簡述數字化檔案管理在司法行政工作中的運用

唐瑞婷

摘 要：為探究數字化檔案管理模式在司法行政工作中的應用方法，對司法行政檔案數字化管理展開分析，總結數字化管理相較于人工管理的應用優勢、應用要點及難點，最終以問題為導向，分析數字化檔案管理在司法行政工作中的具體應用辦法。只有開發完善的檔案加密系統、自動審核系統和存儲系統等，才能夠充分發揮數字化管理在司法行政檔案管理工作中的優勢，提高檔案管理工作的整體效率。

關鍵詞：加密管理；檔案編制；數字化系統；司法行政檔案；數據庫管理

現階段人工檔案管理工作面臨著檔案信息被泄露、檔案審計不全以及檔案資料遺失等問題，對于各個機關單位的正常運行造成一定威脅。為了有效降低檔案管理工作對司法行政造成的影響，當前，司法行政部門需要采用數字化檔案管理工作模式，代替人工檔案管理開展檔案歸檔、編制以及審查等工作，在提高檔案管理工作效率的同時，優化檔案管理各階段及流程的協調性。

一、數字化檔案管理在司法行政工作中的應用表現及優勢分析

1.數字化系統助力篩選文件資料

某地區為推動檔案管理工作實現信息化，有關部門打造數字化檔案管理系統用于檔案及案卷篩查，保障檔案資料的完整性及歸類準確。從該部門的檔案管理動態信息中可以了解到，數字化管理方式大幅度提高了案卷篩查與調檔的工作效率，如表1所示。相較于2021年檔案管理工作中實施的人工管理工作辦法，2022年采用的數字化檔案管理效果更勝一籌，滿足了司法案卷追蹤的工作需求。從該地區數字化檔案管理的實際表現來看，其主要做法是利用數據檔案庫存儲司法行政檔案資料及文件，利用數字化DDC控制系統實行文件資料的自動編制與審查分類。

表1 司法局檔案管理效果動態對比

注：歸檔分類效率按照該地區《社區矯正工作檔案管理辦法（試行）》的標準展開評估，效率評分接近100則表示符合科學分類與檔案管理的要求。

2.數字化存儲延長檔案生命周期

司法行政機關中紙質檔案的使用通常容易面臨檔案遺失、資料報廢等問題，對此，通過采用數字化管理系統開展檔案管理工作，能夠有效延長司法行政機關檔案的生命周期。

首先，基于SAN等存儲技術的數字化檔案管理庫功能，司法行政機關中的檔案資料數據能夠作為單項文件存儲于機關磁盤中，并能通過多項備份用于防止檔案資料出現遺失現象。據統計，依靠數字化檔案管理進行檔案資料存儲，一般情況下出現數據遺失的可能性僅有不到0.3%，較長周期內，磁盤中的檔案資料數據損壞程度普遍偏低，如SAN存儲技術下的數字化檔案庫存能夠將檔案數據或資料的丟包率控制在每年0.006％以下，能夠有效防止檔案存儲管理期間出現事故問題。

其次，司法行政機關通過配置檔案資料存儲機柜等設備，實現對本地數據的備份存儲。典型的做法有：利用卷管理器LVM Mirror打造用于檔案管理工作的存儲陣列，而這樣一種存儲陣列能夠通過數據鏡像的方式備份本地檔案數據，利用硬件中的虛擬數據庫在最大程度上保障數據的完整性。其優勢在于利用卷管理器下的虛擬存儲能夠使檔案管理工作完全圍繞數字化管理的方式展開，從而有效應對經費不足對檔案管理效率造成的限制，實現司法行政機關檔案資料異地以及長期保存。

二、檔案管理實現數字化的難點

檔案管理數字化發展至今，仍然存在一定的技術缺陷及管理方式上的限制。首先，是數字化檔案管理下的管理安全問題。對于司法行政機關而言，統一管理的檔案憑證、報表以及加密文件等的保密性是檔案管理的工作核心，而數字化檔案管理需要公共網絡系統的參與，導致文件及檔案在管理的過程中容易出現遺失與被泄露問題。據某司法行政機關統計，數字化檔案管理下出現的檔案信息被泄露事故件數高于人工檔案管理約16.7%之多，可以看出，檔案管理工作的數字化面臨著較為嚴重的檔案管理安全問題。其次，是檔案管理數字化的技術水平明顯不足，包括數字化檔案管理系統的網絡協議缺乏適配性、檔案資料載入途徑匱乏和數字化管理系統保密性較差等問題。在一系列問題隱患的影響下，司法行政機關對數字化檔案管理模式的應用缺乏信心，造成數字化檔案管理始終無法得到廣泛普及。

三、司法行政機關開展檔案數字化管理的建議與方法

1.OCR技術融入檔案掃描作業

（1）OCR技術與數字化檔案管理的關聯

首先，OCR技術能夠用于掃描司法行政機關的檔案資料內容，將資料內容以數據的形式保存于計算機存儲設備當中，以便于機關人員檢索或調用。從OCR技術助推數字化檔案管理效率的表現來看，OCR技術能夠借助高速掃描儀等設備，將司法行政機關中的各類檔案資料轉化為多頁的PDF文件，便于檔案資料的分類與存儲。其次，從OCR技術下的檔案管理效率表現來看，OCR技術針對紙質檔案中的印刷體識別率能夠達到99％以上，針對紙質檔案中的手寫體識別率能夠達到95％以上，針對紙質檔案中的簽名體字體識別率能夠達到90％以上，針對紙質檔案中的非中文字體識別率則能夠達到85%以上，圖像掃描的精度與準確率能夠達到96％以上。從OCR技術掃描文檔資料的速度來看，常規掃描儀器對A4規格的檔案資料掃描速度能夠達到50至60頁/min，相較于常規的人工單字符輸入方法，其文字及資料處理效率能夠超出近十倍左右。因此，在司法行政機關檔案管理數字化的道路中，選擇OCR技術服務檔案掃描與分析工作是一項可行的措施。

（2）OCR技術在數字化檔案管理中的具體應用流程

首先，相關部門需要選擇與司法行政機關檔案管理適配性較強的掃描儀器及數字化掃描軟件，如選擇OCR 7.0能夠有效處理行政機關中的數據類資料，識別精度能夠得到保障。

其次，選擇機關檔案資料開展掃描試行作業，從中調整掃描儀器的DPI、RGB以及OCR掃描下的文件合并類型。此外，手動矯正OCR掃描中的文字圖像傾斜角度，將其控制在15度至30度之間，避免文字識別過程中出現較大失真情況，在此基礎上配合相應的掃描參數配置，則可以著手開展司法行政機關的檔案掃描工作。例如，針對大號文字采用300及以下DPI參數展開掃描，針對小號文字采用500及以上DPI參數展開掃描，提高檔案掃描與校正的精度。

2.打造基于PD算法的數字控制系統

PD算法控制能夠用于數字化檔案管理的系統研發當中，豐富檔案管理系統的邏輯判斷功能。首先，數字化檔案管理系統中的PD控制算法需要采用增量型算法，以便于系統能夠自動核算與審查記錄系統的檔案資料，要求系統PD控制器的算法能夠做到規避采樣時刻的累積誤差值，其計算方法則可以參考式（1）做出有效調整。基于完整的檔案數字化管理系統，司法行政機關可以針對不同的檔案文件制定更為有效的管理措施。例如，某司法行政機關依靠數字化檔案管理系統建立云數據管理層，云數據管理層能夠同時支持PC、AN等端口的接入，只要具備充足的網絡條件以及訪問權限，司法行政機關人員可以實時調取與錄入各級檔案，并依靠有序的檔案信息庫資源開展管理。

u1=u（k-1）（1）

式（1）中，u1表示某時刻系統穩態工作的控制器輸出；u（k）表示采樣時刻。

3.打造基于Dbms加密系統的數字化檔案管理庫

（1）選用Dbms外層工具進行檔案加密

司法行政機關的數字化檔案管理需要著重關注檔案資料的加密性、保密性，各級部門需在數字化檔案管理的過程中運用計算機加密系統來提高檔案資料的保密性。在此過程中，Dbms外層工具是提高檔案資料保密效果的不二之選。

首先，基于Dbms外層工具的數字化檔案系統的操作系統層安全能夠得到保障，借助ADS等防火墻或保密層加密檔案管理系統的操作系統層，進入數字檔案庫的人員必須具備相應的權限，才能夠調取或管理檔案資料。

其次，基于Dbms內核層的檔案管理加密能夠在檔案存取前實現加密，利用司法行政機關獨有的服務器端口開展管理控制，降低數據庫加密管理對系統服務器造成的負載，并保障司法行政機關檔案內容的安全。

（2）選擇有效的Dbms加密算法

不同的加密算法適用于不同的檔案數據庫系統，司法行政機關應當酌情對加密算法展開分析與選擇。首先，如果司法行政機關期望采用密鑰系統保護司法行政機關金融數據安全，則Dbms加密工具中的算法可以采用DEA算法，該算法的原理為：假設管理司法行政單位金融數據及檔案中共設有n個管理單元，有m種管理單元表示檔案歸檔，S種管理單元表示調出檔案數據，則DEA算法能夠根據輸入與輸出的檔案數據展開權向量分析，最終得出最佳的效率評價指數，保護檔案數據的安全。其次，如果司法行政機關期望數字化檔案管理能夠規避暴力破解的威脅，則Dbms外層工具采用的加密算法可以參考Triple DEA加密算法，該算法將數據的加密模塊分為三個層面，有效延長檔案管理系統密鑰的長度，最終用于避免外部攻擊司法行政機關檔案系統而造成檔案泄露問題。除此之外，Aes加密算法、RC5分組密碼算法等都能夠應用到司法行政機關的檔案管理中，提高數字化檔案管理工作的安全系數。

（3）設置相應的檔案加密單位

如果將司法行政機關的檔案資料及文件視作為整體，檔案加密則是通過加密算法對所有檔案文件進行加密覆蓋，使相關人員能夠在解密后調用與修改所有數據庫的檔案內容。但這種加密方法面臨的風險，如當檔案數據庫加密層被破解之后，所有檔案文件及資料的保密性都將受到威脅。對此，現階段司法行政機關的數字化檔案管理應當選擇合理的加密單位，對內部的檔案及文件進行分類加密與保護。例如，某司法行政機關針對“行政單位財務憑證及報表”的檔案資料實施加密保護，并以文件為單位進行磁盤加密。通過將文件中的TXT、PDF等歸類，將所有的子文件合成一個集，每一個集對應一項專門的管理密鑰。在檔案數據庫解密的過程中，相關人員需通過數據庫接口模塊展開檔案文件檢索，查找到相應的文件之后實施管理權限審核與解密，解密過程由系統的Dbms函數算法進行自動審查，解密算法中的密鑰運行公式如式（2）所示。

Ki1=（T1，R1，Cj）（2）

式（2）中，Ki1表示數據密鑰；T1表示表密鑰；R1表示待加密的記錄參數；Cj表示加密字段屬性。

4.構建數字化檔案管理中的網絡協議

網絡協議是保障數字化檔案管理運營的關鍵，通過采用保密性強、傳輸效率高的網絡協議進行司法行政機關檔案管理，能夠確保檔案管理工作效果。現階段司法行政機關在數字化檔案管理中可選擇的網絡協議有FTP協議、NFS協議、SFTP協議、SMB及CIFS協議等，不同網絡協議的應用優勢存在一定差異。例如，FTP網絡協議基于Client將需要保存或管理的檔案文件傳輸至Server當中，且根據需要的不同，FTP網絡協議下的檔案傳輸可以采用ASCII傳輸以及二進制傳輸，在完成建立司法行政機關網絡客戶端端口的基礎上，客戶端的數據檔案能夠通過主動模式傳輸至檔案管理系統中，且每一次傳輸都對應獨立的網絡狀態碼，不會因網絡問題而出現傳輸故障與數據鏈接關閉的情況。在特定的工作情況下，司法行政機關的檔案資料需要經過子系統存儲至本地網絡系統，其間需要采用FTP網絡協議下的Tenex模式進行處理。通過將FTP網絡協議完全融入數字化檔案管理系統中，能夠有效提高司法行政機關的檔案管理工作效率。

5.選擇合適的檔案存儲路徑與方式

首先，數字化檔案存儲可以依靠存儲區域網絡以及高速光線通道等完成，用于提高司法行政機關檔案存儲與服務器管理速率，并借助網絡的傳輸功能實現檔案管理的實體連接。首先，在數字化檔案管理存儲區域網絡的選擇上，相關部門可以采用NAS網絡存儲的方式管理文件級操作，并利用軟硬件實施對用戶口令的保護及信息管理。據數據分析，NAS網絡連接存儲下的檔案文件丟失率能夠控制在0.08%以下，網絡內部通過3層及以上的管理層監控用戶口令，使存儲檔案資料的磁盤陣列不需要借助服務器便能實現安全化管理。其次，高速光纖存儲網絡的選擇上可以參考SAN，在該光纖存儲通道中，司法行政機關的管理人員能夠依靠光纖通道的協議進行檔案數據傳輸，將司法行政機關檔案資料安全存儲于專屬的設備中，由主機統一負責服務與管理。從SAN光纖通道的應用優勢來看，利用SAN處理檔案文件來代替一般光纖網絡的檔案管理辦法，有利于使文件的傳輸速率達到4Gbps及以上，傳輸速率相較以往提高近30%。

四、結語

總的來說，通過將數字化檔案管理模式融入司法行政工作當中，能夠有效解決人工管理對檔案管理工作帶來的不便及效率不足的問題，實現檔案管理工作的保密化、高效化。因此，司法行政部門需要著手研究數字化檔案管理工作計劃及辦法，加大開發數字化檔案管理系統的工作力度，不斷研發新型檔案管理數據功能，以提升司法行政工作中的檔案管理效益，營造良好的工作及服務環境。

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（作者單位：鄆城縣司法局）