對高校檔案實體分類整理問題的思考

■ 吳志虹

2008 年，教育部、國家檔案局印發了《普通高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），2016 年，施行了二十二年的《高等學校檔案實體分類法》（DA/T 10-1994）廢止。“一立一廢”，很多高校檔案人員對高校檔案實體如何分類、如何整理產生了困惑。帶著這兩個問題，筆者在對省教育廳直管的近20 所高校進行業務指導和調研中作了重點了解。從了解的情況看，絕大多數高校依然沿用了《高等學校檔案實體分類法》，將檔案實體劃分為10 個一級類目，44 個二級類目，附聲像檔案的8 個二級類目，整理時檔號的結構依然為：年度號-分類號-案卷號，且擴展為：全宗號-年度號-分類號-案卷號-件號。就此，筆者想談四點看法，期望與同行探討，起到解疑釋惑的微效。

一：2008 年印發的《高等學校檔案實體分類法》已經2015 年第二十三次全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，并經國家檔案局批準，于2016 年1 月起正式廢止。不應當繼續執行，至今仍執行該辦法的，應當停止執行。

二：2015 年國家檔案局發布了《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）（以下簡稱《規則》）。該《規則》適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。高校檔案中的文書檔案亦在此列。高校檔案實體中的黨群、行政、教學、外事、出版等方面的文件材料從檔案門類劃分上看屬于文書檔案范疇，且數量占比大，完全適宜按照《規則》進行整理，可以簡化整理、深化檢索。

三：2022 年4 月，國家檔案局發布了《檔號編制規則》（DA/T13—2022），該規則明確表述了其適用范圍，既適用于檔案室，也適用于檔案館，且不僅限于某類檔案館。筆者認為高校檔案館（室）檔案實體的檔號適宜按照該規則編制。

四：無論是按“件”整理或按“卷”整理，檔號結構中的一級類別號（檔案門類代碼）均為必選要素。2018 年10 月國家檔案局發布令第13 號，即《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）。《規定》第十三條規定：機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WZ）、社交媒體（MT）、實物（SW）設置一級門類代碼，按照科研（KJ.KY）、基建（KJ.JJ）、設備（KJ.SB）設置二級門類代碼。第六十九條規定：事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。《檔號編制規則》在示例中也列出了一級類別13 類，與《規則》相同，且代碼一一對應，其對應的代碼分別為：WS、KJ、RS、KU、ZY、ZP、LY、LX、SJ、YJ、WY、MT、SW，共13 個代碼。筆者認為高校檔案實體既然按照《檔號編制規則》編制檔號，并參照《規定》執行，那么一級類別及代碼宜統一設置為文書“WS”、專業“ZY”等13 類。

在高校的教學、科研、行政管理實踐工作中，各院系、處室、中心等內設部門形成了大量不同內容（問題）的不同門類的檔案，如果檔號要素中只標識必選要素，那么不同內設部門、不同內容（問題）的檔案交叉是難以避免的，因此，有必要標注檔號要素中的可選要素，即二級及三級類別號、機構或問題代碼，從而最大限度地發揮檔號作為檔案的唯一一組代碼所具有的存取、統計、檢索、反映和固定識別檔案排列順序的作用和功能。

需要明確的是二級及三級類別號和機構（或問題）代碼作為可選要素，并非高校檔案實體檔號結構的必標要素，各院校可自行選取標或不標。另外，對如何劃分二級及三級類別，國家相關的業務規范中尚未見強制性、約束性或引導性規定。因此，筆者認為高校檔案實體檔號中的二級及三級類別的劃分可根據實際需要劃分，也可根據歸檔材料反映的內容（主題）劃分，既可以按問題（主題）分，如黨務、群團、工會、紀檢、教學、疫情等等，也可以按其他方法分，如按文種、文號分等。實際工作中，按問題（主題）劃分的居多。至于分為哪幾類問題，國家和省級的業務標準并無硬性規定，各高校檔案館可根據歸檔文件反映的主要內容劃分，少則幾類，多則可若干類，如黨務、群團、組織、宣傳、紀檢、安保、專科生教育、本科生教育、研究生教育、博士生教育、疫情防控、外事等等。需要注意的是，既選擇按問題（主題）作為二級類別，同時也選擇機構（或問題）要素的，機構（或問題）要素應以機構標識。

劃分二級及三級類別時首先需要遵守的一個重要原則是類別不能交叉重疊，即二級類別不能與一級類別交叉重疊，三級類別不能與二級類別交叉重疊。其次，編制二級及三級類別號時可采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或二者的組合進行編制。鑒于高校文書檔案的主題內容一般不會超過99 類，且內設機構一般不會超過99個，因此，二級及三級類別號字符數以2 位數為宜。無論采取何種編制方法，代碼必須具有單一性、唯一性，同時，代碼應盡量簡單明了，保持穩定。筆者認為可以考慮將我省高校檔案實體中的文書檔案檔號結構（按“件”整理）統一為：全宗號—一級類別代碼（檔案門類代碼）.二級類別代碼.年度.保管期限代碼.機構代碼—件號，或為：全宗號—一級類別代碼（檔案門類代碼）.二級類別代碼.三級類別代碼.年度.保管期限代碼.機構代碼—件號。例如，某高校檔案館的某全宗的全宗號為X008，文書檔案二級類別按問題分出“共青團工作”類，代碼設置為07，該類中的某份文件的年度為2008 年，其保管期限為定期30 年，代碼設置為D30，歸檔機構為“人事處”，代碼設置為0E，該歸檔文件件號為0008，最終生成的檔號是：X008—WS.07.2008.D30.0E—0008。按“卷”整理的，檔號結構可以根據實際需要選取不同的要素，無論選取哪些要素，生成的檔號應當完全符合《檔號編制規則》的要求，如學籍檔案的分類宜以年級、專業、班次進行，生成的檔號結構宜為：全宗號—一級類別代碼（檔案門類代碼）.二級類別代碼.三級類別代碼.年度.保管期限代碼—案卷號—件號，其中一級類別代碼為專業檔案代碼ZY；二級類別為學籍，代碼由高校自定；三級類別為專業，代碼由高校自定；年度為年級，標注為4 位數字；案卷號為案卷的排列順序號，標注為3 位數字。

調研中筆者看到有個別高校檔案館的全宗號以內設各部門機構設置，其理由一是檔案館管理檔案是以全宗為單位進行的，因此，檔案館必然會存在若干全宗，國家檔案行業標準對全宗號的編制規定適用于高校檔案館的全宗設置；二是遵循了全宗理論中的來源原則；三是體現了高校檔案管理實踐中誰形成誰歸檔的部門立卷歸檔整理的管理機制。筆者認為這種模式有其合理性，值得檔案主管部門進一步研討，各高校檔案館應積極摸索新的分類整理方法。

總之，《高等學校檔案實體分類法》廢止后，現有的行業標準足以滿足高校檔案實體分類整理實踐的需要，高校檔案館（室）應當轉變思路，不再因循守舊，參照《規定》，依照《歸檔文件整理規則》和《檔號編制規則》規定規范開展檔案實體中文書檔案的分類整理。其他門類載體檔案實體的分類整理，也應當按照已有的相關業務標準，如《數碼照片歸檔與管理規范》、《照片檔案管理規范》、《印章檔案整理規則》等規范進行，避免執行檔案業務標準時跑偏走樣。