西部高校基建工程檔案管理工作創(chuàng)新

龔立兵　尹繼蕊　雷昌玲

摘 要：信息技術(shù)發(fā)展較快，高校基建檔案對(duì)信息化技術(shù)的要求也越來(lái)越高，基建檔案管理人才稀缺，工作模式有待優(yōu)化。本文結(jié)合西部高校基建檔案管理工作實(shí)際，分析了西部高校基建檔案管理困境，提出了適合西部高校基建檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理；西部高校；創(chuàng)新

國(guó)家“十四五”規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要強(qiáng)調(diào)，要建設(shè)高質(zhì)量教育體系，高等教育入學(xué)率要提高到60%，穩(wěn)步擴(kuò)大西部地區(qū)高校招生規(guī)模。優(yōu)化區(qū)域高等教育資源布局，推進(jìn)中西部地區(qū)高等教育振興。教育事業(yè)的快速發(fā)展，不僅促進(jìn)了西部高校數(shù)量的增長(zhǎng)、規(guī)模的擴(kuò)張，與之配套的教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓，學(xué)生宿舍樓等基建項(xiàng)目有序開(kāi)展，也為西部高校基建檔案管理工作提出了更高的挑戰(zhàn)，西部高校基建檔案管理模式變革和檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)迫在眉睫。

1 高校基建檔案管理的重要作用

1.1 高校基建檔案管理的含義

高校基建檔案是在高校實(shí)施基建工程建設(shè)過(guò)程中，基建工程的前期規(guī)劃、立項(xiàng)決策、招標(biāo)到項(xiàng)目施工建造、裝飾裝修、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、交付、使用等全生命周期過(guò)程中，產(chǎn)生的、應(yīng)歸檔保存具有參考價(jià)值和利用價(jià)值的全套文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料[1]。

1.2 高校基建檔案管理的重要作用

高校基建檔案是高校檔案的重要組成部分，范圍涵蓋了項(xiàng)目的投資決策、工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)與施工、交付使用等多個(gè)階段的多個(gè)流程，是對(duì)基建項(xiàng)目地真實(shí)、全面地反映。第一，基建檔案管理是提高項(xiàng)目管理效率的重要手段。系統(tǒng)、完整的檔案材料有助于規(guī)范高校基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，了解基建項(xiàng)目的實(shí)施情況。對(duì)項(xiàng)目階段的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管，嚴(yán)格把控項(xiàng)目實(shí)施的成本和進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并調(diào)整，確保項(xiàng)目質(zhì)量、成本符合項(xiàng)目要求，并按時(shí)竣工。第二，高校基建檔案材料的真實(shí)性、完整性能確保項(xiàng)目審計(jì)的順利開(kāi)展。審計(jì)監(jiān)察機(jī)構(gòu)以基建檔案為依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目的文件記錄、管理的方法和程序、財(cái)產(chǎn)情況、預(yù)算和費(fèi)用支出情況以及項(xiàng)目工作的完成情況等項(xiàng)目管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的合法性、合理性和一致性進(jìn)行科學(xué)的審核檢查。第三，高校基建檔案材料為高校管理工作提供借鑒。高校基建檔案材料為高校開(kāi)展后續(xù)修繕工作提供啟發(fā)，為后續(xù)建設(shè)同類型工程提供參考性資料，促進(jìn)基建管理水平的提高。

2 西部高校基建檔案管理的困境

2.1 高校基建檔案收集難度大

第一，高校基建檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目的啟動(dòng)到項(xiàng)目收尾整個(gè)項(xiàng)目周期的多個(gè)階段的多個(gè)流程，涉及建設(shè)、承建、監(jiān)理、監(jiān)管等多個(gè)利益相關(guān)單位，形成了文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等多種不同載體的檔案材料。致使檔案的收集時(shí)間跨度長(zhǎng)、種類繁多、主體多元化、載體多樣化，需要檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目材料進(jìn)行甄別，形成系統(tǒng)、完整、真實(shí)的檔案材料，檔案收集工作多，難度大。第二，檔案歸檔過(guò)程中需要頻繁調(diào)用。由于基建項(xiàng)目具有連續(xù)性、復(fù)雜性，階段性的項(xiàng)目檔案材料對(duì)后續(xù)的項(xiàng)目建設(shè)具有較大的借鑒意義，導(dǎo)致檔案管理的繼承性較強(qiáng)，施工過(guò)程中產(chǎn)生的開(kāi)工報(bào)告、各環(huán)節(jié)監(jiān)督材料、付款材料、監(jiān)督參與、設(shè)備管線等采購(gòu)招標(biāo)協(xié)調(diào)、社會(huì)代表參與、監(jiān)管部門(mén)監(jiān)督等檔案材料需要頻繁調(diào)用，審計(jì)審查過(guò)程中項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工、決算等檔案材料也需要頻繁調(diào)用[2]，在調(diào)用過(guò)程中容易造成檔案材料的損壞，遺失，加大了檔案收集歸檔的難度。

2.2 基建檔案管理模式滯后

西部高校對(duì)傳統(tǒng)的基建檔案管理模式依賴性更高，然而傳統(tǒng)的基建檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求。第一，基建檔案管理理念滯后。西部高校將檔案管理定義為簡(jiǎn)單的工作材料的存檔，重教學(xué)、科研，對(duì)檔案管理重視程度不足。尤其在基建類項(xiàng)目的檔案管理方面，高校普遍存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的思想，重視工程進(jìn)度，忽視檔案管理的跟進(jìn)，基建類檔案管理未得到應(yīng)有的重視[3]。第二，基建項(xiàng)目檔案管理制度不健全。近幾年，國(guó)家對(duì)高等教育的重視程度逐步提高，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)張，高校基建工程項(xiàng)目逐步增加，部分高校仍將基建項(xiàng)目檔案與普通檔案的管理相提并論，未制定有關(guān)基建檔案管理制度和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有明確的基建項(xiàng)目檔案材料歸檔目錄，導(dǎo)致基建項(xiàng)目檔案材料缺失或無(wú)意義歸檔。

2.3 檔案信息化程度及利用效率低

傳統(tǒng)的手工檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案管理效率和利用率。第一，基建檔案管理信息化水平低。據(jù)調(diào)查，東部地區(qū)、中部地區(qū)高校檔案管理模式已經(jīng)歷了傳統(tǒng)手工作業(yè)的紙質(zhì)檔案管理、檔案信息化管理、檔案數(shù)字化與共享服務(wù)三個(gè)階段[4]。部分西部高校仍停留在傳統(tǒng)手工作業(yè)的檔案管理階段，采用傳統(tǒng)的周期性（1年）基建檔案收集管理模式無(wú)法適應(yīng)基建項(xiàng)目管理要求。導(dǎo)致基建檔案管理效率低，大量的紙質(zhì)檔案較大占用了檔案存儲(chǔ)空間，檔案收集不及時(shí)、材料丟失事件時(shí)有發(fā)生。第二，在大數(shù)據(jù)的加持下，檔案管理已進(jìn)入共享的時(shí)代。基建檔案材料的充分利用，不僅有助于工程后續(xù)的修繕和維護(hù)，對(duì)其他基建項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)也有很大的借鑒意義。但部分西部高校信息化程度低，未形成系統(tǒng)、完整的基建檔案數(shù)據(jù)，一方面數(shù)據(jù)可靠性差，另一方面缺少對(duì)基建項(xiàng)目數(shù)據(jù)的深度挖掘，再加上檔案資料對(duì)外開(kāi)放程度低，查詢程序復(fù)雜，導(dǎo)致基建類檔案利用效率不高。

2.4 高校基建檔案建設(shè)和管理人才嚴(yán)重不足

高校檔案館一直是學(xué)校不受重視的部門(mén)，管理人員一般都是在校內(nèi)進(jìn)行調(diào)配，被調(diào)配的人員通常沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，本身對(duì)檔案管理不熟悉。專業(yè)的基建檔案管理人才更是缺失。據(jù)調(diào)查，西部高校檔案管理部門(mén)中專業(yè)的檔案管理人員極少，絕大部分都是從其他崗位調(diào)整過(guò)來(lái)的，僅僅參加過(guò)一些短期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，具有基建檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才嚴(yán)重不足。檔案管理人員只能全盤(pán)接收基建部門(mén)移交過(guò)來(lái)的基建檔案，缺少對(duì)建檔案完整性、有效性和真實(shí)性的甄別。另外西部高校現(xiàn)有檔案管理人員年齡普遍偏大、計(jì)算機(jī)水平不是很高、專業(yè)性不強(qiáng)、特別是基建專業(yè)知識(shí)欠缺、檔案管理人員配備不足、職稱偏低。

3 西部高校基建檔案管理的路徑優(yōu)化

基于基建檔案產(chǎn)生的周期長(zhǎng)，且材料繁雜，在收集過(guò)程中要進(jìn)行多元化管理。基建檔案資料調(diào)用比較頻繁，使用率高，基建檔案還要進(jìn)行信息化管理，不管是收集還是使用，工作人員要具有信息化管理的理念，并且加強(qiáng)信息化的宣傳，西部高校要加大信息化建設(shè)的投入力度，構(gòu)建信息化的管理環(huán)境。

3.1 構(gòu)建多元管理模式

基于檔案學(xué)領(lǐng)域的“文件連續(xù)體理論”，多元管理模式可以理解為在基建展開(kāi)過(guò)程中，多主體、多部門(mén)以各項(xiàng)基建工作文本連續(xù)性、工程連續(xù)性、責(zé)任連續(xù)性等為紐帶，對(duì)基建項(xiàng)目全壽命周期原始檔案（含電子檔案）采用協(xié)同管理的新模式。與高校教學(xué)、科研或?qū)W生檔案管理相比，基建項(xiàng)目需立項(xiàng)批準(zhǔn)單位、建設(shè)單位、承建單位、監(jiān)理等多個(gè)利益相關(guān)方參與，管理更加復(fù)雜。如何保障基建檔案收集整理的科學(xué)性、完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性成為基建檔案管理的難點(diǎn)。《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》指出，“建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)參加項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。” [5] 國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委印發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1988〕4號(hào)）的第三條明確：“各級(jí)基本建設(shè)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門(mén)、本地區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收。”[6]

基于基建檔案法律法規(guī)，高校基建檔案工作應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：第一，檔案館領(lǐng)導(dǎo)和基建檔案管理員參與基建部門(mén)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)，熟悉基建項(xiàng)目流程，參與基建項(xiàng)目的驗(yàn)收工作并對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和管理。第二，檔案館明確基建檔案歸檔范圍，成立基建檔案管理小組。小組成員由檔案館基建檔案管理員和基建部門(mén)兼職檔案管理員組成，制定基建檔案管理制度，召開(kāi)小組會(huì)議，檢查基建檔案管理情況。第三，定期對(duì)基建檔案管理小組成員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，規(guī)范開(kāi)展基建檔案管理工作。

3.2 提高基建檔案管理信息化水平

建設(shè)高效、開(kāi)放的檔案信息化管理系統(tǒng)是實(shí)施多元管理模式，提高基建檔案管理效率的必備條件。首先，做好硬件建設(shè)工作。檔案館部分基建檔案紙質(zhì)存檔，基建圖紙占比也比較大，需配備高清掃描儀，疊圖機(jī)等硬件設(shè)備。其次，做好軟件建設(shè)。打造互聯(lián)互通的溝通渠道。信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)連通基建項(xiàng)目各利益相關(guān)單位，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)打通各部門(mén)之間的壁壘，形成網(wǎng)狀互聯(lián)互通的溝通渠道，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間無(wú)障礙溝通，提高溝通效率。構(gòu)建高效的信息化檔案管理系統(tǒng)，智能收集各部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料，甄別檔案材料的有效性，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類并歸檔，形成基建工程的電子檔案，提高檔案收集效率。最后，提高服務(wù)能力和檔案利用效率。高校檔案管理人員可根據(jù)部門(mén)職能設(shè)置不同的基建檔案查閱權(quán)限，為各職能部門(mén)分類推送其所需檔案資源。提高基建檔案利用效率，精簡(jiǎn)檔案借閱流程。同時(shí)，系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)檔案材料的深度挖掘，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化和檔案資源的共享，輔助高校進(jìn)行智能決策。

加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，這對(duì)基建檔案管理人員提出更高的要求。管理人員需要具備創(chuàng)新意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，學(xué)習(xí)專業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息化技術(shù)，熟練各種信息設(shè)備的使用、維護(hù)。這就要求檔案管理人員必須參加信息化管理培訓(xùn)和專業(yè)設(shè)備的使用培訓(xùn)，并在檔案管理過(guò)程中不斷實(shí)踐，學(xué)習(xí)，再實(shí)踐。工作人員參加有針對(duì)性的培訓(xùn)能更好的勝任基建檔案管理工作。

3.3 構(gòu)建基建檔案質(zhì)量評(píng)估體系

3.3.1制定基建檔案材料清單。學(xué)校檔案管理部門(mén)和基建部門(mén)連同監(jiān)理單位、承建單位等相關(guān)單位（部門(mén)）根據(jù)基建工程類型和建設(shè)周期階段，在基建工程開(kāi)展前，聯(lián)合制定詳細(xì)的檔案材料清單，確定項(xiàng)目各階段需歸檔的檔案材料明細(xì)。基建項(xiàng)目檔案管理人員要根據(jù)項(xiàng)目階段實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程并搜集檔案。

3.3.2制定基建檔案材料移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)清單。基建檔案材料移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)同樣也是檔案質(zhì)量管理非常重要的一部分，學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)基建項(xiàng)目本身性質(zhì)，結(jié)合基建實(shí)際情況和相關(guān)單位（部門(mén)）的要求，確定每個(gè)基建檔案材料移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這樣更有利于材料的收集和把握。

3.3.3構(gòu)建多層級(jí)基建檔案質(zhì)量評(píng)估體系[7]。組建基建檔案質(zhì)量評(píng)估專家組，對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，構(gòu)建各層級(jí)基建檔案質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)，科學(xué)賦權(quán)，評(píng)估基建檔案在規(guī)范性、科學(xué)性、檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性，將檔案管理質(zhì)量劃分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。根據(jù)專家打分情況綜合評(píng)價(jià)基建項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量等級(jí)。

3.4 西部高校基建檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

加強(qiáng)基建管理人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、專業(yè)化，就必須大力引進(jìn)人才，面向社會(huì)公開(kāi)招聘綜合素質(zhì)較高，專業(yè)對(duì)口的復(fù)合型人才。第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視基建檔案工作。在人員配備，設(shè)備購(gòu)置，人才培養(yǎng)培訓(xùn)等方面要給予大力支持。把檔案管理工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃。第二，要加強(qiáng)基建檔案人才管理制度的建設(shè)。建立完善科學(xué)的人才管理制度，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，這也是做好基建檔案人才工作的重要保障。第三，高校人事處應(yīng)該做好檔案管理人才的人才交流工作。建議每年輪流派出檔案管理人員到學(xué)校基建處或者基建公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行掛職鍛煉，熟悉基建流程和基建管理事務(wù)，3—5年內(nèi)完成部門(mén)管理人員的輪流掛職工作。同時(shí)應(yīng)該在基建管理部門(mén)安排專門(mén)的工作人員到檔案館進(jìn)行掛職交流，熟悉檔案管理的各項(xiàng)要求，有利于提高基建管理人員在基建檔案收集和管理方面的能力。第四，提高管理人員的綜合素質(zhì)。把提高檔案管理人員的素質(zhì)放在重要位置，如果管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，沒(méi)有愛(ài)崗敬業(yè)的精神和良好的服務(wù)態(tài)度也是做不好檔案管理工作的。所以要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的訓(xùn)練。檔案管理人員也應(yīng)該主動(dòng)提高自身的自覺(jué)性和責(zé)任心，基建材料的收集，專業(yè)性要求很高。由于基建管理工作具有專業(yè)、系統(tǒng)、復(fù)雜等特點(diǎn)，故對(duì)基建檔案管理人員提出的要求也很高，基建檔案管理員需要掌握基建專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，熟悉基建工程的具體流程，這樣才能較好地收集并甄別基建檔案，還需要掌握檔案管理知識(shí)，清楚基建材料的歸檔范圍，二者缺一不可，才能對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行整理歸檔。

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