淺談新聞單位檔案管理中存在的問題及改進(jìn)措施
——以云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)為例

■ 楊榕青

檔案管理工作是新聞單位不可缺少的基礎(chǔ)性工作。推進(jìn)新聞單位檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，是新聞單位檔案部門重要的職責(zé)和任務(wù)。

一、單位檔案管理存在的問題

云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)檔案管理的工作內(nèi)容是建立完善的檔案管理體系，確保檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等方面能夠做到科學(xué)規(guī)范，為單位發(fā)展提供有力支持。當(dāng)前存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：

（一）人員流動(dòng)性大。云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、人員流動(dòng)性較大，歷史遺留問題較多，雖然按照國家要求，檔案應(yīng)集中管理，但在實(shí)踐中難于實(shí)現(xiàn)。特別是隨著人員崗位的流動(dòng)，有些檔案可能會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)人員職責(zé)變動(dòng)產(chǎn)生流向不清問題。

（二）數(shù)據(jù)量龐大。云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)數(shù)據(jù)量大，如果沒有進(jìn)行合理分類，會(huì)導(dǎo)致檔案無法快速檢索或整理。

（三）檔案分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)的檔案存在分類不合理和期限劃分不夠準(zhǔn)確等問題。分類不夠細(xì)致、分類標(biāo)準(zhǔn)不明確、分類方法混亂等情況都不同程度存在。這些問題可能會(huì)導(dǎo)致檔案被錯(cuò)誤歸類甚至難以找到。還存在保管期限劃分不準(zhǔn)確問題，各種文件和資料的保管期限劃分不準(zhǔn)確可能導(dǎo)致一些重要的檔案因保管期限劃分過短，時(shí)間一長(zhǎng)難于查找，而查考價(jià)值不高的檔案卻因保管期限定得過長(zhǎng)，增加了管理成本，浪費(fèi)了國家資源。

（四）文書檔案附件標(biāo)識(shí)混亂。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)文書檔案公文附件標(biāo)識(shí)混亂情況較多，有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，甚至還有多個(gè)文件附件混在一起的情況，不僅給管理帶來困難，還嚴(yán)重影響與其相關(guān)聯(lián)的檔案的有效利用，無法充分發(fā)揮檔案工作的查考作用，影響檔案資源的整體質(zhì)量。

二、產(chǎn)生問題的原因

產(chǎn)生以上問題，主要是由于以下原因：

（一）人員問題。主要是檔案工作人員專業(yè)知識(shí)不足。檔案管理需要專業(yè)的知識(shí)和技能，如果檔案工作人員專業(yè)技能不足或者缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，其對(duì)國家檔案管理的相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)掌握不及時(shí)、不全面，理解不準(zhǔn)確、有偏差，可能出現(xiàn)執(zhí)行國家要求、標(biāo)準(zhǔn)跑偏走樣情況，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。加之新聞單位人員流動(dòng)大，也影響檔案管理質(zhì)量。

（二）管理流程問題。檔案管理需要遵循一定的流程和規(guī)范，如果流程不合理或者規(guī)范過于繁瑣，就會(huì)影響到檔案管理的效率。沒有建立合適的檔案管理流程、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，容易造成工作混亂、流程不順暢等問題。另外，檔案管理流程中存在重復(fù)、繁瑣等環(huán)節(jié)，浪費(fèi)了時(shí)間和資源。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)問題。檔案管理需要依賴一定的信息系統(tǒng)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，如果使用的是落后或不適合的信息系統(tǒng)，將直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。如果系統(tǒng)存在故障或者信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不符合實(shí)際需求，或者使用的技術(shù)已落后，就會(huì)影響系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性，從而影響檔案管理的效率。運(yùn)維人員缺乏專業(yè)知識(shí)或者工作不到位，使用過程中也容易出現(xiàn)故障或安全問題。

三、改進(jìn)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。新聞單位要有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其操作技能和管理水平。可以邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，也可以組織內(nèi)部培訓(xùn)。云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)應(yīng)該積極開展相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，例如邀請(qǐng)專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織培訓(xùn)班，或者在云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)內(nèi)部開展培訓(xùn)，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。只有這樣，才能夠更好地保障檔案管理質(zhì)量，提高工作效率，為事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化檔案管理流程。要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行精簡(jiǎn)，優(yōu)化檔案管理的流程，使其更加符合實(shí)際需求，以確保流程的合理性和高效性。檔案管理的規(guī)范也應(yīng)該簡(jiǎn)明易懂，避免過于繁瑣和復(fù)雜。管理規(guī)范應(yīng)該符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并考慮到新聞單位的實(shí)際情況，制定出適合本單位的檔案管理規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于一些重要的檔案文件，應(yīng)該設(shè)立專人進(jìn)行管理，以確保檔案的安全性。

（三）升級(jí)檔案信息管理系統(tǒng)。升級(jí)、更新信息系統(tǒng)可以支持更加高效、便捷的管理方式，減少錯(cuò)誤發(fā)生。云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)應(yīng)通過升級(jí)、更新信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和智能化，提高檔案管理的效率和精度。要采用現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、檢索、更新等功能，盡量避免人為因素對(duì)檔案管理造成的影響。在電子檔案管理系統(tǒng)下，可實(shí)現(xiàn)電子檔案多用戶、多端口的共享，方便相關(guān)人員共同利用檔案資源，同時(shí)也降低了管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。