企業實施文件材料歸檔范圍確認制的實踐探索

文/王 靜

開展企業文件材料歸檔范圍編制工作，是企業檔案管理部門融入主責主業、對標對表做好文件材料歸檔前端控制并形成規范的執行依據，整個編制過程具有持續時間長、涉及面廣、參與人員多等特點。如何做好國有企業文件材料歸檔范圍編制工作，本文通過分析中核（天津）機械有限公司（簡稱：中核機械）對標國家檔案局10 號令、梳理形成企業文件材料歸檔范圍清單、并通過多層次確認優化形成歸檔清單的具體實踐，為國有企業提供借鑒。

中核機械實施文件材料歸檔范圍確認制的基本情況

企業文件材料是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。企業文件材料的收集整理是檔案管理工作的起點，明確歸檔范圍和保管期限是檔案管理最重要的環節，應歸盡歸、應收盡收是做好企業檔案管理的有效保障。2012 年12 月17 日，國家檔案局正式發布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10 號，自2013 年2 月1 日起施行），對企業文件材料歸檔范圍、保管期限、永久保管和定期保管的企業管理類檔案范圍等作出了規定，為企業正確界定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、促進企業依法經營和規范管理提供了制度保障。

中核機械認真貫徹國家檔案局第10 號令，結合上級單位中國核工業集團有限公司和中國原子能工業有限公司關于檔案管理的相關要求，成立了由公司領導、檔案管理部門負責人、各業務部門負責人組成的專業班子，以國家檔案局10 號令為基礎進行對標對表，全面了解企業內部生產經營活動，梳理形成了適用于中核機械的文件材料歸檔清單。2017年10 月，中核機械發布了《中核（天津）機械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，并在后續五年多的實踐中，結合服務利用情況和內外部各類檢查的查檔需求等，持續優化歸檔范圍和保管期限。

中核機械實施文件材料歸檔范圍確認制的步驟方法

中核機械領導高度重視文件材料歸檔范圍確認工作，結合企業內部各單位職責分工，認真分析研究檔案資料的形成規律和檔案利用規律，通過6 個步驟認真開展文件材料歸檔范圍確認工作。

對標擬定初稿。檔案管理部門對標國家檔案局10 號令，依據《中核（天津）機械有限公司各單位工作職責》關于對各單位職責定位的實際情況，初步擬定《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》，明確經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作等管理類文件材料歸檔范圍、保管期限和歸檔責任單位；初步擬定《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》，明確產品生產、科研開發、基本建設、設備儀器、會計等文件材料的歸檔范圍、檔案保管期限和歸檔責任單位。同時，結合各歸檔責任單位的實際情況，初步整理形成《部門歸檔清單》，按照各單位職責分工情況，明確每一個單位的歸檔清單、保管期限、歸檔時間、保存單位、存儲類型、檔案類別、對應序號等，進一步明確歸檔責任。

廣泛征求意見。檔案管理部門將擬定的歸檔范圍初稿發至各歸檔責任單位，由各歸檔責任單位按照自身業務工作實際及職責分工進行補充、完善和細化，確保歸檔的內容與本單位的職責分工和業務內容相符。

歸檔單位審核。各歸檔責任單位負責人對本單位補充完善后的歸檔范圍初稿進行審核把關，重點審核《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》《部門歸檔清單》是否以本單位業務工作為主，是否突出反映本單位基本職責分工和各項業務工作等，并在審核的基礎上確認。

企業專業審核。各歸檔單位將審核確認后的歸檔范圍初稿反饋至檔案管理部門備案。檔案管理部門再次在公司范圍內廣泛征求意見，特別是征求技術與信息化部、安全環保質量部等相關專業部門意見，并報公司技術副總審核，最后按照制度發布程序正式行文，發布形成《中核（天津）機械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》。中核機械屬于加工制造類企業，哪些關鍵生產記錄需要存檔、哪些需要歸紙質檔或電子檔，哪些生產記錄需要長期保存、哪些需要定期保存，這需要根據產品實際壽命情況和產品質量保障需求進行專項技術和質量管理鑒別，最終形成統一的歸檔清單，這個過程的專業審核尤為重要。

編制年度歸檔計劃。依據歸檔清單，經各歸檔責任單位與檔案管理部門雙方確認，形成年度歸檔計劃。按照年度歸檔計劃，檔案管理部門每月對次月需要歸檔的責任單位進行歸檔提醒，督促各歸檔責任單位提前整理相關歸檔資料，防止缺項、漏項。在此基礎上，檔案管理部門將檔案資料歸檔工作納入績效考核體系，對各歸檔責任單位歸檔的及時性和文件材料整理的規范性進行考核，以督促各歸檔責任單位將上年度檔案資料及時清理、完整歸檔。

自查并修訂歸檔清單。中核機械將歸檔范圍確認制納入廠檔案管理制度，每年組織進行制度自查，根據企業各項工作的實際情況對歸檔清單進行調整完善。對歸檔清單進行調整完善涉及以下三種情況：一是因機構調整、職責和業務變化等諸多因素，各部門歸檔范圍和保管期限部分已不夠準確、完善，需各部門調整歸檔清單；二是生產記錄檔案因檔案產生量的變化，歸檔時間節點需要重新合理調整；三是部分需要歸檔項已實現0A 系統審批，原來執行的存紙質檔案和電子檔案改為只存電子檔案。2021 年，中核機械就結合企業實際情況，兩次修訂、調整、完善了歸檔清單，確保了企業檔案應歸盡歸、應收盡收。

中核機械實施文件材料歸檔范圍確認制的主要效果

自2017 年10 月至今，中核機械對標國家檔案局10 號令，認真執行《中核（天津）機械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，嚴格實施文件材料歸檔范圍確認制，收到了良好的檔案歸檔管理效果。

檔案歸檔執行依據更充分，為檔案應歸盡歸提供制度保證。中核機械在推進文件材料歸檔范圍確認制的過程中，印制了《中核（天津）機械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》，形成了《公司管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司非管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表》，明確了歸檔責任單位的主體責任，形成了歸檔責任單位對照清單，并將檔案資料歸檔工作納入績效考核體系，使檔案歸檔有了制度保證。

檔案歸檔內容要求更具體，使檔案歸檔工作變被動為主動。文件材料歸檔范圍確認制的實施，明確了各歸檔責任單位應該交什么、檔案管理部門應該收什么，使檔案管理部門和各歸檔責任單位明確任務、心中有數，改變了過去“各單位交什么、檔案管理部門就收什么”的被動局面，確保企業的重要檔案資料應歸盡歸、應收盡收。

檔案歸檔優化了庫藏結構，有效提高了歸檔率和歸檔總量。文件材料歸檔范圍確認制的實施，便于各歸檔責任單位對照清單、應歸盡歸，提高了歸檔率和庫藏總量。文件材料歸檔范圍確認制實施以來，中核機械檔案庫藏總量從2017 年的68669 卷（件）增加到2022年的85845卷（件），庫存檔案增量為25%。其中，采購合同、重要專項工作（含企業改革、疫情防控等）檔案資料逐步歸到公司檔案室進行管理，館藏種類逐步豐富。

確保做好企業文件資料歸檔工作，尤其是做好加工制造類企業生產檔案的歸檔積累，是企業管理的一項重要任務。中核機械對此高度重視、認真對待，按照國家檔案局10 號令及《中核（天津）機械有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限管理辦法》規定，對標對表開展工作，確保做到了應歸盡歸、應收盡收，避免了企業重要檔案資源流失，并在此基礎上累計提供檔案利用服務11160 件次，為公司高質量發展提供了有效的服務保障。