高校便攜式設備管理存在問題及應對思考

張 靜 邱瑞玲 崔思成 張 科

（中山大學國有資產管理辦公室）

“十三五”以來，我國高等教育特別是人才培養取得突破性進展，高校各類資產的體量也實現了歷史性躍升。便攜式設備因其可移動性、高靈活性、可操作性等特點，在高校的科研、教學和行政辦公中受到越來越多的青睞，配置價值和數量逐年上升。便攜式設備的廣泛使用，對資產管理的“主動性、規范性、管理效益”等方面都提出了更高的要求。在保障學校發展的同時，如何有效提升便攜式設備管理水平，提高資產使用效益，發現和防范資產使用管理過程中的潛在風險，做到物盡其用、安全高效，是現階段高校資產管理者需面臨和考慮的問題。

一、便攜式設備的配置情況和使用特點

（一）高校資產體量顯著增長

2012年，我國財政性教育經費支出首次實現占GDP4%的目標，并連續10年保持在4%以上，在國家的大力支持下，高校的“錢袋子”鼓了起來，部分部屬高校更是進入“百億俱樂部”，高校迎來良好的發展期[1]。一方面，高校積極推動信息化建設的探索與實踐，不斷提高信息化建設對教學、科研和行政服務的支撐能力，教務、科研、財務、人事、學工、資產管理等核心業務系統得到升級，各類相關的軟硬件設施也都配套搭建[2-3]。另一方面，高校聚焦重大需求和科技問題，布局建設前沿科學中心，創新人才培養機制，系統推進有組織的科研體制機制探索，各類大中型專用設施、公共實驗平臺陸續設立，國家重點實驗室、國家技術創新中心和國家工程中心等實現高質量建設[4-5]。在此背景下，高校資產的數量與價值實現雙增長，資產結構得到優化，辦學條件大幅改善。

（二）便攜式設備應用逐漸廣泛

高校配置的便攜式設備主要包括：筆記本電腦、移動工作站、便攜式投影儀等通用設備和便攜式信息采集、信息檢測等專用設備，使用方向涉及科研、教學、行政、后勤保障等多個方面，其中在科研上的應用最為廣泛。以筆者所在高校為例，2015—2021年新購入便攜式計算機超過1萬臺，其中科研類占比58.81%，教學類占比35.35%，行政管理類占比5.46%，后勤保障類及其他類占比0.38%。

便攜式設備在科研上的配置主要是為了保障科研項目的順利實施和方便學生深入參與科研項目。科研項目實施階段便攜式設備的使用場景包括外場試驗、外出調研、階段性成果展示等，其中外場實驗以便攜式信息采集、信息檢測等專用設備為主，外出調研與階段性成果展示以筆記本電腦、便攜式投影儀等通用設備為主。隨著越來越多的高校學生承擔起科研創新的重任，青年學生已成為科研創新的有生力量，為方便學生對科研項目的深度參與，導師會為其適度配置筆記本電腦、信息采集等便攜式設備。便攜式設備在教學上的配置主要是為了滿足學生“移動學習”的需要，在行政上配置主要是為了滿足具體業務或公共服務的需要，這兩個使用方向的設備均以智能化、輕質化、小型化、一體化的通用設備為主，例如便攜式計算機、平板電腦、便攜式投影儀等[6-8]。

（三）便攜式設備體現出獨特的使用特性

隨著便攜式設備在高校的廣泛使用，逐漸體現出較為顯著的自有使用特性。

首先是移動性較強。這是便攜式設備最顯著的使用特性。便攜式設備經常性被帶離資產常規保管地點去開展科研、教學、行政辦公等工作，使得系統登記的資產保管地點無法準確反映該資產的實時保管（或使用）地點，從而增加了設備的管理風險、提升了管理難度。

其次是集中登記或代為持有。科研上，因科研項目多以科研團隊的形式來開展，因此科研設備主要登記在二級單位的科研秘書或設備秘書名下；教學上，因為學生不適宜登記為資產保管人，所以該類資產往往登記在導師名下；行政上，為方便集中管理，各二級單位會將本單位的共用（公用）設備集中登記在設備秘書名下；這就使得資產的保管人和實際使用人相分離，從而造成資產管理責任不清晰，出現問題時難以進行責任追究。

二、便攜式設備管理中存在問題及風險分析

隨著便攜式設備配置價值、數量和使用場景、使用頻次的增加，設備管理的風險和難度也相應增長，基于便攜式設備的配置情況和使用特點，結合便攜式設備日常管理、年度盤點和報損等情況，對便攜式設備的管理現狀和存在問題進行分析[9]。

（一）資產重購置輕管理的情況依然存在

1.資產保管單位和實際使用人在資產管理理念方面有待加強。因資產的保管人和實際使用人不完全一致，現有制度下資產管理責任未能壓實到實際使用人身上，導致便攜式設備的損壞率與盤虧率出現雙高，比如導師為學生配置的筆記本電腦就屬于這種情況，學生共用的電腦愛惜程度不夠、損壞率高，學生個人專用的電腦在個別學生離校時被擅自帶走且難以追回。

2.資產保管單位在機構調整、場所搬遷、人員工作交接時資產管理不規范。因系統登記的資產保管地點和實際使用地點很難保持一致，便攜式設備交接的復雜度較一般資產高，個別老師未按照制度要求及時組織全面的資產清點交接和信息變更登記，導致部分資產賬實不符甚至遺失。比如，有教職工在未確認實物的情況下即將單位原設備秘書持有的多件便攜式設備變更登記至自己名下，年度盤點時才發現賬實不符導致出現盤虧。

3.資產保管人對資產的日常動態管理和全生命周期管理不到位。一方面，便攜式設備的存放地址、資產保管人等信息變動相對頻繁，資產保管人未在資產管理系統及時更新資產的實際使用信息，使得資產系統信息不能準確反映資產的實際使用情況；另一方面，部分空間占用小、價值小的便攜式設備資產符合報廢條件未被及時處置報廢，而是放置在某處，此類情況在科研團隊中出現次數相對高。

（二）存在使用效率低或者閑置的設備

1.離校師生原個人專用便攜式計算機出現部分閑置。便攜式計算機作為更新換代快且具有一定私人屬性的產品，二次分配給個人使用時存在一定的難度，造成一定程度的閑置，有師生反映現階段筆記本電腦已屬于私密性產品，個人長期使用后再給另外的人用，不是特別方便；而且電子產品更新換代較快，部分原有產品無法滿足新項目開展的需求。

2.部分外場實驗所需便攜式設備在項目實施階段使用效率相對低，在項目結題后出現一定程度的閑置。科研用便攜式設備尤其是外場實驗設備多屬于專用設備，即具有專門性能和專門用途，使用場景相對單一，從而使得此類設備在項目實施階段僅限外場實驗使用，待項目結題后可能被閑置。

3.部分便攜式設備損壞后因維修成本過高等原因閑置。部分設備損壞后維修成本過高，或因產品升級換代已無維修價值，而該設備又未達使用年限，各單位傾向于將其放置至已達使用年限后再申請報廢。

（三）外場實驗的便攜式設備毀損滅失風險高

外場實驗一般是指在自然氣候條件下開展的暴露實驗或現場實驗，通過外場實驗可以獲得更豐富、更真實的實驗數據和資料，但是自然環境也給實驗人員和實驗設備帶來一定風險，外場實驗設備尤其是便攜式設備毀損滅失的風險遠高于普通設備。出海實驗中，實驗設備被風浪卷走，野外實驗中，實驗設備被雨水沖走或被野獸損壞等情況時有發生，部分設備甚至出現被漁民、村民撿走的情況，實驗設備和實驗數據的丟失，給學校帶來不小的損失，且隨著外出實驗品類和頻次的增加，損失金額也相應增長。

三、便攜式設備使用管理改進的建議

（一）完善資產管理制度，強化資產管理意識

針對資產保管單位存在的重購置輕管理、實際使用人責任未壓實等情況，緊盯資產管理中暴露出的常見性、反復性、頑固性問題，認真研究、對癥下藥。

1.完善資產管理制度壓實管理責任。在學校國有資產管理制度體系核心“骨架”的基礎上，探索制定《便攜式設備管理辦法》《設備調撥使用管理辦法》等管理制度，建立相應的工作流程、辦事指引等業務規范體系，貫通便攜式設備從“入口到出口”全生命周期工作流程，壓實各級資產保管人、使用人責任。

2.完善監督體系，提升監督質效。結合學校《損失責任追究管理辦法》，樹立從嚴管理的鮮明導向，把監督的“放大鏡”聚焦在便攜式設備反復出現的問題上，以監督促進執行，以問責倒逼落實；建立定期盤點、不定期抽查制度，日常巡查和隨機抽查相結合，確保便攜式設備臺賬清晰、準確、完整，確保相關資產賬實相符、安全完整、使用規范。

3.依托信息化實現便攜式設備精細化管理。現階段，大部分高校通過學校財務業務一體化建設，已實現資產信息的線上登記和從資產配置、資產使用、內部調撥、維護維修、資產處置等全流程的線上管理；在此基礎上，針對便攜式設備集中登記的使用特性增加資產實際使用人詞條（適用于教學科研類便攜式設備），進一步落實實際使用人責任；針對移動性強的使用特性，建立移動信息登記臺賬系統，重點統計設備外出實驗的時間、地點等信息，即全面、準確、完整地反映資產動態信息，實現管理的精細化[10-11]。

（二）堅持綜合施策，提升管理效能

為落實中央過緊日子的要求，進一步提升便攜式設備的使用效率和效能，針對便攜式設備使用過程中存在的使用效率低、閑置等情況，結合科研設備和行政辦公設備的配置標準、使用需求等屬性，綜合施策，確保資產高效利用。

1.深入推進資產管理與預算管理相結合的原則，管控總量、盤活存量、用好增量，促進資產配置的合理化。在中央行政單位通用辦公設備配置標準的基礎上，堅持勤儉節約、講求績效和綠色環保的原則，統籌資產調配，以存量制約增量、以增量激活存量，實現供給端收緊、需求端精準。

2.推動便攜式設備共享共用、資產調劑。相較于其他大型固定資產，小巧的便攜式資產在移動成本（或搬運成本）方面存在顯著優勢，更有利于開展共享共用與資產調撥。為提高資產使用效益，對于使用場景相對單一且預期使用頻率較低的便攜式設備，建議設備配置前優先考慮校內可共享共用設備，設備配置后在項目實施階段即時推動設備在校內的共享共用，待項目結題后如出現閑置可考慮通過教育部資產調劑平臺進行跨校資產調劑。

3.及時處置已無使用價值或維修價值設備。對于無法正常運行，且無維修價值、無法修復或無法達到現行技術標準的便攜式設備，特別是未達使用年限的設備，應引導資產保管單位和保管人及時做報廢處置處理，切實反映資產真實使用狀態，減少冗余資產。

（三）開展試點探索，減少資產損失

為防范外場實驗便攜式設備毀損滅失風險，有效降低學校損失，結合設備使用場景、使用需求等屬性，開展試點探索，探索“可復制、可推廣”的規范化經驗，嘗試建立管理定式。

1.購買設備保險。設備保險是一種針對性的財產保險，能夠有效轉嫁相關設備在正常運作中發生事故造成損失或損壞的風險，減少設備所有人開展設備維修或設備更換的損失。設備保險在企業的生產經營和管理過程中已得到廣泛運用，并在部分行政事業單位獲得較好試用。

2.安裝定位裝置。海上或野外的情況相對復雜，開展外場實驗時如能實時了解設備的位置信息、在發生意外時第一時間采取補救措施變得尤為重要。隨著科技的發展，北斗、GPS等實時定位裝置類產品已很成熟，設備小巧、價格實惠，將其安裝在設備上，資產保管人、使用人可以遠程實時查看設備的位置信息，在設備超出實驗區域時及時糾正，在設備出現意外被風浪卷走或雨水沖走時第一時間知道設備的位置信息并及時采取相應措施。

3.粘貼資產標簽。在資產的顯著位置粘貼不易被腐蝕或損壞的資產標簽，標注所有者單位、聯系方式等信息，可有效降低設備遺失風險。一方面，提高遺失設備被重新找回的概率，例如，被風浪卷走或雨水沖走的實驗設備如有幸被他人撿到，可及時與遺失人員取得聯系；另一方面，可以避免實驗設備被不了解情況的人員作為廢棄物撿走的風險。

四、結語

隨著科技的發展，便攜式設備未來將在科研、教學和行政辦公中得到更多的應用，各高校應以理論創新、制度創新、實踐創新為突破口，完善資產管理制度、強化資產管理意識，堅持綜合施策、提升管理效能，開展試點探索、減少資產損失，有效推進便攜式設備規范化管理，提升資產的管理水平和使用效益，為高校實現高質量發展打下堅實基礎。