精細化管理在高校辦公室行政工作中的應(yīng)用分析

文/北京科技大學(xué)保衛(wèi)處 劉萍

近些年，隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展水平的不斷提高，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，高等教育的快速發(fā)展對高校內(nèi)部管理模式的整合和創(chuàng)新提出了新要求。高校辦公室作為高校重要的“窗口”和“門面”，負責(zé)對外、對內(nèi)的聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)，起著樞紐作用。因而，提高辦公室工作效率，事關(guān)高校管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、高校辦公室行政工作精細化管理的重要性

精細化管理最早是科學(xué)管理之父泰勒管理企業(yè)時采取的一種模式，因其效果顯著，應(yīng)用范圍愈加廣泛，內(nèi)涵也越來越豐富，逐漸變成一種理念、一種文化。精細化管理是傳統(tǒng)常規(guī)管理的深入，也是社會高質(zhì)量發(fā)展的時代產(chǎn)物，目的在于將管理規(guī)范化、具體化、明確化、科學(xué)化，讓每一位管理者專崗專職、盡職盡責(zé)，以此使管理內(nèi)部及相關(guān)聯(lián)的組織機構(gòu)精密配合與協(xié)作，提升執(zhí)行力，讓戰(zhàn)略規(guī)劃有效貫徹到每個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)精細化管理的功能與作用。進入新時代，高等教育快速發(fā)展，為統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，作為發(fā)揮著上傳下達、督查督辦作用的高校辦公室，應(yīng)將精細化管理方式引入行政管理的各個方面，以此妥善解決行政管理中已有的問題，如責(zé)權(quán)模糊、管理混亂等，為工作順利推進提供保障。

精細化管理改變了傳統(tǒng)粗放型的工作方式，讓辦公室工作有章可循、有據(jù)可依，確保各項工作可追溯、可追責(zé)，使工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展；精細化管理明確了工作重點，理清了工作流程，打破了工作人員之間的信息壁壘，能有效地避免傳達出錯，使其銜接配合更加順暢，處理效率明顯提升；精細化管理堅持“以人為本”，能給予工作人員人文關(guān)懷，充分調(diào)動其工作的積極性和主觀能動性，使其充分挖掘自身潛能，將個人價值追求融入事業(yè)之中，高質(zhì)高效地完成本職工作。同時，精細化管理還能加深工作人員彼此間的信賴感，增強部門內(nèi)部凝聚力，促使辦公室行政管理工作高效運行。

二、高校辦公室行政工作現(xiàn)存的問題

（一）辦公室職能不清晰。伴隨著高校的不斷擴招，高校辦公室行政管理工作業(yè)務(wù)范圍不斷擴展，新業(yè)務(wù)的加入打亂了原有的辦公室職能與目標(biāo)，如果職責(zé)劃分不清，或沒有明確的指標(biāo)，很容易導(dǎo)致工作人員工作時因認知、想法不同而出現(xiàn)偏差，造成不必要的人力資源浪費，嚴重的可能需花費更多的時間與精力去彌補。

（二）辦公室行政管理人員整體素質(zhì)有待提升。思想是行動的指南和動力，因各種原因，有的辦公室行政管理人員沒有與時俱進，思想沒有跟上新時代步伐。例如，有的工作人員思想政治意識薄弱，缺少良好的政治素養(yǎng)，對工作的重要性認識不足，導(dǎo)致工作缺少方向性；辦公室行政管理工作的本質(zhì)是為了推動科研和教學(xué)順利進行，為教師和學(xué)生提供匹配的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，所以工作人員應(yīng)端正態(tài)度，積極辦事不拖沓。但是，個別工作人員服務(wù)意識淡薄，無法很好地滿足教師或?qū)W生的需求，導(dǎo)致辦公室整體形象較差，影響對外聲譽。如遇到學(xué)生咨詢時，有的工作人員態(tài)度較生硬，或處理問題時推諉扯皮。另外，工作人員自身的綜合素質(zhì)事關(guān)業(yè)務(wù)能力，是教師和學(xué)生衡量其服務(wù)質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)，但辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)水平參差不齊，有的溝通能力較弱，有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識掌握不精深，有的隨機應(yīng)變能力較差。因此，提升辦公室行政管理人員的整體素質(zhì)是不可或缺的。

（三）工作中電子化、數(shù)字化存在一定的問題。移動互聯(lián)技術(shù)不斷地發(fā)展，衍生出各種各樣的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品，深刻影響著人們的生活、工作方式。現(xiàn)代化設(shè)備在高校辦公室行政管理工作中扮演著重要的角色，受工作性質(zhì)和工作內(nèi)容等因素的影響，辦公室的工作量大且繁瑣，現(xiàn)代化設(shè)備或系統(tǒng)軟件能優(yōu)化工作的流程，使工作變得更加簡潔，不僅降低了人力成本，還提升了工作的準(zhǔn)確性，盡可能避免了因人為操作出現(xiàn)的差錯。但實際工作中，電子化、數(shù)字化仍存在一定的問題：有的工作人員信息化意識較弱，導(dǎo)致現(xiàn)代化設(shè)備利用率較低，只停留在文件處理、傳輸、留檔保存上；有的工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力不足，系統(tǒng)軟件操作不熟練。

（四）高校和師生重視程度不高。辦公室工作任務(wù)較繁重、瑣碎，需核查不同類型的文件，高校科學(xué)、高效的管理方法能有效減少重復(fù)性工作，避免工作人員工作過程中產(chǎn)生負面情緒。但個別高校沒有樹立全面管理的大局意識，對辦公室工作人員的管理不夠重視，相應(yīng)管理制度不健全、不嚴密，有的管理手段不規(guī)范、不科學(xué)，導(dǎo)致工作人員主動性不足，仍停留在“經(jīng)驗型”“應(yīng)付檢查型”，難以取得很好的工作成績。辦公室是高校與師生之間溝通的橋梁，是師生維護自身利益的重要途徑，因而與師生的聯(lián)系最為緊密，辦公室工作的開展離不開師生的支持和配合，但個別師生對辦公室工作不了解、不重視，導(dǎo)致配合度較差，很大程度上了影響了辦公室正常工作進度，阻礙了辦公室行政管理的穩(wěn)定發(fā)展。

三、高校辦公室精細化行政管理的策略

（一）強化辦公室工作人員的思想政治意識。辦公室負責(zé)高校大小事務(wù)，工作的內(nèi)涵和外延都很廣，如高校重要會議安排與組織、會議文稿起草、高校政策調(diào)研、教師評比、人事調(diào)動等，因而在高校管理中，辦公室充當(dāng)著參謀助手的角色，發(fā)揮著不可替代的綜合服務(wù)作用，如果工作人員沒有形成正確的思想價值觀，很有可能失去職業(yè)操守，進而影響工作的正常開展。因此，高校辦公室行政工作要想實現(xiàn)精細化運作，強化工作人員的思想政治意識，提高其政治敏銳性是勢在必行的。一方面，高校可以通過APP、公眾號、官網(wǎng)等形式，加強對工作人員思想觀念的教育，通過不斷的理論學(xué)習(xí)，使其構(gòu)建符合社會主義核心價值觀的“三觀”，為其行為選擇和價值判斷作出正確的指導(dǎo)，自覺抵御各種錯誤思想和傾向的干擾，堅守底線，合理應(yīng)對工作中出現(xiàn)的問題或情況。另一方面，為強化學(xué)習(xí)效果，高校可以定期開展紅色文化活動，以參觀紅色文化教育基地、挖掘紅色故事、訪談紅色人物、整理紅色檔案等形式，使工作人員接受精神洗禮，進一步堅定理想信念。另外，高校可以邀請思政教授、知名專家學(xué)者等加入活動，充分發(fā)揮其專業(yè)價值，做好學(xué)習(xí)指導(dǎo)，避免活動流于形式、表面化，真正提高活動的針對性、有效性，為提升工作人員政治素質(zhì)、豐富其精神世界打下良好基礎(chǔ)。

（二）完善行政管理制度。在辦公室行政管理過程中，大部分工作內(nèi)容是可以通過規(guī)章制度解決的常規(guī)性事務(wù)，因而完善的規(guī)章制度能將工作人員從繁冗的日常事務(wù)中解脫出來，集中精力處理特殊事例，切實提高工作質(zhì)量。所以，完善的規(guī)章制度是工作高效運行的前提。

首先，高校應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，參考其他高校的管理條例，健全辦公室日常工作制度，如文件的制發(fā)、公文處理、檔案管理、會議通知及業(yè)務(wù)接待、辦公耗材管理等，確保定崗定責(zé)、權(quán)責(zé)對等，降低工作的隨意性。制訂制度后，辦公室內(nèi)部還應(yīng)做好宣傳工作，確保每一位工作人員了解和掌握工作規(guī)范及行為準(zhǔn)則，各司其職，實現(xiàn)整體功能最大化。同時，督促領(lǐng)導(dǎo)干部做好帶頭示范作用，配合科學(xué)的管理手段，激發(fā)其余工作人員的責(zé)任感和使命感，凝聚強大合力。

其次，借鑒現(xiàn)代化管理理論，優(yōu)化工作流程。清晰明了的工作流程是實施精細化管理的必然要求，辦公室可以根據(jù)現(xiàn)有的人員數(shù)量、人員業(yè)務(wù)水平、崗位職責(zé)等，依據(jù)科學(xué)的管理理念，既使各項工作依流程操作進行，又努力使各環(huán)節(jié)“無縫銜接”，相互配合、相互促進，減少出錯率。為朝著精細化管理的目標(biāo)邁進，高校可以盤活已有的資源，邀請工商管理學(xué)教授、企業(yè)資深的管理專家為工作人員講課，讓他們了解先進的管理思想和經(jīng)驗方法，增加專業(yè)知識儲備，提高工作水平和能力。

再次，健全考核機制。考核機制是促使工作人員提升自身業(yè)務(wù)能力的重要動力，因此，高校應(yīng)基于辦公室各崗位的實際情況，明確合理的考核標(biāo)準(zhǔn)：對于易于量化的工作，設(shè)計量化指標(biāo)；對于主觀性較強的工作，設(shè)計定性指標(biāo)。必要時，充分利用信息系統(tǒng)，人機結(jié)合，以此提高考核標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、可執(zhí)行性，進而實現(xiàn)對工作人員的全面評價。此外，以考核結(jié)果為基礎(chǔ)，完善激勵機制，適當(dāng)營造競爭氛圍，如獎金分配、職務(wù)晉升、工作安排等，將工作人員個人利益與考核結(jié)果相掛鉤，為工作人員努力和奮斗提供方向，使其得到與付出相匹配的回報，推動辦公室工作向“質(zhì)”的方向轉(zhuǎn)變提升。

最后，辦公室行政管理制度制訂、實施、評估應(yīng)是動態(tài)的過程，辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動通過調(diào)查問卷、面對面談話、線上匿名交流等形式，加強與工作人員的交流溝通，獲取制度執(zhí)行后的反饋，對不符合實際情況的制度予以調(diào)整，不僅保障了制度的嚴謹，也切實尊重了工作人員的主體地位，極大增強了工作人員的工作熱情。

（三）加強辦公室行政管理人員隊伍建設(shè)。高校辦公室行政管理精細化建設(shè)，離不開工作人員的參與，高素質(zhì)、高水平的人才隊伍能更好地貫徹和落實精細化管理制度，從整體上發(fā)揮精細化管理的效應(yīng)。

首先，為提升工作人員的整體素質(zhì)，辦公室在選拔人才時，應(yīng)優(yōu)先選擇相關(guān)專業(yè)畢業(yè)或從業(yè)經(jīng)驗豐富的人才，這樣能更好、更快地適應(yīng)工作環(huán)境、崗位要求、工作節(jié)奏，降低培養(yǎng)難度。

其次，對工作人員定期開展培訓(xùn)，優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。一方面，培訓(xùn)能提升新員工的業(yè)務(wù)能力，使其更好地勝任工作，提高工作的滿足感和成就感，進而穩(wěn)定人才隊伍建設(shè)，保證人才可持續(xù)輸出；另一方面，培訓(xùn)能提升老員工的綜合能力，使其樹立終身學(xué)習(xí)意識，不斷精進，持續(xù)修煉，以此提升自身管理水平。

最后，營造良好的工作氛圍。環(huán)境因素對工作人員的成長發(fā)展至關(guān)重要，良好的工作氛圍能推動辦公室工作人員整體進步。一方面，辦公室可以借助老帶新制度，為新老員工交流溝通創(chuàng)造機會，使新員工更快地融入集體，讓其愿意表現(xiàn)自己；另一方面，辦公室可以組織分享交流會，讓優(yōu)秀員工分享自己的心得體會與經(jīng)驗，為其他員工提供借鑒和參考，通過互學(xué)互促，有效解決工作中遇到的難題。與此同時，辦公室還可以組織團建活動，如戶外拓展訓(xùn)練、近郊區(qū)休閑游等，讓工作人員在釋放壓力、舒緩情緒、陶冶情操時，增加對彼此的了解，提升信賴感，為營造和諧溫馨的工作氛圍奠定基礎(chǔ)。

（四）強化服務(wù)意識。辦公室作為承上啟下，傳遞信息的中間機構(gòu)，是高校正常運轉(zhuǎn)的紐帶。首先，辦公室行政管理應(yīng)健全服務(wù)職能，將管理目標(biāo)明確化、精細化，立足高校長遠發(fā)展的角度，厘清目標(biāo)輕重、主次。其次，工作人員應(yīng)把被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，利用線上、線下不同的形式，積極主動聽取師生和其他職能部門的意見和建議，正視工作的不足，制訂改進措施，充分發(fā)揮參謀助手的作用，確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，以人民群眾滿意來回應(yīng)人民群眾關(guān)切的問題。最后，工作人員應(yīng)提升服務(wù)水平，能以積極情緒面對師生或其他職能部門的訴求，秉持盡職盡責(zé)、公平公正的態(tài)度去解決問題，提高他們對辦公室工作的滿意度，塑造部門優(yōu)質(zhì)服務(wù)的新形象，為后續(xù)工作打好情感基礎(chǔ)。

（五）強化內(nèi)部溝通。辦公室精細化管理工作的推進需加強不同部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，在溝通過程中，辦公室工作人員應(yīng)注重運用多種方式，促使各方面達成共識。例如，在遵循規(guī)章制度的前提下，具體問題具體分析，根據(jù)情況變化靈活調(diào)整，充分發(fā)揮其他職能部門的作用。日常工作中，加強與其他職能部門的聯(lián)系，掌握其主要負責(zé)人、工作人員、工作內(nèi)容、工作流程等信息，便于跨部門協(xié)調(diào)、合作時實現(xiàn)精準(zhǔn)對接，確保工作的時效化、有序化。在師生層面，辦公室可以聯(lián)合學(xué)生會、社團組織借助校內(nèi)宣傳欄、廣播、公眾號、短視頻等形式加強宣傳，通過活動，加深師生對辦公室行政管理工作內(nèi)容、重要性的認識，打破認知模糊，使其日后主動配合辦公室工作，避免沖突。

（六）樹立現(xiàn)代意識，實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化是提升辦公效率的重要舉措，辦公室應(yīng)充分利用高校投入的資金，引入辦公自動化系統(tǒng)，強化硬件和軟件建設(shè)，推動辦公室工作數(shù)字化建設(shè)，既實現(xiàn)了各項管理資源的整合，節(jié)約了時間、人力、物力，優(yōu)化了資源配置，還能提高辦公效率，使工作有條不紊展開。在此過程中，工作人員可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，提升自身信息技術(shù)水平，以滿足工作需求。在時間、人力充裕的情況下，辦公室可以將過往高校重要文件電子化，如重大決策、年度報告、學(xué)校大事記等，確保高校行政工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室是高校的重要組成部門，工作中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都有可能影響高校正常運行。因此，高校應(yīng)在精細化理念的指導(dǎo)下，優(yōu)化辦公室行政管理工作，通過強化工作人員思想意識、提升工作人員綜合素質(zhì)、完善規(guī)章制度、構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)等措施，切實提升辦公室行政管理的實效性，能更好地服務(wù)廣大師生，推動高校健康發(fā)展。