高校學(xué)生檔案材料歸檔問題研究

文/北京科技大學(xué) 高陽 趙君怡

學(xué)生檔案是記錄和反映個人學(xué)歷、學(xué)習(xí)成績、思想品德表現(xiàn)，以個人為單位組合后以備查考的文件材料。學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)參加工作后，辦理轉(zhuǎn)正定級、申請落戶、職稱評定、人事調(diào)動、社保繳納等事項的直接依據(jù)，是用人單位全面了解和選拔人才的重要參考，是干部人事檔案的前身，干部人事檔案建立的基礎(chǔ)。在干部人事檔案專項核查工作中，發(fā)現(xiàn)的諸如入團(tuán)志愿書出生日期涂改、學(xué)歷學(xué)位材料不齊全、獲獎事項只有記錄無支撐材料等問題，根源在于學(xué)生檔案材料歸檔工作不完善，不能反映學(xué)生的綜合發(fā)展面貌，直接影響學(xué)生就業(yè)，間接影響檔案的嚴(yán)肅性。

一、學(xué)生檔案歸檔材料存在的問題

（一）檔案材料不完整。1.高考材料。網(wǎng)絡(luò)招生以后，部分省市明確提出不提供紙質(zhì)的高考報名登記表、高校招生志愿表、高校招生體檢表等，而是由各高校招生部門自行從系統(tǒng)中打印，這一舉措了造成學(xué)生檔案中高考信息缺失。2.黨團(tuán)材料。黨團(tuán)材料是人事檔案的一部分，目前學(xué)生黨員材料與人事檔案分離的現(xiàn)象越來越多，比如黨員材料隨組織關(guān)系存放在社區(qū)黨委，人事檔案則在人才服務(wù)中心，甚至因為組織關(guān)系接轉(zhuǎn)需要再復(fù)印一套入黨材料。一些組織機(jī)構(gòu)不具備單獨保管黨員材料的條件，黨員材料的安全性無法保障。新版《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》要求：“檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)提供黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)服務(wù)?！睘辄h員材料與人事檔案統(tǒng)一保管提供了制度保障。據(jù)不完全統(tǒng)計，入團(tuán)志愿書缺失的比例高達(dá)30%，但在干部人事檔案專項審核工作中，入團(tuán)志愿書作為認(rèn)定核對出生時間的最先最早材料，十分重要。3.獲獎材料。學(xué)生在畢業(yè)求職時普遍會把自己的簡歷寫得特別光鮮，列舉諸多的獲獎情況、卓越的實踐操作能力等優(yōu)秀表現(xiàn)，但是學(xué)生檔案的材料內(nèi)容以傳統(tǒng)的畢業(yè)生登記表、成績單等為主，在政治品德、綜合素質(zhì)、學(xué)術(shù)評鑒和科研獲獎等方面的文件材料相對缺乏。特別是用人單位政審查閱檔案時，發(fā)現(xiàn)部分關(guān)鍵材料不齊全，進(jìn)而延誤就業(yè)手續(xù)的辦理。4.學(xué)籍材料。學(xué)籍材料是學(xué)生檔案的重要組成部分，以成績單和學(xué)位材料為主，學(xué)生登記表和報考登記表歸檔工作不太樂觀。近年來，我校檔案館補(bǔ)充學(xué)生登記表的查檔需求逐漸增加。具有出國（境）留學(xué)經(jīng)歷的學(xué)生，國外學(xué)習(xí)經(jīng)歷及學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定材料缺失嚴(yán)重。5.檔案轉(zhuǎn)遞通知單。在經(jīng)濟(jì)社會飛速發(fā)展、人才流動頻繁、社會保險工作不斷規(guī)范的形勢下，檔案轉(zhuǎn)遞通知單的憑證作用日益增大，尤其是有過工作經(jīng)歷的學(xué)生，身份的改變是核對工作經(jīng)歷、社保繳納記錄的重要依據(jù)，實際工作中，有許多即將退休的人員來檔案館查找工作調(diào)動介紹信或者檔案轉(zhuǎn)遞通知單。另有部分參加過工作的碩博研究生，入學(xué)前檔案不轉(zhuǎn)至學(xué)校，畢業(yè)后形成兩份檔案，導(dǎo)致合并困難或遺失。

（二）檔案材料規(guī)范性差。1.用紙不規(guī)范。人事檔案材料采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙已基本成為共識，但是學(xué)生檔案材料用紙目前仍存在大小不一的情況，例如成績單有A3、A4、B4、B5等各種紙張規(guī)格，有的頁邊距很小，大大增加了檔案整理工作中對材料技術(shù)加工的難度。高考成績以小紙條方式粘貼在檔案袋上，非常容易掉落丟失，高中畢業(yè)生登記表普遍是16開用紙。2.名稱不規(guī)范。學(xué)歷學(xué)位材料名稱五花八門，在干部人事檔案專項審核工作中給查檔人員造成了諸多困擾，例如高中階段的材料有普通高中發(fā)展報告、高中畢業(yè)生登記表、中學(xué)學(xué)籍檔案等多個名稱。據(jù)了解，2004年實施新課改后，山東省普通高中畢業(yè)生的畢業(yè)檔案，由“山東省普通高中學(xué)生畢業(yè)登記表”，改為“山東省普通高中學(xué)生發(fā)展報告”。2017年，山東省實行新高考綜合改革，山東省普通高中學(xué)生畢業(yè)檔案由“山東省普通高中學(xué)生發(fā)展報告”，更改為“山東省普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)檔案”，名稱還在不斷變化中。3.形式不規(guī)范。各高校沒有使用統(tǒng)一的制式表格，往往“各自為政”，造成學(xué)歷學(xué)位材料規(guī)格不同，內(nèi)容相異。歸檔方式方面，約90%高校的學(xué)歷學(xué)位材料依舊是傳統(tǒng)按件歸檔的方式，每個學(xué)習(xí)階段形成若干份單獨的登記表，部分高校如清華大學(xué)、北京師范大學(xué)做到了畢業(yè)材料按卷成套歸檔，包括卷皮、卷內(nèi)目錄、歸檔文件，排列有序，內(nèi)容清晰明確。

（三）材料歸檔工作嚴(yán)謹(jǐn)性不足。1.歸檔范圍不明確。學(xué)生檔案材料歸檔范圍一直參考干部人事檔案的相關(guān)規(guī)定，但是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中關(guān)于學(xué)生檔案材料的歸檔范圍并不明確，學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各個學(xué)校歸檔材料差異非常大。實際的學(xué)生檔案中材料內(nèi)容紛繁復(fù)雜，例如學(xué)位論文、團(tuán)員證、試卷、報考過程記錄、論文答辯審核情況、發(fā)展黨員的表決票、學(xué)生學(xué)年小結(jié)表、復(fù)試表、各類報刊發(fā)表的論文、無法認(rèn)定真?zhèn)蔚臉s譽(yù)證書復(fù)印件，還有各類無重要信息內(nèi)容的信封等，材料用紙量巨大，不僅不利于低碳環(huán)保，同時增加了整理和轉(zhuǎn)遞的成本。2.歸檔手續(xù)不完備。比如獲獎證書復(fù)印件沒有組織公章，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求：“證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。”部分材料如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、形成日期或是學(xué)生主管部門的公章，因畢業(yè)生登記表要素不合格，我校檔案館每年都收到用人單位退回的學(xué)生檔案。甚至部分學(xué)生檔案內(nèi)容有粘貼、涂改現(xiàn)象，還有空白的入團(tuán)志愿書歸入人事檔案。此外，歸檔工作沒有交接清單，零散移交一兩份材料，日后因核實是否歸檔推諉扯皮現(xiàn)象時有發(fā)生。3.歸檔不及時。在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出核查整理工作中，時常出現(xiàn)入黨材料、獲獎材料、學(xué)位授予材料缺失的問題，甚至有新生檔案遲遲不進(jìn)檔案館保存，導(dǎo)致轉(zhuǎn)出的檔案不齊全完整。《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：“材料形成部門在材料形成后1個月內(nèi)主動向相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交?！睂W(xué)生檔案材料按照入學(xué)、評獎評優(yōu)、畢業(yè)及教學(xué)計劃等事項都是有時間節(jié)點的，且受就業(yè)落戶、政審查檔等工作時限的限制，應(yīng)在文件辦理完畢后及時歸檔，比如北京交通大學(xué)規(guī)定：“黨員材料應(yīng)在辦理完轉(zhuǎn)正手續(xù)后一周內(nèi)辦理歸檔。”

二、對策建議

（一）教育主管部門制定綱領(lǐng)性文件從根源上規(guī)范學(xué)生檔案管理工作。目前僅有部分學(xué)校出臺了學(xué)生檔案管理的規(guī)章辦法，如《武漢理工大學(xué)研究生檔案管理規(guī)定》《南京農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理規(guī)定》。鑒于2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》中關(guān)于“學(xué)生類”的提法非常不明確，“其歸檔范圍與教學(xué)類、科研類、黨群類、行政類等類別的檔案相比，顯得不協(xié)調(diào)。因為其他類別的檔案是由高校檔案管理部門收集、保管和利用，而學(xué)生類檔案是歸檔隨人走，最終要轉(zhuǎn)遞到學(xué)生就業(yè)單位或人才市場。顯然，學(xué)生類檔案應(yīng)該單獨制定管理辦法。”呼吁教育主管部門組織各學(xué)校共同商討、確定學(xué)生檔案材料歸檔范圍，可包括必備項（如成績單、學(xué)位材料等）和可選項（體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)特色的材料），固定格式和可選格式，對于重要的學(xué)生檔案材料采用統(tǒng)一固定格式。加強(qiáng)學(xué)術(shù)成果、科研能力、心理狀況、誠實守信及評獎評優(yōu)等方面材料的多樣化收集，并根據(jù)學(xué)生管理及就業(yè)工作需要不斷充實完善。制定《高校學(xué)生檔案管理辦法》，細(xì)化檔案材料收集歸檔規(guī)定，推進(jìn)學(xué)生檔案材料歸檔工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，確保檔案材料的完整齊全、真實可靠。

（二）各級各類學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門應(yīng)重視學(xué)生檔案規(guī)范性建設(shè)。一是學(xué)生檔案材料形成部門（如學(xué)生處、研究生院、學(xué)院等）要嚴(yán)肅對待學(xué)生檔案工作，組織學(xué)生規(guī)范填寫檔案材料，確保檔案材料形成的真實性、規(guī)范性。爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，將學(xué)生檔案工作納入高校部門考核體系中，對檔案材料歸檔工作的職責(zé)分工、歸檔方式、檢查標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點進(jìn)行規(guī)定。二是學(xué)生檔案管理部門通過開設(shè)公選課、舉辦檔案知識講座等宣傳相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識，暢通材料歸檔渠道，確保中小學(xué)、本科、研究生各個階段材料收集齊全，畢業(yè)后按照相關(guān)政策落實好檔案存放地，避免“棄檔”“死檔”現(xiàn)象發(fā)生，影響就業(yè)、升學(xué)、提職等。三是開展學(xué)生檔案數(shù)字化掃描工作。據(jù)了解，僅有少數(shù)學(xué)校（如北京師范大學(xué)）已經(jīng)啟動。在現(xiàn)行“檔隨人走”的制度下，學(xué)校培養(yǎng)的優(yōu)秀人才，例如知名校友的人事檔案畢業(yè)轉(zhuǎn)出后便不能再查閱。實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化、數(shù)字化，不僅方便管理和利用，也實現(xiàn)了長期保存。開發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，使學(xué)生檔案管理的材料接收、查閱利用、檔案轉(zhuǎn)遞、數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)化，優(yōu)化網(wǎng)站和掌上平臺建設(shè)，提升學(xué)生檔案信息的查找效率，創(chuàng)造便捷化、人性化的服務(wù)體驗。

學(xué)生檔案是高校與社會聯(lián)系的紐帶，從檔案學(xué)的前端控制原則角度出發(fā)，為實現(xiàn)干部人事檔案材料的完整性和嚴(yán)肅性，有必要從源頭規(guī)范學(xué)生檔案工作，確保學(xué)生檔案材料歸檔真實、全面、及時、規(guī)范，使學(xué)生檔案為維護(hù)個人合法權(quán)益和拓寬職業(yè)發(fā)展道路等方面提供有力支撐，也為國家積累人才資源。