施工企業H公司合同管理信息系統淺析

陳翔麟

（北京建筑大學城市經濟與管理學院，北京 100044）

1 引言

建設工程施工合同的管理是建筑行業施工企業日常管理的重要組成部分， 簽訂合同的數量會與施工企業未來的發展趨勢有一定的聯系， 當某一時間段內施工企業簽訂合同的數量越多，則意味著企業未來經營管理的效益將會比過去更好。對于企業而言，企業需要對合同管理的過程控制進行加強，而且施工企業內部項目眾多，對應也會與不同的供應商、甲方簽訂種類繁多的合同，以保證工程項目的順利實施。

施工企業合同管理的內容不僅包括對合同在具體內容方面的審核和管理， 還包括對合同文件作為企業檔案和項目檔案的管理。 隨著工程管理內涵的不斷發展和創新，施工企業合同管理作為項目交付價值的一種具體表現形式， 更多地體現為根據合同對工程項目的一種過程性的管理和監控。 從狹義的角度來理解， 建設工程施工合同文件只是對項目目標進行約束的文件，其合同內容包括對項目的造價、質量、工期進度等方面的整體要求。 從廣義方面的整體分析，合同管理水平的高低對于工程項目的實施具有特別深遠的影響， 直接影響業主的項目目標達成情況，以及項目價值的實現程度，還會牽涉企業整體的經營成果和企業的價值。

2 H公司合同管理信息系統現狀

2.1 H公司合同管理系統簡介

施工企業H 公司是以工程總承包、 礦業資源相關服務為主營業務的企業，具有礦山工程、建筑工程施工總承包雙特級資質。

H 公司的合同管理信息系統，主要分為3 大部分，分別是合同簽訂、合同執行和合同歸檔。

在合同簽訂階段，合同起草人首先要進行合同立項操作。主管部門審批人員要會同相關處室合同評審人員進行合同條款預審，形成合同文本初稿的初審意見。 再由合同起草人與合同另一方進行談判協商，雙方形成合同文本定稿后，由合同起草人進行合同簽訂申報， 轉至合同主管部門審批人員與合同初稿的初審意見核對， 會同相關處室的合同評審人員進行正式的合同審查， 并給出最終的合同評審意見和履約中的注意事項，以及是否簽約明確結論。 報主管部門領導和公司主管經營的領導審批后， 方可蓋章簽約。 這個階段的數據有合同金額、工期、進度款支付、違約金等數字型數據，也有合同對方名稱、地址、業主項目負責人、監理方負責人、質量標準、執行定額或清單等文本型數據。 合同起草人有輸入、修改這些數據的權限，主管部門審批人員和各處室合同評審人員、主管部門領導和公司主管經營的領導有通過、 不通過和提出相應意見的權限。

在合同執行階段， 由合同履行人員按實際變化情況提出合同變更、合同解除、合同違約和合同收付款的流程，并經由相對應的業務主管部門審核、主管部門領導審批。 這個階段主要是施工、經營、采購、財務等各個業務層面主導的項目管理內容，其涉及的數據主要有進度款（預收款、應收進度款等）、工期等數值型數據。 合同履行人員的權限主要是提交申請、修改和撤回，業務主管部門權限是審核事實并進行審批。 在這個過程中，財務部門、經營管理部門和法務部的責任相對更多。除了一般的數據類型以外，該過程中還會涉及相關的照片、視頻等多媒體數據。

在合同歸檔階段， 由合同履行人按項目竣工驗收移交和異常中止兩種情況提出合同終止后的歸檔， 經主管部門審核及主管部門領導審批， 將合同移交至檔案管理部門進行合同歸檔。 這個階段的數據不僅有合同應收額、已確認收入額、合同結算額、項目產值、客戶信息等相關合同數據，還包括合同文件的密級、保存時限等合同文件歸檔的信息。 合同異常中止的項目合同歸檔，還應寫明異常的原因及處理措施和情況。 合同履行人應提交歸檔申請， 主管部門領導對歸檔內容和事由進行核實和審批。 檔案管理人員按歸檔要求進行歸檔合同資料的檢查、歸檔和保存。

H 公司合同管理系統工作流程，詳見圖1。

圖1 H公司合同管理系統的工作流程

2.2 H公司合同管理系統的權限

合同起草人按照職責權限進行合同立項、合同談判、合同訂立的業務流程操作， 在合同審批用印簽訂后成為合同履行人，并依權限進行合同文本管理、合同變更、合同解除、合同違約和合同歸檔。 該角色有權限對合同相應內容提出增加、修改，但所有操作都應能夠留底查詢。

主管部門審批人員按職責權限組織合同會審。 給出初審意見，審核合同定稿及合同變更、解除合同和違約等事項。 主管部門領導及公司主管領導需要從業務系統角度和公司層面判斷相應合同管理風險，做出決策，進行合同流程審批。

各合同會審部門評審人員依據專業知識和專業經驗對合同初稿及定稿給出合同簽訂意見和合同履約的意見。

檔案管理部門按公司檔案管理條例的要求進行合同文本的歸檔、保存和借閱。

2.3 H公司合同管理信息系統存在的問題

2.3.1 合同管理系統中，項目過程管理薄弱，各業務子系統各自為政

建筑施工企業的經營依靠的是一個又一個的工程項目，每個工程項目的實施又涉及多個業務部門， 這需要各子系統的相互配合和規范有序。 目前，H 公司不同業務部門的系統數據無法共享、無法相互調用，既造成數據信息冗余，又造成相關數據在不同業務系統中不能發揮應有的價值。 這在合同管理系統中表現為：公司集中采購的數據與合同管理系統履約過程中的數據歸屬不同業務部門管理，使用兩套信息系統，數據信息溝通不暢。這種現象較為廣泛地存在于H 公司，包括企業級的合同管理系統、采購系統、財務收付款系統、產值報送系統和項目級別的成本進度管理系統等管理信息系統的數據交換割裂。

2.3.2 現有合同管理系統中成本控制的深度不夠

對成本的監控是企業生產經營的基礎， 而成本核算則是成本管理的重要環節。 企業經營狀況的分析需要依據成本核算方面的數據，對于項目成本管理，則采用簡單粗放的成本包干模式。 H 公司合同管理系統中的成本核算，在成本控制方面的工作方式比較粗獷，沒有深層次理解成本核算的意義，忽視了成本歸集的基礎性作用。 大多在階段性施工（月度或付款節點進度）結束后，才對木已成舟的實物和付款事實進行成本確認。 這種情況下，即使歸集并核算出項目經營成本，也無法對項目的成本控制起到應有的效益， 使歸集的數據失去了數據作為生產要素的基礎作用。

2.3.3 合同管理系統中的基礎資料缺乏參考價值

由于H 公司下級分子公司和直屬工程處較多， 每個下級單位對于合同管理系統中信息的填報標準的執行程度也不一樣，這就導致在合同簽訂的申請、原始信息的保存、具體合同內容填寫的完整性等方面也比較混亂。 合同管理人員注重工作完成的結果，而不注重工作完成的質量，缺乏對工作過程的管理，特別是合同信息中細節填寫存在不規范和不確定性，影響了合同作為項目管理基礎支持性資料的完整性、 準確性和可參考性，再加上合同管理的過程性，致使合同管理系統基礎數據質量參差不齊，不能反映客觀真實的情況，增加了后續對相關數據綜合應用分析的難度。

3 H公司合同管理信息系統改進

3.1 企業層面的總體部署

建筑信息模型（BIM 模型）的主要作用是能夠為工程管理工作提供一個各方參與者都可以共同使用的基礎性平臺，項目實施過程中的信息數據存儲于該平臺， 各方通過平臺參與項目執行和信息反饋。 這種信息化技術極大地縮短了各參與方之間協調溝通的時間，提升了管理工作效率[1]。 建設基于BIM模型的協同和共享平臺，整合各業務系統所產生的數據，能夠解決縱向管理和橫向各部門之間信息不對稱的現狀[2]，化解企業管理缺少有效數據的困境，讓企業管理人員可以準確、快速地獲得其他部門和工程項目的一手數據， 便于合同管理分析和決策[3]。 并且，基于BIM 模型的管理模式是創建信息、管理信息、共享信息的新方式，BIM 模型在項目管理中具有全面的數據采集、存儲、處理、分析的功能，可以更好地融入施工企業的生產經營中，成為施工企業管理人員的日常工作工具。 公司層面的管理人員可以對項目的進度進行整體協調， 也可以檢查材料采購的安全存貨量， 根據真實的項目成本來統計編制企業定額，從而確定工程項目的采購計劃，達到更高水平的集約化管理。

企業級的BIM 數據庫也可以和企業ERP 管理系統（企業資源計劃系統）結合，提升ERP 的管理能力和實用價值。 BIM模型信息平臺的最突出特點， 在于它是一個極佳的工程基礎數據承載平臺，可以整合創建、計算、共享和應用工程項目的基礎數據[4]，可以協助企業分析計劃項目合同的目標成本、動態管理項目生產經營成本數據的匯總、統計和控制。ERP 的優點體現在施工過程數據的采集、存儲、應用和協同，特別是對于項目真實成本的統計。兩者互補，相輔相成，一方面，ERP 系統的基礎數據需要由BIM 模型提供， 另一方面，ERP 完成基礎數據的計算和分析后， 需要通過BIM 模型再次加工為3D或者4D 的多維建筑信息模型并分享給項目利益相關者。整個過程中實施、反饋、計算、分析和再實施成為循環提升改進的良性循環，建設單位、施工單位和監理單位等利益相關者可以取得共贏的效果，提升了工程管理這一經濟活動的價值，更好地為業主交付了項目價值。

總的說來，BIM 數據庫和ERP 系統的結合， 展現了施工企業自身的技術價值， 有利于企業為自身塑造更大的企業價值和品牌效應。 其次，在施工生產過程中，二者的有機結合可以更好地解決施工企業信息化和數字化過程中， 基礎數據普遍存在的及時性、對應性、準確性和可追溯性的問題[5]。

另外， 企業級的BIM 數據庫是也可以關聯客戶信息數據、供應商評價數據等，打通企業供應鏈上下游的信息壁壘，沿用統一來源的管理信息數據庫，使沉淀的數據煥發活力，不僅從前期項目跟蹤、 合同簽訂和合同履行等角度多維度獲取數據信息，還可以整合重復雜亂的多個部門的數據信息，降低合同管理中數據不準確、 描述不規范所帶來的合同管理潛在風險。

3.2 項目級別的操作實施

采用BIM 模型補充合同管理系統，可使整個工程項目在施工階段有效地采購和使用物資、集約資源、降低成本和提質增效，使工程項目管理量體裁衣、物盡其用。 這具體表現在項目相關業務流程能夠根據合同管理流程反饋的數據， 實時有效地進行調整， 包括表單內容和數據超過限值提醒等詳細內容，以適應外部變化和內部優化的控制調整要求。

基于BIM 模型的合同成本管控，首先構建存儲項目信息的數據庫，為相關人員提供所需數據，并基于本項目數據和過往類似工程數據分析，來提高工程成本分析能力。BIM 模型可以在項目合同成本管理的招投標、施工、變更管理和結算各個階段助力，實現管理方式的高效轉變。 信息系統數據庫中包含較為全面的數據， 可以為相關人員在項目全壽命周期內對工程成本的分析和管理提供依據和支持。 特別是企業的集中采購系統，更需要數據分析的支撐。 利用BIM 模型集成平臺，及時準確地更新工程量數據， 以期達到批量訂貨和合理訂貨的目的。 在保障合理庫存的前提下，盡可能使倉儲費用、訂貨費用和材料采購費用降低。

合同資料管理方面，利用BIM 模型提高工程項目信息的完整性，有利于對項目資料進行存檔，包括項目各階段的初始工程資料、BIM 模型、變更資料、驗收文件等。BIM 模型是通過對文檔和信息的數字化， 使傳統紙質資料所承載的數據在共享時更加便利， 從而提高效率， 減少紙質資料存儲過程中遺失、損壞所導致的風險。

4 結語

在當今的企業經營和管理中，人、物質（原材料和能源）、資金和信息已經成為主要因素。 其中，人、物質和資金是有形的資源，而信息是無形資源。2020 年，國務院《關于構建更加完善的要素化市場配置體制機制的意見》提出數據資源的理念，這說明信息數據已經與土地、勞動力、技術和資本等傳統要素一樣，成為一種新型的生產要素[6]，它將會以更加廣泛和融合的方式影響企業的經營生產和人們的日常生活。

對于H 施工企業合同管理系統的改進提升，搭建BIM 模型協同共享平臺， 可以有效解決在使用合同管理信息系統時所存在的沉默數據等問題。 建筑信息模型平臺在收集建筑工程項目的各項合同基礎數據的基礎上， 充分聯系相應的過程數據，建立基于項目的統一數據信息庫，使得施工單位各個業務系統融于同一信息平臺，共享同一建筑信息數據，為項目全過程的合同管理工作增值。