基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制研究

王旭東

(北京市海訊達通信有限責任公司，北京 100061)

1 引言

采購在企業(yè)成本中占據(jù)較大的比例，為了提升企業(yè)的經(jīng)營效率，必須關(guān)注采購，優(yōu)化采購方法，提升采購效益。供應(yīng)鏈管理是企業(yè)采購管理的新的發(fā)展方向，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的新思路。在新時代背景下，供應(yīng)鏈管理已經(jīng)發(fā)展成為應(yīng)用范圍較廣、認可程度較高的管理手段，且通過供應(yīng)鏈管理，能有效降低企業(yè)的采購成本，同時提升企業(yè)的競爭實力。在實際管理中，優(yōu)化供應(yīng)鏈中的內(nèi)部控制管理也非常關(guān)鍵，在工作中，加強供應(yīng)鏈管理，落實好內(nèi)部控制具有深遠的意義。

2 基礎(chǔ)理論

2.1 采購管理

2.1.1 采購管理的內(nèi)涵

采購是企業(yè)在供應(yīng)市場獲取自身生產(chǎn)經(jīng)營活動所必需的物質(zhì)或服務(wù)等資源，其能夠保障企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展。采購管理主要是安排與采購有關(guān)的事項，負責對接貨物的質(zhì)量檢驗以及入庫管理、最終結(jié)算，并對采購全過程進行嚴格監(jiān)督，從而實現(xiàn)企業(yè)采購過程的有效管理，滿足企業(yè)發(fā)展需求[1]。

2.1.2 采購管理的特點

基于供應(yīng)鏈的采購管理具有以下五方面的特征：其一，采購管理中心朝著外部資源管理轉(zhuǎn)變。這主要是由于市場經(jīng)濟體制改革的深化以及客戶需求多樣化的趨勢，使得企業(yè)面臨著嚴峻的市場競爭壓力，其只有深入外部消費市場，保證采購信息的及時反饋，優(yōu)化調(diào)整采購計劃，提高采購彈性，才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其二，采購模式以客戶訂單需求為依據(jù)。傳統(tǒng)采購嚴格遵循《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范——采購與付款》等相關(guān)流程標準完成采購管理，而供應(yīng)鏈采購管理在遵循上述流程的基礎(chǔ)上，為降低庫存成本，提高存貨周轉(zhuǎn)率，將采購模式從以“庫存”為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴翱蛻粲唵巍睘橹鳎軌蛴行Эs短企業(yè)響應(yīng)時間。其三，采購關(guān)系朝著戰(zhàn)略合作伙伴發(fā)展。傳統(tǒng)采購管理中的供需雙方為簡單買賣關(guān)系，而供應(yīng)鏈采購管理強調(diào)供應(yīng)鏈上下游之間的緊密關(guān)聯(lián)，通過與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，既能降低采購時效成本與經(jīng)濟成本，又能有效保證產(chǎn)品質(zhì)量。其四，采購特征向信息化方向轉(zhuǎn)變。信息化背景下，企業(yè)采購管理模式也得到了優(yōu)化與完善，利用共享庫存數(shù)據(jù)等模式，便能加速企業(yè)采購信息的獲取，還能立足市場發(fā)展需求變化特點而動態(tài)調(diào)整企業(yè)采購策略，同時推動供應(yīng)商完善自身品質(zhì)。其五，采購控制向全程控制轉(zhuǎn)變。供應(yīng)鏈采購管理通過縱向與橫向的推進，其將傳統(tǒng)采購管理的事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑啊⑹轮小⑹潞蟮娜鞒坦芸兀饶軒椭髽I(yè)抓住時代發(fā)展機遇，使其優(yōu)化調(diào)整采購布局，又能及時發(fā)現(xiàn)采購風險，并進行有效防范。

2.2 內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是基于控制論與契約論等理論基礎(chǔ)而發(fā)展起來的，強調(diào)企業(yè)管理人員深入研究企業(yè)的整體與動態(tài)變化過程，明確供應(yīng)鏈上下游企業(yè)之間通過契約關(guān)系形成的集合體，從而通過多種渠道，利用信息交換與反饋等方式完成企業(yè)經(jīng)營風險的識別、評估、控制與監(jiān)測等動態(tài)管理過程，保證企業(yè)能夠高效防范經(jīng)營風險，實現(xiàn)資源的合理配置與有效使用，并獲得更高的經(jīng)營效率與綜合效益。

內(nèi)部控制指控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息和溝通以及監(jiān)督五要素[2]。控制環(huán)境是指管理人員有效控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境，合理設(shè)置組織機構(gòu)、組織規(guī)模、生產(chǎn)技術(shù)以及外部環(huán)境等內(nèi)容，從而引導企業(yè)員工形成良好的控制觀念，是企業(yè)內(nèi)部控制的外在條件；風險評估是管理人員以及專業(yè)人員結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際項目，系統(tǒng)評估企業(yè)將面臨的風險，并科學制定應(yīng)對方案，從而將企業(yè)風險降到最低，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)；控制活動是企業(yè)通過制定具有針對性、實效性與可操作性的政策與程序，并將其貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程，以保證企業(yè)管理目標的實現(xiàn)，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要手段；信息和溝通是企業(yè)各部門人員都能及時獲取必須掌握的信息，并完成有價值信息的交互，是企業(yè)風險管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)內(nèi)部控制的重要條件；監(jiān)督是保證企業(yè)內(nèi)部控制得到有效落實的重要手段，其能夠根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定完成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的自我監(jiān)督，以及時對不合理問題進行優(yōu)化改進，并逐步制定符合企業(yè)內(nèi)部控制需求的監(jiān)督機制。

3 基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制的重要性

3.1 明確采購需求并降低采購成本

供應(yīng)鏈打造的是一種“訂單式”的采購模式，這種模式能順應(yīng)訂單，優(yōu)化采購內(nèi)容，并讓供應(yīng)商明確采購方向。訂單式的采購是指企業(yè)能夠根據(jù)市場情況明確產(chǎn)品采購需求，從而向產(chǎn)品供應(yīng)商反饋具體的采購內(nèi)容，同時通過供應(yīng)鏈子系統(tǒng)實現(xiàn)訂單跟蹤管理、供應(yīng)商供貨信息管理以及信用管理系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，以保證產(chǎn)品供貨渠道的相對穩(wěn)定性。這樣對企業(yè)來說，能最大程度上減少貨品的積壓，并在很大程度上保障貨物供應(yīng)的穩(wěn)定性，提升采購價值，并保障采購工作的實際質(zhì)量。

3.2 減少采購時間開展精準采購工作

在供應(yīng)鏈模式下，企業(yè)有更多機會將采購流程放在線上進行，其中，采購信息化主要是通過信息化技術(shù)實現(xiàn)向供應(yīng)商的快速精準采購。在這一過程中，要保證采購信息的真實穩(wěn)定，而本身落實內(nèi)部控制既能調(diào)控采購流程，又能避免企業(yè)采購信息失真，對鞏固供應(yīng)鏈有很大的幫助。除此之外，還有助于確保供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)加強彼此之間的信息溝通力度與公開透明度，通過這種模式，可以及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營風險與管理問題，從而達到采購精細化管理的目標，并有效節(jié)省信息流動時間，以信息化為媒介提升采購工作的精細化水平。

3.3 打造長久合作的模式實現(xiàn)資源整合

供應(yīng)鏈上的各個企業(yè)獨立經(jīng)營，但又存在利益上的共同謀求目標，還需打造一個長久的合作關(guān)系，保障供應(yīng)鏈的平穩(wěn)有序。供應(yīng)鏈模式下，任何一個企業(yè)都不能獨善其身，建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系是指供應(yīng)鏈上下游企業(yè)構(gòu)建相對穩(wěn)定的合作形式，實現(xiàn)戰(zhàn)略資源整合，從而達到共同發(fā)展的目標。供應(yīng)鏈下的采購模式的優(yōu)勢在于，既能保證企業(yè)獲取質(zhì)量優(yōu)良的產(chǎn)品，又能保證供應(yīng)商及時獲取產(chǎn)品信息，能夠推動多方主體在實現(xiàn)互利共贏的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個穩(wěn)定持久的企業(yè)戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，以更好地應(yīng)對當前激烈的市場競爭，用供應(yīng)鏈的優(yōu)勢彰顯出企業(yè)的扎實實力。

3.4 降低企業(yè)經(jīng)營綜合成本

供應(yīng)鏈是圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營核心內(nèi)容，有效聯(lián)結(jié)供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商以及終端用戶等多元主體在內(nèi)的一個整體功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)模式，實現(xiàn)對企業(yè)信息流、物料流、資金流等全過程的控制管理，具有網(wǎng)絡(luò)復雜性、實時動態(tài)性、面向用戶個性化需求以及節(jié)點交叉性等特點。一方面，利用信息共享機制實現(xiàn)供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)之間的長期合作與戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的建構(gòu)，強化企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與市場之間的信息交流程度，既能保證供應(yīng)商品質(zhì)，又能提高企業(yè)采購管理質(zhì)量與效率；另一方面，企業(yè)及時掌握市場發(fā)展需求，科學構(gòu)建供給與需求之間的關(guān)系，既能提高供應(yīng)鏈各節(jié)點主體之間的信息交流時效性與交易效率，增強供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)的綜合效益，使其形成更加穩(wěn)固的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，又能降低供應(yīng)鏈管理各環(huán)節(jié)的安全庫存成本，避免企業(yè)因產(chǎn)品采購量過大而造成庫存產(chǎn)品過多以及降價、浪費等不良現(xiàn)象，從而實現(xiàn)企業(yè)效益最大化[3]。

3.5 提高客戶滿意度

基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制模式，能夠通過供應(yīng)鏈管理的信息化、自動化與集成化，實現(xiàn)供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)的快速響應(yīng)以及明確新時期市場環(huán)境與客戶需求變化，可以確保企業(yè)及時掌握市場信息，并對自身產(chǎn)品采購做出快速響應(yīng)，從而滿足當前客戶的個性化需求，尤其是完善企業(yè)產(chǎn)品售后服務(wù)模式與增值服務(wù)模式，又能進一步提高客戶對企業(yè)、產(chǎn)品的滿意度與忠誠度，有助于構(gòu)建企業(yè)品牌，增強企業(yè)綜合效益與核心競爭力。通過基于供應(yīng)鏈預(yù)測企業(yè)管理信息，可以幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)組織和個人的績效目標。企業(yè)可以通過強化供應(yīng)商交付績效對生產(chǎn)和運營的影響，綜合分析客戶對每種原材料和零部件的未來需求，有針對性地采購原材料和儲備產(chǎn)能，進而提高客戶滿意度。

3.6 完善監(jiān)督制約機制

基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制模式，綜合各節(jié)點信息、明確各環(huán)節(jié)職責、統(tǒng)籌各部門力量，形成順暢的監(jiān)督制約反饋機制，抓緊防腐的管理流程機制。同時，基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制模式，不僅可以幫助供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)明確自身的崗位職責，還能推動其及時對接上下游節(jié)點企業(yè)，并發(fā)揮自身的監(jiān)督職能，保證整個供應(yīng)鏈采購管理流程順暢，采購資金合理流動，最大限度避免采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)以權(quán)謀私等違法違規(guī)行為。

4 基于供應(yīng)鏈的采購管理內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

4.1 加強合作，降低庫存成本

首先，企業(yè)要建立全生命周期的采購成本模型，嚴格落實擇優(yōu)比價采購制度，以科學選擇性價比最高的供貨商。同時，合理構(gòu)建數(shù)據(jù)信息管理平臺，加強企業(yè)與供應(yīng)商之間的聯(lián)系力度，并與供應(yīng)商建立聯(lián)合庫存，在保證供應(yīng)鏈模型下訂單采購功能得到充分體現(xiàn)的同時，確保企業(yè)采購產(chǎn)品的質(zhì)量以及價格等且具有穩(wěn)定售后保障服務(wù)，以進一步增強企業(yè)核心業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性，降低企業(yè)經(jīng)濟成本。

其次，企業(yè)要加強各職能部門的合作力度。采購部門要結(jié)合企業(yè)質(zhì)量管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、一線部門等各部門的實際現(xiàn)狀，做好產(chǎn)品測試管理，并利用大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)掌握產(chǎn)品實際情況，減少因多重預(yù)測導致信息缺乏可操作性等問題的發(fā)生，從而建立優(yōu)化的產(chǎn)品采購方案，為后期的科學采購打下基礎(chǔ)。

最后，降低庫存成本還在很大程度上影響著企業(yè)供應(yīng)鏈整體運營狀況以及企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。因此，基于供應(yīng)鏈環(huán)境，企業(yè)要加強內(nèi)外部控制工作的開展力度，一方面，做好外部控制，保證企業(yè)與供應(yīng)商之間實現(xiàn)信息資源互聯(lián)互通，從而根據(jù)供應(yīng)鏈市場的動態(tài)需求變化，確保企業(yè)靈活調(diào)整采購計劃，供應(yīng)商科學制定生產(chǎn)與供貨方案，以降低庫存；另一方面，企業(yè)對內(nèi)既需要加強各職能部門的溝通聯(lián)系力度，還需重視倉儲部門的管理力度，落實精細化管理模式，保證其在實際采購工作的開展過程中，能夠嚴格落實產(chǎn)品入庫標準，檢查入庫產(chǎn)品質(zhì)量、保證入庫憑證完整、入庫手續(xù)齊全規(guī)范[4]。同時，企業(yè)需要定期開展庫存盤點與分析工作，明確存貨倉儲周轉(zhuǎn)期、經(jīng)濟訂貨批量等指標，保證采購部門能夠第一時間掌握產(chǎn)品庫存現(xiàn)狀，從而及時調(diào)整產(chǎn)品采購方案，降低庫存成本。

4.2 優(yōu)化供應(yīng)商選擇、評定流程

隨著市場經(jīng)濟體制改革的深化以及市場競爭力的日益嚴峻，企業(yè)在供應(yīng)商選擇過程中，要立足當今時代發(fā)展背景以及市場發(fā)展趨勢，充分考慮市場經(jīng)濟大環(huán)境，從而根據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、品牌價值等信息統(tǒng)籌分析供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，并結(jié)合供應(yīng)商評定流程(見圖1)科學選擇供應(yīng)商，以降低企業(yè)風險危機，逐步構(gòu)建長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

圖1 采購流程

企業(yè)在優(yōu)化供應(yīng)商的選擇過程中需要重點關(guān)注以下內(nèi)容：產(chǎn)品質(zhì)量信譽是指嚴格審核供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量，以保證其提供的產(chǎn)品能夠被供應(yīng)鏈上下游多元主體所接受；信息技術(shù)掌握能力是立足信息化背景，供應(yīng)商企業(yè)只有掌握先進的信息科學技術(shù)才能實現(xiàn)與企業(yè)、市場等多元主體之間的信息互聯(lián)互通，充分適應(yīng)市場發(fā)展需求[5]；經(jīng)營資格以及履約情況是指供應(yīng)商首先保證自身生產(chǎn)經(jīng)營符合國家相關(guān)法律政策規(guī)定，保證其按照合同規(guī)定定時履約，以降低企業(yè)面臨的供應(yīng)鏈風險；經(jīng)營理念是指供應(yīng)商能夠緊跟市場發(fā)展需求，順應(yīng)新時期社會發(fā)展潮流，及時優(yōu)化完善自身的生產(chǎn)經(jīng)營理念，滿足新時期市場主體發(fā)展需求。

企業(yè)制定供應(yīng)商評定流程需要多元主體共同參與供應(yīng)商測評工作，包括質(zhì)量監(jiān)管、財務(wù)管理、采購管理、倉儲管理、合同管理等多職能部門人員，以保證評定流程的科學性、客觀性、全面性以及可操作性，從而高效發(fā)揮供應(yīng)商評定流程對供應(yīng)商的約束作用。同時，企業(yè)在與供應(yīng)商合作過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨不及時、質(zhì)量不達標等問題與不足時，要及時加強雙方之間的溝通聯(lián)系，嚴格令其改正并對其進行特殊標記，以有效保證企業(yè)采購產(chǎn)品質(zhì)量，高效規(guī)避相關(guān)風險。

4.3 建立信息溝通平臺，優(yōu)化采購流程

(1)企業(yè)構(gòu)建信息交流平臺的過程中，首先，需要確保企業(yè)整體戰(zhàn)略目標與信息平臺的構(gòu)建具有統(tǒng)一性，以保證供應(yīng)鏈企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)市場需求、產(chǎn)品需求、庫存產(chǎn)品等信息之間的實時共享與互動交流，從而推動供應(yīng)鏈上下游企業(yè)結(jié)合自身實際經(jīng)營狀況優(yōu)化調(diào)整產(chǎn)業(yè)模式，切實提高企業(yè)整體運行效率。其次，企業(yè)還需利用計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)，合理劃分采購不同生命階段的板塊信息，建立網(wǎng)絡(luò)臺賬，實現(xiàn)對采購的動態(tài)化監(jiān)督管理，保證采購決策正確、采購數(shù)量科學合理。最后，企業(yè)要重視完善采購資金管理系統(tǒng)，實時追蹤采購資金賬戶，以保證采購專項資金的合理流動，從而降低企業(yè)財務(wù)采購風險。

(2)新時期市場經(jīng)濟體制改革日益深化，企業(yè)在優(yōu)化采購流程過程中需要綜合考量市場行情，明確當?shù)卣母黜椃龀謨?yōu)惠政策，從而遵循全生命周期理論，將采購管理內(nèi)部控制工作貫穿產(chǎn)品采購全過程，以實現(xiàn)采購管理的高效化與集約化，提高采購質(zhì)量與效率。因此，在供應(yīng)鏈管理模式下，企業(yè)應(yīng)正確認識、高效應(yīng)用供應(yīng)鏈管理模式，對外做好與供應(yīng)商、制造商、零售商等多方主體的關(guān)聯(lián)程度，重點關(guān)注市場需求信息在整條供應(yīng)鏈上下游企業(yè)之間的有效傳遞；對內(nèi)要增強各職能部門相關(guān)人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，提升其市場供應(yīng)風險意識，保證其提前做好采購風險控制體系，并確保其根據(jù)產(chǎn)品最優(yōu)化原理完成企業(yè)產(chǎn)品采購，從而提升企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作滿意度，穩(wěn)固整條供應(yīng)鏈各節(jié)點企業(yè)主體之間的關(guān)系，全面提升采購信息傳輸效率，快速響應(yīng)市場需求[6]。

5 結(jié)論

在經(jīng)濟全球化以及市場經(jīng)濟體制深化改革的背景下，企業(yè)面臨的市場競爭壓力日益加大，采購管理是推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展的基礎(chǔ)與保障，這就需要企業(yè)正確認識供應(yīng)鏈管理模式，加強采購管理內(nèi)部控制，以快速響應(yīng)市場需求，優(yōu)化自身采購流程，降低庫存成本，實現(xiàn)自身綜合效益最大化。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，其采購范圍也逐漸擴大。在批量采購大宗材料時，很多企業(yè)開始采用統(tǒng)一招標采購的方法，符合企業(yè)發(fā)展趨勢。供應(yīng)鏈比傳統(tǒng)的分散采購方式更具創(chuàng)新性，所以優(yōu)勢更明顯。新時期，企業(yè)既要加強供應(yīng)鏈上下游企業(yè)之間的合作力度，通過制定完善的供應(yīng)商選擇、評定流程，科學選擇最佳的供應(yīng)商，又要對內(nèi)做好各職能部門間的聯(lián)系，提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)，并建立信息溝通平臺，實現(xiàn)供應(yīng)鏈各企業(yè)主體、各職能部門之間的信息共享程度與交互密度，從而保證其能夠根據(jù)市場需求的動態(tài)變化，靈活調(diào)整企業(yè)采購計劃與方案，以提高企業(yè)采購管理內(nèi)部控制質(zhì)量與效率，同時增強自身風險防范能力，降低企業(yè)采購經(jīng)濟成本，推動企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。