基于交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理分析

文/吉林省交通運輸綜合行政執(zhí)法局 孫陽

交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理要求比較嚴格，管理工作人員需要想方設法提升自身的綜合技能，逐步完善檔案管理體系，明確具體的檔案管理指標。整合利用多種技術渠道，全面創(chuàng)新檔案管理模式，確保交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化運作并穩(wěn)步發(fā)展。管理工作人員需要強化自身對交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的理解及認知，圍繞當前檔案管理工作的現(xiàn)實條件，積極分析主客觀的影響因素和內(nèi)外部條件，實現(xiàn)與時俱進和對癥下藥，確保交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作能夠更上一個臺階。

一、交通行政綜合執(zhí)法檔案概述

與其他的檔案記錄形式相比，交通行政綜合執(zhí)法檔案的法律性、時效性和信息性比較明顯，能夠?qū)崟r記錄交通行政執(zhí)法的具體流程，所涉及的工作事項比較復雜，能夠為交通行政執(zhí)法提供信息憑證以及原始依據(jù)。因此交通部門十分注重交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理，以此作為組織開展各項管理工作的前提和基礎保障，將這一工作貫穿于整個業(yè)務部門的始終，逐步打造科學完善的業(yè)務體系，始終堅持規(guī)范化管理以及科學運作，更好地實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

在全面推進改革開放后，我國的交通運輸管理體系更加完善和成熟，管理部門逐步優(yōu)化交通行政綜合執(zhí)法檔案，當前的檔案管理與質(zhì)量有所提升，存在分類化和統(tǒng)一化的特征。工作人員主動統(tǒng)一交通行政綜合執(zhí)法檔案類型，實現(xiàn)綜合歸納以及宏觀統(tǒng)籌，將交通行政綜合執(zhí)法檔案分為處罰類、糾正類、許可類、路權類以及強制執(zhí)行類和車輛傳播類，涵蓋了與交通運輸行政執(zhí)法相關的諸多事項。要想更好地實現(xiàn)自身的穩(wěn)步運作，交通部門需要全面加強對交通綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)自身的高質(zhì)量發(fā)展，逐步打造完善的運行機制，以此更好地應對時代發(fā)展的挑戰(zhàn)及沖擊。

二、交通行政綜合執(zhí)法檔案的管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系比較混亂。在對地方交通行政綜合執(zhí)法檔案的管理工作進行分析后不難發(fā)現(xiàn)，個別交通部門的綜合實力有限，未構(gòu)建科學完善的檔案管理體系，存在體系不健全以及體系混亂的問題。管理工作人員無法結(jié)合分類管理以及分類處理的具體要求全面落實檔案管理工作，不同類型的檔案信息混為一談，最終導致信息缺失和信息遺漏問題時有發(fā)生。在有效搜集整理以及保管檔案時，實質(zhì)的工作程序比較混亂，無法按照統(tǒng)一的檔案目錄進行全面調(diào)整以及改進，忽略了信息內(nèi)容的有效檢索以及檔案目錄的科學設定，嚴重影響了檔案搜集工作的全面落實以及有效改進。在存放檔案資料時，管理人員無法按照統(tǒng)一的標準以及要求進行調(diào)整，存在許多的主觀隨意性，檔案存放質(zhì)量和效率不夠理想。在接收電子檔案時，檔案管理工作人員沒有嚴格按照檔案程序的具體標準一一執(zhí)行管理工作，后續(xù)的檔案管理工作流于形式浮于表面，信息不對稱以及資料缺失等問題較為嚴峻。在有效執(zhí)行檔案管理制度時，個別工作人員的綜合能力有限，過于注重檔案的收集，忽略的了檔案的整合利用，前期的檔案管理目標比較單一，存在諸多的局限性，所采取的檔案管理方法和手段陳舊落后。管理層沒有站在時代發(fā)展的視角積極創(chuàng)新并拓展檔案管理模式，檔案管理手段與檔案管理需求相脫節(jié)，導致一部分檔案管理資源被浪費。

（二）檔案管理人員技能素質(zhì)較弱。交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作比較復雜，專業(yè)性和系統(tǒng)性較為明顯，需要由專門的工作人員統(tǒng)籌管理、全權負責。但是結(jié)合相應的數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及實地調(diào)查分析不難發(fā)現(xiàn)，個別交通行政綜合執(zhí)法檔案管理人員的綜合能力有限，專業(yè)素養(yǎng)偏弱，還未形成規(guī)范化管理意識和理念，對檔案管理工作的認知和理解不夠深刻，在上崗之前沒有接受專業(yè)系統(tǒng)的管理技能和技術訓練。有些檔案管理人員缺乏專業(yè)教育背景，非檔案管理專業(yè)出身，因此難以全方位、多角度地落實好檔案管理創(chuàng)新工作，無法凸顯自身的專業(yè)特長及優(yōu)勢，整體的檔案管理質(zhì)量和效果大打折扣。有的地區(qū)經(jīng)濟實力比較有限，地處偏遠，在組織開展檔案管理工作時，交通管理部門的現(xiàn)代化人才缺失，檔案管理工作人員由其他的職員兼任，存在一崗多職的問題。管理層不夠重視交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理，缺乏高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，嚴重阻礙了檔案管理工作的規(guī)范化運作。

（三）缺乏檔案信息化建設及規(guī)范。在信息化以及科技化的大環(huán)境下，檔案管理信息化建設工作勢在必行，大勢所趨。但是有的交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作模式單一，信息化水平不夠理想，管理層對信息化建設工作不夠重視，前期的資金投入較少，存在資金鏈斷裂的問題，無法提供扎實的技術保障。交通行政綜合執(zhí)法檔案的類型比較復雜，除了包含八大類型之外，還涉及日常工作中所生成的各種資料信息以及檔案，包含群眾意見、收集檔案和地方性的合作檔案。這部分檔案的管理質(zhì)量不夠理想，保存時間比較長，難以充分發(fā)揮檔案的參考作用和價值，整體的檔案管理信息化程度偏低，當前的檔案管理系統(tǒng)不夠完善，缺乏安全保障。與其他的檔案管理工作相比，交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作關乎國家和人民群眾的利益，所涉及的信息非常重要，很有可能被不法分子所侵襲。交通部門需要加大力度，堅持規(guī)范化管理以及安全建設，想方設法提升整體的檔案信息化水平，實現(xiàn)與時俱進。

三、交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理對策

（一）逐步完善檔案管理體系。科學完善的檔案管理體系以及管理指標能夠為交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理提供必要的支持，管理層需要抓住這一工作的重點及核心，以構(gòu)建檔案管理體系和指標為基礎以及前提，進一步規(guī)范檔案管理機制和流程。加強對檔案管理規(guī)則的有效分析及研究，積極統(tǒng)一當前的交通行政綜合執(zhí)法檔案類型，結(jié)合《機關檔案工作條例》以及《檔案法》，進一步完善檔案管理體系以及指標。其中檔案管理的類型比較復雜，電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔以及移交要求不容忽略，管理工作人員需要綜合對比電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理條件以及現(xiàn)實環(huán)境，從歸檔、移交、保管、銷毀、保密、借出等不同的程序著手，主動理順工作思路以及工作方法，以此更好地提升管理質(zhì)量和管理效率。檔案管理的合作分工不容忽略，有的檔案的保密要求相對比較嚴格，需要進行保密處理。管理層需要通過對檔案保密協(xié)定以及規(guī)定的有效分析及研究，妥善保管好紙質(zhì)化資料以及電子檔案備份，有效避免各種檔案信息丟失。歸檔文件材料的整理和搜集比較復雜，管理人員需要堅持系統(tǒng)性、準確性和真實性的管理原則，確保內(nèi)容完整，逐步完善硬件設施和軟件設施，以目錄編訂和歸納為基礎，逐步提升檔案信息管理的安全系數(shù)。在檔案管理之前，檔案管理工作人員需要簽訂保密協(xié)議，主動承擔起相應的責任和義務，形成良好的責任意識，在檔案規(guī)范化管理的過程中發(fā)揮自身的才智。

（二）提升檔案管理人員的技能素質(zhì)。面對新的發(fā)展環(huán)境，交通行政綜合執(zhí)法檔案管理人員需要意識到自身的重要責任和社會使命，積極提升自身的管理能力及管理水平，逐步形成規(guī)范化管理意識。交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理工作要求比較嚴格，難度系數(shù)偏高，需要由專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人員來完成。管理層需要積極組建一批優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍，加強對檔案管理工作的有效調(diào)整以及規(guī)范指導，以檔案管理人員的技能培訓為重點，有效建設檔案管理人才隊伍，嚴格按照規(guī)范化管理的具體要求全面推進檔案管理創(chuàng)新以及改進。首先，相關單位部門需要積極搭建信息技術學習平臺，加強與其他機構(gòu)以及組織之間的合作及互動，組織開展聯(lián)合培養(yǎng)工作。著眼于信息技術能力培養(yǎng)的實質(zhì)要求，穩(wěn)步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保其積累豐富的信息技術管理經(jīng)驗，主動與他人進行合作。其次，檔案管理人員自身需要注重自我教育和終身學習，意識到檔案管理工作的重要性和迫切性，掌握檔案規(guī)范化管理的技巧，逐步形成良好的工作意識以及責任心。最后，交通部門需要逐步完善檔案管理監(jiān)督機制，真正實現(xiàn)責任落實到位，建立問責機制以及監(jiān)管機制，確保每一個檔案管理工作人員都能夠主動為檔案管理工作的規(guī)范化運作建言獻策，做出相應的貢獻。檔案管理人員工作績效的突擊考察以及定期考察最為重要，有助于檔案管理人員形成良好的工作意識，更好地體現(xiàn)檔案管理的標準化以及規(guī)范化運作要求，全面實施檔案管理工作，提升整體的規(guī)范化管理質(zhì)量及水平。

（三）全面提升檔案信息化建設。交通部門需要加強對檔案管理實際需求的有效分析及研究，堅持標準化、安全化、完整化的管理準則，打造科學完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的順利過渡。檔案信息化建設的系統(tǒng)性比較明顯，涉及硬件和軟件兩大層面，軟件設備的逐步完善不容忽略，需要由機關單位打造完善的網(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，保障該平臺的專用性以及科學性，安排專門的工作人員進行宏觀統(tǒng)籌以及科學管理，設計專用檔案管理平臺網(wǎng)址。對于電子檔案管理系統(tǒng)來說，實質(zhì)的功能比較強大，以管理、檢索、立卷、分類、搜集檔案為基礎，由專業(yè)技術人員進行系統(tǒng)設計以及宏觀統(tǒng)籌，適當增加系統(tǒng)參數(shù)維護功能、人員權限管理功能以及后臺管理功能。在軟件設施方面，則需要配備掃描儀、高拍儀、計算機、高端服務器、通訊機、打印機、路由器以及數(shù)據(jù)交換機，注重日常維護以及科學管理，以此更好地提升整個交通行政綜合執(zhí)法檔案管理的質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式與技術渠道。在新的時代背景下，交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理工作備受關注，管理工作人員需要以技術渠道以及檔案管理模式的有效創(chuàng)新為基礎，堅持針對性、科學性以及專業(yè)性的管理準則，加強對不同類型檔案的有效分析以及科學管理。將分類化管理和針對性管理相結(jié)合，圍繞以事分類的管理原則，積極實現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)化檔案管理的有效結(jié)合，穩(wěn)步提升檔案管理的規(guī)范性以及安全性。比如在管理路產(chǎn)類檔案時，管理工作人員需要以搜集公路的基本信息資料為基礎，進一步了解與橋梁和路面相關的基礎設施建設情況，做好文件資料保管工作，按照雙重形式全方位管理重要的文件信息，將與之相關的檔案資料歸納到路產(chǎn)類檔案庫中，科學高效地完成檔案整理和歸納工作。嚴格按照目錄設定準則，合理分類整理具體的檔案資料。在設計檔案目錄時，可以根據(jù)檔案出處、檔案庫類型、檔案日期以及檔案用途進行調(diào)整，全面加強安全檢測，有效規(guī)避信息缺失和信息遺漏。

四、結(jié)語

綜合上文的論述和分析可以發(fā)現(xiàn)，交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理比較復雜，交通運輸部門需要意識到自身的重要責任，加強對各類管理任務以及管理要求的深入分析及研究。將這一工作作為落實綜合執(zhí)法工作的前提和基礎，進一步提升整體的執(zhí)法效能，有效突破各種管理困境及矛盾，積極利用多種技術渠道以及檔案管理模式，實現(xiàn)穩(wěn)步創(chuàng)新以及與時俱進，為交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理助力。