淺議應(yīng)用檔案管理創(chuàng)新思路服務(wù)科研生產(chǎn)

文/西安微電子技術(shù)研究所 靳婷婷 王立峰

在檔案的論述中經(jīng)常看見“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。筆者所在的企業(yè)由于航天產(chǎn)品檔案的特殊性，檔案員都需要身兼航天產(chǎn)品型號檔案的多項(xiàng)日常工作，涉及航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件的更改、分發(fā)、航天產(chǎn)品檔案整理、查借閱和開發(fā)利用等。去年筆者親歷，單位質(zhì)量體系內(nèi)審，內(nèi)審員抽調(diào)某一產(chǎn)品檔案更改單，其更改方式為換頁，發(fā)現(xiàn)更改單中填寫更改前和更改后的文字描述不夠規(guī)范，和替換頁的實(shí)際內(nèi)容有較大的不一致，于是我們決定以此為突破口，應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)分析的方法把發(fā)現(xiàn)有問題的更改單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，并把有問題的更改單退回原編寫部門，避免出現(xiàn)因技術(shù)層面的原因，讓有問題的更改單成為檔案的個(gè)例，擴(kuò)展檔案部門服務(wù)于科研生產(chǎn)的新思路。

一、更改單出錯(cuò)問題統(tǒng)計(jì)與分析的必要性

（一）改變思維方式由“被動(dòng)”變“主動(dòng)”。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，每天接收更改單進(jìn)行更改，最后曬藍(lán)分發(fā)和存檔，這種駕輕就熟的工作方式長此以往必然導(dǎo)致檔案部門在企業(yè)越來越被動(dòng)。去年，筆者單位在質(zhì)量體系內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)存檔的更改單有問題，雖然此問題涉及多個(gè)部門，但是作為更改單的保管者以及更改具體實(shí)施人，檔案人員決定以此開啟服務(wù)科研生產(chǎn)新模式，升級工作思維方式，對發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或者不規(guī)范的更改單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，將檔案管理與單位的質(zhì)量管理相結(jié)合并緊密聯(lián)系在一起，作用發(fā)揮最大化，為單位未來的規(guī)范管理盡職盡責(zé)，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（二）增加相關(guān)部門的溝通與理解。以前筆者遇見不符合要求的更改單，通常會(huì)將此更改單退回原編寫部門，由于大家前期溝通不暢以及對各級要求理解的偏差等原因，經(jīng)常會(huì)聽見更改單編寫人質(zhì)疑簽署完整、手續(xù)辦理齊全的更改單檔案部門不予以接收，回饋給檔案員諸多不理解的聲音。檔案人員感到委屈，審核過的更改單為什么還有錯(cuò)誤，讓檔案人員無法進(jìn)行更改，多次重復(fù)的工作嚴(yán)重影響工作效率。做好對錯(cuò)誤更改單的收集、統(tǒng)計(jì)和分析工作，就變得意義重大，以往大家只是口述問題并進(jìn)行反饋，旁觀者只能看見更改單編寫者多次往檔案室跑，檔案人員多次拒絕接收更改單這一表面現(xiàn)象，且在后續(xù)工作中仍然重復(fù)出現(xiàn)不規(guī)范更改單，做好對有問題更改單的收集、統(tǒng)計(jì)、分析，并及時(shí)反饋到具體業(yè)務(wù)部門，利于業(yè)務(wù)部門有針對性地開展教育培訓(xùn)、專項(xiàng)整改，減少問題，提高效率，共同推動(dòng)工作有序高效開展。

（三）提升學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，練就工作的硬本領(lǐng)。檔案員將有問題的更改單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，有別于以往只是給更改單編寫者口述問題，而是要把所發(fā)現(xiàn)的問題用文字進(jìn)行輸出表達(dá)，要讓看到此統(tǒng)計(jì)的人（非具體執(zhí)行者）都能看明白，并且做到有理有據(jù)，這就需要檔案員不僅要有文化積淀還要有相關(guān)專業(yè)知識做支撐。檔案員為了更好地完成此工作，必須加強(qiáng)檔案管理知識的學(xué)習(xí)，對“QJ1714B-2011航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件管理制度”“QJ903.6B-2011航天產(chǎn)品工藝文件管理制度”“Alzu質(zhì)字-054-2018設(shè)計(jì)文件的簽署、更改細(xì)則”等相關(guān)規(guī)章制度必須深刻理解，主動(dòng)學(xué)習(xí)除本專業(yè)以外的其他相關(guān)專業(yè)，并將所有知識進(jìn)行融合，只要發(fā)現(xiàn)問題就可以準(zhǔn)確地說出相關(guān)文件的出處，提升了檔案人員的綜合業(yè)務(wù)能力。

二、檔案部門具體做法與思路

（一）前期溝通與準(zhǔn)備。1.確定文件更改規(guī)則。依據(jù)《中華人民共和國航天行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，明確本單位紙質(zhì)文件更改流程與規(guī)則。更改單一般由文件編制者編制，同被更改的文件一起提交各級簽審；更改員憑更改單底圖更改文件底圖，更改完畢由更改單編制人進(jìn)行校對和簽字，最后由檔案部門曬制藍(lán)圖分發(fā)生產(chǎn)部門和存檔使用。2.統(tǒng)一安排部署，明確此項(xiàng)工作的意義。以筆者單位為例，首先要求涉及圖紙更改的每位檔案人員都做好自己所管理的現(xiàn)行文件的出錯(cuò)更改單統(tǒng)計(jì)，然后部門按照每個(gè)自然月統(tǒng)一進(jìn)行月度匯總統(tǒng)計(jì)。由于筆者所在的航天企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)非常繁重，每位檔案管理人員手中都有上百種國家重點(diǎn)型號航天產(chǎn)品檔案，日常的工作涉及現(xiàn)行文件的更改、存檔、分發(fā)生產(chǎn)用圖、軟件的出入庫管理以及檔案的裝訂、數(shù)據(jù)錄入、查借閱等工作，保障單位的科研生產(chǎn)和大型試驗(yàn)、發(fā)射提供完整準(zhǔn)確的圖紙資料。毫不夸張地說，每位檔案人都是滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，此項(xiàng)工作的開展無疑給檔案管理人員增加了工作量。檔案部門告知更改單編制部門將開展這項(xiàng)工作，會(huì)有少數(shù)人覺得這項(xiàng)工作開展是為難更改單編制者。由于航天產(chǎn)品的高質(zhì)量和高可靠性有別于一般產(chǎn)品，圖紙又作為生產(chǎn)的依據(jù)，檔案部門以及生產(chǎn)部門一起攜手用管理手段，規(guī)避圖紙中低層次問題的發(fā)生，就變得非常重要，產(chǎn)品質(zhì)量無小事，從相關(guān)部門的管理到生產(chǎn)需要每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行把控，明確此項(xiàng)工作的意義，該工作才能得以順利開展。

（二）有序開展更改單出錯(cuò)統(tǒng)計(jì)工作。1.標(biāo)識出錯(cuò)更改單。檔案人員拿到簽署完整的更改單，首先檢查更改單格式是否規(guī)范、正確，然后才按照單位的紙質(zhì)文件更改規(guī)則進(jìn)行各項(xiàng)后續(xù)流程。若更改單有錯(cuò)誤無法更改，檔案人員先將更改單復(fù)印一份作為文件留底，將出錯(cuò)的更改單退回原更改單編制部門，在復(fù)印的更改單上進(jìn)行初步的出錯(cuò)問題標(biāo)識，并把更改單無法處理原因口頭告知更改單編制者。2.專人統(tǒng)一匯總填寫更改單糾錯(cuò)統(tǒng)計(jì)表。筆者所在的企業(yè)航天產(chǎn)品檔案管理人員涉及更改文件的一共有6人，這6位更改員根據(jù)每天更改單情況在復(fù)印的出錯(cuò)更改單上進(jìn)行簡單標(biāo)識積累，每月底由專人負(fù)責(zé)全部收取，按照標(biāo)識把出錯(cuò)數(shù)據(jù)逐份進(jìn)行文字轉(zhuǎn)述填入更改單糾錯(cuò)統(tǒng)計(jì)表。統(tǒng)計(jì)表按月填寫，需填寫的數(shù)據(jù)有：更改單編制日期，更改單編制部門，更改單編寫人，產(chǎn)品代號，檔案人員編制的更改單編號，文字表述的糾錯(cuò)原因，處理結(jié)果，備注一般填寫出錯(cuò)更改單的附表頁碼。

（三）完善更改單出錯(cuò)問題分類、統(tǒng)計(jì)與分析。1.完成更改單歸檔問題匯總表。以筆者單位10月份為例，出錯(cuò)更改單總共有33份，按照問題的類型劃分為11類，問題分別為：更改欄前后填寫的文件行數(shù)、頁數(shù)、內(nèi)容描述有誤；更改前后內(nèi)容缺失，發(fā)放單位不準(zhǔn)確；更改描述不規(guī)范；更改單類型用錯(cuò)；更改單頁數(shù)有誤；更改單涉及文件代號寫錯(cuò)；會(huì)簽不完整；換版換頁描述不完整；更改前后描述不一致導(dǎo)致無法實(shí)施更改。檔案管理人員再聯(lián)合質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化人員一起對每項(xiàng)問題深入分析問題原因，經(jīng)過分析可以得出，8項(xiàng)問題是因?yàn)楦膯尉幹普吆托φ呶礉M足正確性要求，3項(xiàng)問題是因?yàn)楦膯尉幹普吆托φ呶礉M足正確性、完整性，審核未確認(rèn)正確性、完整性，標(biāo)審人員未監(jiān)督其正確和完整性。并分析出每項(xiàng)問題所占的比例，將分析的問題類型、問題原因一同填入更改單歸檔問題匯總表。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)制作圖示。根據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)填寫更改單歸檔問題匯總表，檔案人員為了讓出錯(cuò)更改單問題比例更直觀地表達(dá)，分別再做兩個(gè)圖示：一個(gè)是以問題所占比例做的更改單歸檔問題圖示；另一個(gè)是以低層次錯(cuò)誤所占比例制作的圖示。

（四）完成推送。檔案部門每個(gè)月初將《出錯(cuò)更改單統(tǒng)計(jì)與分析報(bào)告》分別推送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量管理部門，領(lǐng)導(dǎo)審閱完畢將意見告知質(zhì)量部門，由質(zhì)量部門統(tǒng)一將意見反饋更改單編制部門，更改單編制部門將問題再次分別反饋到設(shè)計(jì)、校對、審核、標(biāo)審、批準(zhǔn)，責(zé)任落實(shí)到人。

三、效果

（一）檔案部門“新思維”參與企業(yè)管理。主動(dòng)搜集出錯(cuò)更改單數(shù)據(jù)并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和推送等一系列工作是檔案部門第一次大膽的嘗試，檔案部門第一時(shí)間組織相關(guān)檔案管理人員積極討論此項(xiàng)工作的必要性，消除因驟增的工作量而產(chǎn)生的內(nèi)部抵觸情緒，在企業(yè)內(nèi)部樹立了檔案人勇于給自己壓擔(dān)子，從“被動(dòng)”到“主動(dòng)”，拋棄只想自己一畝三分地的“舊思維”，從企業(yè)的利益出發(fā)，努力提高企業(yè)檔案工作能力，開啟利用自己的一切資源主動(dòng)為企業(yè)做好管理和服務(wù)工作，為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策，應(yīng)用“新思維”成為企業(yè)的“智囊團(tuán)”。

（二）納入質(zhì)量管理，提高企業(yè)質(zhì)量。1.領(lǐng)導(dǎo)高度重視，多部門共商對策。檔案部門把出錯(cuò)更改單統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)推送給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量部門，迅速得到了所領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量部門的高度重視，一致認(rèn)為檔案部門主動(dòng)做的此項(xiàng)工作非常重要且必要。航天產(chǎn)品生產(chǎn)過程一般是設(shè)計(jì)師根據(jù)用戶任務(wù)要求設(shè)計(jì)圖紙，然后由檔案部門分發(fā)圖紙到生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)。生產(chǎn)過程中，設(shè)計(jì)師根據(jù)用戶要求進(jìn)行圖紙更改和偏離，航天產(chǎn)品生產(chǎn)過程環(huán)環(huán)相扣，檔案部門對圖紙的管理和受控是企業(yè)管理非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)質(zhì)量無小事，航天產(chǎn)品質(zhì)量更是容不得一絲馬虎，在質(zhì)量分析會(huì)上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案部門出具的數(shù)據(jù)要求各相關(guān)部門“牢記使命，強(qiáng)化責(zé)任，狠抓落實(shí)，提高質(zhì)量”，明確要求各相關(guān)部門盡快拿出管理辦法，杜絕更改單出錯(cuò)等低層次質(zhì)量問題再次發(fā)生。2.明確簽署流程，強(qiáng)化技術(shù)職責(zé)。檔案部門和質(zhì)量部門一起簽發(fā)《關(guān)于更改單歸檔問題的通知》（〔2020〕6號文件）。根據(jù)出錯(cuò)更改單統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)顯示，有部分更改單出現(xiàn)漏簽署的情況。文件正文明確了更改單簽署順序應(yīng)是設(shè)計(jì)（編寫）、校對、審核、工藝、會(huì)簽、標(biāo)審、批準(zhǔn)的順序，杜絕越級和遺漏簽署等問題再次發(fā)生。強(qiáng)調(diào)各個(gè)崗位簽署人員主要技術(shù)職責(zé)，例如：更改單編制者需要對文件的正確性、合理性、繼承性、協(xié)調(diào)性、工藝性、完整性和項(xiàng)目的可靠性、維修性、安全性、經(jīng)濟(jì)性以及選用和貫徹標(biāo)準(zhǔn)全面負(fù)責(zé)。明確校對人員、審核人員、工藝人員、會(huì)簽人員、標(biāo)審人員、批準(zhǔn)人員等各個(gè)環(huán)節(jié)簽署人員的主要技術(shù)職責(zé)。3.實(shí)行雙考核制度。根據(jù)《關(guān)于更改單歸檔問題的通知》要求，為了減少更改單填寫錯(cuò)誤等低層次問題影響歸檔工作不能順利開展，質(zhì)量管控部門依據(jù)檔案部門每月的統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)，以3個(gè)月作為統(tǒng)計(jì)周期，出現(xiàn)3次以上的，對違反崗位簽署職責(zé)人員罰款并進(jìn)行通報(bào)。對于此類問題多次發(fā)生的事業(yè)部，將按照“質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督約談工作規(guī)定”進(jìn)行約談。檔案管理人員每月需認(rèn)真收集出錯(cuò)更改單數(shù)據(jù)，將此項(xiàng)工作落實(shí)到日常管理工作中，并由檔案部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督和考核，對發(fā)現(xiàn)問題不進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和上報(bào)的，將對檔案管理人員進(jìn)行罰款和通報(bào)處理。

（三）加快信息化建設(shè)，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級。1.多部門共推企業(yè)信息化建設(shè)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員一致認(rèn)為更改單出錯(cuò)等低層次問題的發(fā)生，主要還是因?yàn)楣芾硎侄蜗鄬β浜螅膯尉幹普吣弥堎|(zhì)更改單找相關(guān)人員進(jìn)行審核、校對等工作流程，難免出現(xiàn)為了趕制產(chǎn)品進(jìn)度而不按簽署流程漏簽、錯(cuò)簽等問題。多部門一致認(rèn)為，企業(yè)信息化建設(shè)必須納入企業(yè)的年度計(jì)劃中，信息化環(huán)節(jié)覆蓋設(shè)計(jì)部門、檔案部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等，利用現(xiàn)代化管理手段提升企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，加快工作效率、杜絕低層次問題發(fā)生。2.增加“人、財(cái)、物”的投入。由此次檔案部門統(tǒng)計(jì)的更改單出錯(cuò)數(shù)據(jù)充分說明，檔案部門與企業(yè)生產(chǎn)息息相關(guān)，檔案信息化建設(shè)必然是企業(yè)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。考慮檔案管理人員多是文科生，對現(xiàn)代化信息互聯(lián)等技術(shù)掌握較為薄弱，迅速讓檔案部門和信息化部門合并，讓信息化建設(shè)專業(yè)人員成為檔案信息化建設(shè)工程師，為檔案部門配備服務(wù)器、工程高速掃描儀、電腦等設(shè)備，聘請專業(yè)公司構(gòu)建涵蓋檔案管理的現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)管控系統(tǒng)，通過對“人、財(cái)、物”的大力投入，提升企業(yè)精細(xì)化管理和戰(zhàn)略管控水平。

四、結(jié)語

隨著檔案部門肩負(fù)起應(yīng)有的擔(dān)當(dāng)和責(zé)任，將更改單出錯(cuò)這種大家都認(rèn)為司空見慣的“小事”做成“大事”，納入企業(yè)質(zhì)量管理，推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)，期待檔案人繼續(xù)用更加主動(dòng)、積極的工作態(tài)度，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、提高質(zhì)量而努力。