高校數字化校史協同編研體系的構建研究

孫安寧/中國計量大學

校史編研在高校檔案工作中具有重要價值，是基于檔案史料挖掘，弘揚辦學精神，講好大學故事，實現檔案育人的重要手段，內容精彩、影響深遠。《中國檔案》刊登的一篇專訪中指出：應該把更多的時間和精力放在開展編研上，因為檔案部門開展編研所具備的條件是其他任何部門所不具備的，而做好編研工作又是提高檔案工作服務水平的重要舉措[1]。

回顧高校校史編研的發展歷程，呈現出三方面的特點。一是機構專門化，從清華大學1959年成立校史研究室的前身“校史編寫組”，到如今各高校或依托機關部門或依托檔案館或依托歷史系成立的校史編研機構，校史編研工作正逐步走向常態化。二是隊伍穩定化，早期可以追溯到1988年，群眾性學術團體“中國高等教育學會校史研究分會”成立；經過20年的發展，“浙江大學校史研究會”這一高校校史研究學術組織也在2009年應運而生，可見無論從國家層面還是高校層面，校史研究隊伍逐步壯大。三是內容專題化，既有志書、年鑒等資料性工具書的編寫，又有人物、事件等個案研究；既有革命史、發展史的視角，又有社會學、教育學的切入，校史編研的內容日趨豐富。

校史編研越來越受到重視的同時，反觀學術界和理論界卻對其研究甚少。在中國知網總庫中，以校史編研為主題進行搜索，共搜索到學術期刊、學位論文和會議交流94篇，其中近3年刊發的文章只有7篇。對研究成果進行分析，不難發現研究內容多集中在校史編研的功能、特點和啟示，校史編研與校園文化傳承的關系，口述檔案興起及對校史編研的推動等。《浙江檔案》2022年第1期《基于Spark技術的高校校史編研系統研究與實現》一文是數字技術應用于校史編研的較新的研究成果，可見理論研究滯后工作實踐較為突出。

校史編研取得積極的進展，但是傳統的眾手成書的編研形式，依然面臨著館藏檔案查找效率低下，關鍵信息重復核對內耗嚴重，編研成果呈現形式單一、利用率不高等困境。在數字浙江建設深入推進的大背景下，截至2021年4月，浙江省已有16家高校檔案館達到省高校示范數字檔案室（館）建設要求。80%以上館藏永久、長期檔案的數字化率給高校校史編研提供了新的機遇，也帶來新的挑戰。本文依托協同辦公基本原理，在檔案管理系統中嵌入校史協同編研平臺，以期構建高效整合校史資源、多形式展示校史編研成果的高校數字化校史協同編研體系。

1 基礎：數字化校史資源建設

1.1 館藏紙質檔案數字化加工

紙質檔案在高校館藏檔案中占比95%以上，數字賦能校史編研，必須要對紙質檔案進行數字化加工，這是檔案資源共享共用的基礎環節。首先，要對館藏紙質檔案進行全面梳理，按照應數盡數的原則，部署紙質檔案的數字化加工工作，如果無法一次性全面完成的，按照共享性強、利用率高、保管期限長等原則分步實施。其次，要注重檔案數字化過程管理，保障數據質量。可以在數字化全過程采取“三核對”檢查辦法，通過人、機雙重校對，全面核查館藏檔案數據，具體為：第一，數字化前對實體檔案的頁號、題名等著錄信息進行核對，保證原始檔案的正確性和完整性；第二，數字化過程中對形成的電子文件進行核對，保證掃描圖像端正、清晰，還原度高；第三，數字化結束后對電子文件的目錄和檔號進行二次核對，確保電子文件的檔號和檔案管理系統中的檔號一致，順利實現成果與目錄的 100%掛接。

1.2 紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）

紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）是管控數據質量的關鍵環節，對檔案資源的開發利用至關重要。2019年12月16日，檔案行業標準《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》（DA/T 77—2019）由國家檔案局發布，并于2020年5月1日起正式實施。該標準對檔案OCR工作進行規范，明確其組織、實施和管理要求。由于人員限制，現階段高校紙質檔案OCR工作基本采用外包形式，因此在對外包企業的選擇上要嚴格把關，全方位考量企業的相關資質和業內服務情況。一些自主開發能力強的高校檔案館，也可以通過在檔案數字化生產平臺中開發相應的模塊，采取抽檢的方式對檔案OCR圖像導入、圖像預處理、比對識別、修改校正、成果整理輸出等業務環節的全過程進行有效控制[2]。

1.3 聲像檔案修復和圖像特征提取

聲像檔案在客觀、準確還原歷史場景上，有著紙質檔案難以企及的優勢。隨著時間的推移，高校館藏電影膠片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、照片等聲像檔案慢慢損壞，其依賴的存儲載體、數據傳輸模式也逐漸被淘汰，很多聲像檔案面臨著無法利用，或是信息丟失的現狀，迫切需要聲像檔案的修復和數字化轉存。在聲像檔案數字化的基礎上，可以對學校發展歷程中的重大事件、重要人物、標志性景觀等數字資源進行圖像特征提取，為后續校史編研的有效利用提供素材。當然，如果條件允許，則可以對所有的數字化聲像檔案資源進行圖像特征提取，通過計算機算法，對數字化聲像檔案進行分類或聚類，為校史編研挖掘更多的信息，提供更豐富的素材。

2 核心：數字化校史協同編研實施

2.1 基本思路

協同是數字化時代組織效率的本質，協同編研則是推進數字化校史編研的核心。數字化校史協同編研與傳統的人工或是半自動編研最大的區別在于，其是以主題為中心，提供基于工作流的多人協同編研平臺，以進一步提高編研效率。流程大致可以分為六步：一是確定編研主題，分為年鑒等常態化編研和根據高校階段性的工作中心任務或是特定的時間節點提出的特定主題編研兩部分。二是設計編研模板，對于常態化編研，可通過固定的編研模塊來重復實現，而特定主題編研則需要編研人員根據主題定制不同的模板。三是明確編研規則，包括行文規范、成果體現、審校流程等，并將規則轉化為計算機語言。四是設定數據調用范圍，根據編研主題進行數據挖掘和分析，再結合人工比對，判斷數據的準確性。五是人工編研，在前期數據收集、校對的基礎上，編寫人員分塊協作加工，包括語言組織、重點凝練、結構優化、幾審幾校等。六是終審發布，編委會終審通過后，根據編研內容，確定發布形式和公開范圍，通過相應的數據接口進行成果展示。

2.2 平臺構建

數字化校史協同編研必定依托檔案數字化編研系統實現，因而設計、提供一個能滿足多人協同編研需求的平臺是建設核心。當然，建立合理的組織機構是第一步，是科學、高效搭建平臺的前提條件。以年鑒編寫為例，這項工作涉及高校每個部門，要根據部門編寫人員、部門審核人員、年鑒編寫辦公室編輯、副主編、主編和年鑒編委會委員、副主任、主任等不同角色搭建好組織機構，賦予不同的職責和權限。在編研過程中，所有流程的實施與管理都要能在編研系統中體現。模塊按性質可以分為兩類：第一類是工作模塊，第二類是管理模塊。工作模塊主要實現調用、編輯和輸出功能。具體而言，調用功能主要指的是檔案數字化編研系統與檔案管理系統相銜接，并從中讀取館藏數字檔案資源，提取既定編研模板；編輯功能是校史協同編研的核心環節，一方面實現調取數字資源的校對、整合、利用，另一方面可以進行自主錄入編輯，從而完成計算機原始數據整理到人工智能開發的轉化；輸出功能是編研最終成果的展示，可以多元化的、多類型的呈現，滿足不同編研成果的展示需求。管理模塊則包括系統管理、規則管理、數據流管理和工作流管理。簡而言之：系統管理主要保證檔案數字化編研系統安全、穩定、高效、有序運行，確保數據安全；規則管理則是盡可能實現編研過程標準化，包括數據規范、模板統一、編研規則一致等，提高校對效率；數據流管理，旨在實時記錄編研的過程，協同編研操作者調用、修改、審校所有數據被一一記錄并可以回溯，實現數據層面的有效管理；工作流管理主要針對編研流程的管控，可以根據進度和計劃引導編研工作有序開展。

2.3 特色功能

基于校史編研實踐，在數字化校史協同編研系統中建議增加三項功能。一是數字資源來源回溯功能。在調用檔案管理系統中的數據時，不但調用具體內容，建議同時提供調用鏈接。為編研過程中反復回溯查考提供便利。二是智能檢索功能。相對于傳統的手動檢索，智能檢索功能可以為協同編研提供強大的數據支撐。數字化校史編研的優勢在于對館藏檔案資源的全方位便捷利用，相較傳統載體檔案，智能檢索可以通過數據分析比對梳理檔案之間的內在聯系，為編研人員提供新的思路、視角以及豐富的素材。智能檢索應用于聲像檔案，可以通過以圖搜圖、以圖搜視頻、以人搜圖、以人搜視頻等檢索手段，全面高效挖掘整合館藏資源，凸顯編研特色和亮點。三是模板定制功能。基于編研主題，開發不同類型的協同編研模板，其目的是使主題編研更加便捷、規范，展示效果更強。比如科研獲獎情況，可以用表格的形式進行梳理；大事記，則用時間軸的形式來體現更直觀；班級、活動圖片，用相冊來體現視覺沖擊力更強等等。

3 預期：數字化校史編研成果呈現

3.1 兩微一端動態展示

兩微一端動態展示是目前采用最多的數字化校史編研成果展示方式，能夠較為便捷的實現，為大多數閱讀者接受。高校檔案館大多擁有自己的公眾微信號，一般都設有校史編研專欄，有的學校還有自己的校史網站。重大校史編研成果不但在高校檔案館微信公眾號發布，高校官方公眾微信號和官方微博也會及時轉發。比如：浙江大學檔案館在其公眾微信號上與檔案編研相關的主題欄目設置了校史編研、求是學人、系科發展、發現檔案、影史鉤沉等五大板塊；上海交通大學檔案文博管理中心，在疫情期間推出云游文博系列活動，發布《云上文博劇場，伴你抗疫且行，靜心雅意待春歸》主題推送，讓讀者與歷史、文化、藝術對話中感受優秀文化的無限魅力；中國計量大學42周年校慶時，在學校官方公眾微信號和官方微博中發布“歲月如歌！李樂山與中國計量大學”推文，深度解讀分享李樂山同志與中國計量大學的深厚歷史淵源。兩微一端平臺為校史編研成果的實時動態展示提供了有效的平臺。

3.2 SQLite+H5靜態展示

采用SQLite+H5靜態展示，可以使校史編研成果脫離編研系統，解決了離線環境或是沒有系統支持的編研成果展示需求。部署過程中，編研成果脫離系統以壓縮包形式導入各種展示平臺，使展示速度更快，部署更便捷，安全性更高。比如：一些高校在校史館展示的校友學籍查詢平臺，就是在前期整理歷屆校友成績單、畢業照、活動照片的基礎上，導入學籍查詢系統，實現靜態展示。

3.3 VR虛擬場館展示

通過云端VR技術，使參觀者打破時間、空間的限制，在視覺、聽覺等立體化運用的基礎上，全方位沉浸式感受校史編研成果。VR虛擬場館展示主要運用于兩個方面：一是臨時展館因時間、場地等原因拆除后，開通虛擬場館，滿足長期的參觀需求；二是作為長期展館現場參觀的補充，使參觀者足不出戶就能在電腦上或通過手機掃描便捷參觀。目前，吉林大學、河海大學、上海師范大學、合肥工業大學等諸多高校建設了VR全景校史館，中國計量大學則在“王大珩與中國計量大學”展實體展廳拆除后，自主開發了VR展廳。這些都是VR虛擬場館展示校史編研成果的具體實踐。

3.4 讀屏概念展示

讀屏概念展示，將傳統紙質編研成果電子化，適應讀屏時代閱讀者的閱讀需求。全媒體時代，閱讀的平臺和載體改變巨大、更新加速。電腦屏、IPAD屏、手機屏，使閱讀可以隨時隨地進行。紙質書、電子書、有聲書正成為主流的三類知識載體，“忙時讀屏，閑時讀書”已成為越來越多人的選擇。校史編研成果適應讀屏時代的閱讀，首先要求編研工作者在編研成果的標題上下功夫，擬定一個準確、傳神的標題來吸引閱讀者；其次要在內容上下功夫，編研內容盡可能精煉化、生動化，結合圖文、視頻、音頻，吸引閱讀者的快閱讀和碎片化閱讀。