行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)路徑探索

唐穎博

（涿鹿縣社會保險事業(yè)管理中心，河北 張家口 075600）

行政事業(yè)單位肩負著社會管理職能，在此種公益性職能下，需要不斷向社會人民群眾提供更好的公共服務(wù)。組織的資金管理是否安全，支出規(guī)劃是否科學、財務(wù)管理是否高效等一切財務(wù)工作對單位的公共服務(wù)形象建設(shè)與質(zhì)量都產(chǎn)生著直接影響。因此，在行政事業(yè)單位運營活動中，財務(wù)管理的精益求精一直都是重點工作內(nèi)容。近年來，受信息技術(shù)迅速發(fā)展影響，財務(wù)管理信息化工作理念漸漸被廣泛傳播于行政事業(yè)單位。單位為了抓住新時期下現(xiàn)代化財務(wù)工作的改革機遇，積極結(jié)合單位具體發(fā)展情況，探尋財務(wù)信息化的建設(shè)方案，力求用信息化技術(shù)為管理決策賦能。基于此，本文章將以行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化為主體進行研究，在探尋問題的基礎(chǔ)上對財務(wù)信息化建設(shè)過程中優(yōu)化路徑予以針對性分析，以便為同類型組織面臨相似問題時提供參考。

一、行政事業(yè)單位與財務(wù)管理信息化含義簡述

（一）行政事業(yè)單位

行政事業(yè)單位指行政單位和事業(yè)單位的統(tǒng)稱，是中國特有的政治體制運行下的產(chǎn)物。例如常見的房管局、規(guī)劃局等，在部分地區(qū)被稱為行政單位，而在部分地區(qū)也被稱為事業(yè)單位，不少地方政府發(fā)文也以行政事業(yè)單位為統(tǒng)稱。對行政事業(yè)單位的另一種理解是指具有行政管理職能的事業(yè)單位，其工作職責涉及執(zhí)法監(jiān)督及其他社會管理活動，如特定部門所屬的監(jiān)管機構(gòu)等。行政事業(yè)單位工作人員的工資及運營成本等都是由國家財政部門撥款，通常為財政全額撥款。

（二）財務(wù)管理信息化

財務(wù)管理信息化是指在信息時代背景下，組織將信息技術(shù)引進到管理流程中，與財務(wù)管理緊密結(jié)合，產(chǎn)生的一種全新管理方式。財務(wù)管理信息化能夠幫助組織實現(xiàn)物流、資金流等的高效同步，幫助組織實現(xiàn)彈性管理以及各類資源得到有效配置利用。在組織財務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立信息系統(tǒng)，可以使企業(yè)財務(wù)信息實現(xiàn)快速流通與科學的分析反饋，從而提高財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益。

二、行政事業(yè)單位實施財務(wù)管理信息化的意義

（一）簡化財務(wù)工作流程，提升行政事業(yè)單位工作效率

在行政事業(yè)單位的財務(wù)管理工作中，利用先進的信息技術(shù)對財務(wù)管理過程中所需要收集整理的信息進行快速獲取，使之被集合成一個相對全面的信息庫。財務(wù)管理信息平臺以信息庫為核心，使得各端口都能在此信息庫內(nèi)進行數(shù)據(jù)的檢索與抽取，并于同一平臺進行共享和對接，這就確保了不同部門間信息轉(zhuǎn)換的便利性，并且最新的財務(wù)信息也可實時被補充進信息庫中，為財務(wù)管理的過程管控提供了有力幫助，使得操作更加便捷，簡化了財務(wù)工作流程，提升行政事業(yè)單位工作效率。

（二）促進財務(wù)信息共享，有利于貫徹廉政建設(shè)

行政事業(yè)單位的員工工資來源于財政撥款，體現(xiàn)出數(shù)額上的限制性與流程上的高度規(guī)范性等特征。當資金儲備受限，而員工個人執(zhí)業(yè)素養(yǎng)不高時，則會產(chǎn)生價值觀矛盾。錯誤的價值觀導(dǎo)致員工通過各種相對隱蔽的方式違規(guī)違紀，這就折損了行政事業(yè)單位良好的社會服務(wù)形象。但是當行政事業(yè)單位實現(xiàn)了財務(wù)信息化的應(yīng)用后，財務(wù)信息得以共享披露，不同部門在運營各環(huán)節(jié)對資金的支出都被實時監(jiān)控，一旦存在資金流向的異常情況時，財務(wù)信息系統(tǒng)會即刻發(fā)出警報，方便管理者精準定位問題人員或問題部門，違規(guī)違紀行為被有效規(guī)避，因此全面促進財務(wù)信息共享，有利于貫徹廉政建設(shè)。

（三）增強財務(wù)內(nèi)控實力，推動實施全面預(yù)算管理

行政事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控工作需要信息化工具提供技術(shù)支持，組織內(nèi)部的控制系統(tǒng)并不能完全深入詳細的經(jīng)營信息和財務(wù)信息流動，財務(wù)部門沒有對各環(huán)節(jié)的資金收支情況做到全盤了解，不能充分推進和實現(xiàn)財務(wù)內(nèi)控。財務(wù)內(nèi)控的實施得不到保障，使得事業(yè)單位整體的管理體系形同虛設(shè)。但利用先進的信息化技術(shù)將能夠有效提高行政事業(yè)單位的執(zhí)行力，將組織的財務(wù)內(nèi)控體系與業(yè)務(wù)過程的流通渠道集成到信息體系中，預(yù)算管理人員可根據(jù)單位的歷史收支情況、各類資源使用情況進行下一期的預(yù)算資金部署工作，進一步使組織財務(wù)內(nèi)控的規(guī)范性與強制性得到加強，推動實施全面預(yù)算管理[1]。

三、目前行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化存在的問題

（一）對財務(wù)信息化的重視程度不高

一套適合特定行政事業(yè)單位的財務(wù)信息化系統(tǒng)并非短時間內(nèi)可以搭建完工，從技術(shù)水平角度來看，這是一個涉及眾多功能模塊與繁雜會計信息的龐大系統(tǒng)，包含如財務(wù)數(shù)據(jù)、會計計算的公式及方法等，同時還需要在融合各類業(yè)務(wù)板塊后進行精簡細化，從制度體系建設(shè)角度來看，財務(wù)信息化系統(tǒng)需要依照國家的相關(guān)法律法規(guī)為設(shè)計基礎(chǔ)，遵循單位內(nèi)部的管理制度等。實際上完整的信息系統(tǒng)構(gòu)架不僅限于財務(wù)內(nèi)容的信息化，而且可以將更高維度的管理模式、理念設(shè)計、資金運行與業(yè)務(wù)流程等各方面事務(wù)整合于一個統(tǒng)一管理平臺。但是部分行政事業(yè)單位對財務(wù)信息化建設(shè)并未給予足夠重視、認知層次較淺，致使投入信息化建設(shè)的資金和技術(shù)力量不足，單位缺乏動力與創(chuàng)新意識，難以有效促進財務(wù)信息化水平的進步。

（二）財務(wù)信息化的管理制度體系有待完善

財務(wù)信息化這一概念與實際應(yīng)用較早出現(xiàn)于企業(yè)經(jīng)營中，在行政事業(yè)單位中起步相對較晚，因此制度建設(shè)無法做到相應(yīng)完善。因缺乏規(guī)范的系統(tǒng)指導(dǎo)與規(guī)劃，對當下的許多行政事業(yè)單位來講，財務(wù)信息化的戰(zhàn)略發(fā)展方向與可行性措施并不清晰。現(xiàn)實中，各區(qū)劃的行政事業(yè)單位職能分工不同，因此實際的財務(wù)工作內(nèi)容也有所區(qū)別，這就為管理制度的規(guī)范造成了難度。當單位忽略信息化作用時，認為過去的人工流程也能完成工作，信息化是不必要的多余舉動，則更加拖緩了制度建設(shè)的進程，進而影響后期執(zhí)行與計劃目標存在較大偏差[2]。與此同時，財務(wù)信息化的制度建設(shè)并不具備可行性較高的參考案例，許多行政事業(yè)單位目前尚在摸索階段，這就會導(dǎo)致其走彎路，不斷地增加試錯成本，有時某些行政事業(yè)單位會對部分制度內(nèi)容照搬照抄，但沒有考慮到自身運營實際情況，所實行的制度與自身管理要求并不適配，因此財務(wù)管理信息化的制度體系建設(shè)還有許多的現(xiàn)實問題需要克服。

（三）財務(wù)信息化的執(zhí)行過程缺乏有效監(jiān)督

近些年來，財務(wù)信息化管理軟件被各類型企業(yè)與單位廣泛接納，其中部分單位雖然能做到積極引進，但到了實際應(yīng)用卻顯得后勁不足。大多數(shù)情況下工作人員主要利用電腦錄入并處理基礎(chǔ)財務(wù)信息或財務(wù)報表等，此種程度多屬于日常的常規(guī)工作范疇，通常不需要設(shè)置專門的監(jiān)督人員去耗費大量精力進行過程監(jiān)管，對軟件功能的使用并不深入。除此之外，現(xiàn)今許多單位習慣于遵循相對老舊的財務(wù)執(zhí)行流程，檢查工作的完成情況偏向形式主義，并未對實施過程進行嚴格控制與監(jiān)督，導(dǎo)致財務(wù)信息化使用效果不理想，財務(wù)管理與綜合管理水平得不到有效提高。與此同時，財務(wù)信息化的主要執(zhí)行者與監(jiān)督人員并不完全獨立，財務(wù)人員負責信息化管理工作，而通常缺乏第三方視角對財務(wù)人員在信息化管理執(zhí)行過程中的違規(guī)操作進行及時的監(jiān)督與警示，行政事業(yè)單位的審計監(jiān)督人員監(jiān)控重點通常在于財務(wù)報表數(shù)據(jù)核對方面，對信息化管理的關(guān)注也就相對較少，無法捕捉到信息化執(zhí)行中發(fā)生的問題難點，更不可能提出針對性的整改建議，因此財務(wù)人員很大程度依賴于自我監(jiān)督，這就使得整個財務(wù)信息化執(zhí)行過程缺乏有效監(jiān)督。

（四）財務(wù)信息化職工素養(yǎng)與技術(shù)水平不足

財務(wù)信息化的應(yīng)用基于現(xiàn)代科技發(fā)展水平與技術(shù)手段，行政事業(yè)單位職工必須具備相應(yīng)的系統(tǒng)操作能力。然而在單位的真實管理過程中，財會人員對信息系統(tǒng)的使用存在不熟悉與不深入的現(xiàn)象。此類現(xiàn)象主要有兩方面原因，具體分析如下：其一，職工本身的能力素養(yǎng)有待提升。當財務(wù)工作者的知識積累有所欠缺、崗位經(jīng)驗不足、從業(yè)年限較短、對單位整體的業(yè)務(wù)活動不了解，或是對財務(wù)信息化管理方式不認可等諸多原因，都將導(dǎo)致人力工作無法配合財務(wù)管理信息化的組織戰(zhàn)略規(guī)劃。其二，信息技術(shù)水平不足以支撐新型的財務(wù)管理構(gòu)想。與上述有所區(qū)別的是，當行政事業(yè)單位的管理層及職工隊伍都對財務(wù)管理信息化給予了足夠重視，并且人員素質(zhì)基本符合預(yù)想的信息化操作要求，但單位內(nèi)的信息技術(shù)水平落后，并不能滿足財務(wù)管理對數(shù)據(jù)的匯總收集、解析共享，以及后期最重要的分析共享的技術(shù)支持，智能化、數(shù)據(jù)化實力弱，則無法體現(xiàn)出財務(wù)信息化的根本訴求，大量工作依舊需要人工完成，使得工作效率并未得到顯著提高。

四、行政事業(yè)單位推進財務(wù)管理信息化建設(shè)路徑探索

（一）強化全員的財務(wù)管理信息化意識

思想決定行動。對于行政事業(yè)單位而言，其內(nèi)部存在著比較穩(wěn)定的權(quán)力制約體系，而在信息系統(tǒng)中，部分管理者權(quán)限被分散拆解后有系統(tǒng)來承擔，避免由人的主觀意識操控導(dǎo)致偏差，而職工們對這種管理工具的認可度與適應(yīng)性日益增強。為此，必須打開行政事業(yè)單位對財務(wù)信息化的認識，為建立具體的財務(wù)信息化流程規(guī)范打下穩(wěn)固的思想基礎(chǔ)。就行政事業(yè)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力在其中占很大比重，體現(xiàn)出年齡結(jié)構(gòu)較大、在過去的財務(wù)管理工作中累積了大量經(jīng)驗，鑒于此，當領(lǐng)導(dǎo)層被工作習慣所限，領(lǐng)導(dǎo)階層對較為新穎的信息系統(tǒng)接受度就較低[3]。在這樣的背景下，更需要盡快強化全員的財務(wù)管理信息化意識，緊隨現(xiàn)代化管理潮流。

（二）建立健全財務(wù)信息化管理制度

行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)與制度體系的規(guī)范程度相互不配套是發(fā)展過程中存在的主要負面因素。事業(yè)單位應(yīng)跟隨財務(wù)工作的信息化建設(shè)進程而彌補和修正制度體系的不足。例如，某單位負責社保工作，而社保局的財務(wù)信息化建設(shè)需求，就應(yīng)要求在制度體系搭建環(huán)節(jié)充分考慮社保工作的獨特性，從技術(shù)引進方面，運營流程的模塊設(shè)計以及對管理人才的培養(yǎng)等，詳盡細致地進行規(guī)劃安排[4]。避免財務(wù)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)投入到實際使用過程中，而制度內(nèi)容尚未更新，仍保留著過去相對老舊的章程規(guī)則問題。與此同時，要承認財務(wù)管理信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)起步較晚的真實現(xiàn)狀，組織在信息化建設(shè)方面可參考的歷史經(jīng)驗不足，但并不影響外部信息化建設(shè)已達到高水平發(fā)展階段，因此，當單位引進財務(wù)管理信息系統(tǒng)時，就應(yīng)加強引進過程中對引進流程的制度詳解，避免經(jīng)驗不足造成的引進風險，應(yīng)在流程控制、合同簽訂、維護更新等各環(huán)節(jié)為其提供制度保障，結(jié)合參考國家法律法規(guī)，保證財務(wù)資金安全，資源合理配置，促進制度體系的完善。

（三）加強財務(wù)管理信息化執(zhí)行監(jiān)管力度

為使財務(wù)信息化與行政事業(yè)單位的運營實踐相結(jié)合，就要利用嚴謹科學的執(zhí)行監(jiān)管手段來保證實施，在此過程中，首先，應(yīng)著重考慮審計監(jiān)督在此環(huán)節(jié)的作用。行政事業(yè)單位的財務(wù)信息化系統(tǒng)是需要與各部門緊密聯(lián)系的。在遵循單位內(nèi)部規(guī)范條例的基礎(chǔ)上，配合完善的財務(wù)信息系統(tǒng)以輔助，各部門負責人應(yīng)立足于業(yè)務(wù)開展實際情況，修正并完善績效評價指標，調(diào)整執(zhí)行流程細則等，在后續(xù)的信息系統(tǒng)更新維護過程中，及時準確地將各類新措施、新指標傳輸進系統(tǒng)，在一定程度上可以幫助審計監(jiān)督人員對業(yè)務(wù)與財務(wù)活動的動態(tài)變化做到實時跟蹤與監(jiān)控。其次，根據(jù)行政事業(yè)單位性質(zhì)、資金運營特點與項目特點等預(yù)先規(guī)劃好財務(wù)風險防控方案，通過信息數(shù)據(jù)的智能分析與財會人員的專業(yè)判斷，對流程中的關(guān)鍵節(jié)點與重點環(huán)節(jié)強化關(guān)注與把控，增強對數(shù)據(jù)和重要信息的篩選檢索能力，為審計監(jiān)督人員的監(jiān)管工作提供真實可靠的數(shù)據(jù)保障。最后，對財務(wù)信息化管理的監(jiān)督還要特別注意執(zhí)行過程中的風險管理，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，有海量的數(shù)據(jù)信息會模糊行政事業(yè)單位的管理視線，單位要想從中提取出安全可靠的信息數(shù)據(jù)就變得難上加難，因此行政事業(yè)單位的監(jiān)管力量必須時刻加強對財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性保護與監(jiān)督，例如做好信息系統(tǒng)的密鑰管理、登入權(quán)限管理，對違規(guī)操作的人員及時追責問責，加大監(jiān)督環(huán)節(jié)工作力度。

（四）注重職工素養(yǎng)與信息技術(shù)水平提升

行政事業(yè)單位需要財務(wù)人員具備較高水平的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能保證落實財務(wù)管理信息化，單位需要踐行因材施教的培訓(xùn)理念，對不同程度人員施以不同培訓(xùn)方案的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，提升人員信息化能力，在此基礎(chǔ)上組建一個優(yōu)質(zhì)的財務(wù)管理信息化團隊。對職工的培訓(xùn)內(nèi)容要包括財會專業(yè)知識，還要涉及財會軟件應(yīng)用知識，確保財務(wù)人員熟練應(yīng)用信息化軟件。另外，財務(wù)人員還應(yīng)吃透財務(wù)管理相關(guān)規(guī)章制度；此外，加強考核，提升財會人員考核結(jié)果與薪酬體系和崗位晉升等的相關(guān)性，誘發(fā)其強大的主觀能動性與內(nèi)驅(qū)力，增強工作效率。

行政事業(yè)單位還需要信息系統(tǒng)的強大技術(shù)保障。網(wǎng)絡(luò)安全是不容忽視的一個重要思考維度，為確保財務(wù)信息不受外部攻擊，規(guī)避信息遺漏或被竊取的風險，就應(yīng)注意系統(tǒng)設(shè)施的檢修維護、操作軟件的更新設(shè)置、功能模塊與現(xiàn)實業(yè)務(wù)的融合度[5]，加強財務(wù)工作者的核查管理工作能力，為其提供強大的技術(shù)保障，確保財務(wù)信息在得到有效保護的基礎(chǔ)上，得到科學的智能化分析與數(shù)據(jù)化集成，提高財務(wù)管理的整體質(zhì)量，確保財務(wù)信息平臺安全可靠，財務(wù)管理信息化建設(shè)穩(wěn)中有序地推進。此外，信息系統(tǒng)要注意部門間的功能銜接建設(shè)，部分行政事業(yè)單位在過去時應(yīng)用的管理系統(tǒng)比較獨立，但在升級后的管理系統(tǒng)中，單位要以實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享為目標，將不同部門間的系統(tǒng)功能進行聯(lián)合，方便財務(wù)數(shù)據(jù)在一個具備共享性的平臺實現(xiàn)互傳互通，形成一個龐大的財務(wù)數(shù)據(jù)信息庫，促進財務(wù)管理工作無縫銜接，方便各部門隨時在該財務(wù)數(shù)據(jù)信息庫中調(diào)用所需信息，大大降低線下的人工報送所消耗的時間成本與人力成本[6]。

五、結(jié)束語

綜上所述，綜合管理的主要內(nèi)容就包括財務(wù)管理，在現(xiàn)代市場經(jīng)濟的激烈角逐中，各屬性組織都面臨著管理工具的更新與管理體系的改革。對行政事業(yè)單位而言，加快財務(wù)管理信息化已經(jīng)成為一種緊迫趨勢。行政事業(yè)單位本身除項目工作外，還承擔著社會管理職能，這就不可避免地加重了單位在管理工作中的壓力，為了推進行政事業(yè)單位綜合管理能力的進一步提高，就應(yīng)對財務(wù)管理信息化充分重視，從管理模式的調(diào)整，制度保障，信息系統(tǒng)維護與更新等各個流程環(huán)節(jié)有序查漏補缺。為加快行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的建設(shè)進程。就要在增強組織對財務(wù)信息化建設(shè)的重視基礎(chǔ)上完善財務(wù)信息化建設(shè)制度內(nèi)容，做好實施流程的監(jiān)管，提升財務(wù)信息在平臺上的共享性與安全性，并做好行政事業(yè)單位內(nèi)部的人才保障工作，實現(xiàn)人力資源管理，培養(yǎng)良好的現(xiàn)代化信息化管理氛圍，創(chuàng)造出有利于行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)的優(yōu)質(zhì)內(nèi)部條件。