軌道交通檔案管理工作質量提升研究
——以蘇州市軌道交通線網檔案中心為例

文/蘇州市軌道交通集團有限公司辦公室（檔案管理中心） 周韜 邢曉嵐；蘇州大學社會學院檔案學系 魏麗紅；蘇州工業園區蘇航檔案服務有限公司 張盈

隨著我國軌道交通建設的快速發展，軌道交通檔案工作的支撐性作用越來越得到重視。截至2021年12月31日，我國共有51個城市開通運營城市軌道交通線路269條，運營里程8708公里，車站5216座，新增運營里程1168公里，較2020年增長約15%。作為城市工程項目建設的重要組成部分，提升軌道交通工程檔案管理質量既是軌道交通建設的現實需要，也是構建良好軌道交通檔案生態系統的基礎。

檔案事業的發展需要一整套生態系統的良性互動。檔案生態系統具有一定的秩序和結構，由人員、檔案建筑空間、檔案專業設備、檔案管理理論與制度等要素構成。本文將圍繞構建檔案生態系統的諸要素，結合國內現實做法，從頂層設計、流程及人員管控、技術細節三方面展開分析，總結蘇州市軌道交通線網檔案中心的建設思路與經驗，為我國軌道交通信息化建設貢獻檔案力量。

一、軌道交通檔案管理工作概況及現實問題

（一）軌道交通檔案管理工作現狀。軌道交通對城市建設的整體布局和優化設計具有重要意義，2021年是中國智慧城市建設歷程中的重要一年，我國城市軌道交通建設保持著蓬勃發展的態勢，做好檔案工作，服務軌道交通事業全面發展成為城市建設領域的重要議題。作為工程項目規劃、分析、設計、實施、運行及維護的主要依據，軌道交通檔案的規范化管理成為工程項目管理中的重要內容。為適應城市化建設的需要，目前國內已有多個城市開始探索其規范化管理的路徑，如廣州、上海、無錫、蘇州等。調查發現，要想提升軌道交通檔案管理工作的質量，需厘清其工作內容及重點，從頂層設計、過程管理、人員管控、信息化管理等方面著手，以適應目前軌道交通檔案工作。

（二）軌道交通檔案管理工作的現實問題。宏觀層面，軌道交通檔案管理工作缺少可操作性強的標準制度。當前軌道交通檔案管理以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28—2002）、《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規范》（DA/T 66—2017）和《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T 180—2012）為依據,各地區本土化檔案管理工作制度目前也基本處于探索階段。筆者對比分析了蘇州、寧波、無錫、廣州等地的現行制度，發現其基本制度的內容大同小異，主要包括總則、管理機構與職責、檔案形成與歸檔、日常管理、工作機制及附則等；各地在制度內容的表述上各有特點，并附有文件材料歸檔范圍及保管期限等，可相互借鑒。但存在的共性問題是缺乏具體可操作的制度及實施細則，如檔案鑒定與銷毀制度及實施細則、庫房管理制度及實施細則等。檔案管理工作具有復雜性，必須明確各環節的制度規范，保證標準制度切實可行，才能有效提升檔案管理工作的質量。中觀層面，工程檔案管理難以與建設項目同步。“軌道交通檔案集團—二級單位—施工標段”的三級管理模式給檔案管理帶來諸多問題。首先，由于缺少制度約束，各級檔案形成單位所用的載體材料、型號等缺乏統一性，導致歸檔過程中檔案材料整合出現問題。其次，由于軌道交通工程項目往往涉及的單位較多，在實際工作中，各層級單位容易各行其是，導致很多竣工檔案在項目推進過程中未得到整理歸檔，有些甚至需要催要。最后，層級管理模式使集團與施工單位之間缺少直接溝通。一方面，導致集團不能全面了解施工單位文件的具體情況；另一方面，施工單位會因缺乏檔案意識與專業人才等將檔案管理工作放在可有可無的位置上。綜上來看，在工程項目的推進過程中，檔案管理工作的變異性較大，使工程檔案管理難以與建設項目同步。微觀層面，檔案內容不完整、不規范問題嚴重。軌道交通檔案記錄了工程項目從規劃、設計、施工直至投入運營的全過程，其信息內容完整與否將直接關系到項目的開展與項目質量。在實際工作中，由于工程投資大、建設周期長且往往涉及過百個參建單位，因此容易出現如下問題：一方面，由于軌道交通項目產生的檔案數量大、種類多，歸檔過程中容易出現不慎遺漏、隨意剔除等問題，導致檔案內容不完整；另一方面，由于數據記錄缺乏統一的規范，加上管理人員存在主觀隨意性，導致數據的規范性與真實性欠佳。筆者認為，保證信息內容的完整與規范是檔案管理工作的重點，若無法確保內容的完整可靠，其余的管理工作都將失去存在的意義。

二、國內軌道交通檔案管理工作質量提升舉措

（一）軌道交通檔案管理工作的頂層設計。從全國范圍來看，目前各地在完善適應性檔案管理制度方面存在缺口，但也有部分城市已制訂相應的制度。從筆者調研的寧波和無錫兩座城市的制度內容來看，除《檔案法》與《企業檔案工作規范》外，兩地在參考國家標準時，對地方性標準的結合力度有所差異。管理職責方面，均遵循“統一領導、分級管理”的原則，但是在集中管理和納入各級部門的工作內容方面有所區別，由此帶來歸檔范圍上的差異，即由集團統一集中歸檔還是相對向下授權、靈活地執行歸檔程序；歸檔手續上無明顯差異，均注重手續的合規性。軌道交通檔案管理制度是高效管理檔案的前提和基礎，對提升檔案工作質量能夠起到重要的保證作用，通過對比分析可以看出，寧波和無錫的檔案管理制度各有利弊。因此，管理軌道交通檔案必須根據自身情況制訂切實可行的制度并注重借鑒一些科學合理的做法，例如《寧波軌道交通檔案管理辦法》將檔案工作分別納入集團公司領導工作議事日程、集團公司規章制度及工作流程、集團公司各部門和有關人員的績效考核，這既為檔案工作提供了保障，也提升了檔案工作的地位。總之，檔案管理制度的制訂要因地制宜、科學合理，才能更好地開展其他工作。

（二）軌道交通檔案管理工作的過程及人員管控。隨著軌道交通網絡的擴張，工程檔案增速明顯，由此對檔案管理工作提出了更高的要求，如何有效處理紛繁復雜的工程檔案成為亟待解決的問題。因此，重視并優化檔案工作的過程管理、吸納和培養高素質的專業性人才成為迫切需求。在過程管理及人員管控方面，廣州的原則是精細化管理，上海則強調“誰形成、誰收集、誰整理”“誰主管、誰負責”和“誰利用、誰檢查”的清晰責任制；上海重視從源頭抓起，將管理前移，覆蓋全過程，并完善管理架構，進一步落實管理職責，積極建立運營提前介入工程建設的工作機制；廣州追求檔案的“全程管理”，通過建立統一平臺，實施全方位智能化管理，實行企業管理、項目管理、檔案管理三結合，確保檔案“管用合一”，做到同步收集實體與檔案、同步驗收分部與組卷、同步歸檔分類與匹配。在管理架構上，廣州形成“一體化、集中式”人員架構，上海則形成“一體化扁平式”人員架構。人員具體管控方面，廣州檔案團隊配備檔案、工程等專業人員，人員專業、年齡搭配合理，并形成業務的“傳幫帶”；傳承企業“陽光文化”理念，提出“陽光地鐵，智慧檔案”宣傳語，激勵檔案團隊用智慧推動檔案事業發展。上海則將檔案管理人員分為三個層次：核心檔案室由5名技術骨干負責，各單位設39名專職檔案管理員，基層單位又設75名兼職檔案管理員；通過全員檔案法律法規教育、檔案實訓競賽、邀請專家集中授課等形式進行教育培訓。由此可見，軌道交通檔案的過程管理更加注重系統化與精細化，力求達到“精、準、細、嚴”的要求，這不僅需要更完善的基礎設施，也對檔案工作人員的能力提出了更高要求。目前，國內部分城市所采取的措施充分考慮了軌道交通檔案自身的特點，無疑是值得借鑒的做法。同時，面對智能化、智慧化的新形勢，也迫切需要實現檔案過程管理向信息化轉變，培養適應新變化的檔案人員。

（三）軌道交通檔案管理工作的技術細節。由于現代信息技術對信息管理活動的有力支持，軌道交通檔案信息管理領域也開始應用新技術提升檔案管理水平。廣州地鐵檔案部早在2007年就借助公司信息化建設的有利時機，將信息化建設納入各單位的工作規劃中。另外，還積極建立健全檔案信息化的標準規范，利用辦公自動化系統實現電子文件與電子檔案的一體化管理。此外，上海地鐵也在積極推進地鐵老線路檔案存量數字化的基礎上建設數字檔案室，并與辦公平臺有效銜接，實現信息化管理與應用。信息化管理的現實需求已成為檔案管理工作中不可忽視的環節，推進檔案信息化管理將有助于更好地實現檔案工作的智能化。在信息化背景的影響下，軌道交通檔案管理工作需要對管理模式與標準制度進行設計和優化，也需要創新管理手段，重視過程管理對信息化的適應性以及信息化人才的培養，以便更好地提升信息化管理的水平。

三、蘇州軌道交通檔案管理工作質量提升策略

蘇州市軌道交通檔案館目前正在籌建當中，擬建成的軌道交通檔案館是立足于現有檔案資源進行前瞻性設計，充分考慮到軌道交通檔案管理工作的行業經驗，且與城市建設其他部門的檔案與信息資源有效融合，共同促進智慧蘇州建設目標實現。根據建設要求，筆者從以下三個方面提出檔案管理工作質量提升策略，為新館建設提供參考。

（一）緊扣建設目標，注重頂層設計。探索檔案管理模式，完善檔案管理制度、規范和標準體系是提升軌道交通檔案管理工作質量的必要條件。蘇州市軌道交通檔案館應緊扣新館建設目標，結合實際情況，確定符合自身發展要求的管理模式并建立健全標準制度，使軌道交通檔案管理工作立卷有據、歸檔有方、質控有序。在管理模式的探索上，可基于實地調研，參考和借鑒國內較為成熟的地鐵檔案管理模式，在充分考慮新館長遠發展及信息化建設目標的基礎上，確定既具有操作性又具有前瞻性的管理模式。在標準制度的制訂方面，可根據《中華人民共和國檔案法》《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T 180—2012）等相關規定，制訂或修訂檔案管理的標準制度文件，優化檔案管理工作的頂層設計。可借鑒國內先進經驗，制訂《蘇州市軌道交通工程檔案管理辦法》《蘇州市軌道交通工程項目文件歸檔整理實施細則》等適應性文件，規定軌道交通檔案的管理總則、具體管理要求、歸檔范圍、歸檔內容、歸檔文件質量要求等，構建完善的檔案管理標準制度體系，從宏觀上把握檔案管理工作的方向。

（二）加強流程優化，重視人員管控。在過程管理與人員管控方面，要適應新形勢下對軌道交通檔案管理工作提出的新要求，加強檔案的全過程和精細化管理，重視專業性人才的培養，為檔案管理具體業務的有效開展打下堅實基礎。一方面，要重視檔案的全過程管理。首先，要對檔案實行前端控制，確保工程檔案在形成之初就能得到規范有效的管控，以便后續工作的順利開展。其次，要強化過程管理，從參建單位到檔案部門的文件管理都要進行統一、規范的管理，嚴格把控各個環節的檔案質量。再次，要重視后期控制，對檔案的數量和質量進行仔細核查，確保檔案真實、完整、可靠和可用。另一方面，要重視檔案的精細化管控，在檔案管理中引入精細化管理理念、構建精細化管控體系、搭建精細化管理平臺，確保各單位不同種類和載體的檔案從產生直至歸檔保存有序進行。在人員管控方面需做好如下方面：一方面，要積極吸納高素質人才，合理搭配檔案管理人員和工程人員，平衡人員的年齡、性別等結構，同時注重引進專業能力和綜合能力協調的復合型人才；另一方面，要加強業務培訓，提升檔案隊伍的業務水平，新員工可以跟崗學習，全面了解檔案館各項業務。

（三）聚焦智慧發展，創新信息化管理。檔案信息化管理可從制度、技術、人才、平臺等方面不斷優化創新，以實現軌道交通檔案的高效管理和智慧管理。首先，要建立健全軌道交通檔案信息化管理規范標準，依托相關法規標準，建立切實可行的標準制度和操作規范，為軌道交通檔案信息化管理夯實基礎。其次，要注重引進先進信息技術，以更高效的方式對檔案進行數字化處理，形成規范的電子檔案，促進檔案信息資源的開發和利用。再次，要建設一支分工明確、結構合理的高素質檔案團隊，從不同領域引進高端人才，如檔案管理專家、信息化專家、工程技術專家等，重視人員培訓與考核，積蓄檔案信息化建設的中堅力量。此外，要加強軌道交通檔案信息服務平臺建設，建立集服務、溝通、宣傳等多種功能于一體的檔案網站，更好地發揮檔案信息資源的作用和價值。

四、結語

軌道交通建設工程涉及多個單位和專業，由此產生的檔案紛繁復雜。為了更好地促進軌道交通檔案館工作效益的提升，需要建立健全檔案管理制度，強化過程管理和人員管控，持續推進信息化建設，保證檔案的真實、完整、可靠和可用，提升檔案管理工作中智能化的比重，助力智慧交通、智慧城市建設。