水利科技信息檔案資源開發(fā)利用的重要性及措施

譚曉冬 四川省水利水電勘測設(shè)計研究院

水利科技檔案資源是水利系統(tǒng)內(nèi)部重要的不可缺少的信息資源，應(yīng)力求實現(xiàn)資源共享，為工程技術(shù)人員以及決策層或社會提供相應(yīng)的服務(wù)，這就需要將其開發(fā)整合，把死檔案變成活檔案，從而將其潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。

一、開發(fā)水利科技信息檔案資源的重要性

1.學(xué)術(shù)研究支持。水利科技信息檔案資源承載著水利行業(yè)學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)。通過研究這些檔案，可以了解水利領(lǐng)域的發(fā)展歷程、技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)新成果，為深入的研究工作提供指導(dǎo)和促進(jìn)。

2.技術(shù)進(jìn)步推動。水利科技信息檔案資源是推動水利技術(shù)進(jìn)步的重要驅(qū)動力[1]。通過整理和歸納歷史上的水利科技成果和經(jīng)驗，可以為當(dāng)前和未來的水利規(guī)劃、技術(shù)審查工作提供參考和借鑒，幫助工程師和決策者更好地設(shè)計和實施水利項目，提高效率、降低成本，推動水利事業(yè)的發(fā)展。

3.決策支持。水利科技信息檔案資源能為政府部門和決策者提供重要依據(jù)。水利事業(yè)關(guān)乎國家和民眾生活，決策者需要及時獲取各類水利科技信息，了解國內(nèi)外的最新進(jìn)展和成功經(jīng)驗，從而制定科學(xué)合理的水利政策和規(guī)劃，提高水資源利用效率，保障國家的水安全。

4.收藏和傳承文化遺產(chǎn)。水利科技信息檔案資源還具有重要的文化價值。在長期的水利工程實踐中，積累了大量的科技成果，形成了豐富的水利文化。這些檔案記錄了水利工程師的智慧和勇氣，展現(xiàn)了水利工程對社會發(fā)展的貢獻(xiàn)。通過開發(fā)和保護(hù)這些檔案資源，可以傳承水利文化遺產(chǎn)，激勵后人繼續(xù)探索和創(chuàng)新。

二、利用水利科技信息檔案資源的方向

1.數(shù)字化和在線化。將水利科技信息檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，建立在線數(shù)據(jù)庫或平臺，使其更易于訪問和利用。通過數(shù)字化，可以將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，提高信息檢索的效率和精確性。在線化的數(shù)據(jù)庫或平臺可以為研究者、決策者和從業(yè)人員提供便捷的獲取和分享渠道，促進(jìn)信息的交流和傳播。

2.知識圖譜構(gòu)建。利用人工智能和自然語言處理等技術(shù)，對水利科技信息檔案資源進(jìn)行知識圖譜的構(gòu)建。通過對檔案資源中的關(guān)鍵信息進(jìn)行語義分析和關(guān)聯(lián)整理，形成結(jié)構(gòu)化的知識網(wǎng)絡(luò)，幫助用戶更好地理解和應(yīng)用其中的知識。知識圖譜的構(gòu)建能夠提供更高層次的信息組織和關(guān)聯(lián)，為用戶提供更深入、全面的水利科技信息服務(wù)。

3.數(shù)據(jù)挖掘和分析。利用數(shù)據(jù)挖掘和分析的方法，從水利科技信息檔案資源中挖掘出有價值的知識和規(guī)律。可以運用機器學(xué)習(xí)和統(tǒng)計分析等技術(shù)，對檔案資源中的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在大數(shù)據(jù)背后的信息和模式，為決策者提供科學(xué)依據(jù)和預(yù)測預(yù)警。數(shù)據(jù)挖掘和分析的結(jié)果可以幫助水利行業(yè)更好地把握發(fā)展趨勢、優(yōu)化資源配置、提高工作效率。

4.創(chuàng)新應(yīng)用和技術(shù)轉(zhuǎn)化。利用水利科技信息檔案資源來推動創(chuàng)新應(yīng)用和技術(shù)轉(zhuǎn)化[2]。通過研究歷史上的水利科技成果和經(jīng)驗，結(jié)合當(dāng)前的科技進(jìn)展和社會需求，探索新的水利技術(shù)和解決方案。可以將已有的成功案例和技術(shù)成果進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，開發(fā)出適應(yīng)新時代需求的新產(chǎn)品、新技術(shù)或新服務(wù)，推動水利科技的創(chuàng)新和實踐應(yīng)用。

5.服務(wù)多元化，發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的潛在價值。提供常規(guī)的檔案文件目錄查詢，復(fù)印件、影印件、資料的借閱，相關(guān)咨詢服務(wù)等。必要情況下，還可以適應(yīng)社會需求的變化，在無損于國家和單位利益的前提下，打破只為本單位服務(wù)的舊思維影響，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，提供變封閉性為開放性的、能接納社會其他需求的公共信息資源，使靜態(tài)服務(wù)變?yōu)閯討B(tài)服務(wù)。其多元化服務(wù)方向包括：1.技術(shù)咨詢和評估：利用水利科技信息檔案資源為政府部門、企事業(yè)單位和工程項目提供專業(yè)的技術(shù)咨詢和評估服務(wù)。通過分析檔案資源中的實踐經(jīng)驗和技術(shù)成果，對水利規(guī)劃、技術(shù)審查等工作進(jìn)行可行性評估、技術(shù)方案優(yōu)化等，提供科學(xué)的建議和解決方案。2.創(chuàng)新研發(fā)和技術(shù)轉(zhuǎn)移：通過研究水利科技信息檔案資源中的成功案例和技術(shù)成果，開展創(chuàng)新研發(fā)工作。結(jié)合當(dāng)前的科技進(jìn)展和社會需求，推動水利科技的創(chuàng)新和實踐應(yīng)用。同時，通過技術(shù)轉(zhuǎn)移，將檔案資源中的優(yōu)秀成果向企業(yè)、行業(yè)和社會進(jìn)行推廣，促進(jìn)技術(shù)的商業(yè)化和產(chǎn)業(yè)化。

三、開發(fā)利用水利科技信息檔案資源的措施

1.樹立全員信息意識，為開發(fā)利用水利科技信息檔案資源開辟渠道。水利科技信息檔案的價值只有得到充分開發(fā)和利用才會得以體現(xiàn)，為此，科技信息處要盡可能地采取現(xiàn)代方便快捷而又通俗易懂的有效宣傳方式（如建立專用檔案信息查詢App 等），讓更多的部門和人員了解和認(rèn)識水利科技信息檔案資源與自己工作緊密相連的重要性和實用性，并通過成功案例的現(xiàn)身說法，來激發(fā)大家重視水利科技信息檔案的價值和重要性，更加自覺地關(guān)注并主動將這些科技信息逐漸融入具體的工程管理、設(shè)計中去[3]。

2.樹立核心信息資源管理理念。樹立核心信息資源管理理念是有效利用水利科技信息檔案資源的重要措施。樹立核心信息資源管理理念包括：1.制定明確的信息資源管理策略：制定水利科技信息檔案資源的管理政策和指導(dǎo)原則，明確資源的收集、整理、存儲、檢索、利用和保護(hù)等方面的要求，確保信息資源的高效利用。2.建立規(guī)范的信息資源管理系統(tǒng)：建立完善的信息資源分類、編目和標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，將水利科技信息檔案資源按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，確保信息資源的統(tǒng)一管理和高效利用。3.強化信息資源保護(hù)措施：建立健全的信息資源安全管理制度，包括信息資源的備份、加密、權(quán)限訪問控制等措施，確保信息資源的機密性、完整性和可用性。

3.努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力是有效利用水利科技信息檔案資源的重要措施。以下是一些可以采取的方法：1.組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動：定期組織針對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，包括檔案管理理論、法律法規(guī)、信息技術(shù)等方面的知識培訓(xùn)，幫助他們了解行業(yè)發(fā)展趨勢和最新的管理方法。2.建立專業(yè)交流平臺：建立內(nèi)部或外部的專業(yè)交流平臺，鼓勵檔案管理人員參加學(xué)術(shù)研討會、行業(yè)交流會等活動，與同行進(jìn)行經(jīng)驗分享和學(xué)習(xí)，提高專業(yè)水平。3.制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為檔案管理人員制定個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確晉升渠道和崗位要求，提供培訓(xùn)機會和晉升通道，激勵他們積極提升專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。4.鼓勵學(xué)習(xí)與研究：鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)和研究新的技術(shù)、法規(guī)和管理方法，提倡閱讀相關(guān)專業(yè)書籍和期刊，參與科研項目或撰寫論文，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。5.建立導(dǎo)師制度：建立檔案管理人員的導(dǎo)師制度，由經(jīng)驗豐富的資深人員指導(dǎo)新人，傳授實踐經(jīng)驗和專業(yè)知識，促使新人快速成長并提高業(yè)務(wù)能力。6.推動繼續(xù)教育：鼓勵檔案管理人員參加相關(guān)的繼續(xù)教育課程和認(rèn)證培訓(xùn)，獲取專業(yè)學(xué)歷或證書，持續(xù)更新知識和技能，適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的需要。7.加強團(tuán)隊合作和交流：鼓勵檔案管理人員之間的團(tuán)隊合作和交流，促進(jìn)知識共享和經(jīng)驗傳承，共同解決問題和提高工作效率。

4.建立健全信息應(yīng)用機構(gòu)。為了使單位科技信息的開發(fā)利用得以最大程度地發(fā)揮，給決策者提供準(zhǔn)確全面的信息，應(yīng)跳出單純部門或技術(shù)等小圈子，建立核心的或?qū)Ｂ毜男畔?yīng)用機構(gòu)，使信息被集中統(tǒng)一處理和共享，以免有價值的信息流失浪費。

5.建立大數(shù)據(jù)庫，全面實現(xiàn)檔案收集管理信息自動化，實現(xiàn)資源共享。為促進(jìn)單位各部門間或與社會同行的相互合作，提高整體水利科技管理水平和辦事效率，本著“共建、共享、互惠、互利”的原則，有必要建立強大的綜合信息數(shù)據(jù)庫，打破各部門原有的封閉專屬系統(tǒng)，向開放的共享系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，有效提升信息利用率，解決科技資源與本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相匹配的現(xiàn)狀，從而使決策更科學(xué)、管理更精細(xì)、運轉(zhuǎn)更協(xié)同，全面實現(xiàn)科技檔案管理信息化。水利信息檔案收集工作的自動化有兩個前提條件，其一是使檔案存儲介質(zhì)由實物形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形態(tài)，即將所有文件、設(shè)計圖紙通過人工錄入、掃描輸入計算機，在相應(yīng)軟件格式轉(zhuǎn)換下使圖紙矢量化，形成PDF、JPG、TIF 等圖片檔案。其二是結(jié)合我院實情，利用釘釘辦公軟件的低代碼開發(fā)平臺，開發(fā)獨屬于我院的檔案管理系統(tǒng)，使各部門檔案實現(xiàn)無縫連接，方便各部門隨時歸檔。屆時傳統(tǒng)的收集工作將不復(fù)存在，取而代之的是先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)庫。

6.建立激勵競爭淘汰機制。水利科技信息檔案的開發(fā)利用效果不佳，原因之一是激勵機制不健全，信息人員在收集、整理、分析、檢索信息過程中花費大量腦力、體力，卻得不到相應(yīng)的與價值相符的補償，從而影響了工作熱情。為此，要解放思想，打破舊的體制，建立以激勵和競爭淘汰為核心的實效體制，促進(jìn)和調(diào)動信息機構(gòu)及其他部門或個人的積極性和創(chuàng)造性。對那些充分開發(fā)利用水利科技信息檔案、敢于擔(dān)當(dāng)、主動挖掘和創(chuàng)新、成績突出的部門或個人，要給予如升職、職稱評定、一次性物質(zhì)獎勵等不同方面的褒獎，特別是對于處在工程技術(shù)及管理一線的人員，甚至是管理干部，形成能者上、庸者下的干事創(chuàng)業(yè)良好氛圍。

四、我院水利科技信息檔案現(xiàn)狀、成效及進(jìn)一步開發(fā)利用的建議

1.水利科技信息檔案現(xiàn)狀。目前，本院對水利科技信息檔案實行的是集中統(tǒng)一管理。一是在水利科技信息檔案文件材料收集整理方面，硬性要求各分院、各科室按各項目從規(guī)劃、項建、預(yù)可研、可研、招標(biāo)、技施、設(shè)計總結(jié)、監(jiān)理及竣工各階段的最原始資料到最后成品資料都整理成冊歸檔（舊水利院政策）。現(xiàn)在的水利規(guī)劃研究院由于工作性質(zhì)的變化，檔案文件的收集將不再以工程設(shè)計階段分類。二是采用了“三審”負(fù)責(zé)制來歸檔資料，具體方式如下：項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行第一輪審查，負(fù)責(zé)確保項目歸檔資料的完整性和規(guī)范性；檔案管理員進(jìn)行第二輪審查，負(fù)責(zé)核實項目歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性；檔案主管進(jìn)行第三輪審查，負(fù)責(zé)驗證項目歸檔的竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。此外，根據(jù)規(guī)定，只有通過歸檔資料驗收的項目，才能進(jìn)行財務(wù)結(jié)算。這樣做可以確保水利科技信息檔案材料的收集是全面、完整和準(zhǔn)確的（舊水利院政策）。目前，水利規(guī)劃設(shè)計院采用了分院領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人的“新三審”責(zé)任制度，以更加簡化和方便的方式管理歸檔資料。三是在水利科技信息檔案資源開發(fā)利用及信息化建設(shè)方面，隨著地形圖電子版的普及，管理上也從傳統(tǒng)管理調(diào)整為地形圖紙質(zhì)版和電子版并存的模式，并做好涉密安全工作。同時，水利科技信息檔案按工程、階段、專業(yè)分類保存，對電子文件建立備份，拷貝刻盤并異地保存，提高了電子文件借閱、查閱的頻率，一旦單位引進(jìn)合適的水利科技信息檔案管理軟件后可以直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫（舊水利院政策）。水規(guī)院的政策發(fā)生了根本性的變化，檔案的開發(fā)利用只涉及審查工作、行政工作，對地形圖之類的涉密文件完全沒有了交集。四是將如升職、職稱評定、一次性物質(zhì)獎勵等不同方面的褒獎引入到激勵競爭淘汰機制中，極大地調(diào)動科技信息處及其他部門或個人的積極性和創(chuàng)造性。誠然，本院水利科技信息檔案管理和利用還有不完善的地方，主要表現(xiàn)在，一是將檔案信息資源上升到核心信息資源的管理理念還不夠，充分利用現(xiàn)有信息資源發(fā)揮作用的意識還需加強，個別業(yè)務(wù)部門檔案意識較弱，導(dǎo)致個別工程案卷歸檔不及時，甚至部分檔案信息流失。二是全面數(shù)字化進(jìn)程較緩慢，大數(shù)據(jù)庫尚未建立[4]。這些問題都不同程度地影響到水利科技信息檔案的開發(fā)利用，必須加以高度重視，并拿出切實有效的辦法盡快予以解決。

2.水利科技信息檔案利用效果顯著。一直以來，舊水利院科技信息檔案資料管理始終堅持服務(wù)本院生產(chǎn)建設(shè)的指導(dǎo)思想，大力開發(fā)水利科技信息檔案資源，較好地發(fā)揮了水利科技信息檔案的服務(wù)功能，取得了較顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。比如：我院設(shè)計的紫坪鋪水利樞紐工程，“高壩、高流速、高邊坡”是其三大特點，同時又是三大難點。迄今為止，國內(nèi)外在如此復(fù)雜的地質(zhì)條件下的已建類似工程基本沒有現(xiàn)成經(jīng)驗可借鑒。面對此困境，我院迎難而上，收集查詢了大量國內(nèi)外工程檔案信息資料，對其進(jìn)行分析、研究，吸取經(jīng)驗、教訓(xùn)，在各施工階段，不斷優(yōu)化設(shè)計，確保工程安全及工程質(zhì)量，圓滿完成了這項大型水利樞紐工程設(shè)計，經(jīng)10 多年的正常運行及5.12 汶川大地震后抗震救災(zāi)的非常運行，目前仍然良好，充分印證了當(dāng)初項目設(shè)計的合理性及工程質(zhì)量的可靠性。由此可看出，水利科技信息檔案資料給工程設(shè)計提供了強有力的技術(shù)支持和質(zhì)量保障。又如我院設(shè)計的瓦屋山水電站，在設(shè)計過程中通過對檔案原始資料的查考，獲得了大量的技術(shù)參數(shù)等可靠數(shù)據(jù)和理論依據(jù)，同時又查閱了其他相關(guān)工程的大量竣工資料檔案，不斷優(yōu)化，采用大量的新技術(shù)新方法，成功地解決了高水頭、大流量、高邊坡、地質(zhì)條件復(fù)雜等帶來的一系列復(fù)雜技術(shù)問題，避免了大量不合理的人力和費用的投入，有效控制了項目的工程量和費用等，節(jié)約了資金，達(dá)到了預(yù)期效果。目前，電站已安全有效運行十幾年，發(fā)揮了巨大的社會和經(jīng)濟(jì)效益，是我院為之驕傲和自豪的精品工程之一。類似案例舉不勝舉，從2004 年至今，我院獲得部級、省級等優(yōu)秀工程一等獎、二等獎共計四十余個，僅2014 年至今就有國內(nèi)外科技查新點34 個。新成立的水規(guī)院作為省水利廳的直屬技術(shù)支撐部門，雖然不再涉及工程設(shè)計類的檔案管理工作，但行政類、審查類、咨詢類的文書檔案卻也不會減少大家的工作量，同志們始終在飽滿的檔案管理工作中翱翔著。

3.對進(jìn)一步做好我院水利科技信息檔案管理及信息資源開發(fā)利用的一點建議。針對我院水利科技信息檔案管理及信息資源開發(fā)利用存在的問題，首先要樹立全員信息意識，通過成功案例引導(dǎo)大家重視水利科技信息檔案的價值和重要性，并自覺地關(guān)注，主動將這些科技信息逐漸融入具體的工程管理、設(shè)計中去。其次，要加強檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。最后，也是最重要的就是要重視并加快建設(shè)獨屬于我院的檔案管理系統(tǒng)，全面實現(xiàn)檔案收集管理的自動化、智能化。

五、結(jié)語

總之，水利科技信息檔案作為一種信息資源，需要不斷地加強管理和開發(fā)利用，使這座儲存著科學(xué)技術(shù)知識的檔案寶庫為科技研究提供有價值的信息，保證水利科學(xué)研究少走彎路，提高工作效率。這既是新的水利科技檔案的價值所在，也是衡量一個水規(guī)院檔案管理事業(yè)的重要標(biāo)志之一。