譜寫四部曲 奏響奮進歌
——麗水市高質量做好檔案數據資源歸集共享工作

葉 慶/麗水市檔案館

麗水市檔案館認真貫徹落實習近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，精準對標全省檔案數據資源歸集共享提質擴面工作要求，堅定“變不可能為可能”的必成信心，調動一切積極因素，以系統化思維抓推進，以一體化思路抓落實，譜寫“前奏、進行、協奏、暢想”四部曲，奏響具有鮮明麗水特色的奮進主旋律，一步一個腳印把目標變為現實。2023年2月召開的全省各市檔案館長交流會數據顯示，麗水市檔案館檔案數據資源歸集共享工作取得可喜的階段性成果，民生檔案歸集率達100%；編研成果歸集量在36個納入提質擴面的地方檔案館中排名第7，在11個地級市中排名第2；展覽歸集量在36個單位中排名第1。

1 吹響“前奏曲”，全面部署把方向

將檔案數據資源歸集共享工作視為“一把手”工程，靠前指揮、一線督辦，形成以“目標倒逼責任，以時間倒逼進度”的強力推進氛圍，堅決打好檔案數據資源歸集工作主動戰和攻堅戰，在后發趕超中贏得發展先機。

1.1 動員部署，凝聚共識。2022年12月9日全省檔案數據資源歸集工作提質擴面動員部署會后，麗水市檔案館立即抓落實，明確提出做好檔案資源歸集共享工作是麗水推進檔案事業高質量發展的必答題，要求全體干部提高站位，增強信心，迎難而上、知難而進，不講條件、不打折扣，確保高質量完成全省檔案數據資源歸集共享工作。

1.2 正視差距，制定方案。對標省館要求2023年1月底前全面完成民生檔案等多類別檔案數據上傳歸集的部署，全面分析麗水市檔案館工作基礎和現狀，正視任務重、時間緊與本館檔案開放審核滯后、檔案數據質量不高等現實問題之間的顯著矛盾，堅定決心迎接挑戰，按照目標不變、標準不降的工作原則，科學制定《麗水市檔案館關于開展檔案數據資源歸集共享提質擴面工作實施方案》，明確工作總體目標、工作方法步驟和工作要求。按照“工作項目化、項目清單化、清單責任化”對任務進行分解，落實各處室責任分工，推動形成職責邊界清晰、層層負責的工作責任機制，為檔案數據資源歸集共享提質擴面工作做好鋪墊。

1.3 加強督導，推動落實。實行領導掛帥出征、處室協同推進、例會晾曬點評、問題逐項銷號的工作機制，班子靠前指揮、具體協調、一線督辦，分別在2022年12月9日，2023年1月4日、1月13日、1月18日、1月30日召開五次例會，館長、分管副館長均全程參加，及時掌握工作進度，當場明確工作措施，強化問題導向，緊盯薄弱環節，清單式羅列存在的具體問題，每次例會即時明確問題化解方法、責任人和時限要求。

2 唱響“進行曲”，攻堅克難破困局

堅持以完善數據質量作為歸集共享的基礎性工作，嚴格對照全省檔案數據共享中心檔案目錄數據庫結構標準，對各類檔案數據進行系統分析，逐個破解檔案資源歸集工作的重點難點問題，精準有效提升歸集數據的質量。

2.1 抓清查，破底數不清之難。在2022年對所有館藏檔案進行全面清查的基礎上，根據《浙江省檔案館關于開展檔案數據資源歸集共享提質擴面工作的通知》確定的檔案歸集范圍，進一步梳理屬于省定歸集范圍的民生檔案等類別檔案的數據狀況，實事求是開展歸集檔案數據底數填報工作，按照“能歸盡歸、全量歸集”的思路，梳理出符合歸集條件的婚姻等民生檔案4類、編研成果19個、檔案展覽15次、鎮館之寶2件等各類檔案數據211724條，力求做到門類齊全、歸集完整。

2.2 抓治理，破數據質量不高之難。由于民生檔案數據量大、產生周期長，以往執行數字化加工標準不一，數字檔案館系統功能限制等原因，導致原有檔案數據存在字段不匹配、字段缺失、著錄繁雜凌亂、檔號重復、門類歸分模糊矛盾、部分原文無法批量掛接等問題，對照全省檔案數據共享中心檔案目錄數據庫結構標準還有較大差距。針對大量檔案數據和目錄需要人工進行比對校核的現狀，不等不靠、想方設法主動開展數據治理。對著錄相對規范的檔案數據，通過Excel函數和軟件編寫代碼等方式實現著錄項整合拆分；對難以批量完善的目錄，安排專人實行人工修改完善字段內容，精準有效提升歸集數據的質量。

2.3 抓規范，破安全管理之難。將數據安全管理貫穿于整個檔案歸集工作中，建立數據資源歸集共享審批流程，由相關業務處提出申請，技術保障部門提出掛接意見，分管副館長審核同意后交由數據中心管理員上傳全省檔案數據共享中心，確保數據歸集工作分工明確、職責清晰、流程規范、安全有序，為數據歸集工作持續開展奠定堅實基礎。加強數據歸集審核過程中的介質管理，增添專用移動存儲介質，實行專項登記，專人專用，明確責任人及其使用的保密管理責任，確保數據在流轉過程中的安全可靠。

3 奏響“協奏曲”，凝心聚力顯擔當

最大限度調動一切積極因素，不拘泥于檔案館傳統的處室責任分工和人員力量，建立協同聯動工作機制，形成既各司其職、各盡其責，又積極協同、優勢互補的工作格局，有效破解人手少、保障支撐力不足的難題。

3.1 聚合內部向心力。針對檔案數據資源歸集共享工作階段性特征，建立靈活性的工作專班機制，集中各業務處室精干力量對數據資源歸集工作實施強力攻堅，專班人員打破處室界限，根據工作進展情況，統籌調配人員力量，以項目化運作的方式最大限度激發數據資源歸集工作合力。組建麗水市數據歸集共享工作浙政釘聯絡群，第一時間反饋數據歸集工作中存在的問題，群策群力解決需要跨處室協作的問題，切實打通問題反饋渠道，提高問題解決效率。

3.2 巧借外部支持力。做好檔案資源歸集工作，明確標準和要求是關鍵。時刻關注檔案資源歸集工作的動態，組織開展培訓和學習討論，把全省檔案數據共享中心檔案目錄數據庫結構標準要求吃準吃透，確保方向不偏、節奏不亂。對數據歸集工作過程中部分字段著錄標準把握不準、上傳數據異常等問題，積極主動尋求省檔案館幫助與支持，及時消除數據歸集疑慮，使檔案資源歸集工作更加規范有效。針對現有數字檔案館系統功能不完備的問題，及時聯系系統開發人員，根據檔案目錄數據庫結構標準進行系統功能完善，解決大容量數據導出異常、導出的原文命名不規范等問題，有效提升數據資源歸集工作效率。

3.3 激發團隊戰斗力。面對檔案資源歸集工作基礎弱、短板多、人手少、人工校對量大的實際情況，全體干部敢于擔當、勇于奉獻，全力以赴做好檔案數據歸集工作。攻堅期間，正值萬家團聚的春節，為了不耽誤歸集工作進度，許多專班人員犧牲休息時間，與家人朋友匆匆團聚后又義無反顧地投身到檔案數據資源歸集工作當中。農歷歲末年初，燈火通明的辦公室里，一個個忙碌的身影正是麗水檔案人只爭朝夕的最真實奮進圖景。正是憑借這股拼勁、闖勁和奉獻精神，才能以堅實的步伐跨過“萬事開頭難”的關口，交出全省檔案數據資源歸集共享工作的高分答卷。

4 彈響“暢想曲”，數字賦能開新局

堅持以服務為中心，以數字化改革為牽引，破除傳統檔案歸集工作的思維定式，深化技術賦能，提高檔案數據歸集共享的科學化、智能化水平，加大檔案數據共享與開放力度，積極防范檔案信息安全風險，讓人民群眾從檔案數字化改革中感受到“精神共富”的力量。

4.1 強化技術安全保障。對于數據中可能存在涉密、涉敏問題，在前期人工審核的基礎上，采購專用保密涉密檢測軟件工具，對檔案數據進行全量檢測，通過兩次篩查，確保上傳報送的檔案資源和數據準確可靠。建立健全檔案開放的具體操作規定和工作流程，盡快實現檔案AI輔助開放審核組件應用，有效緩解審核力量不足的現狀，提升館藏檔案開放審核效率，積累更多的開放檔案數據資源，并及早歸集。

4.2 開發建設檔案專題數據庫。聚焦麗水市域特色，科學推進麗水市“紅綠金”專題檔案數據庫（一期）建設，強化檔案數據資源前端收集，按照檔案歸屬不變、數據集中、安全保密的原則，針對性開展麗水紅色檔案、百山祖國家公園檔案、百億項目檔案等專題檔案數據資源歸集工作，進一步豐富檔案專題數據庫門類，形成具有麗水特色的數字檔案資源專題庫，充分發揮專題檔案數據庫在服務市委市政府工作大局、服務人民群眾、服務創建革命老區共同富裕先行示范區中的重要基礎支撐作用。

4.3 打通檔案查閱利用服務全鏈路。開展檔案數據資源歸集工作的最終目的是實現高效便捷利用，這也是檔案工作數字化改革的出發點和落腳點。麗水將積極深化檔案共享查閱利用，實現麗水市檔案專題數據庫與全省檔案數據共享中心、全國檔案查詢利用服務平臺等公共服務平臺對接，打破檔案信息孤島，開通檔案查閱利用服務綠色通道，實現民生檔案和開放檔案的跨地區跨部門跨層級查詢利用，積極探索檔案數據高效便民利用的新方式、新方法。