物業企業實施全面預算管理的難點及完善對策

孟丹

（北京首華物業管理有限公司，北京 100013）

物業管理行業伴隨著房地產爆發式的增長，以及業主日漸增多的個性化服務需求，行業企業既有綜合性規模經營的發展要求，也有專業化特色經營的思路，管理的要求越來越高，推行全面預算管理的企業也越來越多。但是因認識不到位、方法不對路，在實施中出現不少問題，沒有發揮出應有的作用。在這一背景下，物業企業為了實現可持續發展，就需要把全面預算管理方法應用到具體工作中，創新優化全面預算管理體系，提高企業管理水平和經營效益。

一、物業企業全面預算管理概述

（一）預算管理特點

相比于其他類型企業，物業企業在全面預算管理期間有著收支穩定、基層人員專業素質偏低、組織結構簡單的特征，需要圍繞管理特點來明確管理思路、制定管理方案。

第一，收支穩定。物業企業收入來源單一、支出項目數量與規模長期保持穩定狀態，基本不會在短期內發生明顯轉變，管理人員可采取較為簡單的固定預算法。

第二，基層人員專業素質偏低。清潔人員、機電維修人員和安防人員等基層員工并未接受有關全面預算管理的系統培訓，對這項管理內容的要求、方法手段不甚了解，如果直接向各部門與基層員工下發預算方案，很難取得理想執行效果。

第三，組織結構簡單。大型物業集團由總部、子公司組成，總部負責品質考核、財務監督等工作，子公司負責為單個或是多個項目提供物業服務，子公司擁有較高的自主權限，獨立開展預算管理工作，或是在集團總部設定預算目標、劃定框架內開展工作[1]。因此，物業企業可選擇搭建扁平化的預算管理架構，無須設置過多層級。

（二）預算管理內容

根據經營情況來看，物業企業主要向客戶提供基礎物業服務、物業增值服務，預算管理內容涵蓋兩類服務范圍。第一，基礎物業服務具有收支穩定的特征，預算管理內容包括管理服務人員工資福利、共用設施設備運行維護費用、管理區域內清潔衛生和綠化養護費用、物業管理秩序維護費用、共用設施設備保險費用等。第二，物業增值服務是客戶提出特殊要求后物業企業所提供的定制服務，如場地經營服務、工程維保服務，預算管理內容由經業主同意的其他費用所組成。同時，為滿足物業企業正常運轉需要，還應把辦公費用、企業固定資產折舊等項目列入全面預算管理范圍當中。

（三）預算管理方法

常用的預算管理方法包括固定預算法、彈性預算法、滾動預算法、零基預算法，物業企業應綜合分析當前所處發展階段、戰略目標、財務狀況等因素，挑選恰當的管理方法。

第一，固定預算法。按照往年預算方案內容與后續執行情況來編制本年度預算草案，有著流程簡單、易于操作的優勢，適用于業務量、服務內容基本保持不變的物業企業。

第二，彈性預算法。深入分析企業經營成本、費用、利潤、收入等各項要素間的依存變動關系，再根據預算期間業務量預測結果來編制草案的方法手段，有著適用范圍廣、便捷程度高的優勢，多用于處于規模擴張期的物業企業。

第三，滾動預算法。在上一階段預算方案基礎上延伸編制下一階段預算方案，重復上述操作來實現預算永續執行目標，有著預算管理活動與日常財務工作聯系緊密、預算執行透明度高的優勢，但實際工作負擔較為沉重。

第四，零基預算法。從無到有的編制預算方案，以同類項目案例、同行業企業預算方案為參考依據，有著流程煩瑣、數據處理量大的特點，適用于新成立的物業企業，或是新增設的預算項目[2]。

二、物業企業實施全面預算管理的難點

（一）缺乏足夠了解

全面預算管理在物業企業中的實施時間尚短，管理層和基層員工對其缺乏足夠了解，由此引發預算執行失控、預算方案缺乏可行性、預算目標有違初衷等一系列問題出現，導致管理效果達不到預期。例如，從管理層角度來看，傾向于從財務維度來開展預算編制、執行控制、預算考評等工作，而沒有深入考慮預算額度與各部門日常工作開展、物業服務質量造成的深遠影響。從基層員工角度來看，沒有把基層員工的工作內容和預算管理活動相掛鉤，部分基層員工認為自身層級不夠，無須關注、參與到全面預算管理工作當中，進而在預算執行期間形成不必要的內部阻力。

（二）預算管理機構職能缺失

全面預算管理職能包括目標設定、總體規劃、計劃編制、執行監控、評估考核，如果沒有做到職能明確分工，或是把多數職能分配給單個管理部門，則會限制職能效用發揮、加重管理負擔。當前部分物業企業選擇把財務部同時作為預算管理的決策、組織和編制機構，統籌開展目標設定、預算編制、草案審核、執行監控等工作，把其他職能部門作為預算執行機構，負責按照計劃內容與所分解目標來執行預算，在實際管理期間面臨著先編制預算再決定預算目標、預算方向模糊、執行監控與協調職能發揮受限的難題。

（三）管理制度形式化

從制度建設層面來看，部分物業企業所構建全面預算管理制度內容模糊不全，或是沒有根據內部管理形勢、經營戰略目標方向的變化來定期修正管理制度，從而出現指導性過低、內容殘缺不全、靈活性不強的問題，也使得管理制度流于形式，沒有發揮出應有作用。

第一，指導性過低。全面預算管理是一項專業性較強的活動，要求各部門人員都明確具體操作流程與方法手段，但在現行《預算管理制度》中，僅劃定各部門職責范圍、具體工作內容，卻沒有對細項操作進行規定指引，如預算草案格式要求、相關數據索取方法等。

第二，內容殘缺不全。物業企業僅在管理制度中設定有關預算編制等少數環節的規定內容，而沒有完全涵蓋預算管理的全部環節，在部分環節過于依賴管理人員和各部門負責人的主觀判斷、工作經驗來確定管理流程、開展各項工作。例如，在預算執行環節，雖然定期召開管理例會，會上匯報上一階段預算完成情況，但卻沒有提及預算差異考核、調整要求、獎懲措施等內容，削弱了預算執行力度。

第三，靈活性不強。在預算管理期間會產生諸多變量因素，管理過程、預算執行情況充滿不確定性。然而，在現有預算管理制度中，僅規定正常情況下的流程方法、注意事項，而沒有標注面對各項管理問題、突發狀況時的有效處理措施。同時，在新增預算項目時，現有管理規則缺乏適用性，無法為預算編制質量、執行效果提供有力制度保障。

（四）預算目標和企業戰略目標脫節

以企業經營戰略目標為依托、將戰略目標量化分解為若干預算目標，再按照預算目標來編制、執行預算方案，是全面預算管理的邏輯體系，預算目標和企業戰略目標保持十分緊密的內在聯系。

然而，根據實際管理情況來看，部分物業企業并未圍繞戰略目標來科學設定預算目標，選擇根據各職能部門的工作安排、預算分配意向來設立各個項目的預算目標，再把項目預算目標進行匯總整理作為總體預算目標。

在這一管理背景下，物業企業無法保持預算目標、戰略目標二者的一致狀態，導致全面預算管理活動并沒有為企業戰略發展、改善經營狀況起到正面影響，嚴重時還會因預算執行失控、預算額度虛高而放緩企業發展腳步、惡化財務狀況[3]。

三、物業企業全面預算管理問題的完善對策

（一）提升意識與學習培訓

首先，物業企業應認識到全面預算管理是一項全局性、全員性的管理活動，管理內容涵蓋企業全部經濟業務活動，要求各部門與全體員工積極配合并參與到管理過程當中。從實操層面來看，企業加大內部宣傳力度，定期組織宣講會等活動，號召全體員工參與，向員工深入淺出地講述全面預算管理概念、實施預算管理的現實意義、各崗位員工如何在日常工作期間順利完成預算任務、未貫徹執行預算方案時需要承擔的具體責任，引導員工樹立正確觀念意識。而對于管理層和各部門負責人，則強調全面預算管理的全局性特征，要求各部門在預算管理期間保持協作狀態，加大溝通交流力度，協同執行預算方案、完善預算目標。

其次，物業企業還應加大員工培訓力度，以全面預算管理流程、執行調整程序、方法手段、財務專業知識等作為培訓內容，幫助員工熟悉全面預算管理模式，掌握配合管理工作開展、執行預算方案的有效技巧。同時，如果物業企業新增預算項目、調整管理制度，或是在預算管理期間頻繁出現錯誤操作行為，也應額外開展專項培訓工作。

（二）優化管理組織結構

為妥善解決管理結構過于簡單、職能分配不合理的問題，物業企業需要對現有管理組織結構進行優化補充，建立起從上到下由董事會、預算管理委員會、財務部、職能部門、人力部所組成的全新管理結構。

第一，董事會作為預算決策機構，負責制定企業年度經營目標、審查預算草案及總體管理計劃。

第二，預算管理委員會作為預算管理機構，負責根據企業年度目標來設定預算目標，把預算目標量化分解后下發給各職能部門，把預算草案進行初步審批后匯總上報，以及全程跟蹤監控預算執行情況。

第三，財務部作為預算編制機構，負責編制預算大綱、匯總整理各部門預算草案，以及定期匯報預算執行進度。

第四，職能部門作為預算執行主體，負責貫徹執行預算方案，根據部門工作安排與實際情況來編制預算草案，并在預算執行期間遇到部門業務量增減、業務范圍變動等情況時，及時把問題向上反饋，避免因既定預算方案與具體情況不符而造成預算執行失控。

第五，人力部作為預算考評機制，負責根據企業情況、預算管理情況來設定考核指標，做好月度、季度、年度考核工作，根據考核結果來準確反映預算執行情況、管理效果與各部門員工綜合表現[4]。

（三）健全管理制度

首先，物業企業根據實際管理情況和管理制度內容，編制預算管理作業指導書，指導書內容由預算管理目的、適用范圍、各崗位具體職責、工作程序與規定要求所組成，如預算草案的內容構成、標準格式、預算草案審議審批流程。隨后，把作業指導書下發給管理人員、各部門負責人與基層員工，要求嚴格按照指導書內容來開展各項工作，不得擅自篡改工作流程，或是采取修改預算草案格式等不當行為。

其次，物業企業根據實際管理情況和借鑒其他企業管理制度，對現有管理制度進行完善補充，直至制度內容涵蓋預算管理的全部環節。例如，在預算編制流程方面，要求董事會率先制定年度經營目標與戰略目標，由預算管理委員會制定預算方針、分解預算目標。隨后，由財務部門制定預算大綱和下發預算通知，職能部門根據自身情況編制預算草案，草案提交至財務部進行初審、匯總，再依次提交到預算管理委員會進行復審、提交董事會進行終審。最終，在預算方案審批通過后，逐級下達到預算管理委員會、財務部和職能部門，由職能部門執行方案。

最后，為積極應對突發狀況、消除變量因素對管理過程造成的影響，物業企業還應編制多套應急處置預案，如果在管理期間遇到各類問題，管理人員實施相應處置預案即可。以預算編制為例，常規情況下采取雙向編制方式，由預算管理委員會負責統籌開展預算編制工作，充分采納預算責任部門提出的具體意見，禁止管理人員在不了解各部門工作情況、業務需要的前提下盲目編制預算方案。而在物業企業處于高速擴張階段時，為更好地實現總體經營戰略目標，可采取從上到下的集權式編制程序，以此來提高預算編制效率、簡化流程步驟[5]。

（四）增強戰略規劃和預算編制聯系

首先，物業企業把戰略規劃作為決定全面預算管理成敗的重要因素，由董事會綜合分析市場環境、市場定位、企業短期與中長期發展規劃等因素，明確企業本年度的經營戰略目標，如減少經營成本、提高物業服務質量等。隨后，再由預算管理委員會按照戰略目標來設定預算目標，并把預算目標、提交給董事會進行審批，確定一切無誤后，再開展預算編制、預算執行等后續管理工作。如此，可以從源頭上杜絕預算失控、預算目標和戰略目標脫節問題的出現。

其次，物業企業還需要采取平衡計分法，同時從財務、客戶、內部運營、學習成長四個維度來設定預算目標、把控預算管理方向，從而實現企業均衡發展目標。其中，財務類指標的權重分配占比控制在40%左右，包括費用預算執行率、資金運用規范安全率、增值業務收入達成率等指標。客戶維度指標權重控制在20%左右，設立業務滿意度、業主投訴率與投訴次數等指標。內部運用維度指標權重為20%，設立物業收入穩定增長率、市場目標實現率、外拓面積達成率等指標。學習成長維度指標權重占比為20%，設立人才發展數量、員工年培訓小時、關鍵崗位離職率等指標。

四、結束語

綜上所述，為順利實現全面預算管理目標，也為企業發展保駕護航，物業企業必須認識到全面預算管理的價值所在，掌握管理難點問題，針對性落實提升意識與學習培訓、優化管理組織結構、健全管理制度、增強戰略規劃與預算編制聯系等解決對策，推動全面預算管理體系與企業經營管理體系的融合發展。