加強水務檔案管理的實踐分析

楊紅英

摘 要：檔案管理屬于單位各項管理工作的關鍵一環，不僅影響到水務工作有序開展，還對水務基礎設施建設以及縣域經濟發展具有非常重要的現實意義。新時代，國家治理體系及治理能力日益提升，檔案工作漸漸從幕后走到了臺前，正處于“檔案管理”變革為“檔案治理”的關鍵時期。因此，水務機構必須嚴格遵循檔案管理相關規定，構建更加完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作可以為水務工作提供更多助力。基于此，本文重點分析了現階段水務檔案管理工作中的突出問題，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：水務檔案；管理：分析

引言

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提到，新發展階段我們應貫徹執行新發展理念，致力于構建新發展格局，以高質量發展為核心，積極構建檔案管理體系、利用體系、安全體系等，加快檔案信息化發展，使檔案工作日益現代化。在這一形勢下，水務行業應解放思想，積極創新，找準檔案管理定位，有的放矢地開展各項管理工作，探尋有效的管理新路徑。水務檔案管理是水務工作的重點，也應該做到與時俱進。尤其是檔案信息化建設進程的加快，基礎建設數字化要求越來越高，針對檔案收集、保管等方面提出了更高的技術要求及專業化管理規定。基于此，怎樣加強水務檔案管理工作，提高水務檔案管理水平，是目前水務機構重點研究的課題。

一、水務檔案的價值

水務工作點多面廣，涉及城鄉經濟方方面面，覆蓋工業、農業、服務業和建筑業等各行業，水務檔案作為水務活動真實、全面的記錄，指導價值顯著，可為水務部門戰略計劃、執法活動等提供所需的信息。在水務工作相關業務中，水務檔案可為領導決策提供所需信息。作為水務工作的第一手資料，水務檔案科研價值顯著，通過深入研究與分析水務檔案，可獲得更關鍵、更重要的科研成果。同時，在水務部門科學規劃、成本控制和生態保護等方面，水務檔案提供了重要的借鑒，經濟價值顯著，能夠為社會創造更多經濟效益。在人類生存與發展中，水資源尤為必要，為了能夠可持續、科學合理地利用水資源，需使用到水務檔案相關資料，以此為重要依據，科學配置水資源結構，積極迎合社會用水所需。

二、水務檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏健全的資料收集、整理、歸檔制度

水務檔案材料通常情況下是在水務系統工程建設過程中逐漸形成的，不管是檔案材料的收集、整理或立卷歸檔，都應當融入工程建設的整個流程中，所以，對不同時期的檔案材料實施全面、準確的收集歸檔，是檔案工作人員必須履行的職責。為確保上述工作目標順利實現，應當依據更加完善的檔案管理制度，而基于現階段的具體情況而言，在水務系統工程檔案管理相關的參建單位和項目法人之間很容易出現聯系不緊密、責任模糊等問題，造成相關檔案無法第一時間全面、準確地收集歸檔，從本質上來說是因為沒有構建完善的檔案收集、整理以及歸檔制度。

2.水務檔案資料整理工作缺少統一指導

水務行政主管部門應當積極投身于工程項目的建設管理中來，雖然其內部設置了檔案室，但僅僅是對內部檔案材料予以整理，并沒有對水務系統工程檔案實施指導與監督，造成水務檔案整理工作沒有科學、有效的指引，不能夠實現統一驗收，在很大程度上制約了管理工作的開展。

3.水務檔案資源利用效率有待提高

結束項目資料收集工作之后應當對收集到的各類材料實施加工處理，最終得到系統性的檔案資源，尤其是要重視檢索工具的設置，以促進檔案開發利用效率不斷提高。但是，現階段的管理工作并未對水務檔案實施合理分類，僅僅是直接存放于檔案室中。因為檢索方式陳舊，水務檔案查閱利用便捷性不高，無法充分發揮其利用價值。由于水務檔案有極強的專業性，涉及諸多專業和類別，若不能夠對其實施合理加工編輯，在后期查閱利用時會面臨很大的困難，不但會導致資源浪費，而且在發生問題后還不能夠通過水務檔案來準確劃分責任。

三、加強水務檔案管理的有效方法

1.完善檔案管理體制

新時代，水務單位應高度重視檔案管理，革新管理思維，立足于實際工作所需，建立健全水務檔案管理系統，集中、統一管理水務檔案。首先，設置專門的檔案管理部門，集中統籌負責檔案管理工作，并對其他部門檔案管理工作展開全面、專業及科學的指導，提高檔案管理水平。安排專業人員管理檔案，確保管理具有科學性，規范、標準地開展檔案資料的收集、整理與歸檔等各個工作環節，形成全方位、多層次的檔案管理體系，切實提高單位整體檔案管理水平。其次，合理劃分檔案管理責任，明確具體的管理職責，增強人員責任意識，確保各項管理制度能夠真正落到實處。領導及工作人員應意識到水務檔案管理的必要性，注重人員管理，制定科學合理、規范的檔案管理流程，細致地審核與識別檔案。定期檢查檔案，針對所發現的問題應當及時整改，并對發現的檔案安全問題及時采取補救措施。最后，水務檔案管理人員應意識到水務檔案管理的意義，更新管理思想，與時俱進，基于新時代水務檔案管理各種需求，逐漸形成先進的管理思維，并在日常工作中積極發揮主觀能動性。

2.優化檔案管理模式

目前，水務機構現代化、信息化發展趨勢明顯，對此，水務檔案管理模式也應積極調整與創新，促使其能夠更好地適應水務發展形勢，切實發揮自身價值，助力水務事業穩定發展。因此，水務機構領導應高度重視檔案管理工作，制定與實施科學、合理的檔案管理制度和嚴格的獎懲措施，安排專人負責督導檢查，并配備專兼職檔案人員，統一負責各門類、各載體的檔案資料的管理。同時，檔案管理工作各環節應密切相連，各部門積極溝通與交流，有利于更高效地收集與整理檔案資料，也可根據實際情況開展分階段式、追蹤式收集，確保所收集的資料全面、真實。收集完資料，應根據相關文件要求規范化整理與分析檔案資料，并基于分類標準科學歸檔與立卷，便于后期高效率查找與利用檔案資料，充分發揮檔案資料的價值。檔案管理人員需重點掌握檔案管理各環節的關鍵點，抓住管理核心，細化分類與處理重要文件，深入挖掘其價值。配置適宜檔案保管的庫房，配齊相關設備設施，根據檔案載體的不同要求存儲和保管檔案，定期清點檔案數量，檢查檔案保管狀況，做好檔案防火、防盜、防紫外線、防蟲害、防水、防潮、防塵、防高溫和防污染等防護工作，發現問題及時處理，確保檔案的安全。

3.加大投入力度，完善設備設施配置

增加檔案室業務用房，設立檔案查閱室、檔案專用庫房、檔案管理人員辦公室。同時，多渠道爭取投入資金購買檔案室所需設備設施，檔案庫房應嚴格按照“防治結合”的原則配備智能密集架、文件柜、防磁柜、微型消防柜、溫濕度計、煙霧感應器、水噴淋系統、攝像頭和二氧化碳滅火器等設備設施，保障檔案資料安全存放。檔案管理人員辦公室增設碎紙機、裝訂機等必備設施，確保辦公環境整潔，檔案安全存放。

4.全面整理歸檔，提高規范化水平

首先，統一標準，集中檢查。水務機構檔案管理人員要充分認識檔案整理的重要性，根據檔案管理規章制度對水務檔案實施全方位篩查，對檔案面簽、封面統一打印，嚴格執行檔案管理標準，保證檔案管理工作規范化開展。其次，統一排序，集中整理。根據收發資料的時間以及具體內容，按照類型編序，規范制作目錄索引，根據順序實施整理并編輯入庫，認真對待檔案收集、整理以及歸檔的各個流程，保證水務檔案能夠全面、準確地展開收集分類。與此同時，要積極和各部門展開溝通交流，明確各類檔案文件的真正來源與具體內容，提升檔案材料的全面性和真實性。還需要第一時間登記文件，實時監管文件處理工作，確保水務檔案材料能夠及時歸檔，按照規范流程做好相關工作后對水務檔案實施排列編碼，為后續的查閱使用帶來有力保障。最后，統一梳理，集中保管。根據《歸檔文件整理規則》的規定要求，充分聯系各部門具體工作，結合水務部門行政、黨務等收發文的具體內容展開深入研究，按照歸檔文件材料的實際價值，合理確定檔案文件的保存期限，隨后統一實施分類整理并制作好檔案目錄，裝訂后編號歸檔，確保水務檔案規范歸檔。

5.加強業務培訓，提高業務素質

水務檔案材料包含諸多業務內容，也表現出極強專業化的特征，水務檔案管理既是一項業務性的管理工作，又是一項技術性的操作工作，對檔案工作人員素質要求極高。因此，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質和業務能力，應當通過強化業務指導培訓，不斷提高檔案人員的工作能力與專業水平。可采取“請進來，走出去”的方式，邀請行業內專家開展檔案知識培訓講座，指導其學習檔案管理工作先進經驗，傳授檔案業務實操技術，培訓具體內容不單要包含檔案材料的收集、整理、歸檔等專業知識，還應重視文書擬稿、印制等相關發文規范，通過培訓使檔案管理人員熟練掌握工作方法與技巧，嚴格遵循檔案管理相關規章制度。

6.推進數字化建設，提高管理能力

隨著信息時代的到來，紙質檔案逐漸向數字檔案進行轉變屬于必然。現階段，水務機構在檔案管理的過程中，對數字化管理的重視度不夠，導致工作存在脫節的情況，依然沿用著傳統紙質檔案的管理方式，或者只是簡單地對檔案展開數字化處理，未構建專門的檔案管理系統，在線使用與管理功能不完善。對此，要想促進檔案管理工作質量的提高，并確保各項工作的有序進行，必須重視數字化建設。水務機構要把檔案管理信息化建設當成是智慧水務建設工作中的重要任務，要開展好學習調研活動，積極組織專題會議，盡快打造數字檔案室。借助水務檔案管理數字化建設，銜接公文辦理系統，不斷拓寬檔案材料的來源渠道，實現數據信息的有效傳輸共享，電子文件歸檔及時、快速。另外，因為互聯網存在開放性強的特點，使得檔案數字化管理可能會遭受部分風險，檔案管理部門需要做好網絡安全防護措施，定期更新防火墻軟件，并對數據展開備份與加密，避免遭受網絡黑客與病毒的攻擊。

7.建立健全監督體系，提高管理規范度

水務檔案管理部門和上級主管部門之間需要建立上下聯動的管理監督體系，展現出監督指導職能，通過定期或是不定期的方式，對水務檔案行政與業務管理展開全面的監督檢查，促進水務檔案工作意識的提高，落實水務檔案管理問責機制，實現檔案管理工作的規范化開展。同時，水務機構需要結合《檔案管理工作條例》提出的相關要求，制定與水務工作特點相符的檔案管理制度，秉承“真抓、嚴抓、常抓”的原則，實現全程監督檢查，制定完善的檔案工作責任追究制度。在優化水務檔案管理的過程中，需要將重點放在標準化、規范化管理上，防止人為因素對檔案形成干擾與破壞。針對水務檔案材料的形成、整理、歸檔、流轉及運用等相關環節，運用具有標準化、規范化特點的管理模式，合理使用各類現代信息技術，如圖像分類技術、海量數據存儲技術以及智能檢索技術等，通過特定程序固化水務檔案管理中的流程化操作，即審核、登記和流轉等，以此讓水務檔案更具規范性、嚴謹性。為了能夠解決水務檔案管理過程中存在的檔案完整性差，出現檔案遺漏、遺失等問題，水務機構需做到齊抓共管，嚴肅責任追究。另外，水務機構應結合專項審核中發現的各類問題，構建規范的檔案管理長效考核機制，將“嚴建、嚴管、嚴用”等作為立足點，優化水務檔案管理環境。

8.加強檔案宣傳，提高利用力度

堅持常態化走出單位，組織更加多元化的宣傳活動，進一步拓展檔案材料的利用范圍，促進檔案意識不斷增強，讓人們更加科學有效地運用檔案。或者選擇國際檔案日印發《檔案利用服務手冊》等方式，設計制作展板，借助電視、廣播、新媒體等不同途徑做好宣傳工作，介紹水務檔案管理過程中取得的成績，讓越來越多的人真正了解自己擁有依法利用檔案的權利。同時，利用室藏檔案資料編輯《水務志》《水務全宗指南》等材料，有效記錄單位組織機構沿革、領導簡介和大事記。另外，為方便查找利用，數字化掃描文書檔案，檔案室編制適用的檢索工具和參考資料，全部檔案目錄實現計算機檢索。建立高效、快捷的檔案查閱和借閱機制，對項目設計、工程建設以及竣工驗收等方面需要的檔案資料，能夠第一時間提供查閱和利用，有效服務水務工作。同時，還可以籌辦水務史展，通過圖片、文字和實物集中展現水務發展成就，宣傳水務工作。

四、結語

作為一種重要的信息資源，水務檔案可體現出水務工作的必要性與價值。在水務工作中，水務檔案管理必不可少，應認識到水務檔案管理的重要性，在實際工作中做好各類水務檔案材料的收集、整理以及歸檔工作，建立統一的檔案管理模式，提升檔案管理水平，加強信息化建設，深層次挖掘水務檔案價值，促使其在水務事業發展中發光發亮。

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（作者單位：濟南市水務服務中心）