(jù)種類多、數(shù)量大，將這些數(shù)據(jù)全部納入標準體系需要耗費巨大的人力物力，難以在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。建議對與基礎信息相關、共享率高、使用頻次高的字段優(yōu)先建立標準。在推行數(shù)據(jù)標準的過程中，必定會遇到很多困難，例如一些老舊系統(tǒng)無法改造或者改造成本過高。需結合實際情況，采取差異性的推行策略。對目前的業(yè)務系統(tǒng)，首先分析和整理其中存在不符合標準的問題，評估與整改相關的投入成本、潛在風險、時間周期等因素，制定科學合理的整改方案。易于整改的應該立即整改，一時難以整改的可通過邏輯轉換方式實現(xiàn)與標準的兼容，即將更換淘汰的老舊系統(tǒng)可暫不整改，在替代系統(tǒng)中推行數(shù)據(jù)標準。對新建立的業(yè)務系統(tǒng)，可統(tǒng)一要求執(zhí)行數(shù)據(jù)標準，作為系統(tǒng)規(guī)劃、實施、驗收的組成部分，上線前進行數(shù)據(jù)標準評估，不合格要求的整改后再上線。

（三）加強數(shù)據(jù)質量控制。實現(xiàn)有效的質量控制是數(shù)據(jù)治理的主要目標，數(shù)據(jù)質量是檢驗數(shù)據(jù)治理成效的核心指標。在落實數(shù)據(jù)責任的基礎上，伴隨數(shù)據(jù)規(guī)范的建設，建立數(shù)據(jù)質量相關制度，規(guī)范數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、使用等環(huán)節(jié)的質量控制要求，完善數(shù)據(jù)質量的評估、糾錯機制，保障數(shù)據(jù)準確、真實、完整和規(guī)范。實現(xiàn)數(shù)據(jù)過程可視化和質量可視化管理，便于管理者實時掌握數(shù)據(jù)質量的整體情況，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質量面臨的各類問題，促進數(shù)據(jù)質量的不斷提升。

數(shù)據(jù)質量評估是分析數(shù)據(jù)綜合特征、量化數(shù)據(jù)質量的過程。在高校數(shù)據(jù)治理的實踐中，通常將數(shù)據(jù)質量和規(guī)則維度相結合，根據(jù)已經(jīng)定好的數(shù)據(jù)標準以及業(yè)務特性對數(shù)據(jù)質量配置相應的監(jiān)控規(guī)則，及時發(fā)現(xiàn)有問題的數(shù)據(jù)并針對問題數(shù)據(jù)進行重點排查，形成數(shù)據(jù)質量報告，指明數(shù)據(jù)缺失、異常、錯誤等各類問題并提供詳細列表，便于協(xié)同相關部門對問題數(shù)據(jù)進行處理。

數(shù)據(jù)質量的提升離不開長期的投入，需要形成持續(xù)監(jiān)測和錯誤反饋的機制，及時將數(shù)據(jù)質量問題反饋給數(shù)據(jù)源部門處理，建立數(shù)據(jù)修改審核機制，向師生用戶開放數(shù)據(jù)修改申請服務，經(jīng)數(shù)據(jù)源部門審核后及時修改完善?？梢詮囊韵聨讉€方面對數(shù)據(jù)質量問題進行反饋和跟進：通過事先定義好的規(guī)則、時間，自動完成數(shù)據(jù)質量檢查，對數(shù)據(jù)存在的問題及時反饋給數(shù)據(jù)源部門；面向業(yè)務部門提供全生命周期的數(shù)據(jù)管理工具，包括數(shù)據(jù)的規(guī)范標準、檢索查詢、質量檢查和異常監(jiān)測等功能；建立師生個人數(shù)據(jù)中心，對師生開放其個人相關的數(shù)據(jù)，對不正確、不完整的數(shù)據(jù)進行有針對性的數(shù)據(jù)糾錯、補錄，啟動反饋機制，通知數(shù)據(jù)源單位及時數(shù)據(jù)審核和更新。

（四）優(yōu)化數(shù)據(jù)共享交換。高效數(shù)據(jù)治理的最終目的是實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源在全校范圍內(nèi)高效率流轉和高水平共享。數(shù)據(jù)共享交換是實現(xiàn)整個學校的系統(tǒng)集成、解決信息孤島和信息共享問題的重要手段。通過數(shù)據(jù)共享交換，實現(xiàn)跨業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、共享與協(xié)同。優(yōu)化數(shù)據(jù)供需系統(tǒng)的流程環(huán)節(jié)，完善數(shù)據(jù)供需的溝通渠道和協(xié)調機制，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享交換平臺的數(shù)據(jù)通道作用，消除數(shù)據(jù)共享交換的斷點、堵點，實現(xiàn)數(shù)據(jù)“找得著、拿得到、用得上”。

近年來，不同數(shù)據(jù)源之間通過API 接口進行數(shù)據(jù)的共享交換成為主流。實現(xiàn)高性能、高可靠、開放性強的數(shù)據(jù)采集、集成和共享交換平臺，有效整合校內(nèi)各類數(shù)據(jù)資源，提供開放的應用接入能力，打通不同業(yè)務數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的一體化管理和科學治理，成為高校數(shù)據(jù)共享交換平臺建設的主要目標。平臺需兼容常見的結構化數(shù)據(jù)源，提供豐富的數(shù)據(jù)集成能力，支持對數(shù)據(jù)共享交換任務的配置和調度，實現(xiàn)自動化、定時化、可視化的數(shù)據(jù)共享。

四、結語

高校數(shù)據(jù)治理要取得實際成效，需要有效解決數(shù)據(jù)管理上存在的主要問題，形成數(shù)據(jù)產(chǎn)生、維護、應用、收益的良性循環(huán)。按照“誰產(chǎn)生數(shù)據(jù)，誰負責管理”的原則，推動業(yè)務部門充分參與數(shù)據(jù)治理，加強跨部門協(xié)同，不斷完善質量反饋與監(jiān)督機制，健全數(shù)據(jù)質量提升體系，逐步推進不同層次和不同維度的數(shù)據(jù)共享，為師生提供更優(yōu)質的信息化服務，以信息化促進學校治理體系與治理能力的現(xiàn)代化。