科研院所檔案信息化建設現狀及策略分析

文/莆田市農業科學研究所 林秀霞

2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》增設了“檔案信息化建設”章節，將檔案信息化建設納入各級政府發展規劃。這是貫徹落實習近平總書記關于做好新時代檔案工作的重要指示和黨中央決策部署的集中表現。在新《檔案法》指導下，我國科研水平在社會主義市場經濟發展帶動下不斷提升，網絡信息技術呈現出日新月異的新局面。在這樣背景下，只有通過運用現代信息技術不斷加快檔案數字化管理和有效資源開發與利用，才能更好地促進檔案管理事業朝著健康的方向持續快速發展。不僅能夠緩解科研院所檔案管理工作中遇到的難題，還能提升科研院所整體工作效率。

一、檔案信息化建設的涵義及涵蓋范圍

檔案信息化建設是指在國家檔案行政管理部門的統一組織和規劃下，在檔案管理的活動過程中利用先進的計算機信息網絡技術等手段，對檔案信息資源進行數字化管理，最終實現檔案管理信息資源社會化服務。使檔案管理模式發生了轉化，從以檔案實體保管與運用為重心向檔案信息的數字化管理和提供服務為重點轉化，從而推進檔案工作向標準化、數字化、網絡化、社會化邁進。

檔案信息化建設涵蓋四大范圍：一是數字檔案資源建設。這是檔案信息化建設的重要基礎工作；二是軟件系統建設。是檔案信息資源開發利用的技術保障。通過計算機軟件來實現信息化管理，以達到提高檔案管理的水平與效率。目錄數據庫系統和全文數據庫系統是軟件系統建設的兩大主題；三是硬件設施建設。硬件設施建設是檔案信息化建設最基礎的保證，包括微機、網絡平臺、服務器及存儲設備等；四是保障體系建設。是檔案信息化建設的支柱，涵蓋了檔案信息化規劃、法律法規、人才隊伍及安全體系保障等方面的建設。

二、科研院所檔案信息化建設的意義

檔案事業發展的戰略選擇就是進行檔案信息化建設，是適應信息時代發展的必然產物。無論是社會信息化導致的檔案數量急劇上升，還是社會對檔案信息需求的不斷增加，都迫切要求檔案行政管理部門改變傳統管理模式，利用現代化信息技術構建信息服務平臺，使檔案管理向數字化、信息化方向轉變，最大限度為檔案資源的實現利用與共享提供保證。

（一）信息化建設是科研院所工作創新的根本。檔案信息化是科研檔案工作的一場大變革，是從傳統檔案向現代化檔案轉變的一個重要標志。科研院所檔案是在科學研究、生產技術等過程中形成的有巨大實際應用價值的文獻資源，是科研院所檔案管理工作的重點對象。傳統的管理模式和手段無法適應新型檔案管理工作的步伐，我們必須充分運用快速發展的網絡信息技術，不斷開拓創新，與時俱進開展檔案信息化建設，這在科研院所檔案工作創新中具有舉足輕重的作用。

（二）信息化建設有助于實現檔案建設的網絡化管理。科研院所應充分利用現代網絡化管理對檔案信息資源等實現共享，更好地利用信息庫資源將信息及時傳遞出去，有效預防信息資源庫材料發生流失或失真現象。在檔案建設過程中，對檔案資源服務的內容和方式進行創新服務，利用現代化信息技術構建數字化網絡平臺，將檔案信息積累并存儲起來，還能夠拓展檔案社會利用率范疇，為檔案信息資源的科學保管與開發利用創造前所未有的技術條件。基于此，信息化管理在科研院所檔案建設等方面具有舉足輕重的意義，既給檔案工作人員帶來了便利，還為檔案管理的拓展提供高質量、高效率的信息服務保障。

（三）信息化建設有助于提高科研院所工作效率。科研院所檔案呈現載體多樣性、內容分散交叉的特點，傳統的檔案管理模式已遠遠跟不上當下科研工作的步伐。在當今信息飛速發展的時代背景下，只有充分利用信息化技術搭建檔案信息資源服務平臺，有效積累和存儲信息資源，形成專題資源庫，方便人們在利用檔案時，依附互聯網技術對相關資源進行快速檢索與查找，不受時間和空間等多方面人為因素的限制，提高網絡服務能力，構建內容豐富、覆蓋面廣、檢索快捷方便的檔案利用服務體系。只有這樣，檔案信息的檢索及共享利用率才能夠不斷提升。不斷滿足科研工作需求的多樣性，充分發揮檔案信息廣泛的社會服務價值。

三、科研院所檔案管理信息化建設現狀

（一）檔案信息化管理手段落后。配套的軟硬件建設是檔案工作開展的重要基礎和前提。就目前各科研院所檔案信息化建設情況來看，個別領導只重視科研成果轉化率，對于科研檔案管理信息化建設重視度不夠，將有限的資源優先投放到能為單位直接帶來經濟效益的科研項目上。為此，科研院所的信息化檔案管理工作由于缺少足夠的資金保障，無法引進各類先進的檔案管理設備，致使科研院所檔案信息化建設工作出現不足，無法為日漸發展的現代化科研事業提供應有的科研信息輔助能力。工作上，采用最簡單的傳統人工管理模式，技術手段落后，開發利用與創新意識淡薄，很多有參考價值的檔案只是存貯而不是高效利用。因此，信息化建設工作不能為其提供穩固的支撐，是科研院所檔案信息化工作無法穩步前進的重要制約因素。

（二）檔案信息化管理人員水平不高。目前，科研院所檔案信息化建設處于起步階段。科研院所領導層受傳統思想的影響，導致檔案工作被忽視。因此造成檔案部門處于弱勢，管理人員配備不足，人員結構老化，多是兼職而非專職人員。檔案管理人員欠缺信息化培訓，專業化技能和管理思維方式跟不上檔案信息化建設腳步，在管理過程中，無法認識到信息化技術對于檔案工作的意義，對檔案工作的重要性缺少必要的認知，本身工作積極性及服務意識不強，導致檔案信息化系統利用率不高，嚴重阻礙了科研院所檔案信息化建設步伐，無法將檔案信息化作用充分發揮出來。

（三）檔案信息化資源滯后。科研檔案資源內容豐富，是科研院所研究成果的重要財富。信息化資源共享則是科研檔案信息資源開發與利用的重點保障。可就目前各科研單位信息化建設情況來看，科研檔案信息化資源嚴重滯后，在實際工作中，各部門呈現被動狀態，長期以來缺乏信息協調溝通渠道，資源共享觀念淡薄，檔案管理工作仍處于封閉狀態，導致檔案信息化作用無法得到充分發揮，科研信息化建設成效大打折扣。

四、科研院所檔案信息化建設的策略

科研院所想在科研成果方面取得重大突破，必須將檔案信息化作為一項強基工程，建立完善的檔案管理服務體系，將檔案管理模式與信息化建設有機融合起來。

（一）加大信息化建設資金投入。科研院所檔案信息化建設事業想取得良好的成效，必須有充足的資金提供基礎保障。為此，各大科研院所要結合當前單位的檔案信息化工作需求，對現有的科研管理資金進行合理配置，每年投入一定的資金用于檔案信息化工作的開展，以保證資金投入和檔案信息化建設目標任務相適宜。一是加大對檔案信息化建設工作的硬件投入。不僅要對檔案室配備的計算機、服務器及存儲設備進行及時更新換代，更要根據實際工作需求購置先進的檔案管理設備，使檔案向信息化建設轉化。二是加大對檔案信息化建設工作軟件的投入。不僅要對檔案數據庫進行更新和維護，還要加強自主開發與改進，加快檔案信息的處理速度，使之更加符合科研院所檔案管理工作的開展。

（二）加強信息人才隊伍的培養。在信息化高速發展的時代背景下，傳統的檔案管理人才已遠遠跟不上信息化發展的腳步，培養高素質的檔案管理人才隊伍顯得至關重要。首先，科研院所領導在檔案信息化建設過程中，要把培養檔案人才隊伍作為重中之重的工作，積極引進高素質專業人才，讓更多具有扎實理論知識的專業人才補充到檔案工作隊伍中來。其次，要定期開展檔案專業技術人員繼續教育業務培訓、信息技術專業知識講座，通過理論與實際相結合的方法，提高檔案管理人員的服務意識及服務技術，大力培養精通計算機和網絡技術等綜合業務水平的專業人才隊伍，促進檔案信息化建設工作有序開展。

（三）強化檔案信息資源建設。科研院所一定要依托信息技術手段，不斷加大科研檔案信息資源的綜合利用力度，滿足科研單位發展的迫切需要。科研單位必須加快檔案信息化網絡建設步伐，充分運用現代化信息技術和網絡技術，將數字化的各類檔案信息資源融合共享為一體，實現檔案信息化在線查閱與利用，更為直觀地將信息資源展現出來，使其不再受時間、空間等多方面因素的影響，為科研院所的發展提供寶貴的信息支撐。除此之外，還應不斷改進和完善網絡基礎設施，在現有的基礎上優化軟硬件系統，通過優化信息化系統來保存與利用檔案，將檔案信息化工作推向一個新平臺，不斷提升檔案服務效率。

五、結語

綜上所述，檔案信息化是新世紀檔案事業從傳統管理模式走向現代化管理的重要環節。在信息化技術不斷發展的今天，科研院所檔案信息化建設工作勢在必行，效益明顯，前途光明，但同時面臨著一系列現實困難與挑戰。只有研究制訂科學的信息化建設策略來加強各方面技術保障，將其與科研院所各項管理工作有效銜接起來，真正實現檔案信息資源社會共享，以最大限度激發檔案信息化建設的實際作用與價值，才能把檔案信息化建設推向更高的層次。