加強檔案管理工作的做法、成效和體會
——以南京醫科大學附屬泰州人民醫院為例

文/南京醫科大學附屬泰州人民醫院 高琴

醫院檔案記載了醫院的發展歷程，對于醫院的過去、現在、未來都有重要的信息連接，是新時代、新醫改環境下，醫院現代化建設的重要組成部分。長期以來，醫院各層級領導對檔案工作的重視程度不夠，醫院檔案管理存在著制度不健全、專業隊伍欠缺、檔案利用效率低下、檔案保密意識缺乏等問題。檔案工作涉及醫院日常運營管理、醫療服務過程中產生的信息收集、整理、保管，如人事調動、重要文件、重要獎勵、醫療信息等，為醫院醫療護理、醫學研究、整合資源、優化人員配置等提供重要的依據和參考，因此檔案管理水平的高低與醫院高質量發展息息相關。檔案工作功在當代，利在千秋。為了提高我院檔案管理水平，我院從多方面著手，在有限資源的前提下將檔案工作管理得井井有條。

一、具體做法

（一）完善檔案管理制度。2021年我院在等級醫院復評準備期間，在2016年匯編的基礎上，編印了2021年醫院制度、職責、流程匯編，其中增編了《檔案室管理制度》《文件材料收集、整理、歸檔制度》《泰州市人民醫院保密工作管理制度》《檔案崗位人員工作職責》《密件處理流程》，同年擬制、印發《關于印發〈泰州市人民醫院綜合檔案管理辦法〉的通知》（泰人醫〔2021〕231號）《泰州市人民醫院關于成立檔案安全工作領導小組的通知》（泰人醫〔2021〕246號）《關于印發〈泰州市人民醫院檔案安全應急預案〉的通知》（泰人醫〔2021〕247號）等文件，從文書層面完善了檔案的收集、整理、保管、利用、安全、保密等工作。

（二）檔案工作外包。我院檔案管理人員是由文秘崗人員兼職的，檔案人員數量不足，且其不是檔案類專業，缺乏專業性。在職工3000多人、核定床位近4000張的大型三甲綜合醫院辦公室兼職做檔案管理工作，可想而知，其文秘工作本就十分繁忙，再無多余精力去額外從事專門的檔案整理工作。因此，我院采取請院外檔案專家或者與專業的檔案服務公司合作的方式，解決醫院內部檔案整理工作的問題。

（三）提高檔案管理效率。1.歸檔公文數字化。工作中發現庫存檔案中文書檔案查檔率很高，尤其是收發文的查詢，經統計PDF版電子公文年服務人次占總檔案服務人次的84.44%。在每年職稱聘任時期，查詢職務聘任、職稱聘任、各類表彰公文，以及每年各業務科室迎接上級單位各類檢查時，需查找公文做臺賬支撐材料，尤其是等級醫院評審工作中，查找公文用于科室臺賬支撐材料，這些情況下，如果以人工去檔案庫房查檔效率十分低下。因此，我院將檔案庫房中2006年至2017年所有的醫院發文調出，全部掃描成PDF文檔保存，共1875件，再加上2018年～2021年發文共歸檔1307件，共掃描3182件，而掃描1份文件估約5分鐘，共花費約15910分鐘，并且將涉及職務聘任的公文，在對應的發文登記表中增加了備注，備注里錄入了文中所有人員姓名，便于快速查找個人職務任免文件。我院在2018年開始實行公文扎口管理，從此收文全部保存對應的電子版，若是來文為紙質版，掃描成PDF文檔保存，保證來文一個不漏，并且在EXCEL表中登記來文日期，文號、文題、來文單位、來文方式、承辦科室、承辦人等，以保證每個收文可追蹤溯源和閉環管理。2.重要會議記錄集中保管。在醫院實際查檔工作中，一般近3～5年的院長辦公會和院黨委會會議記錄內容是經常被調檔的，因為每年上級部門審計檢查、紀檢督查、財會檢查或者醫院高層領導內部決策時，這些原始會議記錄本起到十分關鍵的佐證或者決策信息支持作用。而這些會議記錄本屬于醫院內部的工作秘密，不能隨意掃描或拍照保存。因此，為了提高查找效率，單獨將這些記錄本（近幾個年度）從文書檔案中調出，集中存放，便于查找，提高查檔效率。

（四）完善保密制度。我院在2018年和2021年共兩次修訂、印發《泰州市人民醫院保密工作管理制度》，設有保密工作領導小組，由院領導及職能部門負責人組成，負責全院保密工作部署、檢查、監督等，文件明確保密工作重點、保密對象、保密原則、泄密責任等，該文件精神與檔案管理密切相關，因為檔案庫房本就是重點部位，再者庫存資料中有醫院重要合同、協議，重要會議記錄，工資性、勞務性收入資料等文件中規定的保密性資料，且檔案室借閱管理也需特別注意檔案的保密性。

二、管理成效

（一）檔案管理更加規范。我院近些年不斷完善檔案管理制度，彌補了原先檔案管理工作、檔案人員職責、檔案安全管理等方面的空白，使檔案人員工作有規可循、有據可依。我院依據完善的制度，常態化管理檔案，已經使醫院檔案管理更加規范。比如，檔案安全工作，我院按照院內制訂的檔案安全相關制度規定，定期對檔案庫房進行安全排查，在每個節假日、雨季會重點檢查，并且做好排查、整改臺賬。同時按照檔案安全預案，我院每季度都會組織檔案工作人員進行應急演練，以提高檔案工作者的應急處置能力。

（二）檔案工作效能提高。1.檔案工作外包成效顯著。檔案外包給專業人員或者專業服務機構，解決了現行檔案人員數量不足、專業性欠缺的問題，醫院對外包服務要求其整理結果符合市檔案局的要求和檔案規范，并規定了整理時限，保證了檔案整理工作的質量和效率，且該項支出費用，遠低于醫院招聘檔案專業人員所支出的人力資源成本，性價比很高。經測算2017年～2021年醫院在文書檔案、科技檔案、年鑒編輯、出生醫學證明檔案數字化等方面的外包服務支出年均約4萬元，而醫院招聘一名專職檔案專業工作者年人力成本至少7萬元。2.查檔效率提高。原公文查檔需要去檔案庫房調出文件，拆釘、復印后再裝訂放回，經粗略估計，查檔服務每人次平均約10分鐘，效率低下，現在平均只需1分鐘左右。而且對于查檔率非常高的公文，已有PDF版掃描件，查檔人員只需打電話給檔案室，即可通過醫院OA郵箱獲得所需公文，不需親臨現場，讓數據多跑路，員工少跑腿。對于查檔率高的重要會議記錄集中保管，可以減少上級檢查組專家們或者醫院領導們的等待時間，使其享有良好的調檔服務體驗。3.保護檔案的完整性。若醫院檔案室按舊式人工紙質服務方式查找調檔率高的公文，在其提供復印件給查檔人時，需對檔案原件拆裝，調檔率高的文件經反復拆裝會造成文件紙張不可逆的破損，不利于檔案資料的保護。自從醫院將紙質公文掃描成PDF的電子版文件之后，查檔時只需調出PDF電子版發送給查檔人即可，有利于保護原始檔案資料。

（三）檔案保密意識增強。俗話說：“制度規范行為。”我院通過保密相關制度的訂立、發布和培訓，檔案工作人員對保密資料的保管更加規范、責任意識也明顯增強，查檔人員對保密資料查閱流程的繁瑣性能理解、配合度高。比如，原先保密文件跟普通公文一樣管理，現在醫院根據保密制度規定，實行“三專”管理，即“專人、專賬、專柜”管理，將保密文件的流轉限制在規定的人員范圍內，將保密文件的閱覽過程記錄在冊，將辦結的保密文件放入專門保險柜保存，極大程度上規范了醫院保密工作。再比如，保密文件要求承辦人在指定房間閱覽，不許其拍照、復制，并且閱覽完畢簽字后方可離開。按此規定執行之后，這種外在形式上的規范化，會在保密文件承辦人心里形成一股莫名的壓力，他們會下意識地約束自己的言行，從而增加自身的保密意識。

三、工作體會

（一）檔案工作需要領導重視。醫院大部分領導認為醫院的科研、醫療、教學等工作才是醫院日常運營過程中最重要的工作，而醫院檔案管理工作不能為醫院創造出直接的經濟利益，所以不予重視，導致醫院自身檔案工作的開展并不順利。因此，檔案工作需要領導給予重視，采取措施強化全體職工檔案管理思維，使之能夠積極配合檔案管理工作。醫院檔案涉及范圍廣、類別多，對檔案人員的要求很高，需要他們有足夠的耐心、細心、定力、責任心去應對單調、枯燥、乏味、機械性的檔案工作。在如今急功近利的社會風氣下，能夠甘于坐冷板凳，默默付出不求回報，任勞任怨，是每位檔案人員的必備素養。可見，檔案人員是醫院的孤勇者、無名英雄，希望領導們的余光能夠瞥見他們的付出，給予他們更多的關注和支持。

（二）醫院檔案工作亟待信息化。隨著信息化技術在醫院管理工作中的發展，各種各樣的信息技術開始被應用于檔案管理中，檔案信息化、自動化是醫院檔案管理改革和創新的必然途徑。目前，我院亟待加強檔案工作信息化，需要領導重視，加大投入，與檔案數據庫接軌，將院內檔案系統升級。2022年2月，市檔案館下發通知，即“泰檔〔2022〕3號”文件，要求醫院將近10年的檔案移交到市檔案館，并且要求同時移交檔案的電子版和紙質版，否則市檔案館拒收。我院可借此機會，將醫院檔案數字化，升級更新檔案管理系統，進一步提高醫院檔案管理信息化水平。