科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的突破方向與路徑探析

孟理靜

摘 要：科技檔案是科研成果的重要組成部分，具有保障科技成果可追溯性、保密性和知識積累等重要作用。隨著科技的不斷發(fā)展和進步，科技檔案的管理模式也需要不斷創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，以滿足新時代科技創(chuàng)新發(fā)展的需要。本文旨在探討科研院所科技檔案管理模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型方向和路徑，為科技檔案管理模式的創(chuàng)新和提升提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；創(chuàng)新轉(zhuǎn)型；路徑

科研院所是我國創(chuàng)新體系的重要組成部分，其科技檔案管理對于保證科研成果的可追溯性和保密性具有重要意義。然而，傳統(tǒng)科技檔案管理模式面臨著數(shù)字化程度低、知識管理和共享不足、服務(wù)質(zhì)量和效率不高以及相關(guān)方參與度不足等問題。因此，為了提高科技檔案管理的水平和效率，需要開展創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。

一、科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的突破方向

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為各行業(yè)、各領(lǐng)域的必然趨勢。對于科研院所科技檔案管理而言，數(shù)字化轉(zhuǎn)型同樣具有重要意義。首先，數(shù)字化管理可以提高管理效率和精度。傳統(tǒng)的手工記錄管理方式容易出現(xiàn)漏洞和錯誤，而數(shù)字化管理可以避免這些問題。通過數(shù)字化記錄和管理，科研院所可以實現(xiàn)快速、準確的信息采集和處理，進而提高科技檔案管理的效率和精度。其次，數(shù)字化管理可以提升檔案信息的安全性和可靠性，數(shù)字化管理可以實現(xiàn)多重備份和實時同步，保證科技檔案的安全性和可靠性，數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)權(quán)限控制和審計跟蹤，避免敏感信息被泄露和誤操作。此外，數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)科技檔案信息的共享和交流。同領(lǐng)域和交叉學(xué)科之間的科技檔案信息交流和共享有助于加強科技創(chuàng)新的協(xié)同和跨領(lǐng)域合作。因此，科研院所科技檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是一個必要而又迫切的需求，科研院所應(yīng)當通過信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)科技檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高科技創(chuàng)新的質(zhì)量和效率。

2.知識管理與共享

在快速發(fā)展的知識經(jīng)濟時代，知識管理和共享已成為科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的重要方向。知識管理是將知識資源進行有效整合、應(yīng)用和管理，以實現(xiàn)知識的高效利用和創(chuàng)新。知識共享是將不同領(lǐng)域、組織、地區(qū)和文化背景等之間的知識資源開展跨界、協(xié)同和共享，以促進創(chuàng)新和發(fā)展。科研院所擁有大量的科技信息和知識，但由于傳統(tǒng)的管理方式和技術(shù)手段的限制，這些信息和知識難以有效地整合和應(yīng)用，導(dǎo)致科研工作效率低下和創(chuàng)新能力不足，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和全球化趨勢，科技創(chuàng)新已經(jīng)成為競爭的重要因素。科研院所需要通過知識管理和共享，促進科技創(chuàng)新的跨領(lǐng)域和跨界合作，增強科研院所的核心競爭力。建立科技檔案管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化管理存儲科技信息和知識，實現(xiàn)知識的跨領(lǐng)域協(xié)同和共享；建立知識共享平臺，為科研院所內(nèi)部和組織之間的科技信息和知識共享提供便利和支持，推行知識共享文化，通過各種途徑宣傳知識共享的理念和價值觀，提高科研人員對知識共享的認識和意識，加強知識共享的交流與合作，通過開展科技信息和知識的交流與合作，促進不同領(lǐng)域之間的科技創(chuàng)新。總之，知識管理與共享是科技檔案管理模式創(chuàng)新轉(zhuǎn)型中的重要方向之一，科研院所需要加強對知識管理與共享的重視，建立科技檔案管理系統(tǒng)、知識共享平臺等技術(shù)支持體系，推行知識共享文化，加強知識共享的交流與合作，實現(xiàn)科技創(chuàng)新的高效和優(yōu)質(zhì)。

3.服務(wù)質(zhì)量與效率提升

科研院所科技檔案管理是科學(xué)研究的重要組成部分，記錄了科技創(chuàng)新的歷程和成果，對于科研人員的日常工作以及科技創(chuàng)新的推進具有至關(guān)重要的作用。然而，傳統(tǒng)的科技檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當前科技創(chuàng)新的需求，需要展開創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，提升服務(wù)質(zhì)量與效率是科技檔案管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的重要突破方向。

首先，提升服務(wù)質(zhì)量與效率可以加速科技創(chuàng)新進程。科技創(chuàng)新需要有良好的檔案管理支撐，以便科研人員可以更快地查閱、利用和共享科技成果，避免重復(fù)研究，提高科研效率和創(chuàng)新水平。而高效的科技檔案管理需要具備先進的信息技術(shù)手段和規(guī)范的管理流程以及專業(yè)的服務(wù)團隊。科研院所應(yīng)該通過推行數(shù)字化科技檔案管理系統(tǒng)、實施全流程信息化管理、建設(shè)專業(yè)化的科技檔案管理服務(wù)團隊等手段，全面提升服務(wù)質(zhì)量與效率，為科技創(chuàng)新提供強有力的支持。

其次，提升服務(wù)質(zhì)量與效率可以提高科研成果的可信度和透明度。科技檔案管理是科研成果的記錄和證明，如果科技檔案管理不規(guī)范，就會影響科研成果的真實性和可靠性。而高質(zhì)量的科技檔案管理需要規(guī)范的管理制度和流程，準確、全面地記錄科研成果的每一個環(huán)節(jié)，以確保科研成果的可信度和透明度。此外，提高科技檔案管理的效率也可以及時、準確地反饋科研成果的進展和成果，便于科研人員之間的交流和合作。

最后，提升服務(wù)質(zhì)量與效率可以提高科研人員的工作效率和生產(chǎn)力。科研人員需要花費大量的時間和精力開展科研工作，如果科技檔案管理不夠高效，就會浪費他們寶貴的時間和精力。而高效的科技檔案管理可以讓科研人員更加便捷地查找和利用科技成果，減少科研人員在科技檔案管理方面的工作量，提高他們的工作效率和生產(chǎn)力。總之，提升服務(wù)質(zhì)量與效率是科研院所科技檔案管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的重要方向之一，需要科研院所加強管理、推進技術(shù)創(chuàng)新、注重人才培養(yǎng)，與用戶保持良好溝通等多方面的努力，以提高科技檔案管理水平，更好地服務(wù)于科學(xué)研究和社會發(fā)展。

二、科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新路徑

1.建立數(shù)字檔案庫和數(shù)字化管理系統(tǒng)

科研院所的科技檔案管理是保證科研機構(gòu)持續(xù)發(fā)展和提升科技成果轉(zhuǎn)化能力的重要保障。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著周期長、易丟失、難查閱和數(shù)據(jù)不便捷共享等問題。因此，建立數(shù)字檔案庫和數(shù)字化管理系統(tǒng)已成為科研院所科技檔案管理的趨勢。建立數(shù)字檔案庫和數(shù)字化管理系統(tǒng)需要采取一系列的具體措施。例如，制定數(shù)字化管理方案，明確數(shù)字化管理的目的、內(nèi)容、范圍和實現(xiàn)方式，確定相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備以及實施計劃和時間表，考慮數(shù)字檔案的安全和保密問題，制定相應(yīng)的保密措施和安全管理制度。

對紙質(zhì)檔案展開數(shù)字化處理，采用掃描或拍照的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，以便于數(shù)字化管理和共享，對于大量的數(shù)據(jù)或研究成果，需要采用數(shù)字化錄入的方式，將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。同時，建立數(shù)字檔案庫，歸檔和分類數(shù)字檔案，建立檔案索引，以便于檢索和查閱。數(shù)字檔案庫可以采用云存儲的方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和備份。此外，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的管理、共享、查詢、借閱和歸還等功能。數(shù)字化管理系統(tǒng)可以采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)或檔案管理軟件實現(xiàn)，并具備數(shù)據(jù)安全性和備份機制。因此，建立數(shù)字檔案庫和數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以有效提高科研院所的檔案管理效率和科技成果轉(zhuǎn)化能力，為科技創(chuàng)新和科研成果的推廣提供更好的保障。

2.采用知識管理工具，建立知識庫和技術(shù)共享平臺

科研院所的科技檔案管理模式創(chuàng)新路徑還包括采用知識管理工具，建立知識庫和技術(shù)共享平臺，這種創(chuàng)新方式能夠有效提升科研院所的知識管理能力和技術(shù)創(chuàng)新能力，實現(xiàn)知識的共享、傳播和創(chuàng)新。知識庫可以包括科研成果、專利技術(shù)、技術(shù)文獻、會議論文、科研報告和經(jīng)驗教訓(xùn)等各類知識資料。建立知識庫的關(guān)鍵是選擇合適的知識管理工具，如專業(yè)的文獻檢索和管理軟件、知識管理平臺、數(shù)字圖書館等，以便于對知識資料的存儲、管理、檢索和分享。技術(shù)共享平臺可以促進科研院所內(nèi)部的技術(shù)資源共享，也可以促進科研院所與外部企業(yè)、研究機構(gòu)之間的技術(shù)合作和創(chuàng)新。建立技術(shù)共享平臺需要選擇合適的技術(shù)平臺和軟件，并需要制定相應(yīng)的技術(shù)管理制度，包括技術(shù)發(fā)布、技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)評價等，以便于實現(xiàn)技術(shù)的共享、傳播和創(chuàng)新。

采用知識管理工具需要建立專業(yè)的知識管理團隊，提高科研院所的知識管理和信息化水平。知識管理團隊需要具備專業(yè)的知識管理知識和技能，能夠有效協(xié)調(diào)科研院所內(nèi)部的知識資源和技術(shù)資源，促進知識的共享和創(chuàng)新。建立知識庫和技術(shù)共享平臺需要制定相應(yīng)的政策和措施，包括知識產(chǎn)權(quán)保護、知識共享機制以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓制度等，需要加強知識產(chǎn)權(quán)的管理和保護，以便于保障科研院所的知識產(chǎn)權(quán)和技術(shù)創(chuàng)新權(quán)益。因此，采用知識管理工具，建立知識庫和技術(shù)共享平臺是科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要方式，能夠提高科研院所的知識管理能力和技術(shù)創(chuàng)新能力，實現(xiàn)知識的共享、傳播和創(chuàng)新。

3.利用數(shù)字技術(shù)和自動化手段提高效率和減少錯誤率

數(shù)字技術(shù)和自動化手段在科技檔案管理中的應(yīng)用可以從以下兩個角度來探討：

（1）數(shù)字化檔案管理

科研院所擁有大量的科技檔案，記錄了重要的科技研究成果和知識產(chǎn)權(quán)等信息。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在信息檢索不便、易損壞和存儲空間占用大等問題，嚴重制約了科技檔案管理效率和質(zhì)量。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用為科技檔案管理帶來了新的思路和方法。通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，可以實現(xiàn)檔案信息的高效檢索、存儲、傳輸和共享，有效提高了科技檔案管理效率。數(shù)字化檔案可以依托云計算技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程存儲和備份，大幅減少了檔案丟失和損壞的風(fēng)險，提高了檔案管理的安全性和可靠性。此外，數(shù)字化檔案還可以應(yīng)用人工智能技術(shù)展開數(shù)據(jù)挖掘和分析，深度挖掘科技檔案中蘊含的知識價值，提升科研院所的創(chuàng)新能力和競爭力。

（2）自動化流程管理

科技檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)，包括檔案采集、歸檔、檢索、清理和借閱等，每個環(huán)節(jié)都需要投入大量的人力和物力資源，且容易出現(xiàn)管理疏漏、操作失誤等問題，導(dǎo)致管理效率低下、誤差率高。利用自動化手段可以有效提高科技檔案管理效率和減少誤差率。例如，采用智能化的檔案歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動化的檔案存儲和分類，通過自動化的檢索系統(tǒng)可以快速檢索到所需檔案，避免了傳統(tǒng)手工檢索流程中可能出現(xiàn)的信息錯漏等問題。此外，借助自動化流程管理技術(shù)，科技檔案管理人員可以實現(xiàn)對檔案借閱、清理等環(huán)節(jié)的自動化管理，有效避免了人工操作過程中的疏漏和失誤，提高了管理效率和準確性。總之，數(shù)字技術(shù)和自動化手段的應(yīng)用，不僅為科技檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，也為科技院所提供了更加高效、精準的科技檔案管理服務(wù)。

4.加強與業(yè)內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)和團體的合作，建立多元化合作關(guān)系

加強與業(yè)內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)和團體的合作，是科研院所科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要路徑之一。建立科技檔案管理聯(lián)盟，可以促進科研院所之間的合作與交流，共同解決科技檔案管理中的難題。聯(lián)盟可以涵蓋不同領(lǐng)域的科研院所，包括高校、研究機構(gòu)和企業(yè)等，建立以科技檔案管理為核心的多元化合作關(guān)系。聯(lián)盟可以通過共享科技檔案管理經(jīng)驗和資源，共同制定科技檔案管理標準和規(guī)范，提高科技檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，聯(lián)盟可以協(xié)同開展科技檔案管理培訓(xùn)和人才交流，提升科技檔案管理人員的素質(zhì)和能力，推進科技檔案管理的發(fā)展。科技檔案管理與知識產(chǎn)權(quán)保護緊密相連，加強與知識產(chǎn)權(quán)機構(gòu)的合作，可以增強科技檔案管理的法律意識和保護意識。科研院所可以與專業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)機構(gòu)建立合作關(guān)系，協(xié)同開展科技成果申報和知識產(chǎn)權(quán)保護工作，提高科技成果的商業(yè)化和轉(zhuǎn)化效率。知識產(chǎn)權(quán)機構(gòu)可以提供專業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)保護服務(wù)，包括知識產(chǎn)權(quán)申請、權(quán)利維護等方面的支持，為科技檔案管理提供有力保障。

數(shù)字化技術(shù)企業(yè)擁有先進的數(shù)字化技術(shù)和自動化手段，與科研院所合作，可以提供高效的數(shù)字化檔案管理解決方案。科研院所可以選擇與數(shù)字化技術(shù)企業(yè)建立合作關(guān)系，利用數(shù)字化技術(shù)企業(yè)的優(yōu)勢，實現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化、自動化管理。數(shù)字化技術(shù)企業(yè)可以根據(jù)科研院所的具體需求，為其提供定制化的數(shù)字化檔案管理方案，解決科技檔案管理中的瓶頸問題，提高管理效率和準確性。此外，數(shù)字化技術(shù)企業(yè)還可以通過科技檔案管理的實踐，不斷完善數(shù)字化技術(shù)和自動化手段的應(yīng)用，為科研院所提供更加優(yōu)質(zhì)的科技檔案管理服務(wù)。科研院所科技檔案管理是一個非常重要的工作，對于科技創(chuàng)新的推進和科技成果的轉(zhuǎn)化都有著重要的意義。為了提高科技檔案管理的效率和質(zhì)量，需要探索創(chuàng)新的管理模式。其中，加強與業(yè)內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)和團體的合作，建立多元化合作關(guān)系是一個重要的路徑。通過建立科技檔案管理聯(lián)盟、加強與知識產(chǎn)權(quán)機構(gòu)的合作、與數(shù)字化技術(shù)企業(yè)合作等方式，可以促進科研院所之間的交流與合作，提高科技檔案管理的質(zhì)量和效率。這些合作方式都有其獨特的優(yōu)勢和價值，可以為科研院所科技檔案管理工作的開展提供有力支撐，推動科技成果的轉(zhuǎn)化和科技創(chuàng)新的推進。

三、結(jié)束語

科研院所科技檔案管理模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型是當今科技創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化轉(zhuǎn)型、知識管理與共享、服務(wù)質(zhì)量與效率提高、利益相關(guān)方參與度提高是突破方向。建立數(shù)字檔案庫和數(shù)字化管理系統(tǒng)、采用知識管理工具、利用數(shù)字技術(shù)和自動化手段提高效率和減少錯誤率，以及加強與業(yè)內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)和團體的合作是創(chuàng)新路徑。相信這些創(chuàng)新方向和路徑的實施，將有助于提高科技檔案管理的水平，促進科技成果的更好應(yīng)用和推廣，推動科技創(chuàng)新發(fā)展邁上新的臺階。

參考文獻：

[1]沈永平，王 峰，張 亮.科技檔案數(shù)字化管理研究綜述[J].現(xiàn)代情報，2020（12）：63-68.

[2]田一鳴.利用知識管理提升科技檔案管理效率的研究[J]. 情報雜志，2021（4）：54-59.

[3]馬 成，陳 峰，王云濤.基于數(shù)字技術(shù)的科技檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 圖書情報工作，2022（1）：49-54.

[4]王 建，朱海嬌.利益相關(guān)方參與視角下的科技檔案管理創(chuàng)新研究[J].情報學(xué)報，2023，42（1）：108-113.

[5]王欣欣，蔡洪江，徐艷萍.科研院所數(shù)字化科技檔案管理模式研究與實踐.檔案與信息，2020（2）： 28-34.

[6]李小峰，張晶晶.基于云計算的科技檔案數(shù)字化管理研究. 信息與文獻建設(shè)，2021（4）：54-57.

[7]蔣 飛，張 楠、董 志.基于知識管理的科技檔案管理創(chuàng)新研究. 情報雜志，2022（2）：42-48.

（作者單位：中國科學(xué)院遺傳與發(fā)育生物學(xué)研究所 ）