醫療保障檔案管理存在的問題及對策

張曉晨

（鄆城縣醫療保障局，菏澤 274000）

醫療保險是影響民生的核心事業。隨著保險業務的增加，保險品種增多，工作越來越煩瑣，需要報銷的人員數目也迅速增加，這需要他們創新工作模式。當前，醫療保障檔案機制已經初步形成并逐步摒棄了舊有的管理方式，采用了一些現代化的管理方法和措施。然而，由于缺乏健全的體系，仍然存在一些不足和缺陷，在實踐中，要繼續健全模式并優化模式，發揮出醫療保障檔案原本的價值。

一、醫療保障檔案管理工作的重要性

醫療保障檔案要想實現有效、科學的管理，在某種程度上要依靠醫院的發展規模和內部管理質量。醫院在發展自身業務的過程中，必然會有許多成就，這些成就在檔案中都會有所體現，要更好地理解和了解醫院的發展進程，檔案是最直觀的參考依據。所以，醫院要想實現可持續發展，檔案管理工作也要同步發展。我國的經濟發展持續向好，我們一定要盡早改變醫療檔案管理觀念，建立起新時代的檔案管理理念，努力改進檔案管理工作的模式，使檔案數據能夠更準確地記錄和顯示單位發展歷程，切實有機整合檔案管理與單位的內部管理活動，保證相關工作順暢進行。檔案材料是在各種主營業務及醫院全面發展進程的基礎上發展起來的，它們準確記載了各種過去發生的事件，對單位負責人的決策有非常重要的意義。單位的領導和相關管理層可以分析檔案，總結前期積累的經驗并融合醫院的發展現狀，建立起與之相適應的發展模式，讓管理更加高效和合理。目前，保險種類越來越多，需要報銷的人員數目也日漸增多，將信息上傳到社會保障檔案的工作任務量也在持續上漲。顯然，在醫保方面，合理的制度和規定要借助于質量優良、信息準確的基礎資料的支撐，這樣才能制定出合理、規范的管理辦法，也有利于決策。假如支撐材料準確、合理，決策者就能拓展他們的眼界和思維，持續精進決策，在短時間內做出科學、合理的決策，同時保證可行性。所以，一定要保證醫療保障檔案的規范化發展，為決策層提供的資料越是全面充足，參考意義也就越大，這一點很重要。

二、醫療保障檔案管理工作存在的問題

（一）管理意識薄弱，管理機制和標準有待加強

醫療保障檔案不同于實際的臨床工作，無法立即顯示出其經濟價值和社會價值。所以，管理者、職能機構和臨床部門都普遍不能正確認識檔案管理工作，顯示出重視臨床經驗和業務管理、忽視檔案管理的特點，無法看到檔案管理工作對醫院文化的有利價值、檔案在醫院發展進程中產生的貢獻性，以及其對管理工作的價值。有些檔案管理人員在理解上存在偏差，會認為這項工作屬于常規保管性事物，并不需要投入太多精力，只要保證資料不丟失、不泄露就可以，進而將該項工作目標局限于應付查檔等。隨著醫療行業的發展，醫療保障檔案也出現了一系列變化，無論是內在表現還是外在表現，加之當前缺乏規范的管理制度和考核評價體系，許多醫院都是孤立摸索，借助于經驗和實踐自己研究。此外，由于醫院的配置模式不一樣，就公立醫院來說，有些直接歸衛生廳管理，有些歸醫科大學管理，行政系統和業務不盡相同，檔案管理的形式和要求也不一致，使得醫療保障檔案管理淡漠化、邊緣化，更不用說科學規范的管理了。

（二）檔案管理制度不健全，管理方法落后

國家在醫療方面一直在進行改革，但是醫療保障檔案卻缺乏更新和改進。大部分醫院沒有對檔案管理開展考核和評估，缺乏同醫院發展相適應的檔案管理辦法和合理的考核模式，醫保檔案還沒有形成健全的管理體系和統一規范的管理辦法。醫療的迅猛發展，讓臨床上開始更加廣泛地出現各種高新技術，但與之矛盾的是，醫療保障檔案仍處于手動記錄的發展階段，沒有現代化技術的痕跡，不夠統一和科學，記錄不全的情況經常出現。一些醫院為了減少資金成本投入，不夠重視檔案管理工作，導致檔案管理方面獲得的資金明顯不夠充分，檔案管理觀念落后，缺乏快捷的信息查詢數據庫，也就無從談起資源的高效和合理利用。

（三）醫療保障檔案管理機構需要進一步健全

一般來說，許多醫院都是由綜合檔案機構管理一般性文件、科技檔案、基礎設施和基建檔案、會計檔案及影像檔案等，并負責實物檔案的整理和查閱，至于科研方面和教學方面的檔案則是由具體的業務機構進行管理，病歷檔案由病例研究機構管理，人事檔案由人事部負責，在單位內部建立起許多部門共同管理檔案的管理體系，工作呈現分散發展的特點，沒有建立起一個規范性的組織模式。加之傳統理念的制約，導致檔案管理者一般將文件按照日常性的檔案展開管理，對醫生及科研機構在學術方面創作的理論研究、撰寫的手稿重視程度不夠，對醫院基礎設施的建設情況、保存情況沒有加以一定的重視，大型儀器和設施在資料管理方面不夠完善，通常忽視了對它們的管理，導致在科研方面、基建方面和設備管理方面的檔案比較缺乏，這也是當前醫療保障檔案方面的管理薄弱點。

（四）缺乏專業的管理人員及健全的檔案管理體系

醫療保障檔案的管理是一項高度職能化、政治化和行政化的工作，需要經驗、知識豐富和協調能力強的專業檔案員，以及具有較強服務意識和文件組織能力的兼職檔案員。大多數記錄是由兼職人員根據其部門任務，相應地展開材料收集和分類工作，然后整理成檔案。兼職人員負責醫療保障檔案管理中最基本和最關鍵的工作，這對管理的質量和水平有關鍵性的影響。但當前，除了少數專業文秘人員外，參與醫療保障檔案管理的大部分工作人員都是兼職員工，他們的日常工作強度大，處理文件的精力有限，很難及時、完整地處理文件。此外，一些管理者對綜合管理機構隨意安排剩余勞動力，負責檔案工作的人員流動性較大。檔案管理工作者的技能水平、文化層次和年齡各不相同，缺乏嚴謹的專業培訓和使用科學技術開展檔案管理工作的經歷，導致檔案管理工作難以取得有效進步。所以，如果不能建立起一支素質能力過硬的檔案員隊伍，很難在醫療保障檔案管理方面取得突破性進展。

（五）檔案管理設施整理不全，需要進一步提升現代化管理水平

隨著醫院的迅猛發展和擴張，醫療保障檔案領域的種類及數量都相應地增加了，這在某種程度上增加了檔案管理工作者的工作強度。然而，當前大多數醫院在檔案管理方面缺乏標準化記錄，檔案管理設備不足，而且已有的設備也都比較落后，管理經驗和技術落后，這些都限制了醫保工作的開展。可以看到，計算機和網絡技術在持續發展壯大，普及程度已經十分廣泛，然而整體上利用這些技術開展檔案管理的醫院數量還很少，這就導致醫療方面的檔案管理規模還沒有相應提高。

三、改進醫療保障檔案管理工作的思考

（一）加強領導，增強檔案意識

要從源頭上提高醫療保障檔案管理的質量和效率，就必須更加重視醫療保障檔案工作，工作者一定要正確認識到管理醫療保障檔案的價值和意義，立足醫保現狀，強化管理，助推醫療保障檔案管理工作的開展；注重對工作人員的培訓，讓管理者的整體素質有所提升，加強專業技能，立足于宣傳和教育，讓人們能夠正確認識到醫療保障檔案管理工作的價值，為檔案管理的整體推進提供堅實的基礎。同時，領導層面對此重視才能確保檔案管理工作順利進行，也是確保檔案管理工作順利進行的基礎條件和前提。醫院領導應將檔案管理納入醫院的發展規劃中，與醫院業務保持一致的規劃和發展，積極宣揚醫療保障檔案管理工作的重要價值，強化醫療保障檔案管理工作的專業性學習，讓全體員工正確了解檔案管理工作的意義和價值，把檔案管理工作與醫院的常規工作緊密相連，積極推進檔案管理工作的開展。

（二）健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

規范的管理辦法能夠促進各種工作扎實開展。總的來說，實際的衛生工作中沒有建立起統一的管理體系，也就不能展示出檔案管理的作用和價值。檔案管理是嚴謹的，程序緊密。統一的管理辦法能夠避免檔案管理工作雜亂無章，確保檔案管理工作能夠獲得長期的可持續發展。為了全面落實檔案管理工作，應該對檔案管理機構進行科學設置，并配備優秀的工作人員，從根本上保證執行效果。醫院應結合《中華人民共和國檔案法》等一系列政策和管理辦法，同時考慮到本院檔案管理工作的現狀，逐漸完善檔案管理工作，確保檔案在管理、歸檔和借閱、傳遞方面都能嚴謹地開展和運作，同時做好檔案的保密、銷毀、留存等工作，使檔案工作的相關流程都有規章制度作為保障，管理清晰、辦法明確。還需要統一管理和評估所有類型的檔案、不同的記錄媒介，使檔案管理與醫療活動同步進行評估和發展。在實際工作中，要建立完善的管理制度，根據實際工作需要，明確崗位職責，避免權責交叉不一致，要確保權責清晰，建立規范的體系和制度，落實責任到人，才能從根本上提高檔案管理工作的質效。

（三）加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質

由于醫療保障檔案管理在醫療保險組織中是很重要的常規事務，所以要十分注重對檔案管理工作者的培訓。通過“走出去”的方式，向檔案工作開展得比較好的單位取經，主要是在檔案管理方面學習好的規章制度和管理標準及實際工作中的具體業務，規范醫療保險領域的工作流程，強化專職和兼職檔案管理者的技能水平，在科學知識領域和檔案管理專業方面壯大專業團隊力量，對當前檔案團隊進行培訓或聘請專家來醫院授課，或派工作人員參加課程學習，持續強化檔案管理者的能力水平。倡導員工自主學習，并將學習情況同升職和崗位競聘相關聯，更新思維，使他們能夠不斷地學習新技能、新方法，豐富自身的管理知識，尤其要積極學習云計算技術、統計分析技術及數字化技術等，這樣可以靈活運用各種硬件和軟件，讓檔案管理工作更高效。檔案管理不應局限在收集、整理、保存信息層面，而是應充分利用當下資源做好產業服務，研究怎樣利用檔案支撐醫院發展，創造更大的經濟價值，變被動為主動，開發檔案信息價值并積極拓展檔案管理的新手段，可以統計、剖析檔案信息并進行總結，為醫院管理層和相關部門、工作人員提供參考資料，以供大家借鑒。

（四）適當投入，強化檔案室的硬件建設

醫院應根據實際業務情況，配齊計算機、攝像機等儀器，并引進打印機、掃描儀等儀器，使用檔案管理系統來完成檔案的建立、編目工作，并能完成數據統計和借閱查詢，以解決手動操作下信息無法大規模儲存、查詢慢等問題，提升工作質效。符合條件的醫院，可以把檔案方面的目錄和信息接入醫院內部網絡，通過網絡平臺來強化科室之間的交流，確保各種資源高效流轉和共用，適應醫療、教學和科研內容的要求，進而促進醫療行業的長足發展。同時，還要重點注意以下內容。第一，建立一個專門的檔案室。根據規定，專門的檔案室要具備防潮、防光、防火功能，具有防高溫、防盜和防蟲的相關設備，保證庫房的濕度和溫度符合標準，使檔案能夠被妥善保管。第二，采用密集型貨架。根據檔案的范圍、保留期，以及每個科室涵蓋的業務文件和電子資料、圖表信息等分類保管，放置在貨架上，從而保存歷史文件并確保檔案的連續性。第三，強化文件和檔案的歸納整理。遵守年份-險種-業務原則，收集相關信息，并準確分類、整理和歸納，再考慮到保管時間的長短來完成組卷工作，編制頁碼和檔案目錄。

（五）加強檔案管理信息化建設

計算機是當前的管理手段中最核心的工具。利用計算機進行檔案管理時，計算機在收集、傳輸、開發和使用方面，功能強大，精準快速。雖然歸檔過程與紙質檔案的歸檔過程在表現形式和方法上都不一樣，在屬性和來源的性質上二者也完全不同，然而在檔案管理領域，大規模使用信息技術是很有必要的。在實踐中，要加強信息化建設，合理運用現代技術，深化醫療保險管理的功能和效果，拓寬管理寬度。在實踐中，要在現有管理系統的基礎上升級醫保管理的內容，持續更新各種數據信息，確保醫療保障檔案、管理手段能夠整體得到發展。通過引進計算機技術和創新管理方式，輸入個人信息就能及時查詢醫保方面的資料，所以在實踐中要注重各種檔案信息的輸入和校核工作，同時要保證信息安全，避免檔案外泄，也要對一些檔案進行備份，提供適當的共享權限，這樣才能確保檔案資料準確和有效，并有利于檔案的交互，以保證信息的效率和作用，為醫療保障檔案的發展奠定基礎。

結 語

檔案管理能夠保存好各種前期資料，也可以給醫保制度提供重要的參考依據。所以，要合理判斷我國醫療行業的發展趨勢，通過合理的舉措擴大醫療保險事業的規模，統籌管理好城鎮居民醫療保險體系，在資金撥付方面強化資金的投入，持續改進當前的醫療保障制度，強化工作人員的業務技能，建立起完整的檔案管理體系，健全各種工作規程，確保檔案管理工作可以合理發展，這樣有利于促進醫保行業的發展，也能從本質上改正醫保工作存在的缺點，有利于日后的檔案管理工作。